Bạn có đang lo lắng, trăn trở về hoạt động đánh giá nhân viên tại doanh nghiệp của mình không? Nếu có, thì đừng vội buồn bực, vì bạn không hề đơn độc đâu! Có tới 90% các nhà quản lý khác cũng gặp phải vấn đề tương tự, và họ đều cho rằng, quy trình đánh giá hiện tại không thể phản ánh được chính xác hiệu suất làm việc của người lao động.
Vấn đề là vậy, nhưng ngạc nhiên khi phần lớn số nhà quản lý được khảo sát vẫn chọn quyết định giậm chân tại chỗ và không hề có bước đi nào để cải thiện tình trạng này. Lý do thì có nhiều, nhưng tựu chung lại vì vẫn ở chữ khó: Việc xây dựng lại một quy trình đánh giá nhân viên là vô cùng phức tạp!
Thấu hiểu được nỗi trăn trở, bài viết dưới đây được như một món quà giúp bạn, những độc giả có góc nhìn sâu sắc hơn về việc xây dựng một quy trình đánh giá nhân viên, qua đó tìm được lời giải phù hợp nhất cho tổ chức của mình.
1. 4 tiêu chí để xây dựng một hệ thống đánh giá nhân viên hiệu quả
Nếu muốn phát huy lợi ích của hệ thống đánh giá nhân viên, bạn phải đảm bảo chúng đáp ứng được 4 tiêu chí thiết yếu bao gồm:
Tiêu chí 1: Tính liên tục/ thường xuyên
Nhiều doanh nghiệp vẫn đang sử dụng hình thức đánh giá nhân viên định kỳ theo chu kỳ từng năm một, nơi họ sẽ tổng kết khen, chê, thưởng, phạt và góp ý trong duy nhất một buổi gặp mặt. Thú thật đi, ngay chính bản thân bạn cũng cảm thấy khó hiểu với hình thức này phải không? Làm thế nào mà một cá nhân có thể nhồi nhét tất cả những đánh giá về mình chỉ trong một khoảng thời gian ngắn, rồi dựa vào đó mà phát triển bản thân được?
Thực tế, muốn đánh giá nhân viên hiệu quả, bạn phải tiến hành hoạt động này theo chu kỳ liên tục và nhất quán. Một chu kỳ tiêu biểu được khuyến nghị triển khai tại các doanh nghiệp là:
• Thực hiện các cuộc họp cải thiện chất lượng công việc theo quý
• Xen kẽ là những buổi đánh giá hiệu suất làm việc chi tiết sau 6 tháng ~ 1 năm
• Ngoài ra, với các doanh nghiệp nhỏ, nhà quản lý có thể tổ chức các buổi họp 1-1 hàng tuần để góp ý về công việc cho nhân viên, qua đó tăng tính cơ động cho mục tiêu phát triển.
Rõ ràng, với chu kỳ đánh giá thường xuyên này, nhân viên sẽ có thời gian để kiểm soát công việc, chủ động nhìn nhận cơ hội phát triển của mình, thay vì phải chôn chân chờ đợi với những bài đánh giá dông dài, thiếu thực tế vào mỗi dịp cuối năm.
Tiêu chí 2: Thời gian
Tính liên tục, thường xuyên là quan trọng trong hoạt động đánh giá nhân viên, nhưng chúng nảy sinh ra một vấn đề – tiêu tốn thời gian. Theo HBR, 2 triệu giờ mỗi năm là số lượng thời gian mà các doanh nghiệp đang tiêu tốn cho việc đánh giá nhân viên – mà trong bối cảnh kinh doanh, thời gian là tiền bạc.
Không thể từ bỏ việc tiến hành thường xuyên, nhưng cũng mong muốn tiêu tốn ít thời gian hơn cho hoạt động đánh giá nhân viên, vậy bạn phải làm gì? Với câu hỏi này, công nghệ chính là lời giải không thể chính xác hơn.
Các hoạt động theo dõi kết quả công việc hay tiếp nhận, xem xét báo cáo của nhân viên đang chiếm không ít thời gian trong cả quá đánh giá. Tuy nhiên, đấy là chỉ khi bạn thực hiện chúng bằng những phương pháp, công cụ thủ công. Ngược lại, qua những ứng dụng, phần mềm, với khả năng tự động hóa xử lý các tác vụ trên chuyên sâu, bạn sẽ dễ dàng được hưởng lợi – vừa sở hữu những dữ kiện đánh giá chính xác, vừa tiết kiệm được không ít thời gian.
Tiêu chí 3: Tính chính xác
Nhà quản lý và ngay cả những quy trình, hệ thống đánh giá nhân viên đang bị tấn công bởi rất nhiều quan niệm, thiên kiến sai lệch. Chúng gây tổn hại đến tính chính xác của các kết quả đánh giá, khiến nhân viên cảm thấy thiếu công bằng, chán nản và mất đi động lực làm việc.
Để đảm bảo việc đánh giá nhân viên có thể diễn ra với sự minh bạch và đúng đắn nhất, bạn phải điểm mặt được những sai sót này, cũng như hóa giải được chúng. Dưới đây là thống kê những quan niệm sai lầm có thể ảnh hưởng tới tính chính xác của hoạt động đánh giá nhân viên trong doanh nghiệp (kèm phương pháp giải quyết):
- Recency bias (Thiên kiến “gần đây”)
Định nghĩa: Là thiên kiến khi nhà quản lý thường chỉ tập trung vào hiệu suất làm việc trong khoảng thời gian gần nhất, thay vì dựa trên tất cả các giai đoạn làm việc để đánh giá nhân viên.
Cách thức giải quyết: Việc đánh giá , liên tục theo các khoảng thời gian cố định sẽ giúp nhà quản lý nhìn được bức tranh toàn cảnh về hiệu suất và khả năng phát triển của nhân viên.
- Halo bias (Thiên kiến hào quang)
Định nghĩa: Xu hướng chỉ dựa trên một điểm mạnh hoặc yếu rõ ràng nhất của nhân viên để đánh giá tổng thể hiệu suất.
Cách thức giải quyết: Tập trung vào số liệu và kết quả đạt được của nhân viên làm nền tảng đánh giá.
- Idiosyncratic rater bias (hiệu ứng đánh giá thiên vị)
Định nghĩa: Định kiến đánh giá nhân viên dựa trên cảm tình (thích, ghét) của nhà quản lý.
Cách thức giải quyết: Kết hợp đánh giá từ cả phía nhà quản lý và tập thể, đội nhóm làm việc để nhận về những ý kiến khách quan nhất.
- Confirmation bias (Thiên kiến xác nhận)
Định nghĩa: Là khuynh hướng tự xác nhận thông tin tìm hiểu được dựa trên chính niềm tin hoặc giả thuyết của nhà quản lý.
Cách thức giải quyết: Kết hợp đánh giá từ cả phía nhà quản lý và tập thể, đội nhóm làm việc để nhận về những ý kiến khách quan nhất.
- Gender bias (Thiên kiến giới tính)
Định nghĩa: Xu hướng đánh giá thiếu công bằng dựa trên định kiến về giới tính của nhà quản lý.
Cách thức giải quyết: Tập trung vào số liệu và kết quả đạt được của nhân viên làm nền tảng đánh giá
- Law of small numbers bias (Thiên kiến quy luật thiểu số)
Định nghĩa: Lấy số ít những biểu hiện, hành vi hay chính các cá nhân đơn lẻ làm đại diện cho cả tập thể.
Cách thức giải quyết: Việc đánh giá , liên tục theo các khoảng thời gian cố định sẽ giúp nhà quản lý nhìn được bức tranh toàn cảnh về hiệu suất và khả năng phát triển của nhân viên.
Tiêu chí 4: Mục tiêu
Mục tiêu của những bài đánh giá nhân viên trong doanh nghiệp bạn là gì? Có phải chỉ đơn thuần là đo lường tất cả những gì nhân viên làm được rồi sau đó thưởng phạt tùy theo kết quả không? Nếu đúng vậy, thì xin chia buồn, mục tiêu này hoàn toàn sai lầm.
Khi lấy mục tiêu, ràng buộc các yếu tố vật chất với hiệu suất làm việc, nhân viên sẽ đánh mất đi động lực làm việc thực sự để trau dồi bản thân. Lúc này, nhiều người sẵn sàng đánh đổi sự minh bạch và trung thực trong công việc thường lệ để đổi lấy những khoản thưởng “không lành mạnh”. Và rõ ràng, khi đó tính chính xác của các bài đánh giá cũng không còn nữa.
Vậy nên, hãy xác định mục tiêu rõ ràng của các bài đánh giá nhân viên là nhằm xác định điểm mạnh, điểm yếu của mỗi người, từ đó đưa ra những lộ trình phát triển phù hợp để họ thăng tiến trong tương lai. Thêm vào đó, bạn cần tuyệt đối tách bạch những yếu tố khen thưởng trong các bài đánh giá. Bởi khả năng học hỏi và phát triển của nhân viên phải được xuất phát từ chính động lực nội tại thì mới có thể đạt được những kết quả khả quan
2. Lựa chọn phương pháp đánh giá nhân viên
Có rất nhiều các phương pháp đánh giá nhân viên trong công ty nhưng đa số đều có các ưu điểm lẫn nhược điểm mà các nhà quản lý phải tùy chỉnh dựa trên hình thái doanh nghiệp của mình. Dưới đây là một vài phương pháp phổ biến và hữu ích nhất mà Base Resources tổng hợp được dành cho các nhà quản trị.
2.1. Phương pháp theo dõi các sự việc quan trọng (critical incident method)
Theo phương pháp này thì người quản trị nhân sự sẽ ghi chú lại các hành vi (cả tích cực và tiêu cực) của nhân viên trong công việc trong những khoảng thời gian nhất định. Những ghi chú này sau đó sẽ được tổng hợp để đưa vào báo cáo nghiệm thu cuối cùng.
Phương pháp này sẽ rất hữu dụng khi cần theo dõi sự tiến bộ của nhân viên dần dần qua thời gian. Ví dụ, việc đào tạo có hiệu quả hay không có thể được thể hiện rất rõ thông qua quá trình này. Đồng thời, người quản lý cũng có thể có các góp ý kịp thời với nhân viên nếu phát hiện có nhiều biểu hiện tiêu cực liên tục.
Tuy vậy, phương pháp theo dõi này cũng có một số khuyết điểm, đó là khả năng đôi khi việc ghi chú bị bỏ sót, ghi chú thiếu khách quan, hoặc có thể gây ra cảm giác không thoải mái cho nhân viên khi họ biết các sai lầm của họ đều bị ghi lại.
2.2. Phương pháp đánh giá 360 độ
Theo phương pháp này, mọi nhân viên sẽ được đánh giá dựa trên phản hồi của đồng thời cả quản lí trực tiếp, đồng nghiệp, nhân viên từ phòng ban khác mà đối tượng đánh giá làm việc cùng thường xuyên, khách hàng,… Mỗi nhân viên sẽ được đưa một bảng hỏi, trong đó bao gồm danh sách tên của các đồng nghiệp cùng một loạt năng lực để đưa ra các đánh giá tương ứng.
Bằng cách này, nhân viên không chỉ được đánh giá về năng lực chuyên môn mà cả về thái độ và sự phù hợp. Đánh giá đa chiều sẽ đem lại sự khách quan, tuy nhiên cũng cần lưu ý rằng nó có thể khiến kết quả trở nên phức tạp, khó kiểm soát.
2.3. Phương pháp checklist
Checklist này là một loạt các câu hỏi nhằm đánh giá năng lực thực hiện công việc của nhân viên do đội ngũ nhân sự đặt ra cho người quản lý trực tiếp. Các câu hỏi này sẽ được đặt dưới hình thức “có/không”, nhằm thu thập ý kiến của người quản lý về năng lực của một nhân viên cụ thể nào đó.
Ưu điểm của phương pháp này là đơn giản, cô đọng; song cũng bao hàm nguy cơ thông tin thiếu khách quan, không chính xác.
2.4. Phương pháp tự đánh giá
Trong phần lớn các trường hợp, nhân viên không nhận thức được mình cần phải cải thiện ở yếu tố nào. Tự nhận thức được các khuyết điểm sẽ giúp cho họ chủ động hoàn thiện hơn. Phương pháp tự đánh giá này sẽ cho nhân viên biết rằng nhân viên đang tự nhận thức được khuyết điểm của họ đến đâu.
Tại đây, các nhân viên sẽ được yêu cầu đánh giá năng lực của chính họ thông qua một hệ thống câu hỏi nhiều đáp án. Qua đó, họ sẽ thể hiện được mình tự tin về năng lực của mình tới đâu.
Với các kết quả này, nhân viên sẽ tiếp tục bước vào thảo luận cùng với quản lí trực tiếp. Buổi thảo luận này sẽ giúp làm rõ ràng hơn các khiếm khuyết còn ẩn giấu, và cả hai bên sẽ có phương án để khai thác ưu điểm cũng như hạn chế nhược điểm tốt hơn.
Nhìn chung, đây là một phương pháp có nhiều lợi ích, song chỉ thích hợp nếu kết hợp cùng các phương pháp đánh giá khác để có kết quả tham chiếu.
2.5. Phương pháp đánh giá theo thang điểm năng lực
Đây là một trong những phương pháp đánh giá phổ biến nhất. Mỗi vị trí sẽ có những bộ năng lực nhất định, và từng năng lực của nhân viên sẽ được đánh giá theo các thang điểm, từ xuất sắc đến rất tệ. Cách làm này cho phép nhà quản lý so sánh được giữa các nhân viên với nhau, đồng thời sẽ làm rõ những năng lực cần phát huy/cải thiện.
2.6. Phương pháp Quản trị bằng mục tiêu
Đây có thể là một trong những phương pháp phổ biến nhất – mà có thể bạn cũng đang triển khai qua các biến thể của nó như KPI hay OKR.
Trong phương pháp này, nhân viên cùng người quản lý trực tiếp sẽ cùng làm việc với nhau để xây dựng một danh sách mục tiêu cần đạt cho nhân viên trong một khoảng thời gian nhất định. Mục tiêu được đặt ra cần phải thỏa mãn các tiêu chí SMART: cụ thể (specific), đo lường được (measurable), khả thi (attainable) , có liên quan (relevant) và có giới hạn về thời gian thực hiện (time-bound). Ví dụ, người nhân viên có thể đặt mục tiêu tăng trưởng doanh thu bán hàng lên 5% trong một quý. Mục tiêu này cần có các chỉ số làm thang đo cụ thể để nghiệm thu sau khi hết giai đoạn.
Sau đây là trình tự để thực hiện phương pháp MBO:
– Thảo luận đưa ra các mục tiêu lớn nhỏ có sự góp mặt của cả quản lý lẫn nhân viên.
– Chỉ dẫn cách thức thực hiện mục tiêu cho nhân viên
– Nhân viên tiến hành, đo đạc kết quả thường xuyên
– Nghiệm thu thường xuyên liên tục. Nhà quản lý góp ý hoàn thiện cho nhân viên
4. 12 biểu mẫu đánh giá năng lực nhân viên (bản cập nhật mới nhất từ các chuyên gia)
Sau khi đã hiểu rõ hơn về việc đánh giá năng lực nhân viên, đã đến lúc bạn sử dụng các biểu mẫu để hỗ trợ việc đánh giá nhanh chóng, chính xác và đầy đủ hơn.
Hãy bắt đầu bằng các biểu mẫu được thiết kế dưới dạng Excel rồi đến các file Word. Bạn có thể download các biểu mẫu này qua đường link và tuỳ ý sử dụng chúng trong doanh nghiệp.
4.1. Biểu mẫu đánh giá hiệu suất đơn giản
Biểu mẫu này chỉ cung cấp những thông tin cơ bản: danh sách các kỹ năng, phẩm chất của nhân viên, hệ thống xếp hạng từ kém đến xuất sắc cùng các ghi chú hoặc ý kiến bổ sung.
Đây không phải là bản đánh giá chuyên sâu, định tính nhưng nó cung cấp một cái nhìn tổng quát về hiệu suất làm việc của nhân viên và có thể định hướng cuộc trò chuyện giữa quản lý và nhân viên.
Biểu mẫu đánh giá hiệu suất đơn giản
4.2. Biểu mẫu điểm danh nhân viên
Doanh nghiệp có thể giám sát việc chấm công của nhân viên với biểu mẫu đơn giản này.
Theo dõi tình trạng đi làm đều đặn của nhân viên, thời gian nghỉ phép, nghỉ ốm,… có thể hỗ trợ quá trình đánh giá hiệu suất của nhà quản lý. Nó cũng là một công cụ nhân sự hữu ích để phục vụ việc tính lương và thưởng cho nhân viên.
Biểu mẫu điểm danh nhân viên
4.3. Biểu mẫu kế hoạch đào tạo nhân viên
Biểu mẫu này được thiết kế để tạo điều kiện thuận lợi cho quá trình onboarding nhân viên mới. Biểu mẫu có một lịch trình và mục tiêu đào tạo rõ ràng giúp việc đào tạo diễn ra suôn sẻ, đồng thời còn cung cấp tài liệu tham khảo cho cả nhân viên mới và người quản lý.
Sau khi hoàn thành thời gian onboarding, biểu mẫu có thể được sử dụng làm công cụ đánh giá tiến độ và cơ sở của kế hoạch phát triển. Các phản hồi của nhà quản lý trong mỗi giai đoạn đào tạo sẽ có ích cho việc đánh giá hiệu suất nhân viên.
Mẫu kế hoạch đào tạo cũng có thể được sử dụng cho các nhân viên chuyển sang vị trí công việc mới.
Biểu mẫu kế hoạch đào tạo nhân viên
4.4. Biểu mẫu đánh giá quản lý thường niên
Biểu mẫu đánh giá hàng năm này tập trung vào đánh giá năng lực quản lý. Nó yêu cầu liệt kê các năng lực cần thiết để đánh giá hiệu suất công việc, sau đó sử dụng hệ thống xếp hạng và phần bình luận để cung cấp phản hồi toàn diện.
Mẫu này cũng cung cấp một bản tóm tắt các xếp hạng năng lực để có cái nhìn tổng quan về hiệu suất của người quản lý.
Biểu mẫu đánh giá quản lý thường niên
4.5. Biểu mẫu đánh giá theo nhóm
Trong trường hợp cần đánh giá một phòng ban hoặc bộ phận, biểu mẫu này cho phép bạn xếp hạng các cá nhân cho nhiều năng lực khác nhau, sau đó tính tổng xếp hạng cho nhóm.
Đây là một hình thức đánh giá đơn giản có thể làm nổi bật lên điểm mạnh và điểm yếu của một nhóm nhân sự cụ thể.
Biểu mẫu đánh giá theo nhóm
4.6. Biểu mẫu đánh giá hiệu suất thường niên
Mẫu đánh giá hiệu suất hàng năm này được chia thành 4 phần: trách nhiệm hiện tại, đánh giá hiệu suất, kế hoạch phát triển nghề nghiệp và góp ý của nhân viên. Biểu mẫu hiệu quả trong việc tường thuật lại hiệu suất của nhân viên, bao gồm các thành tích đặc biệt cũng như các lĩnh vực còn yếu kém.
Biểu mẫu khuyến khích sự giao tiếp cởi mở giữa nhân viên và người quản lý để có được nhận xét và phản hồi chi tiết.
Biểu mẫu đánh giá hiệu suất thường niên
4.7. Biểu mẫu kế hoạch phát triển nghề nghiệp
Mẫu này bao gồm các mục để liệt kê tất cả các chương trình đào tạo hoặc giáo dục nâng cao cần thiết, từng mục tiêu hướng tới phát triển nghề nghiệp, các bước hành động, công cụ hỗ trợ và timeline chi tiết. Các mục tiêu được phân tách thành ngắn hạn, trung hạn và dài hạn để giải quyết các nhu cầu hiện tại cũng như sự phát triển trong tương lai.
Dành thời gian để tạo ra một kế hoạch phát triển nghề nghiệp có thể giúp giữ chân nhân viên trong công ty và đảm bảo rằng mục tiêu kinh doanh trong tương lai có thể đạt được.
Biểu mẫu kế hoạch phát triển nghề nghiệp
4.8. Biểu mẫu đánh giá nhân viên giữa năm
Đánh giá nhân viên vào thời điểm giữa năm hỗ trợ việc đánh giá hàng năm bằng cách theo dõi tiến độ và cung cấp điểm tham chiếu cho tương lai.
Biểu mẫu đánh giá nhân viên giữa năm có một bố cục đơn giản và thang đánh giá hiệu suất. Cả người đánh giá và nhân viên đều có quyền để lại góp ý.
Biểu mẫu đánh giá nhân viên giữa năm
4.9. Biểu mẫu đánh giá hiệu suất trong thời gian đầu
Mẫu đánh giá hiệu suất này cung cấp thang đánh giá đơn giản cho nhân viên mới với các phản hồi mở, đồng thời liệt kê mục tiêu và xác định nhu cầu đào tạo.
Nó được thiết kế để sử dụng trong khoảng thời gian 90 ngày (tức 3 tháng) kể từ sau khi nhận việc. Tiến hành đánh giá hiệu suất tại thời điểm này có độ chính xác cao nhất, từ đó xây dựng được kế hoạch hành động rõ ràng nhất.
Biểu mẫu đánh giá hiệu suất trong thời gian đầu
4.10. Biểu mẫu tự đánh giá của nhân viên
Tự đánh giá thực sự là một công cụ có ý nghĩa chứ không chỉ là hình thức. Đó là cơ hội để nhân viên đánh giá hiệu suất làm việc của bản thân một cách trung thực và biết được người quản lý có cùng cái nhìn đó hay không. Đó cũng là cơ hội để nhân viên công khai các thành tích, sở trường và kỳ vọng vào tương lai của họ.
Biểu mẫu tự đánh giá của nhân viên
4.11. Biểu mẫu gửi phản hồi lên cấp trên
Việc cho phép nhân viên gửi phản hồi lên cấp trên có thể thúc đẩy sự hài lòng trong công việc của họ và khả năng lãnh đạo của các cấp quản lý. Biểu mẫu không phức tạp và được thiết kế để phản hồi chủ yếu về các điểm mạnh, thành tựu và các lĩnh vực cần cải thiện.
Biểu mẫu gửi phản hồi lên cấp trên
4.12. Biểu mẫu đánh giá đồng nghiệp ngang hàng
Biểu mẫu đánh giá ngang hàng này dành cho các tổ chức sử dụng phản hồi 360 độ trong đánh giá của họ.
Biểu mẫu đánh giá đồng nghiệp ngang hàng
Kết luận
Biểu mẫu đánh giá năng lực nhân viên là công cụ quan trọng trong việc ghi chép, tạo bằng chứng và là cơ sở xem xét của quản lý đối với năng lực của nhân viên. Mong rằng bài viết đã nêu rõ ràng, chi tiết cách thực hiện biểu mẫu và đem lại nhiều thông tin hữu ích cho độc giả.
Base.vn – Nền Tảng Quản Trị Doanh Nghiệp Toàn Diện, tự hào đồng hành cùng +8000 khách hàng doanh nghiệp hàng đầu trong nhiều lĩnh vực như: VIB, ACB, MB, Sacombank, VPBank, Vissan, Golden Gate, Pizza Hut, Twitter Beans Coffee, Decathlon, Bamboo Airways, Ninja Van Việt Nam, Rạng Đông, Á Đông ADG, Nagakawa Group, CenLand, Địa Ốc Him Lam, Ecopark, Amber Academy, Goldsun Media Group, Urbox, Medipharco, Bệnh viện Phổi Trung Ương, Bệnh viện Gia An 115, Thái Hà Books…
Nếu bạn quan tâm tới bộ biểu mẫu đánh giá nhân viên được biên soạn kĩ lưỡng, phục vụ thiết thực cho công việc hàng ngày của những người làm tuyển dụng-nhân sự và quản lý doanh nghiệp, hãy đăng ký tải về miễn phí ngay tại đây.
