Hiểu đơn giản nhất, dữ liệu ứng viên chính là tập hợp thông tin của ứng viên trước, trong và sau quá trình tuyển dụng, và hoạt động quản lí dữ liệu ứng viên bao gồm công việc thu thập, lưu trữ và phân loại, khai thác cũng như đo lường những dữ liệu đó. Hoạt động này có thể được tiến hành bằng nhiều cách thức, công cụ, tuy nhiên về bản chất đều đòi hỏi một quy trình khoa học nhằm phục vụ tốt nhất cho chiến lược tuyển dụng.
Vậy chính xác quản lí dữ liệu ứng viên đóng vai trò như thế nào để nâng cao hiệu quả tuyển dụng?
1. Tăng hiệu suất làm việc của đội ngũ tuyển dụng
Bạn hãy hình dung trung bình một tháng, bộ phận tuyển dụng của một doanh nghiệp có thể xử lý đến 3,000 hồ sơ xin việc từ rất nhiều nguồn đổ về. Chỉ riêng việc đọc và lưu trữ số hồ sơ khổng lồ này đã tiêu tốn rất nhiều thời gian và nhân lực; như vậy rất khó để đảm bảo chất lượng sàng lọc, đánh giá.
Một quy trình quản lí dữ liệu ứng viên khoa học tích hợp cùng công nghệ tự động chính là giải pháp cho vấn đề nói trên. Với quy trình này, bộ phận tuyển dụng sẽ tiết kiệm được thời gian, công sức cũng như chi phí tuyển dụng.
“Đừng bao giờ biến một Recruiter thành một nhân viên nhập liệu. Hãy làm tất cả để họ trở thành một chiến binh “Recruiter” đúng nghĩa!”
Việc phân loại dữ liệu theo các tiêu chí rõ ràng (như năng lực, nơi ở,…) sẽ giúp bạn chỉ còn mất vài giây để tìm kiếm và sàng lọc CV.
Bên cạnh đó, mọi thông tin trong quá trình tuyển dụng đều được xuyên suốt và liên tục cập nhật để các thành viên trong bộ phận dễ dàng theo dõi. Lượng thông tin lớn này được sắp xếp hợp lí để hạn chế tối đa sự quá tải thông tin.
Ngoài ra, với các giải pháp công nghệ, mọi dữ liệu sẽ được lưu trữ một cách tự động, giúp toàn bộ nhân sự tuyển dụng tiết kiệm được thời gian và công sức mà họ phải bỏ ra so với khi thực hiện mọi thao tác thủ công.
Bộ phận tuyển dụng có thể tăng tốc độ làm việc lên gấp 2 lần và giảm chi phí tới 3 lần nhờ có quản lí dữ liệu ứng viên (Theo khảo sát của LinkedIn)
Nhờ vào việc tiết kiệm được đáng kể thời gian và công sức, nhà tuyển dụng lúc này có thể tập trung vào những công việc quan trọng hơn, bao gồm đánh giá ứng viên và xây dựng chiến lược tuyển dụng.
Ảnh: Phần mềm quản trị tuyển dụng Base E-hiring
2. Dễ dàng quản lí chất lượng đội ngũ tuyển dụng
Chỉ khi HR Manager giám sát được quá trình làm việc của đội ngũ tuyển dụng, công việc tuyển dụng mới có thể đạt chất lượng và hiệu quả tốt. Đáng buồn là cách quản lí hiện nay khiến thông tin bị đứt quãng, HR Manager không kiểm soát được hoạt động của nhân viên và gặp khó khăn trong việc đưa ra quyết định tuyển dụng chính xác.
Hãy hình dung trong 100 đơn CV ứng tuyển, chỉ 4 CV được xét duyệt vào vòng phỏng vấn. Chuyện gì đã xảy ra với 96 CV còn lại? Liệu có bỏ sót CV tiềm năng nào trong số 96 đơn ứng tuyển còn lại không? Với phương pháp quản lí dữ liệu ứng viên, HR Manager sẽ theo sát được quá trình đánh giá CV của từng nhân viên trong bộ phận tuyển dụng.
Hay đối với công việc làm báo cáo, HR Manager sẽ phải đặt ra rất nhiều câu hỏi, ví dụ như “Số liệu này được tính như thế nào?”, hay “Trong quá trình làm báo cáo có xảy ra những vấn đề gì khiến nhân viên ‘nhắm mắt làm ngơ’ hay không?”. Khi sở hữu trong tay một quy trình quản lí dữ liệu ứng viên khoa học, mọi thông tin này sẽ được lưu trữ đầy đủ và rõ ràng để người quản lí có thể dễ dàng theo sát và can thiệp.
3. Cải thiện số lượng và chất lượng ứng viên được tuyển dụng
Nếu không có tư duy quản lí dữ liệu ứng viên, nhà tuyển dụng thường gặp khó khăn trong việc đánh giá và so sánh ứng viên dựa trên các tiêu chí cố định. Việc làm thất lạc dữ liệu ứng viên cùng thường xuyên xảy ra, khiến nhà tuyển dụng phải đánh đổi bằng cả số lượng và chất lượng tuyển dụng.
Quản lí dữ liệu ứng viên có thể dễ dàng giải quyết được tình trạng này.
Đánh giá ứng viên chính xác hơn dựa trên dữ liệu
Một trong những sai lầm phổ biến mà các nhà tuyển dụng thường mắc phải là ra quyết định dựa trên cảm tính. Một phần lí do là bởi họ hoàn toàn không lưu trữ được các đánh giá về ứng viên trong quá trình làm việc với họ; hoặc không có biện pháp phân loại ứng viên dựa trên các tiêu chí nhất định như thang điểm hay năng lực.
Tư duy quản lí dữ liệu ứng viên sẽ giúp tiêu chuẩn hóa các đánh giá ứng viên, cho phép nhiều người cùng tham gia vào quá trình sàng lọc, hạn chế được tối đa yếu tố cảm tính hay lỗi trong quá trình tuyển dụng.
Bên cạnh đó, những dữ liệu ứng viên thu thập được cũng góp phần giúp nhà tuyển dụng xây dựng một hình mẫu ứng viên lí tưởng, tương tự như cách marketer hình dung về một khách hàng mục tiêu của họ. Càng nhiều dữ liệu, hình ảnh về một ứng viên lí tưởng càng rõ ràng và chính xác, giúp chiến dịch tuyển dụng được tập trung hơn, quyết định tuyển lựa khôn ngoan hơn.
Một nghiên cứu đã chỉ ra rằng đến năm 2021 việc quản lí cơ sở dữ liệu có thể giúp tỉ lệ tuyển dụng thành công tăng gấp 300%.
Ảnh: Phần mềm quản trị tuyển dụng Base E-hiring
Không để tuột mất nguồn ứng viên khổng lồ khỏi tay doanh nghiệp
Rất ít doanh nghiệp Việt Nam biết cách tận dụng và nuôi dưỡng nguồn ứng viên quý giá này. Sau khi lựa chọn 100 trong số 3000 hồ sơ ứng tuyển, 2900 hồ sơ còn lại thường phải chịu tình cảnh “nằm chết”. Những nhà tuyển dụng không hề biết rằng khi đó, họ đã để tuột mất những ứng viên có tố chất phù hợp sau này, hoặc bỏ phí những ứng viên lí tưởng cho các vị trí khác.
Với cách thức quản lí dữ liệu khoa học, nhà tuyển dụng có thể dễ dàng lưu trữ dữ liệu của các ứng viên này để phục vụ cho những đợt tuyển dụng về sau – một cách làm vừa đảm bảo chất lượng vừa tiết kiệm chi phí.
Đóng vai trò “kim chỉ nam” cho chiến lược tuyển dụng
“Làm thế nào để có nhiều đơn ứng tuyển?”, “Nên tuyển dụng trên những kênh nào?”, “Nên xác định tiêu chí ứng viên như thế nào?”,… là những câu hỏi mà bất kì HR Manager nào cũng luôn tìm mọi cách để giải đáp khi xây dựng dữ liệu tuyển dụng.
Với sự sẵn có của dữ liệu ứng viên, tất cả những yếu tố này có thể dễ dàng được xác định. Dựa trên việc đo lường phân tích những dữ liệu có sẵn, nhà tuyển dụng có thể đưa ra những dự đoán, hình mẫu, từ đó ra những quyết định để tối ưu lại chiến lược tuyển dụng của mình.
94% các nhà tuyển dụng cho biết việc quản trị dữ liệu ứng viên đã giúp quá trình tìm kiếm ứng viên trở nên thuận lợi hơn rất nhiều.
89% cho biết trải nghiệm của ứng viên đã được cải thiện vượt trội, và 51% cho biết họ đã xây dựng và duy trì được những mối quan hệ tốt với ứng viên của mình.
Ảnh: Phần mềm quản trị tuyển dụng Base E-hiring
Hỗ trợ xây dựng thương hiệu tuyển dụng
Trong 500 chuyên gia tuyển dụng tham gia khảo sát của VietnamWorks, 94% ý thức được việc thúc đẩy và quảng bá thương hiệu tuyển dụng là yếu tố quyết định thành công của một chiến lược tuyển dụng. Tuy nhiên, chỉ có 28% lên hoạch định cho chiến lược quảng bá thương hiệu tuyển dụng của mình.
Câu chuyện tuyển dụng trong cái nhìn dài hạn được quy về bốn chữ “thương hiệu tuyển dụng”. Chỉ tuyển dụng là không đủ, mà doanh nghiệp còn cần đặc biệt chú tâm tới công việc xây dựng và phát triển thương hiệu tuyển dụng. Công việc này đòi hỏi những đầu tư kĩ lưỡng và chuyên nghiệp để doanh nghiệp có hình ảnh đẹp trong mắt các ứng viên.
Nhờ tư duy quản lí dữ liệu ứng viên, nhà tuyển dụng sẽ có khả năng đem đến cho ứng viên những trải nghiệm tốt nhất. Sẽ không xảy ra các tình trạng thất lạc hồ sơ hay phản hồi chậm, bởi các hồ sơ đã được lưu trữ và phân loại vô cùng khoa học. Bên cạnh đó, khi tích hợp cùng công nghệ tự động hóa, các công cụ quản lí dữ liệu ứng viên còn cho phép nhà tuyển dụng theo dõi, “nuôi dưỡng” ứng viên đều đặn bằng email marketing.
Với tư duy thu thập, lưu trữ, phân loại, khai thác và đo lường dữ liệu ứng viên từ phương pháp quản lí cơ sở dữ liệu, cùng sự hỗ trợ của các tính năng tự động hóa, nhà tuyển dụng sẽ giúp ứng viên có trải nghiệm hoàn thiện hơn, từ đó có cơ hội nâng cao thương hiệu tuyển dụng của doanh nghiệp mình trong mắt ứng viên.
Với những lợi ích trên, quản lí dữ liệu ứng viên đã và đang trở thành trợ thủ đắc lực trong việc nâng cao hiệu quả tuyển dụng và là một yêu cầu không thể thiếu nếu doanh nghiệp muốn chuyển mình sang thời đại của cuộc Cách mạng HR 4.0.
Base.vn – Nền Tảng Quản Trị Doanh Nghiệp Toàn Diện, tự hào đồng hành cùng +8000 khách hàng doanh nghiệp hàng đầu trong nhiều lĩnh vực như: VIB, ACB, MB, Sacombank, VPBank, Vissan, Golden Gate, Pizza Hut, Twitter Beans Coffee, Decathlon, Bamboo Airways, Ninja Van Việt Nam, Rạng Đông, Á Đông ADG, Nagakawa Group, CenLand, Địa Ốc Him Lam, Ecopark, Amber Academy, Goldsun Media Group, Urbox, Medipharco, Bệnh viện Phổi Trung Ương, Bệnh viện Gia An 115, Thái Hà Books…
Đã sẵn sàng bắt đầu quản lí dữ liệu ứng viên? Nhận miễn phí ebook “Phương pháp quản lý hồ sơ và data ứng viên” của Base E-hiring để tìm hiểu về giải pháp tân tiến nhất hiện nay cho công việc này.
