Khi nhắc đến tuyển dụng, doanh nghiệp thường có hai mindset chính. Thứ nhất, Excel chính là “linh hồn” bao chứa từ A-Z các thao tác của tuyển dụng – lưu trữ thông tin ứng viên, ghi chú quá trình phỏng vấn, dùng các màu sắc và ký hiệu đặc biệt để đánh dấu ứng viên,… Thứ hai, tuyển dụng đơn giản là bỏ tiền ra thuê các trang tin việc làm và chỉ cần ngồi chờ hẹn phỏng vấn.
Có một sự thật là cả hai mindset này đều không còn đúng trong thời đại HR 4.0, khi mà trải nghiệm ứng viên đã trở thành chiến lược sống còn đòi hỏi nhiều thao tác phức tạp của tuyển dụng. Theo cách đó, tuyển dụng cần bắt cặp với công nghệ – không chỉ là cộng gộp lại Excel, Skype, Email,… mà là sự thống nhất chúng trên một nền tảng chuyên nghiệp nhất.
Đó là lý do mà trên thế giới, từ cách đây 10 năm, công nghệ Applicant Tracking System (ATS) đã ra đời và nhanh chóng được ưa chuộng bởi 60% SMEs và 98% doanh nghiệp thuộc top Fortune 500.
Ngay tại Việt Nam, hệ thống quản trị tuyển dụng ATS đầu tiên – Base E-hiring – cũng đã khẳng định được vị thế của mình: nâng cao hiệu quả tuyển dụng ở mọi phương diện.
Tổng quan về phần mềm Base E-hiring
1. Base E-hiring giúp quản lý dữ liệu ứng viên tập trung trên một nền tảng
Trong tuyển dụng truyền thống, các HR manager thường chỉ đạo nhân viên dùng thư mục trên máy tính và Excel để lưu thông tin cá nhân của ứng viên, thậm chí còn lưu CV bản cứng. Việc này không tránh khỏi làm đứt gãy thông tin, thất lạc hồ sơ, bỏ sót ứng viên, và bị mất sạch nếu như máy tính bị hỏng hóc.
Còn với công nghệ ATS của Base E-hiring, nhân viên của bạn chỉ cần lưu trữ và xử lý dữ liệu ứng viên trên một nền tảng duy nhất, vừa thuận tiện cho các thao tác xử lý, vừa đảm bảo bảo mật thông tin.
- Hồ sơ ứng tuyển từ các nguồn đổ về chung một chỗ
Nhờ khả năng kết nối của Base E-hiring, bộ phận HR của bạn có để bạn dễ dàng đăng tin với các mạng việc làm (vietnamworks, itviec, timviecnhanh, jobstreet,…) và website riêng của doanh nghiệp. Theo đó, mỗi khi có ứng tuyển mới, hồ sơ ứng viên sẽ được tự động lưu về một “kho” chung mà không cần đều đặn check liên tục từng trang. Đồng thời, hệ thống sẽ bắn thông báo cho tài khoản HR ngay lập tức – một tính năng thú vị giống với các trang mạng xã hội hiện nay.
Base E-hiring cho phép soạn thảo nội dung rồi đăng tin hàng loạt lên các trang tuyển dụng
Với mỗi ứng viên, các thông tin cá nhân, ảnh và CV sẽ được lưu trữ trên hệ thống cùng với thông tin ứng tuyển từ nguồn nào, nộp đơn vào ngày bao nhiêu. Quá trình screen CV cũng trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết vì bạn và nhân viên đã không còn cần phải lục lọi hàng trăm tập tin trên máy tính để tìm một file docx hoặc pdf.
Thử tưởng tượng 50.000 hồ sơ được lưu bản cứng, nằm rải rác trên hàng nghìn file khác nhau và hàng trăm trang tính Excel, công việc tuyển dụng mới thật đau đầu và stress. Còn với Base E-hiring, bạn sẽ có một không gian ảo để lưu trữ số lượng hồ sơ rất lớn, mà con số lên tới 50.000 hồ sơ.
- Lưu lại toàn bộ lịch sử các vòng đời ứng tuyển của ứng viên
Một cá nhân có thể ứng tuyển nhiều lần ở nhiều vị trí khác nhau trong doanh nghiệp. Để tham chiếu lại lịch sử này làm cơ sở đánh giá và đưa ra quyết định cuối cùng, Base E-hiring có tính năng lọc trùng để nhận ra đâu là ứng viên đã từng ứng tuyển và đưa lịch sử này (bao gồm nguồn ứng tuyển, thời gian, vị trí ứng tuyển, kết quả, đánh giá tại thời điểm đó,…) vào trong hồ sơ.
Tất cả CV từ các nguồn đổ về chung một kho
Base E-hiring lưu lại lịch sử ứng tuyển của các ứng viên
- Phân loại ứng viên theo từng Talent Pool
Base E-hiring lựa chọn Talent Pools làm phương pháp tối ưu để phân loại và quản lý các hồ sơ có chung đặc điểm. Một ứng viên có thể thuộc một hoặc nhiều pools dựa trên địa điểm, thời gian, năng lực, vị trí tuyển dụng,…
Sau khi phân chia ứng viên về các Talent Pool, dữ liệu ứng viên đã được hệ thống hoá một cách khoa học. Bất kể là nhân viên của bạn cần tìm kiếm, sàng lọc hoặc tiến hành các hoạt động email marketing, hay bạn muốn kiểm tra lại một lượt, mọi thứ đều trở nên dễ dàng và tiết kiệm thời gian hơn.
Dễ dàng quản lý dữ liệu ứng viên hơn với các Talent Pools
2. Base E-hiring giúp quản lý trạng thái và quy trình của từng vị trí tuyển dụng
- Xây dựng quy trình tuyển dụng khoa học và hệ thống cho từng vị trí
Mỗi vị trí trong doanh nghiệp đều có một quy trình tuyển dụng riêng, ví như Content Writer cần thêm một vòng test năng lực biên tập bài viết. Bạn hoàn toàn có thể cài đặt quy trình này trên hệ thống Base E-hiring và để nhân viên làm việc với các ứng viên theo đúng tuần tự các vòng tuyển dụng.
Quy trình tuyển dụng của từng vị trí được cài đặt trên hệ thống
- Cá nhân hoá email tự động theo từng bước trong quy trình
Thử tính số email nhân viên của bạn cần phải gửi đi trong suốt quá trình tuyển dụng: email trả lời ứng viên ứng tuyển, email mời phỏng vấn, email offer mức lương, email từ chối,… Việc copy và gửi một email giống nhau đến tất cả ứng viên với đại từ nhân xưng chung “bạn” dường như đã lạc hậu. Với tính năng ưu việt của Base E-hiring, bộ phận HR có thể gửi email đã được cá nhân hoá tới hàng loạt ứng viên cùng lúc. Tính năng này không chỉ giúp bạn tiết kiệm thời gian và tránh nhầm lẫn trong việc gửi email mà còn giúp ứng viên cảm nhận được sự coi trọng và chuyên nghiệp.
Base E-hiring cá nhân hoá email gửi tới từng ứng viên
- Dễ dàng cập nhật trạng thái của ứng viên
Ứng viên này nộp đơn tuần trước, hiện tại đã phỏng vấn đến vòng nào? Vị trí này có tới 5 người ứng tuyển, không biết ai trong số họ tiến xa nhất rồi? Ứng viên này đã qua vòng 1 chưa để còn sắp xếp vòng 2 nhỉ?… Tất cả các câu hỏi xoay quanh trạng thái ứng viên như trên đều có sẵn câu trả lời trên giao diện của Base E-hiring, và bạn chỉ cần ngồi một chỗ theo dõi chúng.
- Tự động cập nhật tiến độ theo thời gian thực của từng vị trí theo Hiring Pipeline và Dashboard
Bạn sẽ luôn biết được đã có thể hài lòng với hiệu quả tuyển dụng ở vị trí nào, đâu là vị trí cần đẩy mạnh thu hút ứng viên, vấn đề của ứng viên tập trung ở vòng nào của quy trình, có nên giãn cách hay thu hẹp thời gian các vòng cho khớp với số ứng viên,… Trong trường hợp này, số lượng cũng là yếu tố quan trọng thể hiện chất lượng.
Base E-hiring tự động cập nhật tiến độ tuyển dụng từng vị trí
3. Base E-hiring giúp đánh giá ứng viên minh bạch, chính xác
Việc chọn ra một ứng viên phù hợp nhất chưa bao giờ là dễ dàng, bởi vì bạn cần phải so sánh họ với những cá nhân khác, và vì việc nhìn nhận của con người thường bị ảnh hưởng với các yếu tố cảm xúc, cảm tính. Phương pháp minh bạch nhất chính là đánh giá theo thẻ điểm (scorecard) với những tiêu chí đánh giá cố định.
Quy trình đánh giá này cũng được tối ưu hoá nhờ có Base E-hiring:
Giao diện đánh giá ứng viên trên Base E-hiring
- Đánh giá ứng viên tại mỗi vị trí tuyển dụng theo từng tiêu chí đánh giá
Sau khi xây dựng bộ từ điển năng lực chung cho doanh nghiệp và khung năng lực (bản mô tả chi tiết về các năng lực cần có cho một nhân viên tiêu biểu) cho từng vị trí tuyển dụng, bạn hãy cài đặt bảng tiêu chí đánh giá gồm các competency vào hệ thống của Base E-hiring. Những tiêu chí đó sẽ cố định và áp dụng cho mọi ứng viên ứng tuyển vào vị trí đó sau này.
Cài đặt competencies một lần, dùng cho tất cả các ứng viên ứng tuyển vị trí đó
- Tính toán được kết quả đánh giá trung bình
Trong khung năng lực của từng vị trí, mỗi tiêu chí đánh giá có một trọng số khác nhau. Sau khi hoàn thành vòng phỏng vấn, Base E-hiring sẽ tự động tính ra con số trung bình mà từng người trong bộ phận tuyển dụng và thành viên ban phỏng vấn dành cho ứng viên. Sau đó, số điểm cuối cùng được tính theo trung bình cộng.
Ứng viên có số điểm cao nhất chắc chắn sẽ là ứng viên có năng lực nhất.
4. Base E-hiring giúp quản lý hoạt động phỏng vấn một cách khoa học
Phỏng vấn ứng viên chính là bước quan trọng nhất của quá trình tuyển dụng, mà bộ phận HR của bạn và ứng viên có thể trực tiếp nói chuyện và có những đánh giá về nhau. Với Base E-hiring, bạn có thể xây dựng các buổi phỏng vấn chuyên nghiệp và vô cùng nhanh gọn.
- Đặt lịch phỏng vấn ngay trên phần mềm
Nhân viên của bạn có thể dễ dàng đặt lịch ngay trên hệ thống phần mềm (được cập nhật theo thời gian thực và đồng bộ với Google Calendar), và lời mời phỏng vấn sẽ được tự động gửi tới email của ứng viên với lựa chọn xác nhận tham gia hoặc không. Cộng với tính năng nhắc lịch, bạn sẽ không còn lo một trong hai bên sẽ quên đến phỏng vấn hoặc sắp xếp công việc trùng lịch. Phần mềm cũng tự động update mọi lịch hẹn tới một lịch biểu trực quan, bạn có thể chia sẻ chúng với cấp trên hoặc người phỏng vấn bằng một vài thao tác đơn giản.
Hẹn lịch phỏng vấn nhiều ứng viên trên Base E-hiring
- Phỏng vấn ứng viên trực tuyến ngay trên hệ thống
Bạn có thể ngạc nhiên, nhưng Base E-hiring thực sự có thể thực hiện cuộc phỏng vấn trực tuyến ngay trên hệ thống với chất lượng tín hiệu rất tốt. Thay vì phải kết nối qua các ứng dụng chat video như Skype hay bắt ứng viên tạo tài khoản và đăng nhập vào phần mềm outsourcing, giờ đây chỉ cần ứng viên mở link bộ phận HR gửi, một cuộc gọi video đã có thể bắt đầu. Thậm chí nhân viên của bạn còn có thể sử dụng chức năng thu âm để lưu lại cuộc trò chuyện.
Phỏng vấn ứng viên trực tiếp trên hệ thống Base E-hiring
- Xây dựng bộ câu hỏi phỏng vấn mẫu cho từng vị trí tuyển dụng
Ban phỏng vấn của doanh nghiệp không cần phải mang theo giấy bút để tránh bị quên những điều dự định sẽ hỏi ứng viên nữa. Bạn có thể giúp họ nhập câu hỏi vào phần mềm một lần duy nhất, và chúng luôn tự động hiển thị trên màn hình vào tất cả những lần phỏng vấn tiếp theo.
Bạn luôn có thể chỉnh sửa / bổ sung vào bộ câu hỏi này mọi lúc.
- Ghi chú, đánh giá trực tiếp trên giao diện phỏng vấn
Để tránh kết quả đánh giá bị thiếu sót hoặc ảnh hưởng bởi các yếu tố khác, Base E-hiring có tính năng đánh giá ứng viên trực tiếp trên giao diện, đồng thời ghi chú trước, trong và sau buổi phỏng vấn. Kết quả đánh giá này sẽ được tự động cập nhật vào hồ sơ ứng viên và hiển thị đã qua vòng / bị loại. Bạn chỉ cần mở phần mềm lên và check kết quả mọi lúc mọi nơi.
5. Báo cáo tự động trực quan và đa dạng
Trong tuyển dụng truyền thống, việc tổng hợp lại tất cả dữ liệu và tính toán thành các con số vô cùng khó khăn, và bản báo cáo thường chỉ dừng lại ở mức đơn giản. Nhưng ngày nay, với tính năng báo cáo tự động của Base E-hiring, bạn luôn có trong tay một bản báo cáo chi tiết được mô tả dưới nhiều hình thức và cập nhật theo thời gian thực:
– Báo cáo tổng quan về chiến dịch / vị trí tuyển dụng
– Báo cáo về độ hiệu quả và ROI của từng kênh tuyển dụng
– Báo cáo về các tỷ lệ chuyển đổi theo từng bước trong quy trình tuyển dụng
Giao diện báo cáo độ trên Base E-hiring
6. Xây dựng website tuyển dụng chuyên nghiệp
Tuyển dụng sẽ chẳng thể đạt hiệu quả cao nếu bạn mãi phụ thuộc vào các bên thứ ba mà không xây dựng một website tuyển dụng riêng cho doanh nghiệp. Website này là một yếu tố rất quan trọng trong việc khẳng định thương hiệu tuyển dụng và truyền bá EVP doanh nghiệp.
Base E-hiring cung cấp 6 mẫu website tuyển dụng phù hợp với nhiều loại hình doanh nghiệp khác nhau. Chỉ cần điền vào những thông tin cần thiết, bạn đã có được một website có lợi thế cạnh tranh hơn hẳn các doanh nghiệp khác.
Base E-hiring cung cấp các mẫu website tuyển dụng khác nhau, tối ưu trên các thiết bị khác nhau
7. Tối ưu cách sử dụng, phân quyền, cộng tác tuyển dụng và bảo mật dữ liệu
- Sử dụng trên đa thiết bị, đa hệ điều hành
Base E-hiring là một phần mềm có thể sử dụng đa nền tảng trên nhiều hệ điều hành, nhiều thiết bị như PC, laptop, điện thoại, máy tính bảng,… Nhờ đó, bạn và tất cả nhân viên HR đều có thể check thông báo và cập nhật tình hình tuyển dụng ở mọi lúc mọi nơi.
- Cộng tác dễ dàng, bảo mật chặt chẽ với tính năng phân quyền
Base E-hiring chia các tài khoản thành 3 vai trò với các quyền hạn khác nhau trên hệ thống: HR Manager, HR Executive / Recruiter, Hiring Manager / Line Manager.
Bạn có thể chia sẻ ứng viên với các thành viên trong doanh nghiệp và trao đổi, thảo luận với nhau ngay trên hệ thống để đảm bảo cái nhìn đa chiều trong tuyển dụng và cũng là thông báo tới những người liên quan.
Kết luận
Với tất cả các tính năng trên, Base E-hiring xứng đáng là một giải pháp quản trị tuyển dụng toàn diện và chuyên nghiệp, giúp nhà doanh nghiệp giải quyết rất nhiều bài toán từ đơn giản hoá quy trình, tiết kiệm thời gian và công sức đến nâng cao hiệu quả. Các doanh nghiệp ứng dụng Base E-hiring trong tuyển dụng chính là những “nhà tiên phong” trong kỷ nguyên số.
Base.vn – Nền Tảng Quản Trị Doanh Nghiệp Toàn Diện, tự hào đồng hành cùng +8000 khách hàng doanh nghiệp hàng đầu trong nhiều lĩnh vực như: VIB, ACB, MB, Sacombank, VPBank, Vissan, Golden Gate, Pizza Hut, Twitter Beans Coffee, Decathlon, Bamboo Airways, Ninja Van Việt Nam, Rạng Đông, Á Đông ADG, Nagakawa Group, CenLand, Địa Ốc Him Lam, Ecopark, Amber Academy, Goldsun Media Group, Urbox, Medipharco, Bệnh viện Phổi Trung Ương, Bệnh viện Gia An 115, Thái Hà Books…
Đăng ký nhận tư vấn, demo trải nghiệm phần mềm Base E-hiring tại đây để trở thành một nhà tuyển dụng thức thời và chuyên nghiệp.
