Gọi điện mời phỏng vấn cho ứng viên là một kỹ năng quan trọng cho bất kỳ nhà tuyển dụng nào. Hoạt động này gồm 2 bước chính đó là bước chuẩn bị và bước gọi điện. Sau đây là một số lưu ý cho từng công đoạn.
1. Khi chuẩn bị
Trước khi đốn củi thì phải mài lưỡi rìu thật sắc. Khâu chuẩn bị luôn quan trọng và luôn là khâu quyết định tới thành công của quá trình. Có một vài thứ cơ bản sau bạn cần chuẩn bị:
2. Thời gian
Thời gian được xét đến ở đây là thời gian gọi điện. Chắc chắn bạn không muốn gọi cho ứng viên của mình lúc họ đang bận hay không thể nghe máy. Khoảng thời gian nên gọi điện là tầm giờ chiều (khoảng 17h), có thể sau giờ hành chính một chút. Lúc đó phần lớn công việc trong ngày đã qua và ứng viên có thể sẽ nghe điện.
Thời gian cho một cuộc gọi chỉ nên gói gọn trong 1 phút. Chúng ta trao đổi thông tin ngắn gọn nhằm tiết kiệm thời gian và vô số chi phí ẩn khác. Việc này tăng hiệu quả của cuộc gọi rất nhiều.
Cuối cùng, thời gian phỏng vấn nên được quyết định bởi ứng viên. Đây là một trong vài thông tin sẽ được trao đổi trong cuộc gọi. Nhà tuyển dụng nên đưa ra quãng thời gian để ứng viên lựa chọn. Hai bên sẽ thống nhất thời gian phỏng vấn.
Chuẩn bị các thông tin cần thiết
Mục tiêu của cuộc gọi là xác nhận và thông báo lại cho ứng viên một số thông tin, nên bạn cần chuẩn bị trước một vài điểm như sau:
- Email ứng tuyển của ứng viên nêu rõ họ tên và vị trí ứng tuyển để xác nhận
- Tên và chức vụ người phỏng vấn (nếu có).
- Địa điểm phỏng vấn.
- Thời gian để ứng viên chọn lựa.
- Một vài lưu ý cho ứng viên (nếu có)
Mẫu người phù hợp để gọi điện mời phỏng vấn
Nên là nữ có giọng nói truyền cảm với những ứng viên nam và ngược lại nam với những ứng viên nữ. Đây là một kinh nghiệm trong Telesales khi tỷ lệ bắt chuyện thành công và “chốt đơn” tăng đáng kể khi dùng cách này. Một vài nghiên cứu tâm lý cho hay chúng ta thích nghe giọng người khác giới nên sẽ dễ nói chuyện hơn với cách này.
Người làm vị trí này nên là người cẩn thận. Họ cần chuẩn bị các thông tin về các ứng viên và gọi điện một cách chính xác vì chỉ cần nhầm thông tin hay trao đổi không mạch lạc sẽ rất mất uy tín và thương hiệu tuyển dụng cho đơn vị của bạn.
3. Khi gọi
Đây là lúc “thực chiến”. Thành hay bại quyết định ở đây. Nghe có vẻ hệ trọng nhưng thực chất gọi điện phỏng vấn không “căng” đến thế, mọi người cứ thoải mái là được, nhất là với ứng viên – những người không muốn tỏ ra vồ vập trước nhà tuyển dụng.
Tâm lý và cách thể hiện
Người gọi điện cần có kinh nghiệm một chút thì tâm lý sẽ vững. Người được giao nhiệm vụ ít nhất cũng đã có vài ba cuộc gọi mời phỏng vấn thành công trước đó. Ngoài ra, họ nên đáp ứng nhu cầu về giọng nói và sự linh hoạt khi giao tiếp.
Thông tin trong cuộc gọi
Các thông tin này đã được có trong phần chuẩn bị. Việc của người gọi là móc nối chúng một cách có trình tự, mạch lạc và gãy gọn. Khi có bất kỳ sự hiểu nhầm hay do chất lượng cuộc gọi không tốt, người gọi cần thực hiện lại hoặc giải thích cặn kẽ. Thông tin cần thông suốt và chính xác để đạt hiệu quả cao nhất.
Một vài lưu ý
Bạn có thể chuẩn bị kịch bản nói trước khi gọi cho ứng viên để dựa vào đó cuộc nói chuyện sẽ diễn ra trôi chảy.
Nên gửi Email sau cuộc điện thoại để xác nhận lại các thông tin đã thống nhất sau cuộc gọi và yêu cầu phản hồi khi ứng viên nhận được Email.
Nên có các chỉ dẫn chi tiết trong vòng phỏng vấn dành cho các ứng viên tiềm năng.
Kết luận
Để có được một cuộc gọi phỏng vấn thành công, đúng chuẩn chuyên nghiệp, các công ty cần có nhân sự phù hợp và chuẩn bị kỹ lưỡng. Bây giờ tuyển dụng là mối quan hệ 2 chiều, mỗi khi bạn tiếp cận với ứng viên là một lần thử thách cho mọi nỗ lực tuyển dụng. Phải làm tốt khâu này, chúng ta mới có thể chuyển sang khâu kế tiếp!
Base.vn – Nền Tảng Quản Trị Doanh Nghiệp Toàn Diện, tự hào đồng hành cùng +8000 khách hàng doanh nghiệp hàng đầu trong nhiều lĩnh vực như: VIB, ACB, MB, Sacombank, VPBank, Vissan, Golden Gate, Pizza Hut, Twitter Beans Coffee, Decathlon, Bamboo Airways, Ninja Van Việt Nam, Rạng Đông, Á Đông ADG, Nagakawa Group, CenLand, Địa Ốc Him Lam, Ecopark, Amber Academy, Goldsun Media Group, Urbox, Medipharco, Bệnh viện Phổi Trung Ương, Bệnh viện Gia An 115, Thái Hà Books…
Nhận MIỄN PHÍ bộ 8 mẫu email phổ biến nhất dành cho Nhà tuyển dụng tại đây.
