Những ngày làm việc cuối năm luôn là khoảng thời gian đầy thử thách tâm trạng đối với nhân viên. Có quá nhiều dự định và nhiều việc phải lo khiến nhân viên của bạn xao nhãng và khó có thể ngồi yên tại bàn làm việc. Chắc chắn sẽ có nhiều người thả hồn theo không khí bên ngoài và tưởng tượng về những kế hoạch tuyệt vời của họ. Tuy nhiên, cuối năm là thời gian bận rộn nhất tại các công ty khi có quá nhiều việc phải hoàn thành trước khi năm cũ kết thúc. Là một quản lý nhân sự, bạn phải làm thế nào để vực dậy tinh thần làm việc ảm đạm tại công ty?
Base Resources sẽ gợi ý cho bạn một vài phương pháp.
1. Tích cực trong mọi hành động
Có thể bạn không tin nhưng trong các ngày lễ, đặc biệt là ngày lễ cuối năm, một số nhân viên sẽ rơi vào trạng thái tiêu cực. Nguyên nhân là bởi họ có xu hướng nhìn lại một năm đã qua, nghĩ lại những điều mình chưa làm được và tiếc nuối khi nhìn năm cũ đang gần kết thúc. Một lý do khác, nhân viên phải lo rất nhiều vào dịp lễ. Đặc biệt ở Việt Nam, vào dịp Tết, mọi người phải đau đầu về hàng trăm việc phải làm, về hàng ngàn thứ phải chi tiêu và điều đó khiến họ trở nên mệt mỏi và thậm chí còn mong những ngày lễ không tồn tại.
Trong hoàn cảnh này, bạn cần khuấy động bầu không khí tích cực. Ngay chính bản thân bạn phải là người mang năng lượng lạc quan. Hãy cố gắng nói những câu chuyện hào hứng với nhân viên, khuyến khích họ nhìn mọi thứ bằng nhãn quan tích cực. Mọi hành động, câu nói của bạn đều phải đầy sức sống, có như vậy, tinh thần nhân viên mới được nâng cao.
2. Tính minh bạch cần đẩy mạnh hơn bao giờ hết
Nhân viên luôn quan tâm những dự định của công ty trong suốt dịp lễ. Đặc biệt vào cuối năm, khi mọi thứ đều trở nên gấp rút, nhân viên mong muốn được biết tất cả thông tin để có thể ứng phó và chuẩn bị kịp thời. Những vấn đề nhân viên quan tâm có thể bao gồm: Tiền lương liệu có trả đúng ngày? Chính sách hỗ trợ tăng ca cuối năm ra sao? Nhân viên có thể xin về sớm hơn vào ngày lễ? Kế hoạch từ giờ đến cuối năm liệu có thay đổi?
Nếu không giải đáp những điều nhân viên băn khoăn, không khí nghi ngờ sẽ bao trùm công ty và nhân viên sẽ có những phán đoán chủ quan sai lệch. Đây là lúc bạn đẩy mạnh sự minh bạch hơn bao giờ hết. Hãy đảm bảo toàn bộ nhân viên đều biết những gì đang và sẽ diễn ra và lý do tại sao lại như vậy.
Nếu bạn có chính sách mới, hãy ngay lập tức thông báo cho nhân viên về cách triển khai, về thời gian bắt đầu và kết thúc. Nếu bạn tuyển nhân viên thời vụ, hãy giới thiệu nhân viên đó cho những người liên quan và sắp xếp người hướng dẫn công việc. Khi có bất kỳ trường hợp khẩn cấp nào xảy ra, hãy chắc chắn toàn thể nhân viên đều biết và nhận thức được tình quan trọng của sự việc.
Bạn không thể họp toàn bộ nhân viên mỗi khi muốn thông báo một sự việc nào đó. Điều này rất mất thời gian và ảnh hưởng đến tiến độ công việc. Thay vào đó, hãy sử dụng truyền thông nội bộ như cánh tay phải trong việc truyền đạt thông tin.
Bạn có thể sử dụng Facebook hay các trang mạng xã hội nhưng đây không hẳn là lựa chọn tốt bởi các kênh này không được thiết kế nhằm phục vụ mục đích công việc. Bạn tìm hiểu về Base Office – phần mềm quản lý công văn – hỗ trợ ban hành, thông báo các chính sách mới một cách nhanh chóng. Hiện nay, Base Office đang được Mommy Spa & Care ứng dụng nhằm tiết kiệm thời gian phổ biến chính sách mới cho toàn công ty.
3. Mang không khí ngày lễ vào công ty
Nếu bạn trở nên nhàm chán với môi trường làm việc không có một chút thay đổi suốt cả một năm thì nhân viên của bạn cũng vậy. Những ngày lễ là cơ hội tốt để làm mới không gian công sở và kích thích sự hứng khởi cho nhân viên. Để công việc trang trí có sự tương tác và sôi động hơn, bạn có thể:
- Cho phép nhân viên tự thiết kế, lên kế hoạch và đảm nhận khâu trang trí
- Bình chọn những mẫu trang trí nổi bật nhất
- Dresscode theo chủ đề ngày lễ
- Phân chia nhóm và mỗi nhóm đảm nhận trang trí một vị trí
Bằng cách này, không gian làm việc sẽ được đổi mới, nhân viên cảm nhận mình đang được hòa mình vào không gian kỳ lễ và làm việc với thái độ tích cực hơn.
4. Càng là ngày lễ, càng phải chú ý sức khỏe
Ngày lễ là ngày của liên hoan, tiệc tùng. Nếu không ăn uống và tập luyện đúng cách, rất có thể nhân viên của bạn sẽ có vấn đề về sức khỏe.
Bánh kẹo hay đồ ngọt là thực phẩm phổ biến trong các buổi liên hoan. Tuy nhiên, bạn nên cẩn trọng bởi lượng đường cao có thể dẫn đến tình trạng buồn ngủ. Chắc chắn bạn không muốn nhân viên của mình rơi vào tình trạng này. Vậy nên, thay vì liên hoan bằng thực phẩm ngọt, bạn có thể lựa chọn trái cây hoặc các thực phẩm mặn hạn chế dầu mỡ.
Không chỉ quan tâm đến chế độ ăn uống, bạn cũng nên khuyến khích nhân viên rèn luyện thể thao. Điều này không chỉ nâng cao thể chất mà còn giúp tinh thần nhân viên được thoải mái và họ sẽ tập trung hiệu quả cho công việc. Dưới đây là những cách bạn có thể áp dụng để động viên tinh thần vận động của nhân viên:
- Phát động cuộc thi chạy bộ/ đi bộ với sự theo dõi của thiết bị và trao thưởng cho nhân viên có thành tích cao khi kỳ lễ kết thúc
- Hỗ trợ chi phí phòng tập cho những nhân viên có nhu cầu
- Thuê huấn luyện viên hướng dẫn các động tác vận động đơn giản ngay tại nơi làm việc
- Khuyến khích nhân viên tham gia các hoạt động chạy/ đi bộ từ thiện
5. Tạo điều kiện để nhân viên về bên gia đình
Trong ngày lễ, chắc chắn sẽ có một số người bận rộn chuyện gia đình và có nhu cầu về sớm. Đặc biệt vào ngày Tết, những người đã lập gia đình sẽ phải lo hàng trăm chuyện cho gia đình hai bên và họ thường bắt buộc phải tan làm sớm. Đây cũng là chuyện dễ hiểu trong văn hóa người Việt. Vậy, những phần việc của những nhân viên đó phải xử lý ra sao?
Những nhân viên chưa lập gia đình hoặc không quá bận rộn những chuyện ngoài công việc sẽ đảm nhận phần việc đó. Tuy nhiên, bạn cần phải khéo léo để khiến họ không cảm thấy bất công khi bản thân phải làm quá nhiều trong kỳ lễ. Trong trường hợp này, trước hết hãy yêu cầu sự tự nguyện, sau đó bạn hãy ra cơ chế thưởng và tiếp nhận những mong muốn từ nhân viên.
6. Tặng quà – hình thức đơn giản nhưng vô cùng hiệu quả
Tại sao không tặng nhân viên những món quà vật chất vào những dịp này? Ai chả muốn nhận được một bất ngờ thú vị. Vậy nên, đừng ngần ngại tặng nhân viên những món quà ý nghĩa. Đó là lời động viên và cũng là sự quan tâm gián tiếp cấp trên dành cho cấp dưới. Với những món quà này, chắc chắn nhân viên sẽ cảm thấy được tôn trọng và tâm trạng trở nên tích cực hơn.
Dưới đây là một số gợi ý một số món quà có thể tặng trong mọi dịp lễ:
- Khăn quàng/ Khăn choàng
- Vật trang trí để bàn mang đậm dấu ấn ngày lễ
- Cốc cà phê
- Mouse pad
- Những cuốn sách hay
- Túi Tote bảo vệ môi trường
- Chậu cây để bàn
- Notebook
- Đồ phụ kiện
- Nến thơm
- Sữa tắm, dầu gội
Hãy lựa chọn những món quà ý nghĩa dựa vào sở thích và tính cách của từng nhân viên. Nếu nhân sự quá đông, bạn hãy lựa chọn cho tất cả mọi người cùng một món quà. Những set quà mang đậm dấu ấn ngày lễ bày bán trong các cửa hàng không phải ý tưởng tồi.
7. Chú ý hơn đến thái độ làm việc của nhân viên
Thái độ làm việc kém lây lan nhanh như một dịch bệnh. Chỉ cần một người mắc phải, những người còn lại cũng bị ảnh hưởng theo. Trong các ngày lễ, việc nhân viên cảm thấy chán nản cũng là điều dễ hiểu bởi họ thường hướng tâm trí ra khỏi bức tường văn phòng để hòa vào không gian ngày lễ. Tình trạng này sẽ biến nhân viên thành những zombie công sở, làm việc một cách vô hồn và không có mục đích.
Làm thế nào để bạn nhận biết được nhân viên có thái độ làm việc kém?
- Thứ nhất, họ tán gẫu quá nhiều trong thời gian làm việc
- Thứ hai, họ thay đổi thái độ, tỏ ra chán nản và không có sức sống
- Thứ ba, những phần thưởng không còn làm họ quan tâm và hứng thú
Trong các ngày lễ, thay vì tận hưởng thời gian với bạn bè và gia đình, nhân viên của bạn lại phải làm việc thậm chí còn vất vả hơn. Đây là nguyên nhân khiến họ mệt mỏi và họ đến công ty với tâm trạng bị buộc phải đi làm. Hãy nhớ rằng, kỳ lễ là thời gian mang lại doanh thu cao cho công ty, thì đó cũng là thời gian mang đến niềm vui (hoặc nỗi buồn) cho một số người. Vậy, làm thế nào bạn có thể vực dậy tinh thần làm việc của nhân viên?
- Bạn nên tổ chức những bữa tiệc nhỏ và khuyến khích mọi người cùng tham gia
- Tạo điều kiện để nhân viên nghỉ ngơi và có tiếng nói đề xuất những mong muốn cá nhân trong dịp lễ
- Tiền thưởng và trợ cấp là điều không thể thiếu
- Giao tiếp với những nhân viên có biểu hiện khó khăn trong công việc, lắng nghe, khuyến khích và động viên họ
8. Hoạt động thiện nguyện trong các dịp lễ, tại sao không?
Nghiên cứu của Deloitte cho thấy, 70% người lao động Mỹ tin rằng các hoạt động tình nguyện có khả năng thúc đẩy tinh thần nhân viên hơn là các buổi happy hour tại công ty. 89% người được khảo sát cho rằng những công ty thường xuyên có những hoạt động xã hội thường có môi trường làm việc chuyên nghiệp hơn những công ty không quan tâm đến những sự kiện cộng đồng.
Tham gia các hoạt động thiện nguyện vào các ngày lễ giúp nhân viên cảm nhận được trách nhiệm của bản thân với xã hội. Đồng thời, họ sẽ nhận thức được công ty mình đang làm là công ty có văn hóa tuyệt vời và họ sẽ phần nào tăng độ gắn kết với công ty. Các hoạt động thiện nguyện trong dịp lễ không chỉ giúp nhân viên nhận thức được về việc trao đi và nhận lại, mà còn nhằm mục đích thực hiện trách nhiệm doanh nghiệp với cộng đồng.
Có rất nhiều cách để tổ chức một hoạt động thiện nguyện. Nếu công ty bạn làm trong ngành thực phẩm, bạn có thể cung cấp những bữa ăn miễn phí và cho nhân viên trực tiếp phục vụ. Hoặc đơn giản nhất, bạn tìm hiểu một số hoạt động tình nguyện rồi phát động, tham gia cùng nhân viên.
9. Cho phép nhân viên tan làm sớm
Đối với nhân viên, có thể tan làm sớm là một điều tuyệt vời. Một ngày làm việc ít hơn cho phép nhân viên có thời gian mua sắm và chuẩn bị cho ngày lễ. Họ sẽ có nhiều thời gian hơn dành cho người thân, bạn bè, và hòa mình vào không khí lễ hội.
28.9% nhân viên cho rằng được về sớm là món quà tuyệt vời nhất họ nhận được từ công ty.
Tuy nhiên, bạn không nên để đặc ân này gây ra sự lộn xộn. Để ngăn chặn những rắc rối và để việc về sớm được công bằng, bạn cần:
- Chắc chắn rằng không có trường hợp một nhân viên luôn về sớm mỗi ngày.
- Không cắt trừ lương nhân viên khi họ về sớm
- Đảm bảo có thể quản lý tất cả đề xuất về sớm của nhân viên
Những công cụ quản lý trực tuyến như Base Request – Ứng dụng xử lý yêu cầu, đề xuất – có thể hỗ trợ bạn trong vấn đề này. Đây là công cụ đang được áp dụng tại các công ty như Ubofood, Prospero Consulting, VietNam Australia Vocational College,…
10. Tiệc tùng, sao có thể thiếu?
Tổ chức các bữa tiệc là “thủ tục” không thể thiếu tại các công ty vào dịp lễ. Việc tổ chức trước hay sau ngày lễ phụ thuộc vào ý nguyện nhân viên và tính chất công việc tại công ty. Tuy nhiên, với những bữa tiệc quan trọng và đặc biệt như Tết, lời khuyên là bạn cần tổ chức cả hai.
Tiệc tùng chào mừng ngày lễ là cơ hội để tăng cường sự gắn kết, cho phép nhân viên và quản lý được gặp gỡ và hiểu nhau hơn. Bên cạnh đó, đây được coi như một hình thức phúc lợi, là sự công nhận gián tiếp của công ty đối với nhân viên. Cùng nhau tham gia bữa tiệc tiễn đưa năm cũ và đón chào năm mới sẽ khiến tinh thần nhân viên cảm thấy phấn khởi, tin tưởng vào một khởi đầu may mắn và thúc đẩy sự nỗ lực cá nhân.
Một điều cần lưu ý là nhu cầu tổ chức tiệc trong dịp lễ rất cao, vậy nên, bạn hãy chủ động đặt bàn thật sớm để tránh tình trạng chật vật tìm địa điểm và phải vào những nơi không ưng ý.
Kết luận
Một nhà lãnh đạo tốt luôn biết nhân viên cần gì và làm thế nào để thúc đẩy tinh thần nhân viên hiệu quả. Ngay từ lúc này, bạn hãy quan sát nhân viên của mình, tìm hiểu những mong muốn của họ và sử dụng những phương pháp trên để vực dậy tinh thần làm việc nhân viên khi Giáng sinh, đặc biệt là Tết đang đến rất gần.
Base.vn – Nền Tảng Quản Trị Doanh Nghiệp Toàn Diện, tự hào đồng hành cùng +8000 khách hàng doanh nghiệp hàng đầu trong nhiều lĩnh vực như: VIB, ACB, MB, Sacombank, VPBank, Vissan, Golden Gate, Pizza Hut, Twitter Beans Coffee, Decathlon, Bamboo Airways, Ninja Van Việt Nam, Rạng Đông, Á Đông ADG, Nagakawa Group, CenLand, Địa Ốc Him Lam, Ecopark, Amber Academy, Goldsun Media Group, Urbox, Medipharco, Bệnh viện Phổi Trung Ương, Bệnh viện Gia An 115, Thái Hà Books…
Để tìm hiểu về cách thức xây dựng văn hóa doanh nghiệp, hãy sở hữu ngay TẠI ĐÂY cuốn ebook “Toàn tập Văn hóa doanh nghiệp” với lý thuyết và các Case Study thực tế.
