Mẫu quy chế lương thưởng, phụ cấp và xử phạt dùng trong doanh nghiệp (Tải về file Word)

Các mẫu quy chế lương thưởng, quy chế thưởng phạt nhân viên là những quy định cơ bản trong một doanh nghiệp. Để làm chi tiết và rõ ràng các điều khoản trong các quy chế này cần ở nhà quản lý sự tỉ mỉ và kỷ luật. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết về cách tạo ra các mẫu quy chế và phụ cấp thưởng phạt đúng quy chuẩn cho bất cứ ai cần tài liệu tham khảo. 

Lưu ý rằng các mẫu quy chế thiếu sót, không đảm bảo đầy đủ các chức năng rất có thể cũng vi phạm pháp luật. Trong trường hợp đó doanh nghiệp có thể bị xử phạt, hoặc nhẹ hơn thì gây ra ảnh hưởng trực tiếp tới người lao động dẫn đến khó khăn trong công tác tuyển dụng, giữ chân lao động nói chung.

1. Quy định về lương thưởng, phụ cấp và xử phạt bao gồm những gì?

1.1. Các loại tiền lương 

Tiền lương là khoản tiền mà người sử dụng lao động trả cho người lao động để thực hiện công việc theo thỏa thuận. Do trong doanh nghiệp có nhiều loại lao động khác nhau như lao động trực tiếp, lao động gián tiếp, lao động thời vụ,… và do cũng có nhiều hình thức tiền lương với tính chất khác nhau nên cần phân loại tiền lương để thuận lợi cho việc quản lý.

Tiền lương gồm:

• Lương chính: là mức lương trả cho người lao động làm việc trong điều kiện bình thường, đảm bảo đủ thời gian làm việc bình thường trong tháng và hoàn thành công việc đã được thỏa thuận trong hợp đồng lao động giữa người sử dụng lao động và người lao động. Mức lương chính phải cao hơn hoặc bằng mức lương tối thiểu vùng của năm hiện hành mà Nhà nước quy định. 
• Lương đóng BHXH: Đây là mức tiền lương theo quy định của luật BHXH dùng để tính tiền bảo hiểm mà cá nhân phải đóng hằng tháng.
• Lương thử việc: Tương ứng với khoảng 85% của mức lương chính. Quy định này còn tùy thuộc vào chính sách doanh nghiệp bởi có những doanh nghiệp tuyển người trả lương chính thức luôn chứ không trả lương thử việc (các công việc mà nhân sự đã có kinh nghiệm, khả năng tốt được kiểm chứng,…)
• Lương khoán: Là mức lương căn cứ vào hợp đồng giao khoán với cá nhân, trên đó thể hiện rõ: nội dung công việc khoán, thời gian thực hiện khoán, mức lương khoán, năng suất khoán,…
• Lương theo sản phẩm: Là mức lương căn cứ vào số lượng, chất lượng sản phẩm mà người lao động làm ra.

1.2. Các khoản phụ cấp, trợ cấp 

Chế độ phụ cấp lương, trợ cấp là để bù đắp các yếu tố điều kiện lao động, tính chất phức tạp của công việc, điều kiện sinh hoạt tại nơi làm việc và mức độ thu hút người lao động của công ty nhưng chưa được tính đủ trong mức lương của thang bảng lương. Tùy vào tính chất công việc và điều kiện lao động làm việc sẽ được hưởng các phụ cấp khác nhau.

Một số loại phụ cấp có thể kể tới như là: 

• Phụ cấp chức vụ được áp dụng đối với trưởng phòng, trưởng ban
• Phụ cấp trách nhiệm: được áp dụng đối với người lao động làm một số việc thuộc công tác quản lý như tổ trưởng, tổ phó, đội phó, thủ quỹ, thủ kho, đội trưởng, đội phó,…
• Phụ cấp xăng xe
• Phụ cấp nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm: Mức phụ cấp đối với nghề, công việc có điều kiện nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm thấp nhất bằng 5% và cao nhất bằng 10%. Mức phụ cấp đối với nghề, công việc có điều kiện đặc biệt nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm thấp nhất bằng 7% và cao nhất bằng 15%
• Phụ cấp lưu động được áp dụng đối với người lao động làm một số việc phải thường xuyên thay đổi nơi làm việc như các công trình xây dựng, khảo sát tìm kiếm khoáng sản, đo đạc địa hình, sửa chữa đường bộ, đường sắt,…
• Phụ cấp thu hút được áp dụng đối với người lao động đến làm ở vùng kinh tế mới, vùng có điều kiện sinh hoạt khó khăn,…
• Phụ cấp khu vực được áp dụng đối với người lao động làm việc ở địa bàn mà Nhà nước quy đinh được hưởng phụ cấp khu vực
• Phụ cấp ăn trưa
• Phụ cấp điện thoại
• Trợ cấp thuê nhà

1.3. Cách tính lương và thời hạn trả lương

• Nguyên tắc: Chính xác, trả lương đúng thời hạn.
• Căn cứ tính lương: Bảng chấm công và bảng khối lượng khoán.
• Thời hạn trả lương: Tùy theo doanh nghiệp quy định, có thể trả một lần hoặc nhiều lần trong tháng.
• Cách tính lương có thể chia ra thành: Tính lương theo thời gian, ngày, tháng, giờ và tính lương theo sản phẩm, tính lương theo quỹ tiền lương và tính lương làm thêm giờ. 

1.4. Các quy định về chế độ phúc lợi, nghỉ phép, lễ Tết,…

Ngoài các khoản thu nhập tiền lương và tiền phụ cấp, tùy thuộc vào lợi nhuận của công ty mà hàng năm cán bộ công nhân viên có thể được nhận thêm tiền hoặc quà có giá trị tương đương vào những dịp đặc biệt như:

• Tết Dương Lịch hằng năm
• Ngày Quốc khánh 2/9
• Ngày Quốc tế lao động 1/5.
• Ngày Quốc tế Thiếu nhi 1/6 (cho các cháu từ 1 tuổi đến 15 tuổi, không giới hạn số con)
• Ngày Quốc tế Phụ nữ 8/3
• Ngày Phụ nữ Việt Nam 20/10
• Ngày sinh nhật
• Cưới xin, hiếu hỉ
• Người thân (tứ thân phụ mẫu, con cái) qua đời
• Nhân viên ốm đau, sinh nở, tai nạn
• Nhân viên được nghỉ mát một năm một lần
• Con nhân viên được học sinh giỏi, đạt thành tích cao trong học tập (các cấp quận, huyện, thành phố, quốc gia, quốc tế)
• Một số quyền lợi khác tùy thuộc vào văn hóa doanh nghiệp hay sản phẩm mà doanh nghiệp kinh doanh.

1.5. Quy chế thưởng phạt nhân viên (bao gồm cả quy định trừ lương nhân viên) 

Để khuyến khích người lao động làm việc chăm chỉ, năng suất cao, công ty nên có chế độ thưởng phạt rõ ràng. Quy chế thưởng có lẽ quen thuộc và được thiết kế chi tiết, chuyên nghiệp hơn quy chế phạt. Chính vì vậy, trong bài viết này, chúng tôi sẽ đề cập chi tiết hơn và làm bản mẫu về quy chế phạt dành cho doanh nghiệp.

• Tiền thưởng gồm: Thưởng sáng kiến, thưởng đạt doanh thu cá nhân, thưởng đạt doanh thu phòng, thưởng lao động tiên tiến, lao động suất sắc,… Phần thưởng có thể kể tới bao gồm tiền mặt, giấy khen, bằng khen, ưu đãi khi sử dụng dịch vụ của công ty (dịch vụ ăn uống, khám chữa bệnh, nghỉ dưỡng,…), tăng cấp bậc, tăng lương,… Đối tượng khen thưởng sẽ tùy thuộc vào các trường hợp cụ thể.
• Tiền phạt gồm: Phạt đi làm muộn, phạt ý thức – thái độ, phạt tác phong, phạt đạo đức nghề nghiệp, phạt môi trường (vi phạm quy tắc 5S), phạt kỷ luật, phạt trách nhiệm công việc (sai lầm trong công việc, chưa đạt KPIs,…). Các hình thức phạt rất đa dạng, có thể kể tới như phạt trừ thẳng vào tiền lương, đền bù vật chất, hạ cấp/bậc lương, sa thải,… 

2. Đặc điểm các điều khoản trong mẫu quy chế lương thưởng và phụ cấp cho doanh nghiệp

Các điều khoản trong mẫu quy chế lương thưởng và phụ cấp cho doanh nghiệp cần có các đặc điểm sau: 

• Phù hợp với đặc tính lao động, nhân công của từng doanh nghiệp (tùy ngành nghề thì lao động có thể nghỉ mất sức, độc hại hóa chất, làm ca đêm,…). 
• Rõ ràng, minh bạch, chi tiết từng điều khoản. Ví dụ như với chế độ thưởng phải ghi rõ các trường hợp được thưởng bằng cách mô tả rõ ràng các trường hợp đó, có ghi mức thưởng cụ thể. Nếu có trường hợp chưa có tiền lệ, cần ghi chép và họp bàn bổ sung điều khoản trong mẫu quy chế lương thưởng. 
• Có tính hướng dẫn, phổ biến tới người lao động, giúp người lao động hiểu hoặc tự vận động học tập để hiểu những nguyên tắc, điều lệ được ghi trong mẫu quy chế.   

3. Mẫu quy chế lương thưởng, phụ cấp và xử phạt dùng trong doanh nghiệp

Ảnh minh hoạ trang 1 của mẫu quy chế lương thưởng, phụ cấp và xử phạt

4. Ban hành quy chế thưởng phạt nhân viên trong doanh nghiệp như thế nào cho đúng?

Các quy chế thưởng phạt nhân viên chỉ phát huy hiệu quả khi doanh nghiệp ban hành nó một cách chính thống, rộng rãi trong toàn thể nhân viên và thực sự áp dụng vào các trường hợp tương ứng. Trong trường hợp các nội dung trong quy chế được sửa đổi, bổ sung, doanh nghiệp cần thiết phải thông báo tới nhân viên để họ nắm bắt.

4.1. Các cách ban hành quy chế phúc lợi, thưởng phạt nhân viên – Ưu nhược điểm của từng cách:

Từ khi bắt đầu xây dựng doanh nghiệp, chắc hẳn các nhà lãnh đạo đã mường tượng về các quy chế sẽ có nội dung như thế nào và được ban hành ra sao. Nhưng đặc thù của các quy chế lương thưởng, phụ cấp, xử phạt nhân viên,… là chúng luôn được thay đổi trong suốt quá trình hoạt động của doanh nghiệp. Đó có thể là cấp thêm một khoản phúc lợi điện thoại cho nhân viên, chuyển cơ chế tính thưởng từ theo tháng thành theo quý, bắt đầu xử phạt các nhân viên đi làm muộn quá 3 ngày/tuần,… Bởi vậy, không phải chỉ một lần ban hành quy chế là xong – doanh nghiệp còn phải 

Đây là 5 cách phổ biến nhất để ban hành quy chế lương thưởng, xử phạt xuống nhân viên. Trên thực tế, tuy thuộc vào quy mô và cơ cấu tổ chức, doanh nghiệp có thể có những cách khác hoặc linh hoạt kết hợp những cách này lại với nhau.

• Cấp quản lý trực tiếp thông báo với nhân viên: Cách này được thực hiện đơn giản, không yêu cầu phải có quy trình hay văn bản phức tạp. Tuy nhiên, chính sự tiện lợi ấy lại làm mất đi tính chính thống của quy chế trong doanh nghiệp. Hơn nữa, thông báo bằng miệng chỉ giới hạn áp dụng cho các đội nhóm quy mô nhỏ; và cũng cần đảm bảo tin tức được truyền tới những nhân viên vắng mặt trong lúc thông báo trực tiếp.
• In thành bản cứng, dán cố định trên các bảng tin, bảng thông báo: Cách này thường được dùng ở những công ty mà nhân viên không sử dụng nhiều tới internet, cách quản lý còn đậm chất truyền thống như ở công xưởng sản xuất. Quy chế đã có chữ ký và dấu đỏ, nên tính chính thống vẫn được đảm bảo. Tuy nhiên, không ai có thể đảm bảo được 100% nhân viên đều 
• In thành bản cứng dưới dạng công văn, từ lãnh đạo ban hành xuống quản lý cấp trung, lần lượt ban hành xuống nhân viên cấp thấp nhất: Cách này có nhiều điểm tương đồng với cách ở trên; nhược điểm là quy trình ban hành qua nhiều cấp rất mất thời gian, lại có nguy cơ thất lạc công văn mà không đảm bảo tất cả nhân viên đều nắm rõ quy chế.
• In trong sổ tay nhân viên, phát hành cho mỗi nhân sự một cuốn, đặc biệt là nhân sự mới: Khả năng tiếp cận thông tin của cách này khá tốt, nhưng lại gặp khó khăn khi quy chế có sự sửa đổi, bổ sung.
• Ban hành và lưu trữ trong hệ thống phần mềm quản lý nhân sự của doanh nghiệp, cấp quyền truy cập cho tất cả nhân viên, tự động gửi thông báo tới từng người khi có sửa đổi bổ sung trong quy chế: Các phần mềm này thường được thiết kế với nhiều tính năng hiện đại như tự động tính phụ cấp vào bảng lương, lập biên bản ngay trên hệ thống, đề nghị nhân viên mới xác nhận đã đọc,… Cách này đòi hỏi doanh nghiệp phải có sự đầu tư về công nghệ, nhưng đổi lại, hiệu quả thu được rất tốt.

4.2. Vì sao doanh nghiệp nên lựa chọn hệ thống phần mềm quản lý nhân sự để ban hành quy chế xuống nhân viên?

Như đã nói ở trên, các cách ban hành quy chế truyền thống đều dễ khiến cả lãnh đạo và nhân viên rơi vào thế bị động: một bên thực hiện ban hành mà không đảm bảo kết quả, một bên không biết phải cập nhật, tra cứu thông tin qua kênh nào. Lúc này, một hệ thống phần mềm quản lý nhân sự (HRM – Human Resource Management) mang lại cho doanh nghiệp nhiều lợi ích:

• Chỉ cần tạo và lưu trữ mọi quy chế chính thống tại một nơi duy nhất, không phải qua nhiều nguồn lẻ tẻ
• Không cần ban hành nhiều bước cũng đảm bảo nhân viên tiếp cận được thông tin
• Tự động gửi cho nhân viên mới onboard, tránh phải nhắc nhở đào tạo nhiều lần
• Thao tác chỉnh sửa, cập nhật được thực hiện nhanh chóng, ban hành thẳng xuống cho nhân viên
• Quy chế đưa ra có thể áp dụng ngay được vào các phần mềm tính công, tính lương, xử phạt,…
• Mọi quy chế đều hiển thị minh bạch, dễ tra soát, hạn chế triệt để các rắc rối phát sinh

Tại Việt Nam, một lựa chọn phù hợp cho doanh nghiệp là Hệ thống quản trị nhân sự toàn diện Base HRM+ được phát triển bởi Base.vn. Bộ giải pháp này hỗ trợ doanh nghiệp tiếp cận tới nguồn nhân lực một cách có chiều sâu và bài bản ngay từ đầu: (1) xác định cụ thể những bài toán quản trị quan trọng nhất, và (2) ứng dụng một công cụ tối ưu cho từng bài toán riêng biệt.

Base HRM+ có tới hơn 20 ứng dụng chuyên biệt khác nhau. Mỗi ứng dụng chỉ tập trung vào một nghiệp vụ, nhưng chúng lại dễ dàng tích hợp và trao đổi dữ liệu với nhau trên nền tảng Base Platform, giúp doanh nghiệp giải quyết triệt để và toàn diện 4 bài toán nhân sự cốt lõi:

• Sắp xếp bộ máy tổ chức & Quản lý hồ sơ nhân sự
• C&B
• Thiết lập mục tiêu & Đánh giá hiệu suất
• Đào tạo và phát triển

Liên quan tới quy chế lương thưởng, phụ cấp và xử phạt nhân viên, bạn có thể tham khảo các ứng dụng sau trong bộ giải pháp:

Base HRM – Để quản lý và ban hành các chính sách lương thưởng, phúc lợi

Tính năng quản lý quy chế lương thưởng, phụ cấp trong doanh nghiệp trên Base HRM

Base HRM là phần mềm quản trị và phát triển nhân sự dành cho doanh nghiệp. Các quy chế về lương, thưởng, phụ cấp cho nhân viên đều được quản lý trên phần mềm. Chúng sẽ được phân loại rõ ràng, mô tả chi tiết và được chỉ định áp dụng cho các bộ phận/cá nhân nào trong khoảng thời gian nào (Phần mềm đã có sẵn danh sách nhân sự với đầy đủ thông tin liên quan).

Đặc biệt, các phúc lợi này cũng sẽ được tự động đồng bộ vào thu nhập của nhân viên trong phần mềm tính lương của Base.vn. Không có sai sót, không thừa không thiếu, đúng với quy định của pháp luật và quy chế của công ty, các con số đều được phần mềm tự động xử lý.

Trong nội bộ doanh nghiệp, cả quản lý, bộ phận nhân sự, C&B hay nhân viên đều tiếp nhận chung một quy chế, tránh tình trạng hiểu lầm, hiểu sai giữa các bên khác nhau.

Ngoài ra, Base HRM còn sở hữu bộ tính năng mạnh mẽ khác, giúp doanh nghiệp khai thác thông tin về công tác quản trị nguồn nhân lực hiệu quả:

• Quản lý và lưu trữ tất cả thông tin nhân sự trên một nền tảng duy nhất
• Tiêu chuẩn hóa và sắp xếp cấu trúc doanh nghiệp khoa học
• Thiết kế lộ trình sự nghiệp khoa học và chuyên nghiệp
• Đề cao và ghi nhận mọi sự đóng góp của nhân sự
• Hệ thống các chính sách C&B, tích hợp sâu và tự động hóa quy trình tính lương

Base Onboard và Base Test – Để đảm bảo tất cả nhân viên mới đều biết rõ về quy chế của doanh nghiệp

Giao diện tổng quan một quy trình onboarding trên Base Onboard, bắt buộc nhân viên mới phải đọc – hiểu quy chế doanh nghiệp

Tưởng tượng tới quy trình nhập môn (onboarding) cho nhân viên mới trong doanh nghiệp bạn. Sẽ thật tốt khi bên cạnh việc thu thập đủ các thông tin cá nhân và hồ sơ lý lịch từ nhân viên, bộ phận Nhân sự luôn yêu cầu họ đọc – hiểu các quy chế hiện có trong công ty, phòng ban. Điều này sẽ giúp ngăn ngừa rất nhiều các rắc rối phát sinh sau này.

Nếu như ngày trước việc này chỉ được thực hiện sơ sài hoặc để mặc nhân viên mới tự tìm hiểu, thì bây giờ doanh nghiệp đã có thể coi nó là một bước bắt buộc trong quy trình nhập môn.

Phần mềm Base Onboard sẽ tự động gửi bản đầy đủ và chính thống của quy chế lương thưởng, phụ cấp, xử phạt,… tới nhân viên mới và yêu cầu họ xác nhận sau khi đã đọc xong. Chặt chẽ hơn, bạn còn có thể yêu cầu nhân viên mới làm một bài kiểm tra – ngay trên hệ thống này – với một ứng dụng được tích hợp sẵn là Base Test.

Base Case – Để quản lý, lưu trữ và xử phạt các sự vụ, sai phạm trong công ty 

Giao diện quản lý xử phạt nhân viên theo quy chế trên Base Case

Quy trình xử lý các sự vụ, sai phạm của nhân viên trên ứng dụng Base Case như sau:

• Doanh nghiệp xây dựng quy chế xử phạt chuẩn: Tạo danh sách các loại hình sai phạm thường xảy ra, mô tả hành vi và quy trình xử lý chúng.
• Khi có sai phạm xảy ra, bất kỳ ai cũng có thể tạo một báo cáo sự vụ trên đó: Mô tả lại sai phạm theo nhiều hình thức khác nhau (hình ảnh, văn bản,..) và tag tên những người có liên quan.
• Những thành viên trực tiếp sai phạm hoặc có liên quan giải trình lại sự việc.
• Đưa ra phương án xử lý thoả đáng nhất, nhân viên vi phạm cam kết thực hiện.
• Lưu trữ và thống kê mọi sự vụ và vi phạm.

Nhờ ứng dụng Base Case, việc phát hiện và xử phạt vi phạm do nhân viên gây ra được thực thi nhanh chóng, chính xác, minh bạch. Nhân viên không thể chối cãi hay kiện tụng, vì mọi quy chế xử phạt đều đã được công khai rõ ràng, và bản thân họ cũng đã xác nhận đã đọc hiểu khi mới vào làm việc. Còn doanh nghiệp cũng có được cái nhìn tổng quan về tình hình thực hiện nội quy, quy định chung trong tập thể và lịch sử sai phạm của từng người. 
 

Kết luận

Mẫu quy chế lương thưởng và phụ cấp là tài liệu cần thiết cho quản lý và vận hành doanh nghiệp hiện đại. Mong rằng với bài viết hướng dẫn trên, mỗi doanh nghiệp có thể tự mình thiết kế ra một quy chế chuẩn, đồng thời có cách thức hợp lý để ban hành và giải quyết các vấn đề liên quan đến quy chế này.

Base.vn – Nền Tảng Quản Trị Doanh Nghiệp Toàn Diện, tự hào đồng hành cùng +8000 khách hàng doanh nghiệp hàng đầu trong nhiều lĩnh vực như: VIB, ACB, MB, Sacombank, VPBank, Vissan, Golden Gate, Pizza Hut, Twitter Beans Coffee, Decathlon, Bamboo Airways, Ninja Van Việt Nam, Rạng Đông, Á Đông ADG, Nagakawa Group, CenLand, Địa Ốc Him Lam, Ecopark, Amber Academy, Goldsun Media Group, Urbox, Medipharco, Bệnh viện Phổi Trung Ương, Bệnh viện Gia An 115, Thái Hà Books…

Tìm hiểu thêm về tất cả ứng dụng trong Bộ giải pháp quản trị nhân sự toàn diện Base HRM+, đăng ký TẠI ĐÂY.