Thời đại công nghệ số, internet trở thành một trong các công cụ làm việc không thể thiếu của hầu hết các doanh nghiệp, đặc biệt là các lĩnh vực kinh doanh yêu cầu nhân viên có mặt thường xuyên tại văn phòng.
Rất nhiều thông tin kinh doanh, dữ liệu quý giá của doanh nghiệp đều được lưu trữ, tìm kiếm và truy cập dựa vào internet. Bạn muốn bảo vệ chúng một cách tuyệt đối khỏi những tên hacker, phần mềm gián điệp, khỏi việc bị rò rỉ ra ngoài công ty?
Bạn không muốn công ty bị mang tiếng xấu hoặc bị xử phạt bởi những hành vi sử dụng internet sai trái nào đó của nhân viên?
Bạn không muốn nhân viên gặp rắc rối với những virus gây hại hoặc nội dung spam, vì điều đó gián tiếp mang lại trở ngại cho chính doanh nghiệp bạn?
Bạn muốn nhân viên hạn chế sử dụng internet vào những mục đích ngoài lề để tập trung hơn vào tăng cao năng suất?
Một quy định chính thức được ban hành sẽ giúp bạn ngăn ngừa rủi ro có thể gặp phải và minh bạch hoá mọi thứ xoay quanh vấn đề sử dụng internet – bao gồm cả trách nhiệm lẫn quyền lợi – giữa doanh nghiệp và nhân viên.
1. Quy định sử dụng internet trong doanh nghiệp được xây dựng dựa trên tiêu chí nào?
Tất nhiên, quy định này cần làm rõ mong muốn của bạn – với tư cách là chủ doanh nghiệp và có một phần quyền hạn giám sát việc sử dụng internet của nhân viên, đồng thời đi kèm với hình thức kỷ luật nếu nhân viên vi phạm. Tuy nhiên, mỗi công ty có một văn hoá doanh nghiệp riêng và cũng sử dụng internet cho các nhiệm vụ khác nhau, nên bạn không thể rập khuôn hàng loạt.
Hãy lưu ý các tiêu chí này để có thể chỉnh sửa bản mẫu thành một quy định sử dụng internet cho riêng doanh nghiệp bạn nhé!
Quy định cần có sự linh hoạt, tôn trọng mỗi cá nhân
Mong muốn lý tưởng nhất của mọi CEO là trong giờ làm việc, nhân viên sẽ chỉ sử dụng internet cho các hoạt động liên quan tới công việc.
Tuy nhiên, như bạn biết đấy, điều này thực sự không khả thi bởi lẽ mỗi nhân viên là khác nhau: họ đến từ các nền giáo dục, kinh nghiệm và văn hoá khác nhau; khả năng, kỹ năng cũng như cách thức làm việc của họ luôn là riêng biệt. Họ ít nhiều luôn có cuộc sống riêng hằng ngày và cần giải quyết vấn đề phát sinh.
Lấy ví dụ, có hai nhân viên A và B. A là người rất nguyên tắc trong công việc, luôn tập trung liên tục trong nhiều giờ liền, từ 8 giờ sáng cho tới 17 giờ chiều. B lại là một người làm việc linh hoạt hơn, vô cùng năng suất trong mỗi 60 phút và cần khoảng 5 phút nghỉ ngơi giữa chúng, cụ thể là xem các gameshow truyền hình trên Youtube. Cuối ngày, cả hai báo cáo số lượng và chất lượng công việc như nhau.
Đừng quên quy định sử dụng internet của bạn đặt ra nhằm mục đích tạo ra môi trường làm việc tối ưu nhất cho nhân viên. Vì vậy, nếu họ sử dụng internet không phải vì mục đích xấu mà chỉ coi đó là một phần động lực cần thiết, chẳng phải lệnh cấm sẽ phản lại tác dụng hay sao?
Hãy linh hoạt một chút, đừng quá khắt khe với các website giải trí dưới dạng “cấm hoàn toàn”. Bằng cách này, bạn sẽ tạo nên một môi trường vừa kỷ luật vừa có sự tin cậy lẫn nhau.
Đừng quên đưa văn hoá doanh nghiệp vào trong quy định
Nếu công ty bạn thực sự tin rằng nhân viên cần cân bằng mối quan tâm giữa công việc và gia đình, liệu bạn có cấm nhân viên chat trên Facebook với mẹ của họ – với mong muốn xem ảnh chụp cô con gái 2 tuổi của họ đang ngủ ngoan ở nhà?
Nếu công ty bạn cho phép nhân viên làm việc từ xa, bạn có cấm đoán họ sử dụng mạng máy tính ở nhà, cho họ thoải mái truy cập, hay cấp cho họ một chiếc laptop đã được cài đặt sẵn bảo mật internet?
Độ “mở” của việc sử dụng internet sẽ giúp nhân viên giải quyết được các vấn đề cá nhân khẩn cấp trên máy tính hoặc điện thoại của họ. Nếu bạn đang hướng tới sự cân bằng giữa công việc – đời sống hoặc muốn đề cao văn hoá quan tâm giúp đỡ lẫn nhau, hãy thể hiện điều đó trong các gạch đầu dòng của quy định.
Bạn cần làm công tác tư tưởng cho nhân viên trước
Bạn không muốn nhân viên cảm thấy bị gò ép quá nhiều? Bạn lo sợ nhân viên nghĩ rằng họ đang bị giám sát và không hề được tin tưởng? Bạn muốn nhân viên tự có ý thức sử dụng internet đúng theo quy định chứ không phải chống đối và gian lận sau lưng?
Vậy thì đừng quên làm công tác tư tưởng cho nhân viên trước.
Bất kể là trong giai đoạn phỏng vấn ứng viên, quy trình onboarding nhân viên mới hay công tác truyền thông nội bộ hằng ngày, hãy nhấn mạnh rằng đây không phải các quy tắc ép buộc con người vào khuôn khổ. Quy định này thực chất là một công cụ hữu ích nhằm bảo vệ quyền lợi chính đáng của cả nhân viên và doanh nghiệp. Mỗi cá nhân vẫn có quyền tự do sử dụng máy tính, internet hoặc các tài nguyên khác của họ, miễn là mục tiêu sau cùng được điều hướng là output có giá trị.
Quy định được xét duyệt bởi người có thẩm quyền
Giống như bất kỳ công văn – giấy tờ nào khác trong doanh nghiệp, quy định sử dụng internet cần được xét duyệt trước khi chính thức ban hành.
Bộ phận nhân sự có thể cần gửi bản nháp cho bộ phận An ninh mạng review và chỉnh sửa, sau đó gửi lên cho COO (Giám đốc vận hành), rồi tới CEO là người duyệt cuối. Có thể bạn sẽ mất khá nhiều thời gian để sở hữu trong tay một quy định sử dụng internet trong doanh nghiệp hoàn chỉnh, nhưng kết quả này sẽ có hiệu lực trong thời gian lâu dài cho tới khi có quy định mới thay thế.
Quy định có hiệu lực phải là tờ văn bản được CEO ký tên và đóng dấu đỏ, có ngày tháng năm xác nhận ban hành.
2. Mẫu quy định sử dụng internet áp dụng cho nhân viên doanh nghiệp
Tóm tắt
Quy định sử dụng internet nhằm phác thảo các nguyên tắc chung, được ban hành bởi BOD sau những cân nhắc và thảo luận nghiêm túc. Trong phạm vi công ty, chúng tôi mong muốn rằng internet được sử dụng hợp pháp, đúng đắn và có giá trị làm tăng năng suất lao động.
Phạm vi áp dụng
Quy định sử dụng internet được áp dụng cho tất cả cán bộ nhân viên, các cộng tác viên, nhà đầu tư, đối tác và khách mời,… có hành vi truy cập vào internet hoặc sử dụng mạng máy tính của công ty.
Tất cả nhân viên được yêu cầu xác nhận đã hiểu và đồng ý tuân theo các quy định cụ thể dưới đây.
3. Các quy định cụ thể về việc sử dụng internet trong phạm vi công ty
Thế nào là sử dụng internet có hiệu quả?
Nhân viên trong công ty được khuyến khích sử dụng internet nhằm phục vụ các mục đích sau:
- Truy cập tài khoản vào nền tảng công nghệ tích hợp các phần mềm quản lý doanh nghiệp
- Truy cập vào các website cần thiết để hoàn thành nhiệm vụ được giao
- Tìm kiếm, tra cứu thông tin nhằm cải thiện chất lượng công việc
- Để truy cập tài khoản mạng xã hội cá nhân, với điều kiện tuân thủ quy định sử dụng mạng xã hội của công ty.
Tất cả các cá nhân trong quá trình sử dụng internet tại công ty cần:
- Tuân thủ chặt chẽ chính sách bảo mật dữ liệu của công ty
- Sử dụng mật khẩu mạnh để đăng nhập vào hệ thống phần mềm của công ty, email, các website và dịch vụ liên quan đến công việc. Giữ an toàn các mật khẩu đó
- Chỉ sử dụng các thiết bị an toàn để đăng nhập vào tài khoản công ty
- Cẩn trọng khi tải xuống/mở/giải nén,… các tệp và phần mềm có nguồn gốc không rõ ràng. Nếu không chắc chắn liệu một tệp có an toàn hay không, hãy liên hệ với IT helpdesk hoặc chuyên viên an ninh mạng.
- Giữ an toàn các thiết bị làm việc có khả năng truy cập internet do công ty cung cấp, bao gồm: máy tính để bàn, máy tính xách tay, máy tính bảng và điện thoại di động.
Ngoài ra, cá nhân không bị hạn chế quyền truy cập vào các website yêu thích, miễn là không làm ảnh hưởng tới hiệu quả công việc.
Thế nào là sử dụng internet sai quy định?
Cá nhân không được phép sử dụng internet vào các mục đích sau:
- Tải xuống hoặc tải lên các tài liệu, hình ảnh, video,… bất hợp pháp hoặc không phù hợp với văn hoá
- Xâm phạm quyền riêng tư và thông tin nhạy cảm của người khác
- Phát tán các bí mật thương mại, thông tin nhạy cảm hoặc thông tin sai sự thật
- Thực hiện các hành vi lừa đảo, quảng cáo, mua bán chất cấm,…
- Ăn cắp, sử dụng hoặc tiết lộ mật khẩu của người khác khi không được phép
- Vi phạm bản quyền, gây tổn hại tới các tài sản trí tuệ của người khác trên internet
- Truy cập các website nguy hiểm có nguy cơ tổn hại tới sự an toàn của mạng máy tính và hệ thống internet của công ty.
Riêng với email công ty (có dạng [tennhanvien]@[tencongty].vn), nhân viên có thể sử dụng cho các mục đích cá nhân có liên quan tới công việc, nhưng cần lưu ý tránh tuyệt đối các hành vi:
- Đăng ký các website và dịch vụ không an toàn, bất hợp pháp, vi phạm thuần phong mỹ tục
- Lưu trữ hoặc gửi đi các nội dung đồi truỵ, xúc phạm hoặc gây tổn hại tới công ty hoặc bất kỳ cá nhân nào khác
- Quảng cáo trái phép hoặc spam tới các cá nhân khác
- Đăng ký dịch vụ của đối thủ cạnh tranh (trừ khi được ủy quyền)
Công ty có quyền giám sát lưu lượng truy cập và nội dung sử dụng internet của nhân viên đối với email công ty và trên các thiết bị do công ty cung cấp.
Công ty đã cài đặt thành công phần mềm mã hóa chống virus trên mọi PC và tường lửa an ninh cho hệ thống wifi tại văn phòng. Cá nhân không được tự ý hủy kích hoạt hoặc thay đổi cấu hình cài đặt khi chưa có sự phê duyệt của ban quản lý.
Công ty hoàn toàn không chịu trách nhiệm về các thiết bị truy cập bị nhiễm phần mềm độc hại hoặc bị mất dữ liệu, nếu nguyên nhân đến từ hành vi vi phạm quy định sử dụng internet của cá nhân.
Xử lý kỷ luật đối với các trường hợp vi phạm quy định sử dụng internet
Các cá nhân không tuân thủ quy định sử dụng internet sẽ phải chịu kỷ luật từ phía công ty. Hình thức kỷ luật có thể là cảnh cáo, phạt hành chính, đền bù thiệt hại hoặc buộc thôi việc, tuỳ vào mức độ nghiêm trọng của hậu quả mà hành vi đó gây ra.
Ví dụ về một số hành vi vi phạm gây ra hậu quả nghiêm trọng:
- Sử dụng kết nối internet của công ty để đánh cắp dữ liệu bí mật hoặc tham gia vào các hoạt động bất hợp pháp.
- Truy cập trái phép vào website nguy hiểm, gây nhiễm virus cho toàn bộ hệ thống máy tính của công ty
- Dùng email công ty để gửi các nội dung bôi nhọ danh dự công ty tới cho khách hàng, đối tác hoặc các đồng nghiệp khác trong công ty.
Mọi cá nhân đều đã hiểu và cam kết thực hiện theo đúng quy định sử dụng internet trên đây. Trong trường hợp hành vi vi phạm là bất hợp pháp và bị tố giác, cá nhân hoàn toàn tự chịu trách nhiệm trước pháp luật.
3. Cách ban hành quy định sử dụng internet trong quy mô doanh nghiệp
Như đã nói ở trên, quy định sử dụng internet là một loại văn bản quan trọng cần được công bố chính thức và rõ ràng cho mọi nhân viên trong doanh nghiệp được biết. Vậy bạn dự định sẽ ban hành và lưu trữ nó như thế nào?
Có một số cách sau đây bạn có thể lựa chọn.
Cách 1: Giữ lại một bản lưu trữ cứng ở phòng nhân sự. In quy định ra thành nhiều bản cứng có dấu đỏ, ban hành xuống từng đơn vị nhỏ (phòng ban, đội nhóm) để quản lý truyền đạt xuống nhân viên. Quản lý sẽ đảm nhiệm luôn vai trò hướng dẫn cho nhân viên mới.
Cách 2: Giữ lại một bản cứng lưu trữ ở phòng nhân sự. Dán một tờ bản cứng có dấu đỏ khác ở trên whiteboard (bảng tin) để mọi dễ dàng nhìn thấy hằng ngày. Mọi nhân viên được yêu cầu phải đọc và xác nhận với quản lý phòng ban, đội nhóm.
Cách 3: Giữ lại một bản cứng lưu trữ ở phòng nhân sự. Gửi email thông báo tới tất cả nhân viên trong công ty và yêu cầu phản hồi xác nhận. Nhân viên mới sẽ được phòng nhân sự gửi email bổ sung trong giai đoạn đầu onboarding.
Cách 4: Giữ lại một bản cứng có dấu đỏ lưu trữ ở phòng nhân sự, còn lại thực hiện “số hoá” công văn – giấy tờ. Ban hành quy định mới trên Ứng dụng quản lý Thông báo & Công văn nội bộ để gửi đồng thời email và thông báo tự động trên phần mềm tới từng cá nhân. Hệ thống tự động hiển thị những người đã đọc quy định, cho phép bình luận xác nhận ngay phía dưới. Quy định được lưu trữ online tại phân mục “Quy định chung”, dễ dàng tìm kiếm lại bằng từ khoá.
Tuỳ theo cách vận hành hiện tại của doanh nghiệp mà bạn có thể lựa chọn hình thức ban hành quy định phù hợp. Chỉ cần đảm bảo rằng những nội dung và thông điệp được truyền tải chính xác tới từng nhân viên.
Kết luận
Hãy nhớ rằng nhân viên cần thiết phải biết rõ những gì mà bạn đang mong đợi ở họ trong khía cạnh tốt/xấu của công việc. Việc đưa ra quy định cụ thể về sử dụng internet trong công ty chính là một trong những văn bản pháp lý quan trọng nhằm tạo ra môi trường làm việc kỷ luật, văn minh và đảm bảo sự an toàn cho tài sản của doanh nghiệp. Chúc bạn áp dụng thành công mẫu quy định này!
Quy định sử dụng internet, Chính sách lương tháng 13, Quyết định khen thưởng cuối năm,… và hàng chục loại công văn cần thiết khác trong doanh nghiệp ngày nay đều có thể nhờ áp dụng công nghệ mà rút gọn lại quy trình xét duyệt và ban hành. Nếu doanh nghiệp bạn đang có ý định cải tiến các thủ tục thủ công ngày trước, tìm hiểu ngay về Ứng dụng quản lý Thông báo và Công văn nội bộ Base Office TẠI ĐÂY.
