Mô hình quản trị số: Tương lai của quản trị

Chuyển đổi số đã và đang thay đổi sâu sắc cách doanh nghiệp hoạt động.

Theo dòng chảy xu hướng, công nghệ đang được triển khai một cách linh hoạt và hiệu quả, tối ưu hóa mọi khía cạnh của bộ máy vận hành và chức năng nghiệp vụ của từng nhân sự, từng bộ phận, tạo nên một môi trường “làm việc số” hiệu suất cao.

Tuy nhiên chừng ấy là chưa đủ. Sự chuyển dịch đòi hỏi chính các lãnh đạo cấp cao trong doanh nghiệp (C-level) phải thay đổi chính bản thân mình: tốc độ hơn, định hướng dữ liệu hơn, và tất nhiên, tiên phong đi đầu trong việc áp dụng công nghệ. Cách thức quản trị truyền thống bởi vậy mà đang có xu hướng tập trung hóa và đồng bộ hóa, hình thành nên những phương pháp luận và mô hình mới về “quản trị số”.

1. Quản trị truyền thống: 3 câu hỏi chưa được giải đáp

Theo mô tả của Andrew Grove – Đồng sáng lập & CEO của tập đoàn Intel – trong cuốn sách nổi tiếng “High Output Management”, công tác quản trị bao gồm 3 nhiệm vụ chính là thu thập thông tin, trao đổi & phân tích thông tin, ra quyết định. Chúng diễn ra đều đặn hằng ngày, kết quả của chúng là cơ sở để đánh giá năng lực quản trị.

Các nhà quản trị truyền thống vẫn luôn gặp khó trong việc thực thi các nhiệm vụ này. 3 câu hỏi tưởng chừng như cơ bản nhất lại khiến nhiều người phải đau đầu.

1.1. Câu hỏi thứ nhất: Bức tranh toàn cảnh của doanh nghiệp trông như thế nào?

Từ những năm 80, Andrew Grove đã nhận định rằng thu thập thông tin là nền tảng của mọi công tác quản trị, khi và chỉ khi nhiệm vụ này hoàn thành tốt thì mới có thể làm tốt 2 nhiệm vụ còn lại – “Information-gathering is the basis of all other managerial work”. Ông cũng đồng thời nhận định “The more timely the information, the more valuable it is.” – Thông tin càng kịp thời sẽ càng giá trị.

Dường như các nhà quản trị của mọi thời đại đều hiểu điều này. Tuy nhiên, phương pháp quản trị truyền thống lại không hỗ trợ cho hoạt động đó. Hai yếu tố “đầy đủ” và “tức thời” thường khó có được cùng lúc, vì để có đầy đủ thông tin thì cần rất nhiều thời gian.

C-level phải tự mình đi thu thập thông tin từ nhiều nguồn khác nhau: từ báo cáo thủ công của nhân sự, từ hệ thống dữ liệu của doanh nghiệp, hoặc từ các phần mềm nghiệp vụ của từng phòng ban. Số lượng có thể lên tới hơn 20 công cụ khác nhau, nhưng giữa chúng lại không hề được liên kết hoặc đồng bộ về mặt dữ liệu.

Hệ quả, thông tin bị phân rã tại nhiều nơi khác nhau, có rủi ro sai lệch, và không thể ghép thành một bức tranh toàn cảnh. Nhà quản trị không nắm được tình hình tổng quan của doanh nghiệp, và cũng không phát hiện ra vấn đề tiêu cực đang hình thành tại các mắt xích trọng yếu nhất.

1.2. Câu hỏi tiếp theo: Trong bức tranh ấy, những công việc nào thật sự quan trọng và cần phải xử lý ngay?

Mỗi C-level phải làm tới hàng trăm công việc khác nhau một ngày, không cố định ở một nghiệp vụ nhất định mà luôn xoay quanh nhiều mảng khác nhau như doanh thu, chi phí, khách hàng, sản xuất, nhân sự, văn hóa,… Trong mỗi mảng lớn đó lại có rất nhiều vấn đề nhỏ, ví dụ như tài chính thì có doanh thu tổng, doanh thu theo trung tâm, theo sản phẩm, theo chiến dịch,…

Trong bối cảnh đó, việc nhận diện những công việc thực sự quan trọng và cần xử lý ngay là vô cùng khó khăn. Không có công nghệ hỗ trợ, nhà quản trị không có cách nào để biết chính xác rằng bản thân có tất cả bao nhiêu việc cần làm, là những việc gì, và mức độ ưu tiên tương ứng là bao nhiêu.

Hệ quả, những công việc then chốt thường bị che lấp bởi những đầu việc phát sinh, khiến chúng vô tình bị lãng quên hoặc bị xử lý chậm trễ, làm mất đi ý nghĩa chiến lược.

1.3. Câu hỏi cuối cùng: Lựa chọn này, quyết định này đã là đúng đắn nhất?

Dường như các nhà quản trị truyền thống luôn trăn trở lo lắng về các quyết định của mình, về cả tính chính xác và khả năng giải quyết vấn đề hiệu quả.

Bởi lẽ nhà quản trị chỉ dựa trên kinh nghiệm để đưa ra quyết định, nhưng những kinh nghiệm này lại mang tính cảm tính – không có cơ sở để xác định đúng sai. Như Edwards Deming – một bậc thầy trong lĩnh vực dữ liệu – từng nhận định: “Without data you’re just another person with an opinion” (Nếu không có số liệu chứng minh cụ thể, thì tất cả chỉ là ý kiến).

Trong nhiều trường hợp, nhà quản trị cũng có một số thông tin được thu thập, nhưng chúng lại chỉ thể hiện ra kết quả bề nổi mà không đi sâu vào bản chất hoặc quá trình cốt lõi của công việc. Dữ liệu không đầy đủ về mặt số lượng, và cũng thiếu đi tính định hướng gốc rễ vấn đề. 

Lấy ví dụ, bộ phận Marketing chạy quảng cáo, chi phí trung bình mỗi ngày khoảng 10 triệu. Bỗng một ngày ads đột ngột đắt, chưa hết một ngày đã tiêu đến cả 100 triệu. Nếu không có báo cáo dữ liệu giúp nhà quản trị thấy được bất thường và kịp thời đưa ra giải pháp, thì doanh nghiệp sẽ hao hụt một lượng chi phí rất lớn. 

Hoặc trong câu chuyện lựa chọn thưởng cho ai trong 2 bạn sale cùng tạo ra 500 triệu doanh thu. Lãnh đạo có thể dựa vào cảm tính cá nhân, thích thái độ của người này hơn nên thưởng cho bạn này. Tuy nhiên, với phương pháp ra quyết định theo định hướng dữ liệu (data-driven), nhà quản trị sẽ thấy rằng, tuy hai bạn cùng tạo ra 500 triệu nhưng bạn A sử dụng ít nguồn lực công ty hơn, đáng được thưởng hơn. 

Một nhược điểm khác của quản trị truyền thống là độ trễ lớn về mặt thời gian. C-level là người nắm quyền nhưng phải đợi tới 1-3 ngày mới có được báo cáo dữ liệu của các phòng ban, chưa kể quá trình phân tích thông tin sẽ tốn thêm một vài ngày nữa. Khi đó, rất có thể các thông tin đầu vào đã bị lỗi thời so với hiện tại, đồng nghĩa với việc quyết định đưa ra không còn tác dụng.

2. Quản trị số: Phương pháp luận và mô hình

Từ kinh nghiệm tư vấn và đồng hành chuyển đổi số cùng hơn 8000 doanh nghiệp, Base hoàn toàn thấu hiểu các lỗ hổng trong quản trị truyền thống. Đồng thời, chúng tôi cũng hiểu rằng: Sớm hay muộn doanh nghiệp cũng cần chuyển đổi sang một phương pháp quản trị hiện đại, tối ưu hơn – quản trị số.

Sau quá trình phân tích và thử nghiệm chặt chẽ, Base đã mô hình hoá được phương pháp này, sẵn sàng áp dụng vào thực tiễn doanh nghiệp.

2.1. Quản trị số là gì?

Ngày nay, khái niệm “số” không còn sử dụng để chỉ một “thứ” cố định, mà đã dần trở thành một phương pháp thực hiện mọi việc.

2.2. Phương pháp luận của quản trị số 

Bao gồm hai vế là “quản trị” và “số”, quản trị số không chỉ là việc chuyển đổi công cụ hoặc không gian quản trị từ giấy bút thủ công sang phần mềm máy tính, mà còn là sự thay đổi trong tư duy và hành động của nhà quản trị.

Phương pháp luận này có thể được tóm gọn bằng 3 ý:

1 – Quản trị hoàn toàn trên nền tảng số: Đây là việc áp dụng quản trị số từng phần trong doanh nghiệp thông qua các giải pháp công nghệ chuyên biệt (phần mềm quản trị tài chính, quản trị nhân sự, quản trị quan hệ khách hàng,…), và tích hợp tất cả dữ liệu vào một không gian duy nhất để quản trị đồng bộ.

2 – Ra quyết định hoàn toàn dựa trên dữ liệu: Đối với nhà quản trị, mọi dữ liệu dù nhỏ nhất đều có ý nghĩa, đều có thể là thông tin quan trọng giúp hiểu rõ vấn đề đang xảy ra. Quyết định cuối cùng sẽ được đưa ra sau khi thu thập và phân tích tất cả dữ liệu từ tổng quan tới chi tiết, trên hai tiêu chí quan trọng “đầy đủ” và “tức thời”.

3 – Tập trung xử lý 20% công việc then chốt nhất: Theo nguyên tắc 80/20, chỉ khoảng 20% trong số toàn bộ công việc là quan trọng và đóng góp tới 80% giá trị, trong khi 80% còn lại là những công việc thường nhật không có nhiều ảnh hưởng. Quản trị số tập trung vào nhận diện nhóm 20% công việc này và nhanh chóng xử lý chúng ngay trên không gian quản trị chung – mà không cần chuyển đổi không gian làm việc.

2.3. Mô hình quản trị số

Trong mô hình quản trị số do Base đúc kết, nhà quản trị sẽ đi từ việc nắm bắt bức tranh tổng quan của doanh nghiệp với những mục tiêu và các chỉ số then chốt, đến giải quyết các công việc lớn trong ngày, và cuối cùng là giao tiếp và cộng tác với đúng người, đúng việc, đúng quy trình để giải quyết nhanh từng vấn đề chi tiết.

1 – Tổng quan (Overview)

Bức tranh toàn cảnh 360* của doanh nghiệp sẽ được trực quan hóa trên một dashboard của nền tảng số, giúp nhà quản trị sẽ đánh giá được tình hình tổng thể của doanh nghiệp và nhanh chóng phát hiện ra các vấn đề nổi cộm (nếu có).

Dashboard sẽ bắt đầu với dữ liệu về mục tiêu và các chỉ số then chốt:

• Mục tiêu năm, quý, tháng
• Chiến lược và chương trình hành động để đạt được mục tiêu
• Tiến độ đạt mục tiêu trên thực tế so với kế hoạch

Bên cạnh đó là góc nhìn bao quát toàn bộ các phòng ban trong doanh nghiệp với hệ thống chỉ số phản ánh hoạt động đặc thù, điển hình như:

• Phòng Tài chính – kế toán: Doanh thu, chi phí, dòng tiền,…
• Phòng Nhân sự: CPH – chi phí tuyển dụng một vị trí, Productivity index – chỉ số hiệu suất, eNPS – mức độ gắn kết của nhân viên,…
• Phòng Marketing: Lead – số lượng khách hàng tiềm năng, CPL – chi phí trên một khách hàng tiềm năng, CR – tỷ lệ chuyển đổi,…
• Phòng chăm sóc khách hàng: ART – thời gian giải quyết trung bình, NPS – chỉ số hài lòng của khách hàng, CRR – tỷ lệ giữ chân khách hàng,…

2 – Công việc quan trọng thường ngày (Daily tasks)

Sau khi đánh giá một lượt về bức tranh tổng quan, nhà quản trị sẽ bắt tay vào xử lý các công việc quan trọng thường ngày – theo hình thức trực tuyến, ngay trên nền tảng số.

Mức độ ưu tiên được dành cho các dự án trọng điểm của doanh nghiệp và cần nhiều thời gian để theo dõi:

• Tiến độ và hiệu suất thực hiện dự án
• Trạng thái các đầu việc

Tiếp đến là số lượng lớn các công việc hàng ngày, tuy mức độ ảnh hưởng không quá quan trọng nhưng cần được nhà quản trị xử lý kịp thời để tránh ách tắc luồng vận hành phía dưới. Đó có thể là các đầu việc liên quan tới phê duyệt đề xuất, phê duyệt công văn, duyệt chi tiền, chấp thuận tuyển dụng, gặp gỡ đối tác,…

3 – Giao tiếp để xử lý cụ thể từng đầu việc (Communication)

Tầng cuối cùng của mô hình quản trị số là các hoạt động giao tiếp, tương tác của nhà quản trị với nhân sự doanh nghiệp, nhằm mục đích xử lý các đầu việc đã xác định ở trên: họp, ghi chú, lên kế hoạch, phân công công việc,…

Lưu ý rằng các hoạt động này đều diễn ra hoàn toàn trực tuyến thông qua các ứng dụng được tích hợp sẵn trên nền tảng quản trị của doanh nghiệp.

Lấy ví dụ về các tầng thông tin của người lãnh đạo sẽ kiểm soát trong mô hình quản trị số. 

Ngày làm việc của một CEO bắt đầu bằng thói quen vào dashboard theo dõi các chỉ số then chốt của doanh nghiệp. Họ phát hiện doanh thu tổng của tháng này bị sụt giảm một cách bất thường, nên đào sâu dữ liệu xuống tầng thứ hai, và phát hiện ra doanh thu kém ở trung tâm kinh doanh A. Sâu thêm một tầng nữa, nguyên nhân cụ thể được phát hiện ra nằm ở phòng kinh doanh số 1.

Chưa dừng lại, vị CEO này tiếp tục truy cập vào các dữ liệu phản ánh quá trình thực thi của phòng này, phát hiện ra quy trình xử lý hợp đồng bị ách tắc nghiêm trọng. Ngay lập tức, CEO sẽ tổ chức một cuộc họp trực tuyến để trao đổi đích xác với đội ngũ quản lý của phòng kinh doanh này. 

3. Mô hình quản trị số: Định hình tương lai của quản trị doanh nghiệp

3.1. Quản trị số lấp đầy các lỗ hổng trong phương pháp quản trị truyền thống

Mô hình quản trị số không đề ra một nhiệm vụ mới mà đơn giản đề xuất một tư duy giúp lãnh đạo sắp xếp các công việc hiện có theo một luồng xử lý logic và hiệu quả hơn dựa trên nền tảng số. Bằng cách đó, nhà quản trị có được câu trả lời thỏa đáng cho 3 câu hỏi mà phương pháp truyền thống không thể giải đáp.

Với mô hình quản trị số, nhà quản trị luôn có thể:

1 – Nắm rõ bức tranh toàn cảnh của doanh nghiệp với các mục tiêu và chỉ số quan trọng. Các dữ liệu đã được đồng bộ và cập nhật liên tục, là phiên bản duy nhất, phản ánh một cách chính xác chân thực nhất tình trạng của doanh nghiệp.

2 – Nhanh chóng xác định được nhóm các vấn đề then chốt nhất trong doanh nghiệp, các dự án trọng điểm, các công việc khẩn cấp cần ưu tiên; trên cơ sở đó có phương án sắp xếp thời gian để xử lý công việc. 

3 – Ra quyết định nhanh chóng và chính xác với mọi vấn đề, sau khi đã hiểu rõ bản chất của chúng nhờ việc đào sâu và phân tích hệ thống dữ liệu đủ, đúng và tức thời.  Đồng thời, nhà quản trị cũng luôn có thể phối hợp với đúng người, đúng công việc, đúng quy trình để thực thi giải quyết vấn đề một cách hiệu quả nhất.

3.2. Quản trị số trong bức tranh tương lai của doanh nghiệp

Mới vài năm trước, khái niệm “làm việc số” vẫn còn xa lạ, nhưng nay mọi thứ đã trở nên quen thuộc. Rất có thể trong vài năm tới, khái niệm “quản trị số” cũng vậy.

Quản trị số không bị ràng buộc bởi không gian hoặc thời gian. Nhờ sự phát triển của các nền tảng số, mối quan tâm đến vị trí địa lý và vật lý của con người trở nên ít quan trọng hơn. Mọi hoạt động quản trị đều có thể diễn ra một cách trơn tru trong không gian số, nơi mà thông tin và dữ liệu trở thành trọng tâm.

Quản trị số đặt con người vào trung tâm, loại bỏ các rào cản trong việc tương tác và chia sẻ thông tin nội bộ. Nhà quản trị có thể sở hữu trải nghiệm cá nhân hóa và linh hoạt tối đa trong quá trình giải quyết công việc.

Quản trị số cũng vượt qua giới hạn của quá khứ. Công nghệ mới không ngừng tạo thêm nhiều cơ hội quý giá cho doanh nghiệp thử nghiệm các ý tưởng mới, triết lý quản trị mới, và cũng là các thành công mới so với những gì đã đạt được trước đây.

Bằng cách đó, có thể nói quản trị số có khả năng giải phóng năng lực quản trị, mở ra một tương lai đầy hứa hẹn cho các chủ doanh nghiệp.

Về Base XSpace – không gian quản trị số toàn diện và cá nhân hoá đầu tiên tại Việt Nam

Như đã đề cập phía trên, yếu tố công nghệ luôn song hành với yếu tố quản trị, và là cấu phần không thể thiếu của quản trị số. Sau khi mô hình hoá thành công phương pháp này, Base.vn tiếp tục phát triển một giải pháp công nghệ chuyên biệt nhằm giúp các C-level thực thi mô hình một cách hiệu quả.

Tháng 11/2023, tại sự kiện thường niên SaaS Day do Base.vn tổ chức, Base XSpace đã được chính thức ra mắt trước hơn 1600 lãnh đạo doanh nghiệp. Đây là không gian quản trị số toàn diện và cá nhân hoá đầu tiên tại Việt Nam, sở hữu khả năng tích hợp dữ liệu và xử lý tác vụ tự động lớn – và nhiều hơn thế nữa.

4. Tổng kết

Công nghệ số đã và đang đưa quản trị doanh nghiệp bước sang một trang mới, nơi mà phương pháp truyền thống với những câu hỏi bỏ ngỏ đã không còn phù hợp. Tính toàn diện, tập trung và định hướng dữ liệu sẽ là những yếu tố cốt lõi mới để quyết định thành công.

Để thức thời với xu hướng tương lai, đã đến lúc các chủ doanh nghiệp nghiêm túc suy nghĩ về kế hoạch chuyển mình, trau đồi thêm tư duy và năng lực quản trị của cá nhân, đồng thời triển khai sử dụng các giải pháp công nghệ hữu ích nhất.

———–

Base.vn – Nền Tảng Quản Trị Doanh Nghiệp Toàn Diện, tự hào đồng hành cùng +8000 khách hàng doanh nghiệp hàng đầu trong nhiều lĩnh vực như: VIB, ACB, MB, Sacombank, VPBank, Vissan, Golden Gate, Pizza Hut, Twitter Beans Coffee, Decathlon, Bamboo Airways, Ninja Van Việt Nam, Rạng Đông, Á Đông ADG, Nagakawa Group, CenLand, Địa Ốc Him Lam, Ecopark, Amber Academy, Goldsun Media Group, Urbox, Medipharco, Bệnh viện Phổi Trung Ương, Bệnh viện Gia An 115, Thái Hà Books,…

Để nhận tư vấn 1-1 và tham gia demo trải nghiệm Không gian quản trị số Base XSpace, bạn có thể ĐĂNG KÝ NGAY TẠI ĐÂY.