Đối với hầu hết các doanh nghiệp, tăng trưởng và mở rộng quy mô là mục tiêu chính và là điều thiết yếu cho sự bền vững lâu dài của tổ chức. Tuy nhiên, nếu không thận trọng đi đúng hướng, con đường này sẽ ẩn chứa nhiều trở ngại và rủi ro, ví dụ như: thiếu hụt nguồn tiền, thiếu dữ liệu về thị trường, suy giảm chất lượng dịch vụ… Đặc biệt với mảng kinh doanh theo chuỗi, thách thức còn đến từ xu hướng sáp nhập giữa các thương hiệu chuỗi nổi bật trong những năm gần đây, góp phần thúc đẩy cuộc đua mở rộng quy mô và tranh giành thị phần ngày càng gay gắt.
Vì vậy, để quá trình mở rộng quy mô diễn ra thuận lợi, doanh nghiệp cần có kế hoạch chuẩn bị kỹ càng trên mọi phương diện, từ năng lực (đội ngũ, tài chính, sản phẩm…) cho đến năng suất (hệ thống, quy trình…). Do năng lực cạnh tranh là câu chuyện riêng của mỗi doanh nghiệp, bài viết dưới đây sẽ không đi sâu vào phần này, mà chỉ tập trung vào khía cạnh có thể giải quyết một cách cụ thể – phương diện quản trị hệ thống nhằm tối ưu năng suất.
Cụ thể, chúng ta sẽ phân tích một số thách thức chính về vận hành mà các doanh nghiệp dạng chuỗi gặp phải trong quá trình scale-up và đưa ra lời giải về mô hình nhân bản ba yếu tố: nhân lực, quy trình và tư tưởng. Ba yếu tố này có ý nghĩa như thế nào? Mô hình nhân bản triển khai ra sao? Chúng ta sẽ đi vào chi tiết ngay dưới đây.
1. Những bài toán gặp phải khi mở rộng doanh nghiệp dạng chuỗi
1.1. Tuyển dụng nhiều và liên tục
Đặc thù nhân sự của hầu hết các doanh nghiệp chuỗi là lực lượng lao động nhiều và thiếu ổn định, tỷ lệ turnover (nhân viên nghỉ việc) cao, đòi hỏi bộ phận HR phải tuyển dụng nhanh và liên tục. Đồng thời, các chi nhánh trong chuỗi cũng không tập trung tại một khu vực địa lý, mà nằm rải rác ở các tỉnh thành, tạo ra khó khăn trong việc quản lý chất lượng tuyển dụng một cách đồng nhất.
Có thể ở giai đoạn đầu, khi nhu cầu tuyển mới 10 hay 20 nhân sự hàng tháng là điều khả thi. Doanh nghiệp chỉ cần 1-2 chuyên viên HR làm việc hết năng suất là có thể đáp ứng. Nhưng điều kiện này liệu còn đúng và tối ưu khi nhu cầu tuyển dụng và đào tạo lên đến 100 nhân sự mỗi tháng? Nói cách khác, liệu có phải cứ tiếp tục tăng nhân sự làm tuyển dụng là có thể tăng năng suất tuyển dụng?
Câu chuyện tuyển dụng số lượng lớn hẳn không đơn giản như vậy. Bộ máy càng lớn càng cần phải giảm tải sự phức tạp và làm cho tinh gọn, nhanh nhạy hơn. Với nhu cầu tuyển dụng tăng nhưng lại giới hạn về nhân sự làm tuyển dụng, cách thức chúng ta làm phải thay đổi như thế nào? Làm sao để nhân bản đội ngũ thật nhanh chóng với nguồn lực tối ưu?
1.2. Chuẩn hóa quy trình làm việc
Thông thường các chuỗi khi mở rộng quy mô từ hàng chục cho tới hàng trăm người sẽ trải qua giai đoạn chuyển đổi từ mô hình quản trị tập trung (centralization) sang quản trị phi tập trung (decentralization). Tức là khi quy mô nhỏ, tất cả các đầu mối quyết định quan trọng trong công ty phụ thuộc vào 1 người hay 1 bộ phận cao nhất và cả tổ chức chạy theo. Tuy nhiên, khi có đến hàng trăm người hay hàng chục chi nhánh, ban lãnh đạo bắt đầu phải phân bổ quyền lực của mình cho các trưởng bộ phận. Lúc này chính là thời điểm xuất hiện những lỗ hổng vận hành. Các quy trình làm việc trở nên trì trệ, khó kiểm soát. Luồng thông tin giữa các bộ phận ngày càng chồng chéo, lộn xộn, giống như một con đường ùn tắc không thể tháo gỡ.
Đứng trước nút thắt về vận hành và hệ thống, các chủ doanh nghiệp đều hiểu rõ đã đến lúc cần chuẩn hóa lại quy trình và các luồng công việc, giống như việc phân làn đường để xử lý tắc nghẽn giao thông. Tuy nhiên, chuẩn hóa quy trình như thế nào cho hiệu quả? Làm thế nào để nhân bản những quy trình chuẩn mực được vẽ trên giấy thành quy trình triển khai trên thực tế?
1.3. Đồng nhất trải nghiệm khách hàng
Có một điều khá đáng tiếc: Hầu hết các chủ doanh nghiệp là những người rất nhiệt huyết với sản phẩm, dịch vụ và đam mê việc đem lại những trải nghiệm tốt nhất cho khách hàng; thế nhưng người trực tiếp quyết định trải nghiệm đó ra sao lại không phải người làm chủ, mà là đội ngũ ‘frontline’ (nhân viên tiếp xúc trực tiếp với khách hàng) – những người có thể ở cách xa họ cả ngàn dặm.
Trong khi đó, nhân viên của chúng ta chỉ có thể cho đi những thứ mà họ có. Họ sẽ khó mà cung cấp dịch vụ tốt nhất cho khách hàng khi bản thân không hài lòng với môi trường làm việc. Vậy nên để có mô hình chuỗi tốt, trải nghiệm khách hàng vượt trội thì đề bài đặt ra là: Làm sao để (1) đảm bảo những trải nghiệm tích cực nhất tại môi trường làm việc và (2) nhân bản được tư tưởng của người làm chủ tới từng nhân viên?
2. Lời giải đến từ mô hình nhân bản doanh nghiệp dạng chuỗi
Trước tiên, “nhân bản” trong ngữ cảnh này nhấn mạnh vào việc duy trì tính nhất quán (consistency) của mô hình kinh doanh. Trong giai đoạn tăng trưởng và mở rộng, hầu hết mọi thứ sẽ thay đổi và đòi hỏi bạn đánh đổi một số ưu tiên trong kinh doanh. Tuy nhiên, ba yếu tố về quy trình, văn hóa và đội ngũ nhân viên là chìa khóa để duy trì chất lượng xuyên suốt và giữ chân khách hàng. Chúng là những giá trị cốt lõi mà doanh nghiệp không bao giờ nên thỏa hiệp.
Vì vậy, trước khi nghĩ đến bất cứ yếu tố nào khác (ví dụ như sự đổi mới sáng tạo), chúng ta cần ưu tiên đảm bảo ba yếu tố nền tảng trên. Công thức nhân bản Nhân lực, Quy trình và Tư tưởng sau đây sẽ giúp doanh nghiệp duy trì được những giá trị cốt lõi và không đi chệch hướng trên con đường mở rộng phát triển.
2.1. Nhân bản nhân lực: Thay đổi tư duy và mô hình tuyển dụng
Đứng trước bài toán làm sao để tăng năng suất tuyển dụng mà không cần tăng nhân sự làm tuyển dụng, doanh nghiệp cần có cách làm thông minh hơn, thay vì tốn công sức hơn (work smarter, not harder). Đồng thời, thực trạng thị trường kinh doanh chuỗi mở rộng và phát triển sôi động như hiện nay cho phép ứng viên có nhiều sự lựa chọn hơn khi đi xin việc. Các doanh nghiệp giờ đây không chỉ cạnh tranh khách hàng mà còn cạnh tranh nhân tài và nhân lực. Điều này khiến cho những tư duy và mô hình tuyển dụng truyền thống trước kia trở nên không còn phù hợp và kém hiệu quả.
Nếu trước kia tuyển dụng chỉ là việc đăng tin lên các jobsite và chờ CV gửi tới; thì hiện nay, dưới tác động của xu hướng tập trung vào ứng viên, nhiệm vụ tuyển dụng đòi hỏi phải thu hút được những ứng viên tiềm năng và thuyết phục họ chọn làm việc cho doanh nghiệp bạn – về cơ bản không khác gì nhiệm vụ Marketing và Sales.
Sự chuyển dịch cán cân từ company-centric sang candidate-centric trong những năm gần đây
Với tư duy như vậy, cần phải biến nhân sự tuyển dụng trở thành đội sales thiện chiến, với nhiệm vụ xây dựng thương hiệu tuyển dụng, tạo chiến lược thu hút nhân tài… Đồng thời, nếu một đội sales mạnh không thể thiếu CRM (công cụ quản lý quan hệ khách hàng); thì với bộ phận HR, không thể không có ATS (hệ thống quản trị tuyển dụng) – một trong những công nghệ đã và đang tạo ra cuộc cải cách trong tuyển dụng hiện nay. Công nghệ này đang được ứng dụng bởi 98% doanh nghiệp thuộc top 500 công ty lớn nhất thế giới. (Theo Jobscan)
Minh hoạ về công nghệ tuyển dụng ATS (Applicant Tracking System) được ứng dụng trong Base E-hiring
Tại Việt Nam, phần mềm tuyển dụng ATS đầu tiên – Base E-hiring đã và đang là lựa chọn hàng đầu của nhiều doanh nghiệp. Chia sẻ về lý do quyết định triển khai Base E-hiring, anh Nguyễn Huy Phương – Trưởng bộ phận Cải tiến liên tục và Chuyển đổi số của Decathlon Việt Nam cho biết:
“Trước đây người ta dùng một công cụ thần thánh là excel, tất cả đều quản lý ứng viên trên đó, qua mỗi vòng thì sẽ có một người ghi chú lại toàn bộ thông tin của ứng viên và chia sẻ lại cho người khác. Cách làm thủ công này sẽ phù hợp với những doanh nghiệp nhỏ, nhu cầu tuyển dụng ít vì nó đơn giản và không tốn chi phí gì.
Nhưng đối với công ty có quy mô khoảng 500 đến 600 nhân sự trở lên, mỗi năm tuyển từ 100 đến 200 người, nhiều bộ phận và các cấp tham gia chung vào quy trình tuyển dụng, thì cách làm đó không hiệu quả. Bởi vì không phải file excel nào cũng được lưu lại một cách khoa học và có tính hệ thống, thậm chí mỗi người hoặc mỗi phòng ban lại có cách quản lý thông tin ứng viên khác nhau.. Cũng khó khăn để biết được ứng viên này đã nộp vào công ty bao nhiêu lần, lịch sử ứng tuyển ra sao, họ đã đi qua vòng nào, những người trước đánh giá ứng viên này như thế nào. Chúng ta không có cách nào khai thác và sử dụng hiệu quả những tài nguyên cũ.
Thêm nữa, giới hạn của excel và email chính là việc không thao tác được nhanh chóng, dữ liệu bị phân tán, tính tự động hóa và khả năng thông báo “real time” cũng không được hỗ trợ. Cấp quản lý phải chờ đợi rất lâu để có được danh sách 3 đến 4 bạn ứng viên tham gia phỏng vấn, có khi kéo dài tới cả 1 tháng. Không phải quá trình đó lâu mà thực chất có một độ trễ nhất định trong việc chia sẻ trao đổi thông tin, mọi thứ không được real time cho nên công việc thường bị gián đoạn.“
Mr Nguyễn Huy Phương – Trưởng bộ phận Cải tiến liên tục và Chuyển đổi số của Decathlon Việt Nam.
Sau nhiều trăn trở và những nỗ lực tìm kiếm một lời giải cho bài toán tuyển dụng trên, anh Phương đã quyết định đồng hành cùng Base E-hiring. Phần mềm này theo anh là “giống đến 80%” các mô hình phần mềm tuyển dụng mà anh đã tham khảo ở các nước trên thế giới như Pháp, Trung Quốc, Ấn Độ… Với các tính năng tự đông hoá của phần mềm, anh đánh giá công nghệ này sẽ đóng góp đáng kể trong việc tối ưu nhiều nguồn lực và nâng cao hiệu suất làm việc của bộ phận HR.
Có thể nói tóm lại, lợi ích của một hệ thống quản trị tuyển dụng như Base E-hiring bao gồm: (1) tăng năng suất tuyển dụng với tính năng lưu trữ và quản lý dữ liệu ứng viên tự động, giúp giải phóng nhân sự HR khỏi những tác vụ thủ công lặp lại; và (2) tối ưu và cải tiến quy trình tuyển dụng qua các báo cáo dữ liệu về hành trình ứng viên. Với công cụ này và một chiến lược tuyển dụng phù hợp, bài toán nhân bản nhân lực của doanh nghiệp sẽ được giải quyết triệt để.
2.2. Nhân bản quy trình: Phân luồng để quản lý
Để có thể nhân bản một đối tượng, trước tiên chúng ta cần nắm được đối tượng cần nhân bản có đặc điểm, tính chất như thế nào. Về bản chất mọi công việc trong doanh nghiệp không phát sinh một cách độc lập, mà luôn nằm trong mối quan hệ giữa nhiều cá nhân. Công việc của sếp là ra quyết định dựa trên đề xuất của nhân viên, công việc của nhân viên là theo giao phó của sếp, và các công việc chung nằm dưới sự phối hợp thực hiện từ nhiều bộ phận.
Theo mô hình 3 chiều công việc dưới đây, mọi luồng thông tin và công việc trong tổ chức dù có phức tạp đến đâu, đều chảy theo một trong 3 chiều: từ trên xuống, từ dưới lên và ngang hàng; với những đặc thù riêng biệt:
- Luồng công việc từ trên xuống (Giao – nhận việc): Ví dụ, sếp giao cho cửa hàng trưởng làm báo cáo kết quả kinh doanh quý III với deadline cụ thể, sau khi làm xong cần báo cáo kết quả lại. Công việc này là một công việc độc lập, không nối tiếp với công việc nào khác nữa.
- Luồng công việc từ dưới lên (Đề xuất – Phê duyệt): Ví dụ, trưởng đại lý đề xuất chương trình khuyến mại cho một mặt hàng và cần sếp phê duyệt. Các đề xuất này linh động phát sinh theo nhu cầu, việc duyệt hay không duyệt tùy thuộc vào thời điểm.
- Luồng công việc chạy ngang giữa các bộ phận (Quy trình): Ví dụ, bộ phận nhập hàng sau khi thực hiện nhập một lô hàng mới, cần chuyển cho bộ phận kho để kiểm kê và nhập kho, bộ phận kế toán cũng cần tham gia để thanh toán cho đơn hàng này. Đây là luồng công việc thường xuyên lặp lại, mang tính quy trình, có mối quan hệ trước sau chặt chẽ.
Có thể thấy, mỗi luồng công việc có một tính chất và bài toán riêng, vì vậy đòi hỏi sự phân luồng để quản lý với những giải pháp chuyên biệt. Nhằm hỗ trợ doanh nghiệp trong quản trị công việc và chuẩn hóa quy trình, đội ngũ Base.vn đã mượn tư duy từ mô hình 3 chiều công việc này để thiết kế nên ba lời giải chuyên sâu.
Quản trị tập trung bằng Base Wework
Nhà quản lý nào cũng muốn có cái nhìn tổng quan về tiến độ công việc và muốn biết nhân viên của mình đang làm gì; nhưng lại chỉ nắm được điều đó qua các báo cáo thủ công, chậm chạp; hay qua những email, tin nhắn trôi nổi, phân tán. Base Wework là một phần mềm được thiết kế chuyên sâu cho hoạt động quản lý công việc, đặc biệt giúp các doanh nghiệp dạng chuỗi có thể nắm bắt toàn bộ các công việc đang phát sinh tại các chi nhánh, cửa hàng chỉ qua một màn hình theo dõi.
Giao diện báo cáo công việc tự động trên Base Wework
Tăng tốc độ ra quyết định với Base Request
Doanh nghiệp càng mở rộng, từ phía nhân viên sẽ càng phát sinh nhiều yêu cầu cần phê duyệt: thanh toán mua sắm trang thiết bị, xuất kho vật tư, duyệt kế hoạch… Những thủ tục trình ký quá phức tạp tạo ra sự trì trệ nhất định trong bộ máy. Để giải quyết nút thắt này, doanh nghiệp cần đơn giản hóa và hệ thống lại các luồng ra quyết định bằng một ứng dụng quản lý phê duyệt và đề xuất chuyên sâu như Base Request.
Quản lý toàn bộ đề xuất từ các bộ phận và chi nhánh với Base Request
Chuẩn hóa quy trình qua Base Workflow
Tới thời điểm tăng trưởng, doanh nghiệp không thể thiếu quy trình. Việc chuẩn hóa và thực thi quy trình không chỉ là nền tảng tăng trưởng, mà trước nhất, đó là điều kiện sống còn để kiểm soát chất lượng hoạt động. Bên cạnh một lưu đồ hướng dẫn hay một văn bản quy chế, doanh nghiệp cần có một ứng dụng công nghệ có thể giúp trực quan hóa và tự động hóa các quy trình công việc, để thực sự đưa quy trình trên giấy vào thực thi.
Chuẩn hóa toàn bộ các quy trình phối hợp liên phòng ban như quy trình nhập kho, mua hàng.. trên Base Workflow
Để có cái nhìn cụ thể hơn về hiệu quả triển khai hệ thống quản trị trong việc hỗ trợ doanh nghiệp nhân bản và mở rộng chuỗi, hãy cùng tìm hiểu case study thực tế đến từ Twitter Beans Coffee – một doanh nghiệp F&B đã và đang ứng dụng Base trong quản lý công việc, đặc biệt trong giai đoạn tăng trưởng “nóng” của doanh nghiệp. Kể về thời điểm chứng kiến sự tăng trưởng mạnh mẽ với số lượng cửa hàng tăng gấp đôi và bắt đầu nhượng quyền thương hiệu, khiến cả hệ thống vận hành và quản trị cần cải thiện nhanh chóng, chị Lâm Thị Kiều Oanh – Founder & CEO Twitter Beans Coffee chia sẻ:
“2018-2019 quả là thời điểm “nóng” đối với Twitter Beans Coffee. Mọi thứ phát triển rất nhanh. Trong đầu tôi đặt ra vô vàn câu hỏi: Làm sao để tất cả mọi người làm việc sát sao và hiệu quả hơn ngay cả khi khối lượng công việc tiếp tục tăng nhiều hơn nữa? Làm sao để tất cả thông tin được đồng nhất và thông suốt, giúp khối văn phòng, khối cửa hàng kết nối và phối hợp với nhau vừa chặt chẽ lại vừa rõ ràng?
Việc vận hành và quản trị cả chuỗi cửa hàng khá phức tạp. Không chỉ là bài toán về phân bổ và đo lường công việc cho từng nhân sự, lên kế hoạch công việc theo tuần/ tháng mà còn là các dự án chạy gấp trong vòng 24h, những vấn đề rất nhỏ phát sinh hằng ngày như máy pha cà phê của cửa hàng này bị lỗi, bóng đèn cửa hàng kia bị hỏng, một nguyên liệu nào đó đã hết… cũng bắt buộc chúng tôi phải quản lý. Thi thoảng tôi hay đùa rằng vất vả chẳng khác gì “nuôi con mọn”.
Ms Lâm Thị Kiều Oanh – Founder & CEO Twitter Beans Coffee
Hành trình số hóa các quy trình vận hành, nhân sự và hành chính tại Twitter Beans Coffee
Đứng trước “cơn bão” tăng trưởng và nhu cầu cải tiến bộ máy vận hành, Twitter Beans Coffee đã lựa chọn đồng hành cùng nền tảng Base.vn. Tuy nhiên, không vội vàng triển khai toàn bộ hệ thống, mà bắt đầu dần với một số ứng dụng cơ bản là Base Wework, Base Request và Base Workflow, đội ngũ Twitter Beans Coffee từng bước chứng kiến những công nghệ này mang đến luồng gió mới tích cực.
“Trước đây chúng tôi phân tích kết quả theo tháng, theo quý thì giờ cần phân tích theo tuần, thậm chí theo ngày. Không chỉ phân tích kết quả kinh doanh mà còn cả kết quả hoạt động nội bộ để kịp thời điều chỉnh vận hành phù hợp với mục tiêu của doanh nghiệp. Ngoài ra, các quy trình Tài chính – Kế toán, Đào tạo, Nhân sự… đều được thực thi và theo dõi trên Base Workflow. Quy trình bao gồm những bước nào, thực hiện như thế nào, ai là người phụ trách hay đang tắc nghẽn ở giai đoạn nào đều dễ dàng nhìn thấy trên ứng dụng. Từ đó chúng tôi cải thiện và tối ưu hóa quy trình. Twitter Beans Coffee cũng tận dụng tối đa Base Request để phê duyệt đề xuất. Với các form biểu mẫu đề xuất có sẵn, chúng tôi hầu như chẳng cần ký tá nhiều.”
Mr Lâm Thị Kiều Oanh – Founder & CEO Twitter Beans Coffee
Có thể thấy, bằng việc bóc tách phân luồng các quy trình quản lý và dùng công nghệ hỗ trợ giải quyết từng bài toán chuyên biệt, Twitter Beans Coffee có thể củng cố hệ thống quản trị, tăng độ linh hoạt khi ra quyết định và cải tiến tối ưu quy trình làm việc, từ đó việc nhân bản quy trình hay hệ thống cũng trở nên dễ dàng hơn rất nhiều.
2.3. Nhân bản tư tưởng: Kiến tạo trải nghiệm hạnh phúc cho nhân viên
So với mô hình nhân bản nhân lực và quy trình, tác động vào tư tưởng nhân viên và văn hóa doanh nghiệp có lẽ là câu chuyện khó và dài hạn hơn cả. Nhưng nếu làm được điều này, đây sẽ là niềm tự hào và là một lợi thế cạnh tranh vượt trội của doạnh nghiệp bạn. Vậy làm thế nào để đảm bảo những trải nghiệm làm việc tích cực nhất xuyên suốt toàn bộ tổ chức? Khó hơn, làm sao để nhân bản tư tưởng từ người CEO tới từng nhân viên? Dưới đây là mô hình kiến tạo hạnh phúc nhân viên và xây dựng văn hóa tổ chức mà Base đã tự đúc kết được qua nhiều quan sát và trải nghiệm.
Theo nguyên lý của tháp nhu cầu Maslow, sự hài lòng của nhân viên sẽ xuất phát từ câu chuyện: Nhân viên của bạn có đang an tâm làm việc ở đây không? An tâm rồi thì họ có thích thú với công việc không? Cao hơn, họ có cảm thấy gắn kết với doanh nghiệp không? Và cuối cùng, họ có được hạnh phúc và tỏa sáng tại nơi làm việc này? Bốn cung bậc cảm xúc này sẽ tương ứng với bốn trải nghiệm mà các nhà lãnh đạo cần kiến tạo cho nhân viên: Làm thật ăn thật; Làm tốt học tốt; Làm để được ghi nhận và Làm để truyền cảm hứng.
Làm thật ăn thật
Để nhân viên có thể yên tâm, tập trung làm việc, trước tiên cần phải đảm bảo việc ghi nhận nhanh chóng, trả công minh bạch. Trong mô hình kinh doanh chuỗi, vấn đề xếp ca, xoay ca, tăng ca là một trong những vấn đề phức tạp nhất của các nhà quản lý. Nếu không có một giải pháp phù hợp thì rất dễ xảy ra tình trạng chấm công sai lệch, nhân viên thường xuyên khiếu nại. Mỗi khi tổng kết tháng, thay vì dành thời gian để bàn về những kế hoạch mới, mục tiêu mới, thì lại là một cuộc “đồng khởi” đến với phòng nhân sự. Đáng quan ngại hơn, một số nhân viên có thể lợi dụng lỗ hổng trong bộ máy, tạo ra những vấn đề tiêu cực, không minh bạch.
Mặc dù trên thị trường đã có khá nhiều hệ thống hỗ trợ chấm công cho doanh nghiệp, nhưng chưa có mấy giải pháp đủ chuyên sâu để xử lý bài toán ca kíp đặc thù của mô hình chuỗi. Với bộ ba ứng dụng từ Base.vn – Base Schedule, Base Hourly và Base Overtime, vấn đề chấm công theo ca, chấm công theo giờ và tính giờ OT trở nên dễ dàng và minh bạch, cho phép đội ngũ bán hàng tại doanh nghiệp bán lẻ có thể xoay ca, làm thêm giờ một cách linh động.
Xoay ca, đổi ca liên tục không còn là vấn đề đau đầu với bộ ứng dụng chấm công tính lương của Base
Làm tốt học tốt
Học tập là một trong những bản năng tự nhiên nhất của con người – chúng ta liên tục tò mò và học hỏi ngay từ khi chúng ta được sinh ra. Hãy tạo dựng cho đội ngũ nhân viên của bạn một môi trường được học tập và phát triển liên tục. Đồng thời, thiết lập cơ chế để trao quyền cho nhân viên cũng là một việc cần thiết nếu mong muốn giữ chân nhân sự. Khi cảm thấy công việc không còn gì mới mẻ, đó là lúc hầu hết nhân viên rời đi.
Ngoài ra, một nghiên cứu từ Bersin & Associates cho thấy các tổ chức có nền tảng học tập vững chắc có xu hướng vượt trội hơn đáng kể so với các đối thủ cùng lĩnh vực. Họ có khả năng dẫn đầu thị trường cao hơn 32%; năng suất của nhân viên cao hơn 37% và đáp ứng nhu cầu của khách hàng tốt hơn 34%.
Mô hình 4C do Base đề xuất dưới đây có thể coi là một framework cơ bản, dễ thực hiện, nhưng đảm bảo được 4 thành tố quan trọng của văn hóa học tập: Course – Check – Certificate – Community. Bằng cách sử dụng công nghệ từ bộ ứng dụng Base HRM+ để hỗ trợ, các trải nghiệm học tập thông thường sẽ trở nên thú vị, dễ tiếp cập hơn, và trở thành một phần thấm nhuần trong đời sống hàng ngày của doanh nghiệp.
Thúc đẩy văn hoá học tập trong doanh nghiệp với nền tảng hỏi-đáp tri thức nội bô Base Square
Làm để được ghi nhận
Lớp nhân sự trẻ trong các doanh nghiệp ngày nay đang dần được thay thế bởi thế hệ GenZ. Với lối sống tận hưởng hạnh phúc trong khoảnh khắc (momentary happiness), thì thực tế cách tạo động lực cho đối tượng này sẽ rất khác so với những thế hệ 8x, đầu 9x. Nếu trước kia, chúng ta thực hiện đánh giá hiệu suất hàng năm, xét thưởng hàng quý; thì hiện tại đòi hỏi một hệ thống ghi nhận, khen thưởng hàng ngày, thậm chí ngay tức thời, để mỗi nhân sự cảm nhận được ngay rằng: “Tôi đang phát triển và tổ chức này đang dẫn tôi đi lên, tôi phải ở đây để tiếp tục thử thách.” Nếu thiếu đi giá trị này, câu chuyện giữ chân nhân sự hiện nay sẽ không dễ dàng. Và điều đáng mừng là nhờ có công nghệ, chúng ta được hỗ trợ làm điều này một cách rất nhanh chóng.
Với ứng dụng Base Reward nằm trong bộ ứng dụng Base HRM+, các nhà quản lý có thể công khai khen thưởng nhân viên kèm theo một phần quà như ly trà sữa, voucher điện tử… Một phần chi rất nhỏ nhưng có thể tạo được hiệu ứng lan tỏa đáng kể tới toàn bộ tổ chức.
Làm để truyền cảm hứng
Trải nghiệm cuối cùng và cũng là mức độ gắn kết cao nhất của nhân sự, là khi nhân viên của bạn trả lời được câu hỏi: Tôi ở đây để làm gì? – tức là khi họ tìm được ý nghĩa cao hơn trong công việc mình làm và chia sẻ tầm nhìn, sứ mệnh chung với tổ chức. Ví dụ, khi một nhân viên đang tư vấn cho khách hàng về chiếc xe đạp, họ nhận thức được rằng mình không chỉ bán một chiếc xe đạp đơn thuần, mà còn “bán” một lối sống lành mạnh và một tinh thần bảo vệ môi trường. Sự khác biệt về tư duy này chắc chắn sẽ tạo ra sự khác biệt và vượt trội trong trải nghiệm khách hàng, mà đôi khi chính khách hàng của bạn không gọi tên được sự khác biệt đó, chỉ biết rằng “có gì đó rất thích ở cửa hàng này và muốn quay lại đây.” Liệu đây có phải điều mà tất cả các chủ doanh nghiệp mong muốn?
Để kiến tạo được trải nghiệm khách hàng tinh tế như vậy hẳn không đơn giản. Đó phải là thành quả của nhiều công sức cấy ghép tư tưởng và “mã gen” tổ chức vào mỗi người nhân viên. Trong quá trình này, giao tiếp chính là chìa khoá. Hoạt động truyền thông nội bộ doanh nghiệp cần được cân nhắc và đầu tư ở mức độ nhất định để có thể truyền đạt tầm nhìn và định hướng của tổ chức tới đội ngũ nhân viên một cách hiệu quả.
Có thể thấy một thực trạng trong mô hình các chuỗi, việc truyền tải mọi thông tin, chính sách, thông điệp từ CEO tới nhân viên đều phụ thuộc vào cửa ngõ thông tin là các chi nhánh trưởng. Điều này tạo ra những rào cản nhất định trong việc lan tỏa những giá trị, tư tưởng tổ chức một cách trọn vẹn.
Ông Phạm Kim Hùng – Founder & CEO của Base.vn chia sẻ: “Doanh nghiệp 20 người thì không khó, nhưng doanh nghiệp 100 người, 1000 người thì việc gắn kết nhân viên với doanh nghiệp lại là câu chuyện hoàn toàn khác. Khi đó cần phải có một nền tảng công nghệ đủ tốt để giải quyết trọn vẹn bài toán này”. Đó là lý do cho sự ra đời của Mạng truyền thông nội bộ Base Inside.
Thư gửi tới toàn công ty của CEO Base.vn được đăng tải trên Base Inside, mạng truyền thông nội bộ chuyên biệt cho doanh nghiệp.
Base Inside được thiết kế để định hướng cho doanh nghiệp cách thức triển khai hoạt động truyền thông nội bộ một cách hiệu quả. Không đi sâu vào mục đích giải trí và kết nối như các mạng xã hội đại chúng, Base Inside là nơi doanh nghiệp kể câu chuyện của mình và nơi nhân viên được gắn kết với câu chuyện doanh nghiệp.
Tóm lại, ở phần Nhân bản tư tưởng này, chúng ta có thể tổng hợp một công thức đơn giản bao gồm 4 yếu tố tạo động lực cho nhân viên phát triển và tỏa sáng cùng tổ chức, đem lại giá trị sau cùng mà chắc chắn mọi doanh nghiệp đều theo đuổi – sự cân bằng bền vững giữa lợi ích 3 bên: Nhân viên – Khách hàng – Doanh nghiệp.
Lời kết
Toàn bộ kiến thức được chia sẻ trên đây có lẽ không phải là điều gì quá mới mẻ, nhưng là lời giải thực tiễn nhất cho doanh nghiệp trong quá trình hoàn thiện hệ thống để mở rộng quy mô. Đội ngũ Base kỳ vọng rằng ngay hôm nay, sau khi đọc bài viết này, các bạn có thể đem nó vào thực tế doanh nghiệp của mình, ứng dụng cải tiến một phần nào đó và bắt đầu quan sát những thay đổi tích cực.
Con đường từ kinh doanh nhỏ lẻ đến sở hữu một doanh nghiệp chuỗi không thể đạt được nếu không hệ thống hóa các quy trình nội bộ, và cũng rất khó để duy trì lâu dài nếu không nuôi dưỡng được đội ngũ và văn hoá doanh nghiệp đủ mạnh. Bằng cách tận dụng sức mạnh công nghệ để nhân bản nhân lực, quy trình và tư tưởng, hành trình scale-up doanh nghiệp sẽ trở nên đơn giản và dễ dàng hơn. Base hy vọng có thể đồng hành cùng bạn trên hành trình đó!
Base.vn – Nền Tảng Quản Trị Doanh Nghiệp Toàn Diện, tự hào đồng hành cùng +8000 khách hàng doanh nghiệp hàng đầu trong nhiều lĩnh vực như: VIB, ACB, MB, Sacombank, VPBank, Vissan, Golden Gate, Pizza Hut, Twitter Beans Coffee, Decathlon, Bamboo Airways, Ninja Van Việt Nam, Rạng Đông, Á Đông ADG, Nagakawa Group, CenLand, Địa Ốc Him Lam, Ecopark, Amber Academy, Goldsun Media Group, Urbox, Medipharco, Bệnh viện Phổi Trung Ương, Bệnh viện Gia An 115, Thái Hà Books…
Để nhận tư vấn 1-1 và tham gia demo trải nghiệm tính năng các phần mềm quản trị vận hành của Base, bạn có thể ĐĂNG KÝ TẠI ĐÂY.
