7 bước nâng cao trải nghiệm ứng viên trong tuyển dụng

10/07/2017

Ứng viên sẽ luôn ấn tượng với một doanh nghiệp mang trên mình hình ảnh chuyên nghiệp. Với tư cách là nhà tuyển dụng, bạn có thể làm gì?

Base Resources - Hình ảnh doanh nghiệp được phản ánh chủ yếu qua hành động của nhà tuyển dụng. Trong mắt ứng viên, nhà tuyển dụng của một doanh nghiệp chuyên nghiệp sẽ biết cách đem đến cho họ những trải nghiệm thoải mái. Ngược lại, nếu họ cảm thấy bị đối xử thiếu tôn trọng, người ứng viên thậm chí có thể kì thị chính thương hiệu của công ty.

 

Theo 1 khảo sát vào năm 2015, có đến 75% ứng viên sẽ cân nhắc thương hiệu doanh nghiệp trước khi cân nhắc có ứng tuyển vào vị trí đó hay không. 

 

Doanh nghiệp sẽ thường nhận được những phàn nàn của ứng viên xoay quanh các vấn đề: 

 

khao-sat-muc-do-bat-man-ung-vien-01

Một số nguyên nhân khiến ứng viên bất mãn với doanh nghiệp và cách phản ứng của họ

 

Để tạo ấn tượng tốt cho ứng viên, nhà tuyển dụng có thể bắt đầu đơn giản từ việc dành thời gian trả lời những đơn ứng tuyển. Tuy nhiên, xây dựng hình ảnh doanh nghiệp thân thiện chuyên nghiệp không dễ dàng đến mức đó. Nó thực sự cần được cân nhắc kĩ càng trong quá trình xây dựng chiến lược tuyển dụng, và đòi hỏi sự thay đổi tư duy từ cốt lõi: từ tư tưởng "bề trên", trở thành biết tôn trọng thời gian của ứng viên và đảm bảo trải nghiệm của ứng viên càng tối giản càng tốt. 

 

Để làm được điều này, bạn có thể bắt đầu với 7 bước cơ bản sau: 

 

  • Viết mô tả công việc rõ ràng
  • Đơn giản hoá quá trình tuyển dụng cho ứng viên
  • Phản hồi nhanh chóng và thường xuyên theo từng bước tuyển dụng
  • Đưa thông tin về buổi phỏng vấn thật chi tiết
  • Lưu tâm đến ứng viên trong lúc phỏng vấn
  • Giữ liên hệ với các ứng viên tiềm năng cho các vị trí tiếp theo
  • Cởi mở đưa và đón nhận feedback

 

Nhận MIỄN PHÍ ebook "Cẩm nang xây dựng thương hiệu tuyển dụng" tại đây.  

 

1. Viết mô tả công việc rõ ràng

 

Mô tả công việc là bước đầu để nhà tuyển dụng tạo ấn tượng với ứng viên, bởi vậy nó cũng cần được trau chuốt và chú trọng hơn. Rất nhiều doanh nghiệp mắc sai lầm khi viết mô tả công việc khiến ứng viên có cảm giác như "bị lừa" khi đi phỏng vấn hoặc nhận việc. Để viết một mô tả công việc chính xác đúng theo nhu cầu thực tế, bạn có thể thực hiện theo các tip sau: 

 

  • Sử dụng ngôn từ đơn giản: Cho dù ứng viên thông thuộc các thuật ngữ trong ngành nghề đó, tốt nhất bạn nên viết mô tả công việc rõ ràng và tránh dùng từ lóng / từ tiếng Anh. Nhiều bản mô tả công việc thường lặp lại các từ rất thông dụng (như ”có khả năng teamwork“, ”có đam mê công việc") và tạo cảm giác đáng ngờ hoặc khó gần. 

 

  • Lập danh sách ”must-have“: Một bản Mô tả công việc với hàng đống tiêu chí tuyển dụng sẽ khiến ứng viên tự ti và dễ nản chí (thường là ứng viên nữ). Tốt nhất bạn nên thu hẹp ”danh sách lý tưởng“ thành ”danh sách những tiêu chí phải-có“.

 

  • Cấu trúc lại mô tả công việc để dễ đọc: Những mẩu quảng cáo tuyển dụng thường có cùng cách viết với bài blog hoặc báo. Ứng viên sẽ dễ đọc hơn nếu bạn đặt thông tin quan trọng lên đầu và trình bày bằng các mẫu câu ngắn và gạch đầu dòng.

 

 

  • Làm trách nhiệm quản lý rõ ràng: Hãy nêu rõ vai trò của tuyển dụng vị trí quản lý. Chức vụ ”Quản lý“ thường mơ hồ và không thể hiện được trách nhiệm cho báo cáo trực tiếp. Nếu nhân viên quản lý của bạn phải thực sự quản lý ứng viên, hãy nói cho họ biết.

 

Để hiểu hơn về cách viết mẫu mô tả công việc phù hợp, tham khảo các mẫu mô tả công việc của Base E-hiring.  

 

2. Đơn giản hoá quá trình ứng tuyển

 

Đã đến lúc phải gạt bỏ tư tưởng cũ cho rằng "Nếu ứng viên đó không đủ quyết tâm "vượt qua" quy trình ứng tuyển thì cũng không đủ tâm huyết cho công việc. Giữa thị trường việc làm cạnh tranh khốc liệt, bạn chắc chắn không muốn bỏ lỡ những người tài - chỉ vì quá ngán ngẩm trước cách thức ứng tuyển cầu kì phức tạp mà quyết định lựa chọn doanh nghiệp khác. "Rào cản ứng tuyển" phải được đảm bảo ở mức thấp nhất có thể, bằng một số cách sau: 

 

  • Để trang tuyển dụng ở vị trí dễ tìm kiếm: Tab tuyển dụng thường bị đặt vào các vị trí khó thấy trên website của công ty. Điều này sẽ khiến các ứng viên phải mất nhiều thời gian để rà soát và tìm kiếm thông tin trên trang web của bạn. Do đó, bạn nên để nó là một đề mục thật to và dễ thấy nhất có thể. 

 

  • Đưa chỉ dẫn cách thức ứng tuyển cụ thể: Chỉ dẫn càng dài và phức tạp, tỉ lệ bỏ ứng tuyển càng cao. Để tránh trường hợp này, bạn chỉ nên nhấn mạnh những thông tin cần điền trước khi họ bắt đầu điền đơn đăng kí.

 

  • Nói không với mật khẩu: Mật khẩu không những tốn thời gian mà còn làm giảm số lượng đơn đăng kí vị trí. Không ai thích mật khẩu, đặc biệt là yêu cầu phải có kí tự viết hoa đặc biệt. Để tiện lợi nhất cho ứng viên, tốt nhất bạn nên để tích hợp tài khoản của website với mạng xã hội hoặc tài khoản LinkedIn. 

 

trai-nghiem-ung-vien-02

Một ví dụ về cách đăng nhập chỉ cho phép sử dụng email, rất gây bất tiện cho ứng viên.

 

  • Đăng ký chỉ bằng một bước: Cách đơn giản để quá trình tuyển dụng đơn giản nhất, chính là để đơn đăng kí chỉ trong một trang đăng kí. Nó sẽ giúp ứng viên chuẩn bị chi tiết mà không bị ngắt quãng. Dưới đây là hình ảnh minh hoạ cho một đơn đăng kí. 

 

trai-nghiem-ung-vien-03

Tất cả thông tin đều được gói gọn chỉ trong một bước đăng kí.

 

  • Đăng kí được trên điện thoại: Đơn đăng kí càng ngắn, trang web tuyển dụng càng thân thiện với người dùng, ứng viên càng dễ dàng thao tác trên điện thoại, bạn càng thể hiện rằng mình đang tôn trọng thời gian của ứng viên.  

    Một khảo sát của Glassdoor cho thấy khoảng 60% ứng viên sẽ chụp lại màn hình hoặc bookmark vị trí công việc trên điện thoại, sau đó mới dùng máy tính để nộp CV. Do vậy, một giao diện điện thoại thân thiện với người dùng sẽ thu hút ứng viên hơn.

trai-nghiem-ung-vien-04

Một ví dụ về hiển thị đơn đăng kí trên màn hình điện thoại

 

  • Tránh giới hạn dung lượng của file: Nếu trang web của bạn có mục đăng tải resume và portfolio, hãy để giới hạn dung lượng file thật lớn. Một số resume và portfolio mẫu sẽ có dung lượng rất nặng vì độ phân giải cao của ảnh. Việc không hạn chế dung lượng file sẽ tạo cho ứng viên cảm giác thoải mái trong quá trình đăng kí, vừa đỡ được bước nén file, vừa giữ được chất lượng hình ảnh. 

 

  • Cho quyền post đường link: Không phải nhà tuyển dụng cũng có nguồn lực để thay đổi chế độ dung lượng mặc định của website. Thay vào đó, bạn có thể để thêm mục 'Chú thích' để ứng viên đặt link URL đến các file pdf của CV/Resume/portfolio. Điều này cũng giúp ứng viên bổ sung thêm một vài thông tin không có trong đơn tuyển dụng. 

 

  • Hạn chế tối thiểu thông tin "bắt buộc": Để tối ưu hoá quá trình ứng tuyển, nên giảm thiểu cảm giác gò bó cho ứng viên. Bạn chỉ cần đảm bảo đơn đăng ký đáp ứng được những thông tin cơ bản nhất gồm: tên, contact ứng viên và CV/Resume/portfolio.   

 

  • Gửi mail xác nhận sau khi nhận đơn: Không chỉ dừng lại ở vài lời cám ơn và xác nhận đơn thuần, một số công ty thậm chí còn gửi lại cho ứng viên cả đơn đăng kí của họ. Việc làm tưởng chừng thừa thãi và đơn giản này thực tế giúp tăng giá trị hình ảnh của công ty lên rất nhiều: nó giúp ứng viên kiểm tra lại những thông tin đã viết trong đơn đăng kí để xác nhận lại nếu cần thiết, vừa giúp ứng viên chuẩn bị tốt cho buổi phỏng vấn hơn. 

 

  • Luôn kiểm tra kĩ: Sẽ không có gì sai nếu bạn kiểm tra vài lần trước khi gửi mail thật. Hãy thử gửi một mẫu đơn đăng kí để quan sát được trải nghiệm dưới góc nhìn của một ứng viên.

 

3. Phản hồi nhanh chóng và thường xuyên theo từng bước tuyển dụng

 

Việc phản hồi thông tin đầy đủ và nhanh chóng là yêu cầu không thể thiếu trong mắt ứng viên khi đảm bảo mối liên hệ liên tục với họ. Cụ thể, bạn sẽ cần thực hiện một vài đầu việc như sau: 

 

  • Gửi mail từ chối hoặc mail mời phỏng vấn càng sớm càng tốt. Với các công ty nhỏ, ứng viên sẽ nhận lịch phỏng vấn và được nhận việc chỉ trong vòng hai ngày. Cách phản hồi nhanh chóng như vậy - cho dù là tin xấu hay tốt - cũng gây ấn tượng về cách doanh nghiệp tôn trọng thời gian của ứng viên như thế nào.

 

  • Gửi mail cảm ơn và mail follow-up: Bạn nên gửi hai mail này cho ứng viên sau khi bất kì vòng tuyển dụng nào kết thúc. Đây là phép lịch sự tối thiểu, và khiến người ứng viên cảm thấy được trân trọng hơn.
     

    Bạn có thể download miễn phí 7 mẫu template email chuyên nghiệp để làm việc với ứng viên tại đây

      
  • Gọi điện thông báo ứng viên trước khi yêu cầu họ làm một bài kiểm tra ngắn: Các bài tập ngắn có khả năng kiểm tra kĩ năng của ứng viên và giúp bạn khoanh vùng ứng viên tốt hơn. Tuy nhiên trước đó, bạn cần gọi điện để đảm bảo sự xác nhận của đối phương cũng như thu hẹp khoảng cách xa lạ giữa hai bên.

 

  • Chỉ dẫn cụ thể: Bạn nên đưa những gợi ý cụ thể cho các vòng tuyển dụng và thể hiện thái độ sẵn sàng trả lời bất kì câu hỏi nào của ứng viên.

 

  • Luôn cảm ơn ứng viên: Như đã nói phía trên, cảm ơn là phép lịch sự phản ánh hình ảnh của công ty với nhân viên. Bạn nên theo dõi sát sao deadline bài kiểm tra của từng ứng viên và luôn sẵn sàng gửi mail cảm ơn cho họ.

 

  • Cập nhật thông tin xuyên suốt quá trình tuyển dụng: Sự im lặng là con dao hai lưỡi nhanh nhất với bất kì ứng viên. Đừng trở thành một nhà tuyển dụng im lặng, bạn hãy thông báo với ứng viên về quy trình cũng như thời gian nhận kết quả để giảm căng thẳng của ứng viên.

 

  • Trong trường hợp loại ứng viên, thay vì im lặng, bạn nên gửi một tin nhắn thông báo từ chối ứng viên. Để viết một thư từ chối không phải đơn giản. Có thể viết với phần kết mail bằng feedback cụ thể cho từng ứng viên. Chúc họ luôn thành công trong cuộc sống, và bạn có thể đưa lời đề nghị để giữ liên lạc nếu thấy họ phù hợp với các vị trí khác trong công ty.

 

Vẫn còn nhiều thắc mắc trong việc trao đổi liên hệ với ứng viên: Ai sẽ là người chịu trách nhiệm? Khi nào nên gọi điện, khi nào nên gửi email?... Xem giải đáp của chúng tôi tại đây.

 

4. Đưa thông tin về buổi phỏng vấn thật chi tiết

 

Để giúp ứng viên có thể thể hiện tốt nhất trong buổi phỏng vấn, bạn cần đảm bảo ứng viên nắm được những thông tin sau: 

 

  • Số người phỏng vấn, phương thức phỏng vấn (ví dụ: với phỏng vấn online thì dùng Skype)
  • Thời gian buổi phỏng vấn
  • Dạng phỏng vấn (ví dụ: người ứng viên phải trình bày về bài tập ngắn, phỏng vấn nhóm hay phỏng vấn cá nhân) 
  • Dress code của công ty bạn (nếu có thể)
  • Hướng dẫn lối vào công ty (ví dụ: yêu cầu check in ở bàn lễ tân, cần xuất trình chứng minh thư, vị trí lối vào thang máy) 
  • Vị trí đỗ xe nếu công ty bạn nằm trong toà chung cư

 

5. Lưu tâm về ứng viên trong lúc phỏng vấn

 

Trong quá trình trước và trong khi phỏng vấn, nhà tuyển dụng nên kiểm tra lại quá trình theo bước sau để đảm bảo trải nghiệm tốt nhất cho ứng viên:

 

  • Đọc thật kĩ về hồ sơ ứng viên (một phần mềm quản lý cơ sở dữ liệu như ATS có thể hỗ trợ bạn rất nhanh trong khâu này)
  • Xếp phòng phỏng vấn
  • Liệt kê sẵn các câu hỏi phỏng vấn liên quan đến vị trí cần tuyển 
  • Chuẩn bị sẵn đội ngũ hướng dẫn ứng viên check-in
  • Bắt đầu ca phỏng vấn đúng giờ 
  • Mời ứng viên uống nước hoặc cafe để họ thấy thoải mái
  • Giải thích lại quy trình phỏng vấn cho ứng viên 
  • Tránh làm nhiều việc một lúc khi nói chuyện với ứng viên
  • Nhìn vào mắt đối phương để thể hiện sự tập trung và tôn trọng dành cho ứng viên 
  • Ghi chép trong buổi phỏng vấn. Nếu bạn sử dụng laptop để ghi chép lại, hãy giải thích điều đó cho ứng viên. Tuy nhiên, laptop thường làm ứng viên cảm thấy căng thẳng, bạn nên sử dụng giấy sẽ tiện lợi hơn
  • Cảm ơn ứng viên đã dành thời gian, và cam kết sẽ liên lạc với họ 
  • Không nên yêu cầu ứng viên làm gì sau buổi phỏng vấn. Hãy cho họ thời gian đặt câu hỏi, để họ không cảm thấy bị đẩy ra khỏi văn phòng

 

6. Giữ liên hệ với các ứng viên tiềm năng cho các vị trí tiếp theo

 

Nếu người tuyển dụng đưa lời hứa cân nhắc ứng viên cho các vị trí khác, hãy đảm bảo bạn có thể thực hiện được cam kết đó. Hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu ứng viên có thể giúp bạn tổng hợp những ứng viên tiềm năng thông qua lưu trữ hồ sơ và lịch sử chi tiết về buổi phỏng vấn với ứng viên. Bạn có thể báo, đặt lịch hẹn và ghi chú lại trong hồ sơ ứng viên để cân nhắc họ cho những vị trí khác trong công ty.

 

7. Cởi mở đưa và đón nhận feedback

 

Các doanh nghiệp cần hết sức chú tâm khi đưa feedback trong mail từ chối ứng viên. Các ứng viên sẽ rất trân trọng những nhận xét về CV cũng như quá trình phỏng vấn, họ muốn được nhận những lời nhận xét chân thành và thẳng thắn. Cách feedback này sẽ giúp ứng viên có một cái nhìn tích cực về doanh nghiệp, và điều này có thể khiến họ tiếp tục ứng tuyển vào những vị trí khác trong doanh nghiệp.

 

Bên cạnh đó, bạn cũng có thể nhờ ứng viên feedback để thay đổi những khâu còn thiếu sót trong quá trình tổ chức tuyển dụng. 

 

Những công việc trên là những yêu cầu hết sức cơ bản mà chúng tôi tin chắc rằng bất kì nhà tuyển dụng nào cũng có thể dễ dàng thực hiện. Đổi lại, những lợi ích mà nó có thể đem lại cho nhà tuyển dụng và doanh nghiệp là vô cùng lớn.

 

Trong kỷ nguyên 4.0, doanh nghiệp có thể tự tạo ra trải nghiệm ứng viên tuyệt vời nhất nhờ công cụ đắc lực là phần mềm tuyển dụng. Nhận tư vấn trải nghiệm Base E-hiring tại đây để hiểu được chìa khoá của những trải nghiệm đó.

 

Từ khóa

Bài viết liên quan

Làm thế nào để rút ngắn quy trình tuyển dụng và bài học kinh nghiệm từ LinkedIn

Không có một doanh nghiệp nào tồn tại mà không trải qua quy trình tuyển dụng. Nhưng bạn đã biết cách rút ngắn và tối ưu hiệu quả của nó chưa?

Tuyển dụng 20/08/2019
5 mẫu website tuyển dụng chuẩn dành cho các doanh nghiệp tham khảo

Bạn muốn có 1 website tuyển dụng cho công ty chuyên nghiệp giống như các “ông lớn”? Không hề khó, chỉ cần tham khảo theo các mẫu và hướng dẫn sau đây.

Tuyển dụng 26/12/2018
Quy trình tuyển dụng nhân viên bán hàng: Phải chuẩn ngay từ đầu mới tăng được doanh số

Quy trình tuyển dụng nhân viên bán hàng đầy đủ, chi tiết sẽ giúp tuyển chọn được nhân viên tài giỏi một cách dễ dàng mà hiệu quả.

Tuyển dụng 17/12/2018

Đăng ký nhận bản tin