Cho dù chiến lược tăng trưởng của công ty bạn là gì, một trong những cách mạnh mẽ nhất để cải thiện hiệu suất của nhân viên và đưa công ty tới gần đích hơn là chương trình mentorship có sắp xếp.
Mentorship (cách gọi phổ thông là chương trình cố vấn) là một mối quan hệ trong đó một người có hiểu biết và giàu kinh nghiệm hơn (mentor) sẽ hướng dẫn một người còn non kém hơn (mentee). Mentor có thể lớn tuổi hoặc nhỏ tuổi hơn mentee, nhưng nhất định phải đủ “tầm” ở một lĩnh vực chuyên môn nhất định.
“Có sắp xếp” ở đây mang ý nghĩa loại trừ các cuộc gặp gỡ tư vấn ngẫu nhiên, riêng lẻ; chương trình này do công ty đứng ra tổ chức và cam kết cho giá trị mà nó mang lại. Các yếu tố làm nên một chương trình thành công, từ nhân sự mentor – mentee, loại hình triển khai, quy trình,… cho tới các chỉ số đánh giá kết quả đều được công ty đứng ra sắp xếp.
Bạn có thể đang gặp phải một trong 2 bài toán:
- Doanh nghiệp chưa hề xây dựng chương trình mentorship nào, và bạn bắt đầu xây dựng từ con số 0
- Doanh nghiệp đã từng đề cập tới việc mentoring trước đó nhưng triển khai rất hời hợt vì còn nhiều khó khăn
Đừng quá lo lắng về việc định vị xem bạn đang ở đâu trên quy trình xây dựng chương trình mentorship. Bởi bạn sẽ luôn có cách để điều hướng tình hình thực tế sao cho khớp với hướng dẫn triển khai dưới đây.
Trước hết, một lần nữa, hãy chắc chắn rằng bạn nắm được lợi ích của việc xây dựng chương trình mentorship trong doanh nghiệp để có đủ động lực theo đuổi nó.
1. Lợi ích của chương trình mentorship trong doanh nghiệp?
Theo Hiệp hội Phát triển Tài năng (ATD), 71% các công ty Fortune 500 sở hữu các chương trình mentorship bắt buộc và nhiều hỗ trợ không chính thức khác cho các sáng kiến nội bộ.
Công ty cung cấp phần mềm Chronus cũng thực hiện một cuộc thử nghiệm quy mô đối với hai nhóm người có và không tham gia chương trình mentorship trong doanh nghiệp.
Kết quả, 25% nhân viên có tham gia được thay đổi mức lương, so với 5% nhân viên thuộc nhóm không tham gia. Là thành viên của nhóm “Có”, các mentor được thăng chức thường xuyên hơn 6 lần và mentee là nhiều hơn 5 lần so với những người ngoài cuộc. không tham gia chương trình. Ngoài ra, tỷ lệ gắn bó với công ty ở nhóm “Có” cũng cao hơn từ 20-23%.
Sơ lược lại, một chương trình mentorship được đầu tư tốt có thể mang lại nhiều lợi ích cho cả doanh nghiệp và nhân viên:
- Phát triển đội ngũ nhà quản lý và lãnh đạo tương lai
- Hỗ trợ sự phát triển cá nhân và lộ trình công danh
- Giữ gìn và phát huy các kiến thức quan trọng trong tổ chức
- Cải thiện sự gắn kết và tinh thần nơi làm việc
- Tăng cường giữ chân nhân viên
- Tạo ra lợi thế cạnh tranh trong một thị trường đầy biến động
Đó là lý do vì sao bạn nên xây dựng cho doanh nghiệp mình một chương trình mentorship ngay khi có thể.
Chương trình mentorship trong doanh nghiệp mang lại nhiều giá trị lợi ích hơn bạn nghĩ
2. 5 bước xây dựng chương trình mentorship trong doanh nghiệp từ A-Z
2.1. Xây dựng nền tảng cơ bản cho chương trình
Có nhiều thứ bạn cần cân nhắc trước khi chính thức khởi động một chương trình mentorship tại nơi làm việc. Trong đó, các yếu tố cơ bản nhất mà bạn cần xem xét là: loại hình triển khai, bắt buộc hay không, đối tượng tham gia, thời gian, ngân sách cần thiết,…
Loại hình mentoring
- Loại hình truyền thống nhất là mentor một- một, trong đó mentor và mentee có cơ hội làm việc cùng nhau trong một khoảng thời gian xác định mà không cần agenda chi tiết hay kế hoạch gì đó tương tự.
- Trong mentor theo nhóm, sẽ có một chuyên gia dành thời gian cho một nhóm người, chia thành nhiều phiên khác nhau tập trung vào một vấn đề cụ thể, chẳng hạn như nâng cao kỹ năng quản lý hoặc phát triển tầm nhìn lãnh đạo.
- Một dự án cụ thể cũng có thể triển khai hoạt động mentorship bằng cách mời chuyên gia để tư vấn và đưa ra giải pháp chuyên môn, chẳng hạn như trong một chiến dịch marketing hoặc ra mắt sản phẩm mới.
- Thậm chí bạn có thể áp dụng hình thức mentor ngược – để nhân viên cung cấp hướng dẫn hoặc hiểu biết sâu sắc hơn cho cấp trên của họ.
Bắt buộc hay không bắt buộc
Cho dù bạn dự định chương trình mentorship này là bắt buộc hoặc không, luôn có những ưu nhược điểm riêng cho mỗi loại.
Ví dụ, chương trình bắt buộc luôn đi kèm với quy chuẩn, chính sách và trách nhiệm rõ ràng, nhưng lại dễ khiến thành viên cảm thấy bị ép buộc. Không khí có thể thoải mái hơn nếu nhân viên được quyền tuỳ chọn tham gia, tuy nhiên họ có nguy cơ tan rã nhanh chóng bởi không có gì ràng buộc.
Tuỳ theo nhu cầu thực sự của công ty, văn hoá làm việc trước nay và có thể là một bài khảo sát về mức độ hào hứng của nhân sự, bạn có thể quyết định tính bắt buộc cho chương trình mentorship này.
Đối tượng tham gia và quy trình đăng ký
Mentorship có thể được mở rộng cho tất cả nhân sự của công ty hoặc giới hạn trong một nhóm cụ thể, ví dụ như quản lý cấp trung và nhân viên có ít nhất 1 năm thâm niên. Hặc nếu công ty bạn mới mở rộng đội ngũ nhân viên kinh doanh và chỉ muốn trau dồi năng lực cho riêng phòng ban này, hãy làm điều đó.
Sau khi chốt được đối tượng tham gia, hãy xác định quy trình đăng ký. Nếu chương trình mentorship là tuỳ chọn, hãy mở link đăng ký. Nếu đó là điều bắt buộc, bạn cần một bài đăng trên kênh truyền thông nội bộ để thông báo chính thức và yêu cầu nhân viên bình luận xuống dưới để xác nhận tham gia.
Thời gian triển khai chương trình
Thời điểm bắt đầu triển khai mentorship là quan trọng để người tham gia có thể sắp xếp công việc, chuẩn bị tâm lý cũng như các kiến thức, tài liệu,… cần thiết.
Thời lượng của chương trình không nên kéo dài vô tận. Tuỳ theo mục đích và loại hình mentor mà bạn chọn, nó sẽ là một phiên duy nhất, một vài tuần hoặc kéo dài tới thời hạn 2 năm,…
Ngân sách
Mentorship tại nơi làm việc có cách thức hoạt động tương tự như đào tạo tại chỗ (on-the-job training). Chi phí để thiết lập và điều hành thường thấp vì hầu hết các nguồn lực đều đã có sẵn. Tuy nhiên, bạn vẫn cần tính toán đến điều này, vì rất có khả năng nhân viên của bạn đang coi các con số về chi phí này là động lực hoặc rào cản.
2.2. Lựa chọn ghép cặp mentor và mentee
Mentor (người cố vấn) và mentee (người được kèm cặp) là hai đối tượng quyết định đến thành công của chương trình mentorship. Tuy nhiên, ghép họ lại với nhau để thành một cặp (hoặc nhóm) ăn ý không phải là một quá trình dễ dàng. Bởi mỗi cá nhân luôn có kỳ vọng, năng lực và phong cách khác nhau; một nội dung tuyệt vời với người này rất có thể là một thứ phiền hà vô nghĩa với người khác.
Một nghiên cứu gần đây của Heidrick & Struggles cho thấy các nhân viên có xu hướng tìm kiếm những người cố vấn có đặc điểm giống với họ.
Lựa chọn ghép cặp mentor và mentee ăn ý không phải điều dễ dàng
Dưới đây là một số tips giúp bạn đơn giản hoá quá trình kết nối giữa đội ngũ mentor và mentee:
- Xem xét (các) mục tiêu của chương trình và thực hiện ghép cặp dựa trên kết quả đầu ra mong muốn. Ví dụ, nếu mục tiêu của chương trình là giúp đội ngũ sales mới “cứng hơn”, hãy chọn mentor là các nhân viên sales dày dặn kinh nghiệm trên thương trường.
- Tạo một cơ sở dữ liệu hồ sơ người dùng để tham chiếu chéo các cặp đôi tiềm năng. Hồ sơ này cần bao gồm các thông tin về giới tính, chức năng công việc, mục tiêu phát triển, kinh nghiệm, chuyên ngành học, sở thích cá nhân và đối tượng ghép cặp mong muốn.
- Hãy nhớ rằng mentor và mentee không nhất thiết phải làm việc ở cùng một văn phòng. Dù có gặp phải khoảng cách địa lý hoặc chênh lệch múi giờ, công nghệ hiện đại ngày nay luôn có thể kết nối mọi người lại.
- Nếu nhân viên của bạn mong muốn một sự ghép cặp thoải mái hơn, hãy đăng biểu mẫu thông tin lên một hệ thống chung và khuyến khích những người tham gia liên hệ trực tiếp với nhau.
- Các nhà cung cấp dịch vụ ngoài có khả năng tối ưu hóa quá trình kết hợp này bằng thuật toán, câu đố tâm lý và các công cụ khác. Họ cũng có thể cung cấp các lời khuyên, nhắc nhở cho người tham gia và cho phép quản trị viên theo dõi tiến trình và kết quả khảo sát.
2.3. Xử lý các trở ngại gặp phải của mentor và mentee khi tham gia chương trình
Chìa khóa cho một chương trình mentorship thành công là nuôi dưỡng các mối quan hệ thân thiết giữa mentor và mentee. Dưới đây là một số lời khuyên hữu ích về các thông điệp hoặc hành động bạn có thể làm để tác động tích cực tới hai đội ngũ này trong doanh nghiệp.
Vấn đề của mentor và cách bạn xử lý chúng:
- Mối quan tâm hàng đầu của mentor là sự tiêu tốn thời gian khi tham gia chương trình. Để hạn chế nỗi lo này, đừng quên thiết lập thời gian triển khai với một hạn chót cụ thể. Điều này đặc biệt quan trọng khi cố gắng thu hút sự tham gia của các giám đốc điều hành cấp cao.
- Mentor có thể lo lắng liệu họ có thể chia sẻ điều gì đó thực sự có giá trị hay không. Bởi vậy, hãy đảm bảo rằng họ là người có chuyên môn, hiểu biết và vai trò của họ trong chương trình này là cực kỳ quan trọng.
- Nhấn mạnh rằng trở thành người cố vấn khiến hồ sơ cá nhân của người đó được nâng tầm lên một cấp độ mới. Ngoài ra, các mentee cũng có thể cung cấp cho họ những hiểu biết mới hoặc truyền cảm hứng cho những suy nghĩ sâu sắc hơn.
- Mentor phải thực hiện nghiêm túc vai trò của họ. Nhắc nhở họ lắng nghe cẩn thận và ghi chú khi gặp người được kèm cặp. Hãy chắc chắn rằng họ hiểu đủ về chức năng công việc mentee để cung cấp lời khuyên phù hợp.
Vấn đề của mentee và cách bạn xử lý chúng:
- Mặc dù mentorship là chương trình có thể thúc đẩy lộ trình công danh một cách đáng kinh ngạc, nhưng việc tìm được mentor phù hợp là cả một quá trình. Hãy khuyên nhủ mentee của bạn kiên nhẫn hơn.
- Để tạo được ấn tượng tốt trong mắt các mentor tài năng, đừng quên dặn dò mentee hãy trang bị những điều cần thiết, dù là về tâm lý, thái độ hay bằng chứng năng lực,…
- Trung thực là yếu tố hàng đầu để phát triển một mối quan hệ. Khuyến khích mentee cởi mở và thẳng thắn về các vấn đề và lỗ hổng của họ.
- Mentee thường có xu hướng lãng phí thời gian vào các vấn đề thảo luận chung chung hoặc mơ hồ. Để đảm bảo hiệu suất cho chương trình của bạn, hãy “thoả thuận ngầm” với họ rằng cần tập trung vào các chủ đề thiết thực hơn.
- Giống như nỗi lo của mentor về trình độ, mentee cũng có thể vì e ngại bản thân kém cỏi mà “giấu dốt”, không dám đưa ra câu hỏi. Trấn an và động viên họ rằng bất kỳ người tài năng nào cũng có xuất phát điểm là một mentee như vậy.
- Nhấn mạnh rằng kết quả của chương trình mentorship sẽ được ghi nhận và đưa vào kết quả đánh giá nhân viên, bao gồm cả thái độ chống đối và hành vi phá hoại (nếu có).
Giải quyết rắc rối của cả 2 phía mentor và mentee giúp chương trình mentorship hiệu quả gấp 4 lần
2.4. Định hướng thực tiễn tốt nhất cho hoạt động mentorship
Mentor và mentee của bạn sẽ có lần đầu tiên tiếp xúc với nhau với tư cách là hai người đồng hành trong cùng chương trình. Có thể họ đã từng quen biết hoặc cộng tác với nhau trước đó, nhưng ở tư cách mới này vẫn có những bỡ ngỡ nhất định.
Trước cuộc họp này, hãy yêu cầu cả hai bên phác thảo những kỳ vọng của họ, những gì họ hy vọng đạt được từ mối quan hệ và chương trình mentorship này và cách họ sẽ tự chịu trách nhiệm. Bạn có thể đề xuất một thỏa thuận bằng lời nói hoặc văn bản nếu thấy cần thiết.
Tiếp theo, lưu ý rằng người tham gia chương trình có thể mất tập trung và động lực bất kỳ lúc nào nếu bị chệch hướng. Bởi vậy, bạn có thể cần thiết phải cung cấp các hướng dẫn cho họ:
- Khuyến khích cả mentor và mentee tập trung vào các vấn đề hoặc thách thức cụ thể.
- Làm rõ rằng vai trò của mentor không phải là có mặt ở đó để khắc phục sự cố. Thay vào đó, mentor là người hỗ trợ xem xét và tư vấn các giải pháp khác nhau cho một hoặc một nhóm người khác yếu hơn – là mentee của họ.
- Không nên đặt nặng việc chấm điểm hay giao bài tập về nhà một cách máy móc trong chương trình mentorship. Thay vào đó, nên đưa ra vấn đề và để mentee tìm cách xử lý ngay trước mặt mentor của họ.
- Thật không may, đôi khi việc ghép cặp mentor – mentee thất bại và không mang lại kết quả gì. Để đảm bảo tính tương thích và đưa ra phương án dự phòng cho chương trình, hãy cam kết một khoảng thời gian (ví dụ như 2 tuần) để cho phép 2 bên xác định xem mối quan hệ của họ có thể tiếp tục hay không.
- Một kết quả nghiên cứu được đăng trên tạp chí Fortune.com cho thấy các nhà quản lý nam giới cảm thấy không thoải mái khi có mentee là nữ giới, và khó chịu gấp đôi khi phải làm việc 1-1 với một người phụ nữ. Lưu ý tới các vấn đề tâm lý liên quan tới giới tính có thể ảnh hưởng tới chương trình của bạn.
2.5. Đo lường hiệu quả chương trình
Giống như tất cả các sáng kiến khác tại nơi làm việc, chương trình mentorship nên được theo dõi, đo lường và đánh giá thường xuyên.
Các số liệu và phản hồi có thể được nắm bắt trong suốt thời gian diễn ra chương trình. Ngay cả với một hoạt động mentor không chính thức, việc có báo cáo tiến độ vẫn giúp bạn và người tham gia làm việc hiệu quả hơn.
Đánh giá một loạt các số liệu. Data-driven luôn giúp cho mọi thứ minh bạch hơn. Các chỉ số tích cực nên được nhân bản và phát huy. Các trở ngại cần được tìm hiểu rõ nguyên nhân và loại bỏ. Khung thời gian mentor quá dài, quá ngắn hoặc vừa phải? Mentee có đang tiến triển thuận lợi hoặc chậm trễ? Mentor có đang sử dụng hiệu quả các tài nguyên có sẵn trong doanh nghiệp?,…
Bạn cũng có thể so sánh tỷ lệ tiến bộ giữa các nhân viên có và không tham gia mentorship. Số liệu chuyển đổi này cung cấp cái nhìn khách quan nhất về hiệu quả của chương trình, đồng thời là điểm nhấn quan trọng giúp bạn thu hút nhân sự cho chương trình lần tới.
Khi mỗi chương trình mentorship kết thúc, đừng quên thực hiện các khảo sát để thu về phản hồi từ những người trực tiếp tham gia và các bên liên quan. Họ sẽ giúp bạn nảy ra nhiều ý tưởng thú vị.
Kết luận
Phát triển các loại hình kèm cặp ngẫu nhiên, tuỳ hứng thành một chương trình mentorship trong doanh nghiệp không phải là dễ, nhưng bạn hoàn toàn có thể làm được. Một khi đội ngũ mentor và mentee của bạn đủ “tâm” và “tầm” để hoạt động ăn ý với nhau, chắc chắn doanh nghiệp bạn sẽ nhận về các lợi ích to lớn.
Base.vn – Nền Tảng Quản Trị Doanh Nghiệp Toàn Diện, tự hào đồng hành cùng +8000 khách hàng doanh nghiệp hàng đầu trong nhiều lĩnh vực như: VIB, ACB, MB, Sacombank, VPBank, Vissan, Golden Gate, Pizza Hut, Twitter Beans Coffee, Decathlon, Bamboo Airways, Ninja Van Việt Nam, Rạng Đông, Á Đông ADG, Nagakawa Group, CenLand, Địa Ốc Him Lam, Ecopark, Amber Academy, Goldsun Media Group, Urbox, Medipharco, Bệnh viện Phổi Trung Ương, Bệnh viện Gia An 115, Thái Hà Books…
Download miễn phí combo 5 tài liệu tuyển dụng-nhân sự chỉ với 1 click tại đây.
