Ngày nay có không ít công ty vẫn tuyển dụng nhân sự theo lối ngẫu hứng. Họ bắt đầu tìm kiếm nhân viên mới khi mơ hồ cảm thấy công việc hiện tại không đủ trơn tru. Do chuẩn bị không kỹ lưỡng, họ thiếu sự xác định rõ ràng về việc nhân viên mới sẽ làm gì và phối hợp với người cũ như thế nào. Kết quả là nhân viên cảm thấy bối rối với công việc và không biết nên thể hiện mình như thế nào. Nhà tuyển dụng cũng “phiền muộn” không kém vì không biết làm sao để tối ưu hoá hiệu quả công việc.
Tất cả những điều trên sẽ không xảy ra nếu công ty có một kế hoạch tuyển dụng nhân sự bài bản. Kỳ thực những kế hoạch tuyển dụng sơ sài với phần mô tả công việc nghèo nàn sẽ chỉ thu về những nhân viên tầm trung hoặc dưới trung bình – những người đang tuyệt vọng tìm kiếm việc làm. Chúng khó lòng có thể tiếp cận tới những ứng viên xuất sắc – những người thực sự hiểu được vai trò và giá trị của mình trong công việc.
Để xây dựng một kế hoạch tuyển dụng nhân sự hiệu quả, hãy tham khảo và trả lời 5 câu hỏi sau đây. Hãy ghi ra câu trả lời nếu có thể thay vì chỉ nghĩ về đáp án, bởi cuối cùng bạn sẽ thu được một bản gợi ý hoàn chỉnh và dễ dàng chia sẻ nó cho đồng nghiệp cũng như nhận ý kiến đóng góp.
1. Họ là ai, họ đang làm gì trong tổ chức của bạn?
Bước đầu tiên của việc lập kế hoạch là xem xét xem mình đang ở đâu, mình đang gặp phải vấn đề gì. Công ty của bạn có những ai? Họ đang làm gì? Họ đã làm được gì? Họ có thực sự là người phù hợp với vị trí công việc đó?
Nếu công ty của bạn có quy mô vừa và nhỏ, hãy thử liệt kê từng vị tí, từng người một trong công ty. Nếu quy mô công ty lớn, hãy lựa chọn nghiên cứu trong nội bộ team, hoặc phòng ban mà bạn phụ trách.
Hãy hình dung rằng công ty của bạn hoạt động giống như một bộ đồ chơi xếp hình. Phải có đầy đủ các mảnh ghép. Các mảnh ghép bù khuyết cho nhau, và không trùng, hoặc chồng chéo lên nhau. Để hoàn thành trò chơi, bạn không còn lựa chọn nào khác ngoài việc kiểm tra lại toàn bộ những mảnh ghép mình đang có trong tay và phác họa nên hình dáng của những mảnh ghép tiếp theo.
2. Mục tiêu kinh doanh của bạn là gì?
Bạn đã nắm rõ mình đang ở đâu, công việc tiếp theo là xác định xem bạn muốn đi đâu, và tới đó vào thời gian nào. Có lẽ công ty bạn đã có sẵn một vài mục tiêu kinh doanh, nhưng nếu chưa, bạn có thể sử dụng mô hình SMART để xây dựng mục tiêu. Mục tiêu kinh doanh có thể là tập trung vào doanh thu, tập trung vào khách hàng, hoặc thực hiện một số dự án/sản phẩm nhất định.
Nếu bạn là trưởng phòng, hãy tham khảo mục tiêu kế hoạch của phòng mình. Dù sao hãy cố gắng trung thực nhất có thể khi xem xét về mục tiêu kinh doanh, có như vậy bạn mới xác định được mình cần ai, cần những người như thế nào để chinh phục mục tiêu đó.
3. Bạn cần bao nhiêu nhân viên?
Khi đã có đích đến trong đầu, hãy tưởng tưởng về đội ngũ lý tưởng sẽ giúp bạn hiện thực hóa giấc mơ. Vì sao cần có người này? Họ sẽ làm những gì? và những việc họ làm có ích như thế nào với cả team?
Hãy cố gắng chi tiết một chút. Ví dụ, bạn nên biết rằng một nhân viên sales có thể mang lại X VND cho doanh thu hàng tháng. Một web designer của công ty bạn có thể thực hiện X website một tháng.
Sau đó hãy liên hệ lại với những gì bạn đã phác thảo ở bước 1. Giả sử một nhân viên sale hiện tại mang lại doanh thu 500.000.000 VND/năm, bạn sẽ cần 8 nhân viên với trình độ tương đương, nếu mục tiêu kinh doanh của bạn là 4 tỷ/năm. Bạn có thể cần thêm người để quản lý nhóm này, hoặc nhóm này cần thêm người để sắp lịch hẹp, phối hợp hoạt động marketing, v.v
Ở cấp độ tư duy này, bạn sẽ thấy mọi thứ trở nên rõ ràng hơn. Ít nhất bạn sẽ không đột ngột muốn thuê một nhân viên chăm sóc khách hàng – người vốn không xuất hiện trong bức tranh ban đầu của bạn, chỉ vì dạo gần đây công việc của nhóm kinh doanh đang trở nên bận hơn.
Quan trọng nhất, hãy lên một danh sách các vị trí công việc cụ thể, và số lượng người cần thiết để xử lí được chúng. Một vị trí tuyển vào cần có SLA và KPI thật cụ thể để đóng góp được cho doanh nghiệp xứng đáng với khoảng lương nhận được. Đây chính là phần thiết yếu nhất của kế hoạch tuyển dụng nhân sự.
4. Bạn cần nhân viên như thế nào?
Đầu tiên hãy xem xét xem vị trí nào có thể tuyển nhân viên part-time, vị trí nào cần tuyển nhân viên full-time. Đi kèm với mỗi nhân viên full-time là một số chi phí như phí thuê văn phòng, phúc lợi, tiền thưởng,… trong khi nhân viên part-time cần đến sự quản lý chặt chẽ về ca làm, thời gian làm việc, và chất lượng công việc. Họ là những lựa chọn có phần linh hoạt hơn, nhưng cũng ít gắn kết hơn, và bạn cần cân nhắc đến việc thường xuyên thay thế hoặc cắt giảm nhân viên part-time trong tương lai.
Sự phù hợp về văn hóa cũng là một yếu tố quan trọng cần xem xét. Khi lập kế hoạch tuyển dụng, bạn là người quyết định và gây ảnh hưởng lên văn hóa của công ty. Sự đồng nhất văn hóa đôi khi vẫn cần thiết. Nhưng nếu bạn cảm thấy mình cần một làn gió mới cho công ty, đừng ngại tìm kiếm những nhân viên có tố chất mới.
Cuối cùng, hãy lên danh sách các kỹ năng kinh nghiệm cần có với mỗi vị trí. Hãy đi từ các đặc điểm chính, sau đó rà soát lại và bổ sung các đặc điểm phụ. Ở bước lên kế hoạch, bạn chưa bắt buộc phải hoàn thành các bản mô tả công việc ngay, nhưng dĩ nhiên hoàn thiện càng sớm thì càng tốt. Bạn có thể tham khảo bài viết sau để hiểu hơn về cách viết mô tả công việc.
5. Bạn có bao nhiêu thời gian để tuyển dụng người mới?
Mỗi phương pháp tuyển dụng có ưu và nhược điểm riêng. Có phương pháp này nhanh hơn phương pháp khác và ngược lại. Bản kế hoạch của bạn phải thể hiện được khoảng thời gian cho phép với việc tuyển dụng. Vị trí nào cần gấp, vị trí nào không gấp, vị trí nào cần tuyển dụng hàng tháng (hoặc hàng quý, hàng năm…).
Với những vị trí tuyển dụng liên tục (như nhân viên sales, kỹ sư,…), hãy đăng tin trên website của bạn, chia sẻ tin tức trên các mạng xã hội, và nhắc nhở đội ngũ nhân viên thường xuyên để họ có thể giới thiệu người cho bạn nếu có.
Nếu tốc độ không phải thứ cần ưu tiên, bạn có thể thử dán tin tuyển dụng tại job board của các trung tâm môi giới, văn phòng giới thiệu việc làm, hoặc bảng tin của các trường đại học. Cách làm này có chi phí thấp nhưng hiệu quả chậm, và chất lượng hồ sơ nhận được cũng thường không cao.
Với các vị trí đang cần tuyển gấp, việc nhờ đến sự giúp đỡ của các chuyên gia tuyển dụng như headhunter là lựa chọn số một.
Một khi bạn đã hiểu rõ mục tiêu kinh doanh, những gì bạn đang có, và những gì bạn cần tới trong tương lai, bạn sẽ dễ dàng xác định các vị trí cần thiết và phẩm chất kỹ năng cho từng vị trí.
Một điều cuối cùng tôi muốn nhắn gửi tới các bạn, là đừng bao giờ tuyển người chỉ vì bạn cảm thấy thiếu. Thiếu một phân công trách nhiệm rõ ràng sẽ không chỉ khiến tổn hao chi phí cho doanh nghiệp mà bản thân nhân viên tuyển cũng sẽ cảm thấy khó khăn.
Base.vn – Nền Tảng Quản Trị Doanh Nghiệp Toàn Diện, tự hào đồng hành cùng +8000 khách hàng doanh nghiệp hàng đầu trong nhiều lĩnh vực như: VIB, ACB, MB, Sacombank, VPBank, Vissan, Golden Gate, Pizza Hut, Twitter Beans Coffee, Decathlon, Bamboo Airways, Ninja Van Việt Nam, Rạng Đông, Á Đông ADG, Nagakawa Group, CenLand, Địa Ốc Him Lam, Ecopark, Amber Academy, Goldsun Media Group, Urbox, Medipharco, Bệnh viện Phổi Trung Ương, Bệnh viện Gia An 115, Thái Hà Books…
Thay vào đó, tuyển dụng là một bài toán chiến lược cần được cân nhắc một cách thấu đáo và bài bản. Bạn có thể tìm hiểu 8 yếu tố trong một chiến lược tuyển dụng bền vững qua ebook MIỄN PHÍ của chúng tôi. Nhận ngay tại đây.
