Nhân viên lễ tân là đầu mối liên lạc với công ty. Nhiệm vụ của một lễ tân là các công việc hỗ trợ hành chính trong toàn tổ chức như: chào đón khách đến doanh nghiệp, chuyển giao thư từ, chuyển máy điện thoại,…
1. Tổng quan vị trí
Nhân viên lễ tân là đầu mối liên lạc với công ty. Nhiệm vụ của một lễ tân là các công việc hỗ trợ hành chính trong toàn tổ chức như: chào đón khách đến doanh nghiệp, chuyển giao thư từ, chuyển máy điện thoại,…
2. Mô tả công việc
- Chào và đón tiếp khách đến văn phòng
- Dẫn khách đến phòng, gặp người thích hợp
- Trả lời, sàng lọc và chuyển tiếp cuộc gọi đến
- Giữ gọn gàng khu vực tiếp tân, đảm bảo đầy đủ các vật dụng văn phòng
- Cung cấp thông tin cơ bản và chính xác trực tiếp và thông qua điện thoại / email
- Nhận, phân loại và phân phối thư / hàng giao hàng ngày
- Đảm bảo an ninh văn phòng bằng cách theo dõi việc tuân thủ các chu trình an toàn và kiểm soát việc ra vào văn phòng (quản lý sổ ghi chép, phát thẻ khách)
- Đặt mua các thiết bị văn phòng và quản lý số lượng vật dụng tồn kho
- Cập nhật lịch và lên lịch các cuộc họp
- Sắp xếp hoạt động đi lại và ăn ở
- Chuẩn bị các chứng từ
- Cập nhật giấy tờ về các chi phí văn phòng
- Thực hiện các nhiệm vụ khác của nhân viên lễ tân như nộp hồ sơ, photocopy, sao chép và fax,…
3. Yêu cầu vị trí
- Có kinh nghiệm đảm nhận vị trí nhân viên tiếp tân, đại diện Văn phòng, thư kí hoặc các vị trí tương tự
- Thành thạo công cụ MS Office
- Thành thạo việc sử dụng các thiết bị văn phòng (ví dụ: máy fax và máy in)
- Thái độ và ngoại hình chuyên nghiệp
- Tháo vát và chủ động khi có vấn đề phát sinh
- Thành thạo kĩ năng tổ chức
- Thành thạo kĩ năng xử lí đa nhiệm, quản lý thời gian, biết đặt ưu tiên cho các nhiệm vụ
- Thành thạo kĩ năng chăm sóc khách hàng
Tham khảo mô tả công việc các vị trí tương tự: Quản trị viên, Trợ lý giám đốc, Thư ký.
Base.vn – Nền Tảng Quản Trị Doanh Nghiệp Toàn Diện, tự hào đồng hành cùng +8000 khách hàng doanh nghiệp hàng đầu trong nhiều lĩnh vực như: VIB, ACB, MB, Sacombank, VPBank, Vissan, Golden Gate, Pizza Hut, Twitter Beans Coffee, Decathlon, Bamboo Airways, Ninja Van Việt Nam, Rạng Đông, Á Đông ADG, Nagakawa Group, CenLand, Địa Ốc Him Lam, Ecopark, Amber Academy, Goldsun Media Group, Urbox, Medipharco, Bệnh viện Phổi Trung Ương, Bệnh viện Gia An 115, Thái Hà Books…
Download miễn phí combo 5 tài liệu tuyển dụng-nhân sự chỉ với 1 click tại đây.
