Vì sao doanh nghiệp bạn không đạt được hiệu suất tốt nhất: Kiến tạo trải nghiệm liền mạch bằng không gian làm việc số

Tối đa hoá hiệu suất tổ chức có lẽ là mong muốn của mọi lãnh đạo. 

Để giải quyết bài toán này, nhiều lời giải mang tính hệ thống vẫn thường được lưu tâm đến, có thể kể tới như: cải tổ bộ máy vận hành, điều chỉnh hệ thống KPI đo lường, tuyển dụng và đào tạo nhân sự giỏi, ban hành các chính sách khen thưởng động viên,…

Nhưng bên cạnh những lời giải lớn đó, bạn cũng đừng bỏ qua những chi tiết nhỏ trong trải nghiệm làm việc của mỗi thành viên trong tổ chức. Liệu có cách thức nào để từng cá nhân có thể đột phá năng suất trong chính từng trải nghiệm làm việc hàng ngày của mình? 

Bài viết này sẽ gợi ý cho doanh nghiệp cách một Không gian làm việc số hiện đại có thể giúp mở khóa hiệu suất làm việc cá nhân, thông qua một trải nghiệm làm việc đặc biệt: Trạng thái làm việc sâu (deep work). 

1. Điều gì đang cản trở trải nghiệm làm việc của các thành viên trong tổ chức?

1.1. Vấn nạn ô nhiễm thông tin

Bạn đã bao giờ bắt đầu một ngày làm việc mới, mở máy tính lên, biết rằng có rất nhiều việc phải làm nhưng không biết phải bắt đầu từ đâu? Và rồi như một thói quen, bạn vào kiểm tra email và các ứng dụng chat để trao đổi xử lý các sự vụ. Sau đó thì tin nhắn cứ dồn dập đến, khiến bạn phải bỏ ra rất nhiều thời gian và công sức để xử lý mà quên mất nhiệm vụ chính cần tập trung trong ngày?

Đó chính là hệ quả của vấn nạn ô nhiễm thông tin.

Các hình thức giao tiếp càng đa dạng thì lượng thông tin chúng sản sinh ra càng nhiều.

Trong số hơn 200 CEO tại Việt Nam mà chúng tôi đã có cơ hội thảo luận, có tới trên 90% sử dụng ít nhất một phần mềm chat (như Zalo, Skype, Facebook, Viber, Slack,…) làm kênh giao tiếp kiêm luôn cả giao việc, với hi vọng sẽ xử lý công việc nhanh chóng hơn. Tuy nhiên chính họ vẫn luôn phàn nàn về tình trạng hỏi đến việc nào là việc đó trễ, thông tin trở nên quá tải; hay nhân viên đổ lỗi cho nhau khi không hoàn thành công việc. Số lượng các nhóm chat và tin nhắn quá lớn luôn là ám ảnh với bất kì nhân sự nào khi đi làm.

1.2. Môi trường làm việc bị phân mảnh

Một trải nghiệm cản trở hiệu suất khác là khi bạn đang làm việc tập trung, nhưng bất chợt phải dừng lại rất lâu để tìm kiếm các thông tin trong một văn bản nào đó, hay thậm chí là trong một đoạn chat đã từ rất lâu. Sự tập trung vì vậy mà đứt gãy, khiến bạn cảm thấy rất ức chế – vì vừa không tìm lại được thông tin cần thiết, vừa bị mất đi nguồn cảm hứng dồi dào lúc trước của mình.

Đó là tình trạng phổ biến khi môi trường làm việc bị phân mảnh, các đầu việc và thông tin của bạn nằm rải rác tại nhiều nơi khác nhau. Bạn phải đổi không gian làm việc nhiều lần, khiến cho sức tập trung và năng suất làm việc nhanh chóng bị hao hụt.

Hơn thế nữa, luồng công việc bị đứt đoạn cũng khiến bạn bị thiếu đi góc nhìn tổng thể, không biết mình và mọi người đang ở đâu trong tiến độ chung. Nhiều vấn đề bởi vậy mà không thể xử lý được, và bạn cũng không có đủ thông tin để đưa ra quyết định.

2. Kiến tạo trải nghiệm làm việc sâu bằng không gian làm việc số Base XSpace

2.1. Trải nghiệm làm việc sâu (deep work) là gì?

Hãy hình dung bạn đang thực hiện một công việc khó. Tâm trí của bạn hoàn toàn tập trung vào từng chi tiết của công việc. Bạn đang sống trong thời điểm mà lúc đó bản thân hoàn toàn bị cuốn hút vào hoạt động đang diễn ra. Thời gian dường như trôi tuột đi. Dù các dây thần kinh có dấu hiệu mệt mỏi, nhưng hầu như không bạn nhận thấy điều đó. Những gì bạn đang trải qua được gọi là trạng thái làm việc sâu (deep work).

Deep work vừa có khả năng giúp con người tiết kiệm thời gian và làm việc hiệu suất hơn, vừa có khả năng thúc đẩy tư duy sáng tạo. Có thể nói, trong thời đại hiện nay, deep work chính là một loại năng lực, một lợi thế cạnh tranh to lớn đối với mọi cá nhân và doanh nghiệp.

Tuy nhiên, bởi vấn nạn ô nhiễm thông tin và tình trạng phân mảnh đầu việc ngày càng tăng, deep work ngày càng ít xuất hiện. Năng lực làm việc sâu trở nên hiếm hoi vào đúng lúc chúng ta cần nó nhất. Kiến tạo trải nghiệm deep work, vì vậy, mà trở thành một trong các giải pháp ưu tiên hàng đầu cho bài toán tối ưu hiệu suất doanh nghiệp.

2.2. Base XSpace giúp kiến tạo trải nghiệm deep work như thế nào?

Sẵn sàng vào việc

Điều quan trọng nhất để khởi động một buổi làm việc hiệu suất cao là cần nhanh chóng trả lời được câu hỏi cơ bản nhưng rất quan trọng “Bắt đầu từ đâu?”.

Theo nguyên tắc Pareto (nguyên tắc 80/20), sẽ chỉ có khoảng 20% trong số các công việc bạn cần làm là quan trọng nhất và có khả năng tác động tới 80% hiệu quả của doanh nghiệp, trong khi 80% còn lại là các công việc thường nhật không mang lại nhiều giá trị bằng. Bởi vậy, trong giới hạn của một ngày làm việc, làm thế nào để xác định đúng và bắt tay vào hoàn thành nhóm việc 20% này là thực sự cần thiết.

Base XSpace đã giải được bài toán này nhờ tính cá nhân hóa và tính sẵn sàng.

a. Tính cá nhân hoá

Mặc dù câu hỏi “cần bắt đầu từ đâu” là giống nhau, nhưng sẽ không bao giờ có câu trả lời chung cố định cho tất cả mọi người. Có nhiều yếu tố tác động khác nhau như vị trí công việc, kinh nghiệm, cách nhìn nhận vấn đề, thậm chí cả yếu tố về thời điểm. Mỗi người có một “gu riêng” cho bàn làm việc, hay chiếc laptop làm việc của mình.

Hiểu được điều này, Base XSpace đã được thiết kế để mang lại trải nghiệm cá nhân hóa tốt nhất cho người dùng.

Tất cả công việc bạn cần làm sẽ được tập trung tại một không gian làm việc chung duy nhất: danh sách nhiệm vụ, tờ trình, đơn nghỉ phép, dữ liệu báo cáo,… Các thông tin này không chỉ bắt nguồn từ các ứng dụng thuộc nền tảng Base Platform, mà còn có thể tích hợp từ các công cụ bên ngoài như phần mềm CRM, hệ thống báo cáo PowerBI,…

Và bạn hoàn toàn có thể chủ động thiết kế và xây dựng không gian làm việc số của riêng mình: tự sắp xếp thứ tự ưu tiên các ứng dụng được dùng thường xuyên nhất, và giao diện cửa sổ mặc định mỗi khi ứng dụng đó mở ra.

Sau hàng loạt thao tác thú vị, trong tay bạn lúc này là một dashboard cá nhân, tối ưu nhất để bắt đầu công việc của bạn.

Bạn hoàn toàn có thể dùng thao tác kéo – thả để tuỳ biến kích cỡ và vị trí của từng cửa sổ làm việc trên giao diện này. Trong từng cửa sổ làm việc, bạn còn có thể tạo ra nhiều bộ lọc dữ liệu, thể hiện nhiều chỉ số và công việc khác nhau mà mình muốn theo dõi dưới nhiều hình thức biểu đồ trực quan khác nhau.

Đó chính là một không gian làm việc số gọn gàng, cá nhân hóa và đã sẵn sàng cho một ngày làm việc hiệu suất. 

Lấy ví dụ thực tế, Mr. Trần Tuấn Anh Nghĩa – Giám đốc khu vực miền Nam của Base.vn đã tự cá nhân hoá dashboard thành 3 trang, đặt tên theo 3 ô chính trong mô hình Eisenhower: Khẩn cấp và quan trọng, Khẩn cấp nhưng không quan trọng, Không khẩn cấp nhưng quan trọng.

Sau khi thiết kế xong, Mr. Nghĩa luôn ưu tiên xử lý công việc ở trang đầu tiên trước. Trang thứ 2 thì giám đốc sẽ vào xem và giao phó cho các nhân viên cấp dưới làm. Các công việc ở trang thứ 3 sẽ được tập trung thực hiện cuối cùng, sau khi đội ngũ đã hoàn thành xong cả 2 trang đầu.

b. Tính sẵn sàng

Giống như bảng thông tin chuyến bay luôn cần được cập nhật tình hình bay mới nhất để hành khách có sự di chuyển phù hợp, không gian làm việc số cần đề cao tính sẵn sàng để người dùng luôn biết việc cần làm tiếp theo. Màn hình dashboard của Base XSpace được thiết kế để mọi dữ liệu sẽ luôn được cập nhật tự động khi có sự thay đổi – giống như bảng thông tin chuyến bay – mà không cần phải tải lại trang.

Nhờ vậy, mọi dữ liệu hiển thị sẽ luôn là tức thời, giúp bạn giảm tải được rất nhiều nguy cơ bị “trễ chuyến” trong hành trình làm việc của mình.

Chuyển đổi trạng thái

Bởi vấn nạn ô nhiễm thông tin rất khó để loại bỏ tận gốc mà chỉ có thể tránh, nên Base XSpace được thiết lập một “quy tắc thép”: Tuyệt đối không được làm ảnh hưởng và suy giảm sức tập trung của người dùng. 

Trên không gian làm việc số này, bạn sẽ được dẫn dắt bước vào trạng thái deep work dựa trên 3 tiêu chí cốt lõi: trải nghiệm liền mạch, làm chủ thông tin và cộng tác hiệu quả.

a. Trải nghiệm liền mạch

Sau khi đã thiết kế và xây dựng xong không gian làm việc, chắc hẳn bạn đang hào hứng muốn bắt tay vào hành động ngay. Base XSpace cho phép bạn làm điều này với tính năng “actionable pop-up screen”.

Từ giao diện dashboard, bạn chỉ cần bấm vào đầu công việc mình quan tâm – được gọi là item, ngay lập tức một màn hình linh động với đầy đủ thông tin và tính năng sẽ được hiển thị ra, và bạn có thể lập tức xử lý công việc ngay trên đó.

Hơn thế nữa, cứ mỗi khi bạn xử lý xong 1 item, hệ thống sẽ chỉ cập nhật lại dữ liệu và trạng thái của đúng item đó mà không ảnh hưởng tới bất kỳ phần nào khác, giúp loại bỏ sự đứt gãy tập trung nếu phải tải lại toàn trang.

Và bạn sẽ có được một vòng tuần hoàn làm việc liền mạch ngay trên Base XSpace: Mở, xem, xử lý, đóng, và lại tiếp tục mở, xem, xử lý, đóng… (các item).

b. Làm chủ thông tin

Tìm kiếm thông tin luôn là một trong các bài toán đau đầu, dù cho doanh nghiệp bạn đã xoá bỏ các thao tác làm việc thủ công và chuyển lên làm việc trên môi trường số hoá. 

Đó là lý do không gian làm việc số Base XSpace áp dụng công nghệ “full-text search”. Sau khi gõ xuống từ khoá cần tìm kiếm, màn hình sẽ gợi ý cho bạn tất cả kết quả tìm kiếm từ mọi ngóc ngách của hệ thống, cho dù đó là thông tin trên 1 tờ trình, 1 công việc, 1 nhiệm vụ,… hay thậm chí là 1 dòng tin nhắn cách đây đã 3 năm.

Tính năng này chính là một loại lối tắt thuận tiện để bạn có thể nhanh chóng truy cập tới item mình mong muốn bất cứ lúc nào.

Tất nhiên, Base XSpace sẽ chỉ trả về các dữ liệu được phân quyền cho bạn, và chỉ đến từ các nguồn dữ liệu cho phép được tìm kiếm bên trong. Bởi vậy, bạn sẽ làm chủ thông tin tốt nhất nếu như bạn đang xử lý toàn bộ công việc trên các ứng dụng liên kết với không gian làm việc số này.

c. Cộng tác hiệu quả

“Tất cả những điều vĩ đại trong doanh nghiệp bạn không bao giờ đạt được bằng công sức của một người, mà nó chính là công sức của cả một đội nhóm.”
(Steve Jobs)

Nếu tất cả các trải nghiệm trước đó trên giúp bạn và từng thành viên khác trong doanh nghiệp làm việc tập trung và hiệu quả hơn, thì tính kết nối của Base XSpace là điều giúp tất cả mọi người cộng tác với nhau tốt hơn.

Hộp thoại chat trên Base XSpace có khả năng đưa ra giả định trong tình huống làm việc nhóm, đặt mình vào vị trí của bạn để dự đoán trước và hình dung ra câu trả lời cho câu hỏi: “Đâu là chuỗi hành động tiếp theo bạn sẽ làm?”.

Và từ đó, các ứng dụng hoặc tính năng gợi ý sẽ xuất hiện – đúng chỗ và đúng lúc – để đảm bảo trải nghiệm làm việc của bạn diễn ra trơn tru, và việc cộng tác giữa bạn và đồng nghiệp thuận tiện nhất có thể.

Lấy ví dụ, bạn và đồng nghiệp đang nhắn tin cùng nhau và muốn thực hiện một cuộc họp để trao đổi sâu hơn. Cửa sổ lịch làm việc trên Base XSpace sẽ ngay lập tức hiện ra – với dữ liệu được tích hợp sẵn từ Google Calendar và Outlook – để bạn có thể kiểm tra lịch trống của bạn và đồng nghiệp, từ đó đặt lịch phù hợp nhất cho cuộc họp kia.

Đồng thời, giải pháp cũng gợi ý các phòng họp còn trống trong khung giờ đó, nếu doanh nghiệp bạn đang dùng ứng dụng Base Booking để quản lý tài nguyên nội bộ. Và khi họp xong, bạn có thể giao việc ngay cho đồng nghiệp ngay trên không gian này, để công việc được quản lý trên một ứng dụng chuyên sâu có tên Base Wework.

Tận hưởng chiến thắng

Chắc hẳn bạn cũng ưa thích cảm giác phấn khích và nhẹ nhõm sau khi đã vượt qua thử thách, hoàn thành công việc và tạo ra được nhiều giá trị. Trải nghiệm tận hưởng chiến thắng này thường còn có thể gọi là “get things done”, được kiến tạo một cách khéo léo trên không gian làm việc số Base XSpace.

Bạn có thể sử dụng bộ lọc để ẩn đi những item đã hoàn thành, chỉ hiển thị những đầu việc đang chờ được giải quyết. Sẽ thật tuyệt nếu như sau một ngày dài làm việc, mọi item đều được “tick done”, và màn hình trả về toàn những ô trắng tinh gọn gàng, sạch sẽ.

Cứ thế, bạn sẽ có thêm nhiều động lực để lại bắt đầu làm việc vào ngày tiếp theo, sẵn sàng deep work với hàng loạt các công việc, nhiệm vụ, tờ trình và dữ liệu quan trọng khác.

3. Tạm kết

Nếu như những bộ giải pháp trước đó của Base giúp doanh nghiệp xử lý mọi hoạt động vận hành một cách đúng đắn (do things right) để có thêm thời gian làm điều quan trọng, thì giải pháp Base XSpace mới này sẽ giúp tất cả thành viên trong doanh nghiệp – bao gồm cả lãnh đạo và nhân viên – dễ dàng nhận biết và tập trung vào làm đúng những điều quan trọng đó (do right things).

Vượt lên trên số lượng 60+ ứng dụng liên kết, Base XSpace sẽ tiếp tục mở rộng hơn nữa trong tương lai, tích hợp thêm với nhiều ứng dụng hữu ích khác, để tạo thành một không gian làm việc số thực sự liền mạch về mặt trải nghiệm. Và tất nhiên, bạn vẫn có thể cá nhân hoá không gian của chính mình để dễ dàng deep work, nhanh chóng “get things done”, hoàn thiện các mục tiêu, và đạt được hiệu suất tốt nhất trong khả năng của bạn. 

Để nhận tư vấn 1-1 và tham gia demo trải nghiệm Không gian số Base XSpace, bạn có thể ĐĂNG KÝ NGAY TẠI ĐÂY.