Đây là một tình huống phổ biến trong nhiều doanh nghiệp: Doanh thu không hề tăng trong vòng ba năm qua, thậm chí bắt đầu có dấu hiệu suy giảm bởi vì cách thức kinh doanh của họ vẫn giống hệt như cách họ đã làm từ hơn hai mươi năm trước.
Bạn có nhận ra nguyên nhân dẫn tới “lỗ hổng” này hay không? Đúng vậy, nguyên nhân chính là do doanh nghiệp thiếu đi năng lực học tập và phát triển trong nội tại, hay còn được gọi bằng một khái niệm chuyên môn hơn là “văn hoá học tập”.
Văn hoá học tập (learning culture) mô tả quá trình tiếp thu cái mới, chuyển giao tri thức và áp dụng chúng vào thực tế làm việc. Khi doanh nghiệp của bạn tích lũy đủ tri thức, chẳng hạn như đã tìm ra tệp khách hàng lý tưởng mới hoặc tối ưu được quy trình sản xuất tinh gọn hơn, hiệu quả công việc và doanh thu chắc chắn sẽ được cải thiện.
Thực ra văn hóa học tập là câu chuyện không hề mới. Có lẽ bất kỳ người CEO nào cũng mong muốn nhân viên doanh nghiệp của mình chủ động nâng cao trình độ, tích lũy kiến thức mỗi ngày để có các cải tiến trong công việc. Tuy nhiên, một nước đi sai lầm là doanh nghiệp thiếu đi chiến lược cụ thể cho hoạt động học tập này, khiến cho tri thức chung của doanh nghiệp không được quản trị.
Ở góc độ chủ doanh nghiệp hay nhà quản lý, chúng ta thường chỉ quan tâm đến những câu hỏi liệu tôi có nên đầu tư cho nhân viên tham gia khóa học X, mua về cho nhân viên nghiên cứu tài liệu Y hay không? Làm thế nào để biết được hiệu quả của những hoạt động đó? Vấn đề là năng lực học tập & phát triển của doanh nghiệp không dừng lại ở các khóa học lẻ tẻ hàng tháng, hàng quý; nó phải xuất phát từ những hoạt động hàng ngày của doanh nghiệp. Nó phải là nhiệm vụ của lãnh đạo từ những ngày đầu của tổ chức, kể cả khi chưa có bộ phận đảm nhận riêng.
Mỗi cá nhân trong doanh nghiệp đều sở hữu những tri thức cá nhân và tiềm tàng năng lực để cải thiện hiệu quả của doanh nghiệp. Nếu thiếu đi các hoạt động học tập thường xuyên, liên tục, những tri thức đó sẽ đến và đi cùng với nhân viên mà không đem lại giá trị lâu dài. Để tối đa hóa lợi ích của việc học này, bạn cần xây dựng một môi trường mà trong đó nhân viên luôn luôn chia sẻ những tri thức đó với đồng nghiệp, biến tri thức của cá nhân trở thành tài sản chung của các doanh nghiệp.
Đầu tư cho nhân viên tham gia khóa đào tạo là không đủ, mà câu hỏi là làm sao để toàn bộ doanh nghiệp được hưởng lợi từ những tri thức sau khóa học đó.
Tốc độ thay đổi của thị trường đang ngày càng chóng mặt với sự xuất hiện của nhiều công nghệ mới tạo ra những thói quen và những “con cá mập” mới, nhanh hơn, hiếu chiến hơn. Bạn không thể chỉ chiến đấu với xe tăng nếu như đối thủ của bạn đã có bom tầm xa. Việc học tập và nâng cao năng lực không ngừng sẽ là chìa khóa để tồn tại.
Như Jack Welch, cựu chủ tịch và CEO của General Electric đã phát biểu: Lợi thế cạnh tranh cuối cùng của một doanh nghiệp chính là khả năng học hỏi và nhanh chóng biến việc học tập thành thực tiễn.
1. Một cách tiếp cận chiến lược cho xây dựng văn hóa học tập
Theo chia sẻ của ông Dương Thanh Sơn, chuyên gia cao cấp của HRD Academy trong workshop online với chủ đề “Xây dựng văn hóa học tập hiệu quả”, muốn văn hoá học tập thành công và đem về nhiều lợi ích cho cả doanh nghiệp và người nhân viên, trước hết cần xác định vai trò và yêu cầu cần thiết của các bên tham gia vào lộ trình xây dựng văn hoá học tập.
Ảnh trích từ slide của ông Dương Thanh Sơn trong workshop
Thứ nhất, lãnh đạo cấp cao là đối tượng khởi xướng và định hướng cụ thể cho văn hoá học tập trong doanh nghiệp. Họ cũng chính là cầu nối giữa trung tâm đào tạo và các phòng ban khác, là người phê duyệt mọi chính sách có liên quan cũng như đưa ra phản hồi định kỳ cho hoạt động đào tạo.
Thứ hai, trung tâm đào tạo (hay còn gọi là bộ phận L&D) có vai trò quản lý tất cả nguồn lực đào tạo và thực hiện các hoạch định chính của công tác đào tạo. Trong trường hợp doanh nghiệp chưa có bộ phận L&D chuyên trách cho hoạt động này, “job function” (chức năng) này vẫn cần được quy hoạch cho một đối tượng rõ ràng (ví dụ: chuyên viên HR, chuyên viên truyền thông nội bộ, hoặc nằm trong kế hoạch làm việc của nhà quản lý)
Thứ ba, quản lý trực tiếp đóng vai trò theo dõi, hướng dẫn áp dụng và đánh giá mọi tác động của đào tạo lên nhân viên.
Thứ tư, học viên là người trực tiếp tham gia tiếp nhận tri thức trong công tác đào tạo và áp dụng những tri thức đó vào thực tế làm việc.
Như vậy, có thể thấy hoạt động học tập trong doanh nghiệp cần có sự phối hợp của tất cả các đối tượng. Sẽ thật khó nếu CEO giao lại toàn bộ trách nhiệm cho bộ phận L&D và đòi hỏi họ làm mọi thứ một cách hoàn hảo. CEO cần dùng tới quyền hạn cấp cao để đưa văn hoá học tập vào chính sách/quy định chính thống và làm công tác truyền thông mạnh mẽ. Việc học cũng sẽ không hiệu quả nếu như quản lý trực tiếp không phối hợp để đánh giá, giám sát hiệu quả đào tạo trong các hoạt động thường ngày.
Để triển khai văn hóa học tập một cách có chiến lược, bên cạnh việc xác định vai trò các đối tượng tham gia, doanh nghiệp cũng cần lưu ý đến 3 thành tố sau:
- Cơ hội học tập: Nhân viên phải được lựa chọn tiếp cận những khóa học, tri thức mà họ mong muốn – có liên quan trực tiếp tới công việc, chuyên môn và lợi ích của họ, chứ không thể bị ép buộc học càng nhiều càng tốt.
- Khả năng học tập: Nhân viên không chỉ cần học nội dung mà còn cần được đào tạo về cách thức học tập. Chỉ khi như vậy, họ mới có thể tự mình biết cách thích nghi và tiếp cận tới các tri thức mới mẻ và đúng đắn hơn so với thời đại.
- Môi trường học tập: Nhân viên không muốn đơn thương độc mã trên con đường học tập chỉ để đáp ứng nhu cầu cá nhân của họ. Họ luôn muốn được tham gia vào một “lớp học” mà trong đó bạn đồng học cùng nhau chia sẻ văn hoá học tập, động viên tinh thần và có tính cạnh tranh lẫn nhau.
Chỉ cần thiếu đi một trong ba thành tố trên là doanh nghiệp đã làm giảm đi rõ rệt hiệu quả của văn hoá học tập.
2. Mô hình 4C để đưa văn hóa học tập vào đời sống doanh nghiệp
Kế hoạch sẽ mãi mãi chỉ là kế hoạch nếu như không có thực thi. Những tuyên ngôn về “doanh nghiệp học tập” sẽ mãi mãi chỉ là những lời nói suông nếu như thiếu những hoạt động thực tiễn.
Sau khi trang bị mindset đúng đắn về chiến lược học tập, đã tới lúc doanh nghiệp bắt tay vào triển khai các hoạt động học tập.
Mô hình 4C do Base đề xuất dưới đây có thể coi là một framework cơ bản, dễ thực hiện, nhưng lại đảm bảo được 3 thành tố quan trọng của một văn hóa học tập. Và bằng cách sử dụng công nghệ từ bộ ứng dụng Base HRM+ để hỗ trợ cho các hoạt động thuộc mô hình 4C này, các trải nghiệm học tập thông thường sẽ trở nên thú vị hơn, dễ dàng hơn, và trở thành một phần thấm nhuần trong đời sống hàng ngày của doanh nghiệp.
Hình ảnh ông Trịnh Ngọc Bảo trong sự kiện ra mắt Bộ giải pháp quản trị và phát triển nhân sự toàn diện của Base.vn, với sự tham gia của hơn 1200 CEO, C-level doanh nghiệp
Mô hình đào tạo 4C được phát triển bởi Base.vn, có thể triển khai được ngay bằng bộ ứng dụng quản trị nhân sự Base HRM+
#C1 – Course: Tổ chức các khoá học và chương trình học khác nhau trong doanh nghiệp
Bằng cách đóng gói và phân loại kiến thức đào tạo thành các chương trình khác nhau, doanh nghiệp đã gián tiếp trao cho cho nhân sự quyền tiếp cận với những bài học phù hợp với chuyên môn nghiệp vụ và/hoặc theo mong muốn.
Nhân viên, lúc này gọi là học viên, sẽ được đưa vào từng chương trình học cụ thể để kiểm soát tiến độ. Các nội dung đào tạo điển hình là onboarding cho nhân viên mới, đào tạo kỹ năng sale, đào tạo kỹ năng thiết kế đồ hoạ, học và thực hành demo sản phẩm,…
Ở giai đoạn này, công cụ chuyên biệt cho hoạt động thiết kế và tổ chức các khoá học có tên Base Course. Ứng dụng rất dễ dùng, một quản lý cấp trung có thể tự thiết kế ra một chương trình đào tạo và triển khai nó trong đội nhóm của mình.
Bằng cách thiết kế khoá học trên Base Course, doanh nghiệp cũng đồng thời đóng gói lại tri thức một cách bài bản để tiện dùng cho nhiều thế hệ nhân viên sau này. Việc cập nhật các phiên bản tri thức mới cũng dễ dàng hơn so với giáo trình bản cứng bằng giấy tờ.
Giao diện của ứng dụng thiết kế và tổ chức Base Course (Nguồn ảnh: Base HRM+)
#C2 – Check: Làm bài kiểm tra để kiểm chứng các tri thức đã được đào tạo cho nhân viên
Trước khi “học” có thể đi đôi với “hành”, “kiểm tra” là một công đoạn cần thiết giúp con người giảm thiểu sai sót trên môi trường thực tế, nâng cao chất lượng đội ngũ học viên sau đào tạo.
Để có được sự tham gia nghiêm túc của nhân viên, doanh nghiệp hãy đưa các bài kiểm tra vào những chính sách nhân sự cụ thể. Lấy ví dụ, nhân viên phải vượt qua bài kiểm tra tính năng sản phẩm thì mới được phép đi tư vấn cho khách hàng, hay nhân viên bắt buộc đạt ít nhất 70/100 điểm bài thi mới có thể lên level mới,…
Khi công văn giấy tờ và giáo trình học đều đã được đưa lên phần mềm thì bài kiểm tra cũng cần được số hoá. Ứng dụng tổ chức kỳ thi nội bộ trực tuyến Base Test là một công cụ tuyệt vời dành cho doanh nghiệp. Base Test sở hữu một thư viện đề thi bao gồm cả trắc nghiệm và tự luận, cho phép người ra đề cài đặt trọng số và tiêu chí đánh giá từng câu. Nhân viên thực hiện kiểm tra ngay trên máy tính hoặc thiết bị di động. Với những bài test nhanh, kết quả do máy chấm sẽ được trả về ngay lập tức.
Giao diện của ứng dụng tổ chức kỳ thi nội bộ Base Test (Nguồn ảnh: Base HRM+)
#C3 – Certification: Cấp chứng chỉ cho nhân viên để tạo đòn bẩy thúc đẩy tinh thần học tập
Các doanh nghiệp thường hay bỏ qua hoặc không quá chú trọng vào việc cấp chứng chỉ cho nhân viên sau khi thực hiện các bài kiểm tra. Tuy nhiên Hubspot, một doanh nghiệp có tốc độ tăng trưởng thần tốc hàng đầu thế giới, lại có tư duy ngược lại. Hubspot nói rằng một trong những bí kíp cho sự tăng trưởng của họ chính là tư duy “chứng chỉ hóa” mọi nội dung đào tạo.
Nhân viên nào cũng muốn có thêm các danh hiệu vẻ vang cho bản thân. Bởi vậy, các chứng chỉ tạo cho nhân viên hứng thú học tập và có cảm giác muốn chinh phục. Đó chính là đòn bẩy để thúc đẩy tinh thần học tập.
Trên ứng dụng quản lý thông tin nhân sự Base HRM đã có sẵn thư viện chứng chỉ mẫu dành cho doanh nghiệp. CEO và bộ phận L&D không cần kỳ công thiết kế lại mà chỉ cần điền vào đó thông tin của học viên và cấp chứng chỉ tới tay họ.
Giao diện các chứng chỉ được thiết kế sẵn trên ứng dụng Base HRM (Nguồn ảnh: Base HRM+)
#C4 – Community: Xây dựng cộng đồng học tập nội bộ để biến sự kết nối tri thức thành một phép nhân
Nếu mỗi nhân viên học được 1 điều mới mỗi ngày, thì trong một năm người đó sẽ học được 365 điều và một đội nhóm 10 người sẽ học được 3650 điều mới. Nhưng nếu kết nối tri thức không đơn thuần chỉ là phép cộng nữa mà trở thành phép nhân, lợi ích thu về cho cả doanh nghiệp và cá nhân học viên là vô cùng to lớn.
Ứng dụng Base Square là một cộng đồng học tập thú vị được ví như “Quora nội bộ” của doanh nghiệp. Tri thức được phân chia thành nhiều chủ đề hỏi-đáp khác nhau. Nhân viên được khuyến khích chủ động đặt ra câu hỏi, tham khảo các nội dung có sẵn trên Base Square, và cũng sẵn lòng trở thành “chuyên gia nội bộ” tận tâm giải đáp thắc mắc của đồng nghiệp.
Các câu hỏi hay và câu trả lời hữu ích sẽ được tặng “vote” và “sao”. Base Square có một leaderboard để xếp hạng các thành viên tích cực, tăng thêm tính hấp dẫn và cạnh tranh nội bộ.
Học tập theo cộng đồng là một giải pháp mang tính chủ động cao nhất dành cho nhân viên, đồng thời rút ngắn được khoảng cách về tri thức giữa các bộ phận marketing, sales, chăm sóc khách hàng, kế toán,… và giữa những nhân viên cũ – mới trong doanh nghiệp.
Giao diện hỏi-đáp tri thức trên ứng dụng “Quora nội bộ” Base Square (Nguồn ảnh: Base HRM+)
Theo nhận định của ông Trịnh Ngọc Bảo, Co-founder & COO Base.vn, “Bộ giải pháp Base HRM+ tạo ra một động lực nhân viên BÙNG NỔ: ‘Làm tốt, học tốt’, để nhân viên của bạn được làm việc trong một môi trường đề cao sự học tập, phát triển và sáng tạo”
Để có hình dung cụ thể hơn về cách doanh nghiệp ứng dụng Base trong xây dựng văn hóa tổ chức, bạn có thể theo dõi câu chuyện sau đây của THT Cargo Logistics – doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực xuất nhập khẩu, đã và đang tận dụng công nghệ một cách triệt để nhằm thúc đẩy văn hóa đội ngũ tận tâm, cam kết và không ngừng học hỏi.
Tạm kết
Văn hoá học tập (learning culture) là một trong 5 văn hóa đặc trưng của kỷ nguyên số, mang lại lợi ích lâu dài cho cả doanh nghiệp và cá nhân nhân viên. Với những CEO đang kỳ vọng nhân viên cùng mình xây dựng và phát triển văn hoá học tập, hy vọng bài viết này sẽ chỉ dẫn cho bạn không chỉ một mindset đúng đắn mà còn cả những công cụ phù hợp để bắt đầu ngay từ hôm nay.
Base.vn – Nền Tảng Quản Trị Doanh Nghiệp Toàn Diện, tự hào đồng hành cùng +8000 khách hàng doanh nghiệp hàng đầu trong nhiều lĩnh vực như: VIB, ACB, MB, Sacombank, VPBank, Vissan, Golden Gate, Pizza Hut, Twitter Beans Coffee, Decathlon, Bamboo Airways, Ninja Van Việt Nam, Rạng Đông, Á Đông ADG, Nagakawa Group, CenLand, Địa Ốc Him Lam, Ecopark, Amber Academy, Goldsun Media Group, Urbox, Medipharco, Bệnh viện Phổi Trung Ương, Bệnh viện Gia An 115, Thái Hà Books…
Để TÌM HIỂU THÊM và trực tiếp tham gia DEMO TRẢI NGHIỆM Bộ giải pháp Base HRM+, vui lòng để lại thông tin đăng ký của bạn tại đây.
