File Excel quản lý danh sách nhân sự chuẩn (tải biểu mẫu nhân sự Excel)

1. Các thành phần của một file Excel quản lý danh sách nhân sự

Đây là trang tổng quan nhất về thông tin của các nhân sự đang làm việc tại công ty (đang trong thời hạn hợp đồng).

Trong file danh sách nhân sự bằng Excel bao gồm những trường thông tin sau:

• Mã nhân viên (mã chấm công): Mỗi nhân sự được gán với một mã số cố định không trùng nhau. Khi nhân sự đó nghỉ việc, mã số này cần được giữ nguyên (không gán lại cho người khác).
• Họ và tên
• Email cá nhân
• Email nội bộ: Là email doanh nghiệp, thường được đặt theo một công thức chung, ví dụ: [tên].[họ]@[tên_công_ty].vn. Trong tất cả trường hợp liên quan tới công việc, nhân sự cần dùng email này chứ không phải email cá nhân.
• Số điện thoại
• Ngày sinh
• Giới tính
• Bộ phận
• Loại hình nhân sự: BOD, quản lý, nhân viên,…
• Vị trí công việc: Là tên vị trí mà nhân viên đang đảm nhận, bao gồm cả level hiện tại. Ví dụ: Chuyên viên sales Level 1
• Lương offer
• Lương cơ bản
• Ngày bắt đầu làm việc: Là ngày đi làm đầu tiên của nhân viên, cũng là ngày bắt đầu ký hợp đồng thử việc
• Loại hình làm việc: Full-time, part-time, thời vụ,…
• Cơ sở làm việc: Trụ sở, chi nhánh 1, chi nhánh 2,…
• Địa chỉ hiện tại
• Địa chỉ thường trú
• Số CMTND, ngày cấp, nơi cấp
• Tình trạng hôn nhân

2. Cần kết hợp danh sách nhân sự với những biểu mẫu nhân sự Excel nào khác?

Nếu như để quản lý thông tin ứng viên, bộ phận tuyển dụng chỉ cần quan tâm tới một số thông tin cơ bản như họ và tên, thông tin liên hệ, trình độ học vấn, kinh nghiệm làm việc,… thì quản lý nhân sự đòi hỏi phức tạp nhiều hơn thế.

Để quản lý một cách tổng quát và đầy đủ hồ sơ nhân sự, thì ngoài file danh sách nhân sự, doanh nghiệp cần sở hữu một hệ thống gồm 5 biểu mẫu Excel khác:

• File Excel quản lý hồ sơ nhân sự (hồ sơ cá nhân): Ở file Excel này, hồ sơ cá nhân của nhân sự sẽ được theo dõi chi tiết hơn về trình độ học vấn, kinh nghiệm làm việc, các thông tin liên quan tới lương thưởng và phụ cấp, đặc biệt là các loại giấy tờ cần thiết theo quy định của pháp luật.
• File Excel quản lý hợp đồng: Doanh nghiệp cần dùng file Excel này quản lý thông tin hợp đồng thử việc và các loại hợp đồng lao động (HĐLĐ theo mùa vụ hoặc theo một công việc nhất định có thời hạn dưới 12 tháng, HĐLĐ xác định thời hạn, HĐLĐ không xác định thời hạn). Các trường thông tin của biểu mẫu quản lý hợp đồng nhân sự khá đơn giản, tuy nhiên lại bao hàm lượng dữ liệu lớn và đòi hỏi độ chính xác cao.
• File Excel theo dõi nhân sự mới: Trong quá trình hoạt động, chắc hẳn doanh nghiệp sẽ đón thêm những nhân viên mới. File quản lý hồ sơ nhân sự mới bằng Excel về cơ bản là sự kết hợp giữa hai biểu mẫu Danh sách nhân sự và Hồ sơ cá nhân, nhưng nhấn mạnh hơn vào các thông tin cần thiết trong quá trình onboarding (nhập môn) nhân sự.
• File Excel theo dõi nhân sự nghỉ việc: Cũng tương tự như Biểu mẫu theo dõi nhân sự mới, nhưng đối với nhân sự nghỉ việc, doanh nghiệp cần quan tâm hơn sự thay đổi của các yếu tố sẽ bị huỷ hiệu lực sau khi nhân sự nghỉ việc, cũng như hồ sơ cần thiết để hoàn tất thủ tục chấm dứt hợp đồng.
• File Excel theo dõi biến động tiền lương của nhân sự: Không phải là nhân sự mới hay nhân sự nghỉ việc, biến động tiền lương bao gồm các trường hợp tăng lương, giảm lương, tăng level, giảm level, luân chuyển vị trí, chuyển công tác,… Trong file Excel theo dõi biến động này, cần lưu ý tới ngày sự thay đổi có hiệu lực.

Để hỗ trợ bộ phận nhân sự các doanh nghiệp, Base.vn đã tổng hợp thông tin tất cả 06 biểu mẫu trên thành một BỘ BIỂU MẪU QUẢN LÝ NHÂN SỰ BẰNG EXCEL. Click tại đây để tải về miễn phí.

3. Có giải pháp nào thay thế biểu mẫu Excel để quản lý hồ sơ nhân sự nhanh – gọn – chính xác – bảo mật hơn không?

Quản lý nhân sự bằng Excel từ lâu đã được coi là nhiệm vụ quen thuộc của bộ phận Nhân sự các doanh nghiệp. Sự quen thuộc này thậm chí còn được coi là lẽ đương nhiên: họ vẫn đang từng ngày từng giờ trung thành với công việc tra soát, nhập liệu thủ công trên những file số liệu này.

Đúng vậy, “quản lý hồ sơ nhân sự” là điều bắt buộc phải làm. Thế nhưng, công cụ có thể sử dụng đâu mặc định chỉ có thể là “Excel”?

Theo Gartner, 30% doanh nghiệp quy mô trung bình và lớn trên toàn cầu sẽ sử dụng bộ công cụ dựa trên đám mây cho các nhiệm vụ quản trị nhân sự vào năm 2020. 

Ngày nay, công nghệ 4.0 phủ sóng rộng rãi, thậm chí trí tuệ nhân tạo (Artificial Intelligence – AI) và công nghệ máy học (Machine Learning – ML) đã đóng vai trò quan trọng trong nhiều nghiệp vụ quản trị và vận hành; vậy chẳng có gì khó hiểu khi doanh nghiệp thay thế Excel bằng một công cụ hiện đại hơn để quản lý nhân sự.

Và quan trọng hơn hết, việc tận dụng một giải pháp tiện lợi hơn giúp doanh nghiệp không phải tập trung quá nhiều vào các công việc liên quan tới thủ tục mà không tạo ra năng suất làm việc.

3.1. 06 nhược điểm của biểu mẫu Excel khi dùng để quản lý nhân sự

• Dữ liệu phân tán, rất khó để rà soát tổng thể hay làm báo cáo toàn diện, gây cản trở việc ra quyết định

Khi quyết định sử dụng biểu mẫu Excel để quản lý nhân sự, có lẽ doanh nghiệp đã biết rằng dữ liệu sẽ bị phân tán ở nhiều file khác nhau. Họ cũng ngầm chấp nhận sẽ bỏ ra thêm nhiều thời gian và công sức để xử lý.

Tuy nhiên, điều này không đơn giản chỉ là lãng phí nguồn lực cho doanh nghiệp, mà còn dẫn tới các hệ luỵ nguy hiểm hơn – cản trở việc rà soát tổng thể, tạo báo cáo nhân sự, và việc nhanh chóng ra quyết định của lãnh đạo.

• Không đảm bảo bảo mật

Lẽ dĩ nhiên là nhà quản lý nào cũng muốn bảo mật các thông tin trong doanh nghiệp, đặc biệt là các dữ liệu nhạy cảm. Trong công tác quản lý nhân sự chứa rất nhiều dữ liệu như vậy: mức lương của từng nhân sự, số CMTND/CCCD, mã số thuế TNCN, số sổ BHXH, số hợp đồng, lý do nghỉ việc,… 

Tuy nhiên, các biểu mẫu Excel thực sự không đảm bảo bảo mật. Không có phân quyền, không có khu vực dữ liệu nào được đánh dấu “chỉ dành cho người quản lý” cả. Mặc dù chủ sở hữu file có thể đặt mật khẩu truy cập, tuy nhiên vẫn không tránh khỏi khác trường hợp bị rò rỉ ra ngoài.

Đó là chưa kể nhiều người sẽ phải dùng chung một biểu mẫu: chuyên viên nhân sự, trưởng phòng nhân sự, chuyên viên C&B,… Việc kiểm soát bảo mật gần như là không thể.

Quản lý hồ sơ nhân sự bằng Excel tiềm ẩn nhiều mối nguy hại cho doanh nghiệp

• Không thể để lại “thừa kế” cho người sau

Giả sử có một giám đốc nhân sự mới đến tiếp nhận công việc, nhưng cô ấy lại không thể “giải mã” cách đặt tên và sắp xếp các thông tin trên biểu mẫu Excel mà người cũ để lại. Vậy cô ấy có thể làm gì ngoài việc phải sửa đổi các biểu mẫu đó theo sự hiểu biết và kinh nghiệm của mình, hoặc tệ hơn nữa là bắt đầu lại từ con số 0 tròn trĩnh.

Biểu mẫu quản lý nhân sự bằng Excel là một tài nguyên quý giá của doanh nghiệp, nhưng thật tiếc là không có khả năng bàn giao và thừa kế trọn vẹn.

• Khả năng tích hợp kém

Trong nghiệp vụ quản trị nhân sự nói chung, có rất nhiều phần mềm doanh nghiệp có thể sử dụng như phần mềm chấm công, phần mềm tính lương, phần mềm quản lý KPI/OKR, quản lý tài sản, quản lý tài liệu, phần mềm chat, chữ ký điện tử,… Nhược điểm của biểu mẫu Excel là không thể tích hợp với những công cụ hiện đại đó.

Ngay cả với những công cụ phổ biến hơn như đồng hồ, lịch biểu hay Gmail thì Excel cũng không kết nối được.

• Dễ gây ra các lỗi sai bởi thao tác của con người

Tất cả các thao tác của con người trên biểu mẫu Excel, từ việc nhập liệu tới tìm kiếm, tra soát, sao chép, chỉnh sửa,… đều được thực hiện hoàn toàn thủ công. Con người không được lập trình sẵn như phần mềm nên sai sót là điều dễ hiểu; nhưng không hỗ trợ được con người thì là thiếu sót của công cụ.

Sai lầm sẽ còn xảy ra thường xuyên hơn nữa khi nhiều người cùng truy cập và chỉnh sửa một file Excel. Ngay tại lúc nhìn thấy người khác đang làm việc trên cùng một giao diện với mình, chuyên viên của bạn đã có thể bị mất tập trung và gây ra nhầm lẫn.

• Không thể mở rộng khi công ty tăng quy mô

Dữ liệu lớn mạnh cùng với doanh nghiệp. Khi càng có nhiều nhân viên thì cơ sở dữ liệu nhân sự càng trở nên khổng lồ. Không thể giải quyết bằng cách cứ tăng thêm số trang, số dòng, số cột,… được.

Hay nói cách khác, khi doanh nghiệp mở rộng quy mô, quản lý nhân sự bằng biểu mẫu Excel truyền thống gần như là không tưởng.

3.2. Phần mềm quản trị thông tin nhân sự Base HRM là giải pháp hàng đầu để thay thế biểu mẫu nhân sự Excel

Bộ phần mềm quản trị nhân sự Base HRM+

Thấu hiểu các bài toán trong nghiệp vụ quản trị và các nhược điểm của biểu mẫu nhân sự Excel kể trên, Base.vn mới đây đã cho ra mắt một giải pháp thay thế hoàn hảo – Phần mềm quản lý thông tin nhân sự Base HRM.

• Base HRM có thể tự động tạo ra các báo cáo chuyên sâu, giúp bạn nhanh chóng đưa ra quyết định nhân sự

Đâu là những chỉ số quan trọng cần thống kê trong quản trị nhân sự? Số lượng nhân sự và workload của các phòng ban? Tổng số tiền thuế phải nộp? Tổng số tiền lương phải trả toàn công ty? Số tiền lương của phòng marketing? Mức lương trung bình trên một nhân sự? Tổng chi phí? ROI nhân sự?

Các chỉ số này sẽ được tính toán tự động từ những dữ liệu sẵn có của doanh nghiệp trên phần mềm, và hiển thị tức thời (real-time) trong mục báo cáo.

Như vậy, bất cứ lúc nào bạn cũng có thể nắm được tình hình tổng quan về nhân sự trong doanh nghiệp để đưa ra các quyết định đúng đắn.

Một phần giao diện các báo cáo được tạo tự động từ các thông tin nhân sự trên Base HRM

• Base HRM có khả năng bảo mật chặt chẽ, chỉ người được phân quyền mới có thể truy cập dữ liệu

Nếu như một file Excel dễ dàng được chia sẻ ra ngoài; thì để truy cập được vào hệ thống Base HRM của doanh nghiệp, một người bắt buộc phải sở hữu một tài khoản phần mềm (được tạo và kiểm soát bởi chủ doanh nghiệp) VÀ được phân quyền cho. Thông thường, chỉ có lãnh đạo và một vài chuyên viên nhân sự cấp cao mới có quyền chỉnh sửa dữ liệu toàn công ty, còn quản lý chỉ có quyền xem (chứ không phải chỉnh sửa) dữ liệu của cấp dưới thuộc phòng ban mình.

Đối với góc nhìn từ phía nhân viên, Base.vn có hỗ trợ thêm một ứng dụng khác để họ tự xem thông tin cá nhân và các dữ liệu làm việc khác của bản thân được lưu trữ bởi doanh nghiệp. Ứng dụng này có tên Base Me, còn được gọi là Trang hồ sơ cá nhân của từng người.

Như vậy, không chỉ bảo mật thông tin tốt hơn, phần mềm của Base còn đề cao tính minh bạch, đáp ứng mong muốn được biết của nhân viên trong khi vẫn đảm bảo quyền kiểm soát của doanh nghiệp.

• Base HRM được thiết kế chuyên nghiệp, dễ sử dụng, dễ dàng bàn giao cho người quản lý khác

Phần mềm có khả năng lưu trữ dữ liệu vô cùng lớn, khả năng hiển thị cũng hơn gấp nhiều lần so với một biểu mẫu Excel nên không có thông tin nào giống như một “mã số bí ẩn” cả.

Ngay cả giao diện và cách sắp xếp các trường thông tin cũng theo đúng quy chuẩn và logic, đảm bảo dễ dàng đọc hiểu và sử dụng cho một người mới – kể cả là một trưởng phòng nhân sự giàu kinh nghiệm hay một chuyên viên mới vẫn còn “gà mờ”.

Một phần giao diện của Phần mềm quản lý thông tin nhân sự Base HRM

• Base HRM có khả năng tích hợp lớn theo cả chiều rộng và chiều sâu

Trong bộ giải pháp quản trị nhân sự toàn diện của Base.vn còn nhiều phần mềm hữu ích khác: phần mềm onboarding nhân viên mới, chấm công bằng nhận diện khuôn mặt, tính công, tính lương, quản trị mục tiêu, quản lý tài sản,… Phần mềm HRM được tích hợp chặt chẽ với tất cả các phần mềm này – và cả các công cụ bên ngoài khác.

Lấy ví dụ, trên Base HRM, nhân sự A có thông tin mã chấm công là 072, email nội bộ là nguyenvana@base.vn, mức lương là 10.000.000đ, mức phụ cấp là 1.500.000đ. Mã chấm công này ghi nhận thời gian đi làm của A là 23/24 trên bảng tính công. Số công này cùng với mức lương và phụ cấp sẽ được tích hợp thẳng tới bảng lương cuối cùng. Sau khi mọi công đoạn tính toán hoàn tất, bảng lương sẽ được tự động gửi tới email tương ứng của A trên hệ thống.

• Base HRM giúp bạn kiểm soát tất cả dữ liệu trên một nền tảng duy nhất, hạn chế các lỗi sai gây ra bởi con người

Trên Base HRM, tại một thời điểm, mỗi nhân viên luôn luôn được hiển thị kèm một và chỉ một ảnh đại diện, một mã chấm công, một vị trí công việc,… tương ứng.

Chuyên viên của bạn chỉ cần thiết lập thông tin nhân sự một lần duy nhất (có thể tải trực tiếp từ file Excel lên) là dữ liệu sẽ được đồng bộ trên toàn hệ thống. 

Trong trường hợp một trường dữ liệu được chỉnh sửa thành công (ví dụ như mức lương của nhân viên A), ngay lập tức con số mới sẽ thay thế hoàn toàn con số cũ trên phần mềm. Nếu bạn có lỡ tay nhấn nút Undo hoặc bôi đen tất cả và nhấn Backspace? Sẽ không có mất mát dữ liệu nào xảy ra cả, bởi đây không phải một biểu mẫu Excel.

Tất cả thông tin liên quan tới nhân sự đều được quản lý trên một phần mềm Base HRM duy nhất

• Base HRM không giới hạn lượng nhân sự và dữ liệu có thể quản lý, sẵn sàng đồng hành cùng việc mở rộng quy mô doanh nghiệp

Đừng lo lắng nếu như doanh nghiệp bạn chuẩn bị đạt tới con số 200 nhân viên hay thậm chí là 500, 1000, bởi Base HRM vẫn có thể kiểm soát tốt chừng ấy dữ liệu. Và một ưu điểm của phần mềm cần nhấn mạnh lại là, dù quản lý ít hay nhiều nhân viên thì hệ thống vẫn xử lý thông tin với độ chính xác tuyệt đối như nhau.

Kết luận

Quản lý danh sách nhân sự là một trong những bài toán cốt lõi nhất của quản trị nguồn nhân lực trong doanh nghiệp. Dù sử dụng biểu mẫu Excel hay một phần mềm quản lý hiện đại, điều quan trọng là bạn cần nắm rõ đâu là những thông tin cần lưu ý và xử lý chúng như thế nào để đạt được hiệu quả cao nhất.