“Làm thế nào để đảm bảo nhân viên vẫn làm việc với hiệu suất tốt?”
“Làm thế nào để công ty vẫn vận hành trơn tru như khi làm việc trực tiếp?”
“Làm thế nào để gắn kết tinh thần nhân viên?”
…
Làm việc từ xa đã và đang trở thành một lựa chọn bắt buộc cho các doanh nghiệp bởi những tác động tiêu cực của đại dịch toàn cầu Covid-19. Đứng trước bài toán chuyển đổi mô hình vận hành, có quá nhiều câu hỏi được các nhà lãnh đạo đặt ra và cấp thiết đi tìm câu trả lời – nhằm mục đích duy nhất: Giữ vững doanh nghiệp.
Ngoài việc xây dựng những nguyên tắc làm việc, tối ưu quy trình, thiết lập các mục tiêu, phương pháp đo lường và đánh giá hiệu quả, các nhà lãnh đạo bắt buộc phải tìm đến chìa khóa quan trọng nhất trong câu chuyện này: Công nghệ.
Nhằm hỗ trợ các doanh nghiệp triển khai nhanh chóng, ổn định và tăng trưởng nhanh từ mô hình làm việc từ xa, Base.vn đã thiết kế và cho ra mắt Bộ công cụ làm việc từ xa hiệu quả – với những tính năng phù hợp nhất để vận hành các phòng ban của doanh nghiệp làm việc online, tương tác thời gian thực và thậm chí xử lý công việc ngay trên thiết bị di động.
1. Quản lý công việc và dự án Base Wework
Khi không thể gặp mặt trao đổi hay kiểm soát được trực tiếp nhân viên, điều lo sợ đầu tiên của bất kỳ nhà quản lý nào chính là kiểm soát tiến độ công việc và hiệu suất làm việc của nhân viên. Hãy loại bỏ ngay suy nghĩ kiểm soát công việc bằng phần mềm chat, email hay excel, chúng vốn dĩ không sinh ra để theo dõi tiến độ công việc!
Base Wework là nền tảng đầu tiên tại Việt Nam ứng dụng tinh hoa của các mô hình quản lý nổi tiếng trên thế giới để giải quyết bài toán điều hành công việc và dự án. Phần mềm làm việc nhóm này hoạt động trơn tru cả trên điện thoại di động, tablet và máy tính (laptop, PC), đem lại một trong những giải pháp quản lý dự án và công việc hiệu quả bậc nhất cho doanh nghiệp của bạn trong kỷ nguyên số.
1.1. Tổ chức, quản lý công việc hiệu quả, tập trung trên cùng một hệ thống
- Sử dụng các mẫu dự án, kế hoạch có sẵn để khởi tạo công việc nhanh chóng
- Tùy chọn quản lý công việc theo mô hình phòng ban hoặc mô hình dự án
- Thiết lập deadline dễ dàng, cụ thể theo từng đầu việc, phân công công việc chính xác theo từng thành viên
- Hỗ trợ quản lý theo nhiều phương thức khác nhau: Gantt Chart, Kanban, Checklist,…
Thay vì luôn miệng phải hỏi từng người “Công việc tới đâu rồi”, bạn chỉ cần click vào một “dự án” hoặc mục “thành viên” trong Wework để thấy được tất cả công việc của họ tại một nơi.
Bạn và nhân viên đều dễ dàng thấy việc gì, của ai, tiến độ làm việc ra sao (Wework dạng Gantt chart)
Thông thường rất khó để quản lí deadline của nhân viên khi bạn giao việc cho ai đó qua email. Họ thường loay hoay giữa một đống việc và nói “Ôi em đang bận việc khác, để em sẽ làm việc này sau” hoặc “Xin lỗi sếp em quên mất”… Sử dụng Wework bạn có thể chốt luôn thời hạn cho từng việc, và khi bị trễ deadline ai cũng thấy được sự chậm trễ đó mà không thể chối cãi.
Tính năng phân quyền sử dụng là tính năng quan trọng nhằm phân chia các vai trò khác nhau trong dự án. Khi áp dụng phần mềm quản lý công việc cho doanh nghiệp, đây là tính năng tối cần thiết để đảm bảo thứ bậc kỉ luật trong tổ chức.
1.2. Theo dõi tiến độ công việc, phân bổ nguồn lực hiệu quả dựa trên dữ liệu
Để quản lý tiến độ và hiệu suất từ xa, nhiều nhà quản lý đã lựa chọn yêu cầu nhân viên báo cáo kết quả công việc hàng ngày, hoặc tổ chức họp nhanh để rà soát công việc. Bản thân chúng ta có thể tự nhận thấy đây là những công việc cực kỳ mất thời gian.
Với Base Wework, nhà quản lý có thể dễ dàng truy cập xem báo cáo tự động một cách chi tiết, trực quan về công việc của thành viên, đồng thời Wework có thể dự báo tiến độ dự án giúp nhà quản lý cân nhắc điểm mạnh, điểm yếu của cả team để phân bổ nguồn lực hiệu quả.
- Báo cáo tiến độ trực quan, tự động cập nhật số liệu theo thời gian thực
- Hiển thị đồng thời tiến độ và mức độ hoàn thành của nhiều dự án
- Đưa ra những dự báo về khả năng hoàn thành dự án, hỗ trợ nhà quản lý trong việc ra quyết định, ứng phó, điều chỉnh,…
- Cân đối nguồn lực và phân bổ dựa theo khối lượng công việc của từng thành viên
- Lưu lại lịch sử của từng công việc, dự án, làm cơ sở cho việc đánh giá.
1.3. Xây dựng văn hóa cộng tác, trao đổi thông tin giữa các thành viên
Giao tiếp là yếu tố không thể thiếu trong làm việc theo nhóm và dự án. Nhà quản lý phải giao tiếp với nhân viên khi phân công nhiệm vụ và góp ý công việc. Các thành viên nhóm cần giao tiếp để phối hợp nhịp nhàng.
- Base Wework tích hợp sẵn công cụ chat trực tuyến ngay trên hệ thống
- Cho phép bình luận, trao đổi trực tiếp trong mỗi đầu công việc cụ thể: Giúp tiết kiệm được rất nhiều thời gian và công sức tổ chức các cuộc họp nội bộ, đồng thời lưu lại tài liệu phục vụ cho đào tạo thành viên trong team hoặc quy trình onboarding người mới.
- Tính năng tạo chủ đề, diễn đàn thảo luận chuyên sâu, trao đổi những vấn đề quan trọng của dự án.
1.4. Cập nhật thông báo tức thời, nhắc nhở công việc
- Cung cấp ứng dụng điện thoại (Mobile app) trên cả Android và IOS
- Tích hợp hệ thống thông báo (Notification), Email nhắc việc hàng ngày
- Đồng bộ lịch làm việc với Google Calendar, iCalendar
- Hỗ trợ upload và lưu trữ file tài liệu, hình ảnh,… trực tiếp trên hệ thống
Bạn và nhân viên đều nhận được thông báo ngay lập tức khi có sự thay đổi trong công việc liên quan như ai đó giao việc cho bạn, thêm bạn làm người theo dõi, chỉnh sửa thông tin đầu việc, đánh dấu hoàn thành, yêu cầu review, bình luận,… Sẽ không có nhiệm vụ nào bị bỏ quên hoặc lấp liếm được, cho dù những thay đổi trong đó được thực hiện vào ngoài giờ làm việc, thậm chí là nửa đêm.
Đặc biệt, khi bạn khởi tạo một đầu việc mới và giao cho người khác, Base Wework sẽ tự động hiển thị chúng trong danh sách công việc của người được giao và thay bạn nhắc nhở họ khi đến deadline.
Reminders nhắc nhở công việc và Wework dạng kanban
2. Nền tảng quản lý và tự động hóa quy trình nghiệp vụ Base Workflow
Một trong những quan tâm hàng đầu của các nhà lãnh đạo là làm sao vận hành trơn tru toàn bộ quy trình làm việc của các phòng ban khi triển khai làm việc online.
Làm sao để chuyển giao công việc giữa các phòng ban một cách linh hoạt? Làm thế nào để kiểm soát được tiến độ và đo lường được hiệu quả? Một doanh nghiệp có nhiều phòng ban và nhân sự không thể cứ giao việc và trao đổi mọi thứ qua phần mềm chat hay qua email, nhất là với những công việc mang tính lặp đi lặp lại? v.v…
Base Workflow chính là câu trả lời hoàn hảo cho tất cả câu hỏi trên:
2.1. Workflow giúp quản lý và tự động hóa toàn bộ quy trình nghiệp vụ của doanh nghiệp trên một nền tảng
- Hệ thống hóa một cách khoa học tất cả các quy trình trong doanh nghiệp
Base Workflow không giới hạn số lượng quy trình nghiệp vụ có thể quản lý. Dù bạn có tạo ra trên hệ thống hàng trăm quy trình, chúng vẫn được hệ thống hoá một cách khoa học và thống nhất với mô hình quản trị của bạn trên thực tế. Tất cả quy trình nghiệp vụ được sắp xếp khoa học theo bất cứ cách nào bạn chọn:
– Theo phòng ban
– Theo độ mở: nội bộ phòng ban, liên phòng ban
– Theo tính chất: nội bộ doanh nghiệp, làm việc với đối tác, làm việc với khách hàng,…
– Theo quy mô: một người đảm nhiệm, 2-5 người luân phiên, trên 10 người cộng tác,…
- Đưa các quy trình thủ công giấy tờ lên phần mềm và cấu trúc thành từng tầng dữ liệu
Base Workflow có sẵn các trường thông tin cần điền để thiết lập một quy trình mới trọn vẹn có khả năng tự động giao việc cho nhân viên – được gọi là một luồng công việc. Mỗi luồng như vậy được thiết lập từ nhiều giai đoạn, được vận hành bởi các nhiệm vụ lần lượt đi qua từng giai đoạn. Trong mỗi job có thể chia thành nhiều đầu việc nhỏ để dễ dàng quản lý.
Bạn chỉ cần thiết lập thông tin một lần duy nhất, và quy trình sẽ chạy tự động, liên tục mà không có sai sót nào.
2.2. Thiết lập và chuẩn hóa từng yếu tố trong quy trình nghiệp vụ
Base Workflow được thiết kế với các trường dữ liệu đầu vào đa dạng và linh hoạt. Bạn có thể lựa chọn điền vào các trường cố định, hoặc tạo thêm các trường tùy biến (customized) khác.
Cấu trúc của luồng cho phép:
- Cung cấp đầy đủ 100% thông tin cần thiết cho người sử dụng
- Bảo mật dữ liệu an toàn tuyệt đối: Chỉ những ai được phân quyền mới có thể tiếp cận dữ liệu.
- Giúp nhân viên biết đúng – biết đủ mình cần phải làm gì: Nhân viên luôn biết rõ các nhiệm vụ có liên quan tới mình, với tư cách là người thực hiện, người quản trị hoặc người theo dõi.
- Giúp nhà quản lý có cái nhìn tổng quát hơn về luồng công việc
2.3. Liên kết chặt chẽ dữ liệu trong nội bộ phần mềm và với các ứng dụng cần thiết khác
- Kết nối dữ liệu để tự động chuyển giao công việc giữa các quy trình
Trên thực tế, dữ liệu trong doanh nghiệp thường được sử dụng ở nhiều bộ phận, phòng ban khác nhau – song song với khái niệm “cộng tác” trong công việc. Base Workflow đã phát triển tính năng kết nối và tự động chuyển giao dữ liệu như vậy.
Thời gian được cắt giảm, độ chính xác và bảo mật được nâng cao là hai lợi ích quan trọng nhất phải kể đến. Để có thể chuyển giao dễ dàng, Base Workflow có khả năng cấu trúc dữ liệu đầu vào chi tiết đến bất kỳ mức độ nào bạn muốn.
Dữ liệu đầu ra của quy trình này được chuyển giao thành dữ liệu đầu vào của một quy trình khác
- Dễ dàng tích hợp với các phần mềm và nền tảng công nghệ khác:
Base Workflow tích hợp sẵn với các ứng dụng khác cùng nền tảng Base Platform (như Base Wework, Base Request,…); các công cụ Email, Google Drive, Google Calendar, Microsoft Offices,… Như vậy, cả bạn và nhân viên đều có thể dễ dàng thực hiện các thao tác mở file, lưu trữ, tải tệp,.. xoay quanh luồng quy trình trên Base Workflow mà không cần đăng nhập hay mở tab qua lại rối rắm như trước.
- Giúp tối ưu hóa các luồng tương tác và trao đổi thông tin trong doanh nghiệp
– Bắn thông báo tự động khi có thay đổi ở mỗi nhiệm vụ cần thiết theo thời gian thực: Những ai đã được phân quyền tiếp cận dữ liệu của task/job/stage/workflow sẽ tự động nhận được thông báo khi có sự thay đổi.
– Thảo luận và gửi file tài liệu ngay dưới mỗi nhiệm vụ và đầu việc: Dưới mỗi nhiệm vụ và từng đầu việc nhỏ đều có một mục “Bình luận”. Đó là không gian để bạn và nhân viên gửi file tài liệu minh hoạ hoặc thảo luận cùng nhau.
2.4. Kiểm soát và đo lường hiệu quả làm việc, từ đó dễ dàng cải tiến và tối ưu hóa quy trình
- Cập nhật tình trạng của các quy trình đang triển khai, thống kê các lý do cụ thể khiến cho công việc tắc nghẽn hoặc thất bại
Đây là báo cáo chuyên môn giúp bạn có cái nhìn tổng quan về cách doanh nghiệp đang thực hiện quy trình – từ bước này sang bước khác với các yếu tố con người, thời gian, công cụ,… Các con số được thống kê tự động với độ chính xác tuyệt đối chính là cơ sở để bạn và manager đưa ra các nhận định và quyết định dựa trên dữ liệu (data-driven).
- Báo cáo chi tiết về thời gian và hiệu quả làm việc của từng cá nhân
Việc thống kê thời gian và hiệu quả làm việc của mỗi cá nhân của Workflow sẽ phản ánh gần như chính xác những gì họ làm được trên thực tế. Ngoài ra, để lưu trữ lại dữ liệu lâu dài, Base Workflow cũng hỗ trợ bạn xuất file Excel tất cả dữ liệu báo cáo trên hệ thống.
3. Ứng dụng quản lý & thông báo công văn nội bộ Base Office
Thông thường, một quy trình xử lý công văn diễn ra nhiều công đoạn và đòi hỏi phải gặp mặt trực tiếp: Sau khi tạo một văn bản trên Word hoặc Excel và in ra giấy, người đề xuất sẽ trình lên và xét duyệt lần lượt qua các cấp thẩm quyền cần thiét; sau đó để thông báo, văn bản đó được in hoặc photo thành nhiều bản, xin chữ ký và dấu chứng thực rồi được gửi tới tất cả nhân sự hoặc phòng ban liên quan.
Các nhà lãnh đạo sẽ đặt ra câu hỏi: Làm thế nào để xử lý và lưu hành công văn khi làm việc từ xa? Liệu gửi mail cho toàn bộ nhân viên có bị trôi hay dễ dàng bị bỏ sót, thậm chí mức độ nghiêm túc của những công văn quan trọng cũng sẽ giảm bớt? Những thông báo khẩn cấp thì xử lý như thế nào?
Để khắc phục sự rườm rà thủ công mà vẫn đảm bảo đầy đủ quy trình xử lý công văn theo thẩm quyền, Base Office hỗ trợ doanh nghiệp lưu trữ và luân chuyển toàn bộ công văn, giấy tờ dưới dạng bản mềm. Hệ thống xây dựng sẵn quy trình xét duyệt công văn tự động qua các thao tác đơn giản và cực kỳ nhanh gọn.
3.1. Hệ thống xét duyệt công văn tự động, nhanh chóng, đúng thẩm quyền
- Tạo các file công văn dưới dạng Word, Excel, PDF, ảnh,… và upload lên trên đề xuất với các thông tin đi kèm như thời gian hiệu lực, nội dung mô tả, tên nhóm văn bản, tên loại văn bản, độ khẩn cấp,… giúp định vị được chính xác công văn đó.
- Dùng thẻ @ để tag tên tất cả người có thẩm quyền phê duyệt công văn. Hệ thống sẽ tự động bắn thông báo cho những người này, đồng thời cấp cho họ quyền xem công văn ngay trên đó.
- Có ba chế độ xét duyệt công văn là duyệt lần lượt, duyệt đồng thời và chỉ cần một người duyệt. Người xét duyệt có thể đồng ý hoặc từ chối công văn, hoặc nhấn nút Chuyển tiếp để người khác xét duyệt trước (trong trường hợp duyệt đồng thời).
Nhân viên đề xuất thông báo hoặc công văn lên Base Office và chờ xét duyệt từ nhà quản lý
3.2. Cơ chế ban hành công văn nhanh chóng, đúng đối tượng
- Hệ thống tự động gửi notification và email thông báo tới tất cả người nhận (được xác định bởi thẻ tag @ của người đề xuất) ngay sau khi công văn được phê duyệt.
- Lúc này, công văn được gắn thẻ trạng thái Đã ban hành và hiển thị trên giao diện của hệ thống. Người nhận có thể mở văn bản ra xem trực tiếp trên hệ thống mà không cần download hay sử dụng trình duyệt hỗ trợ khác, bởi Base Office có APIs mở tích hợp sẵn với các công cụ như Word Online, Excel,… và cả Calendar để hiển thị thời gian thực trên công văn ban hành.
3.3. Giải phóng không gian lưu trữ công văn, giấy tờ trong doanh nghiệp
Thật ra bản chất của cách xử lý công văn truyền thống cũng nên được cải thiện vì tính rườm rà và lãng phí tài nguyên do những bản cứng của công văn được in ra, lưu trữ lại.
- Lưu trữ và tìm kiếm: Với Base Office, doanh nghiệp có thể lưu trữ bản mềm công văn với dung lượng không giới hạn. Khả năng lưu trữ dữ liệu lớn không chỉ tiết kiệm không gian mà còn giúp lưu trữ được toàn bộ công văn dù đã quá thời hạn có hiệu lực. Trong trường hợp cần tìm lại các văn bản cũ này, doanh nghiệp sẽ thấy biết ơn bởi đã lưu trữ tất cả chúng dưới dạng cloud-based, qua phần mềm quản lý công văn Base Office.
- Giảm tải rủi ro: Tất cả dữ liệu công văn được lưu lại dưới dạng cloud-based, với bản sao lưu tự động dễ dàng lấy lại bất cứ khi nào doanh nghiệp mong muốn. Chỉ có các thành viên trong doanh nghiệp được cấp tài khoản mới có thể truy cập vào kho lưu trữ công văn, và chỉ Owner và các tài khoản cấp cao được phân quyền mới có khả năng chỉnh sửa các thông tin trên hệ thống.
Giao diện kho lưu trữ văn bản của phần mềm quản lý công văn Base Office
3.4. Cung cấp quyền bình luận và đóng góp ý kiến về công văn ban hành
Dưới mỗi văn bản trên hệ thống Base Office là không gian để mọi người xác nhận thông tin, thảo luận, gửi thêm file tài liệu bổ sung hoặc thậm chí là tạo các cuộc bình chọn online. Mọi thao tác đều rất nhanh gọn và đến được với mọi người chỉ vài giây sau đó.
4. Ứng dụng xử lý yêu cầu & đề xuất Base Request
Tương tự như công văn nội bộ, cách xử lý yêu cầu đề xuất thông thường bằng cách nhân viên in và trình đề xuất lên cho các phòng ban, lãnh đạo rồi chờ được duyệt lần lượt. Bản thân cách xử lý truyền thống này cũng tiêu tốn rất nhiều thời gian, tài nguyên của nhân viên và nhà lãnh đạo. Vậy xử lý đề xuất online là như thế nào?
Base Request là phần mềm xử lý các yêu cầu, đề xuất của nhân viên. Phần mềm này giúp nhân viên dễ dàng đưa ra các đề xuất và người lãnh đạo doanh nghiệp có thể phê duyệt một cách nhanh nhất. Những đề xuất này có thể là xin nghỉ phép, yêu cầu duyệt chi, hợp đồng,…
4.1. Chuẩn hóa tất cả các mẫu yêu cầu, đề xuất trong doanh nghiệp
- Tạo form mẫu đề xuất với nhiều trường thông tin linh hoạt
Cho phép bạn chủ động thiết lập các mẫu đề xuất phù hợp với doanh nghiệp của mình với các trường thông tin linh hoạt. Các form mẫu được khởi tạo linh hoạt, đơn giản cho tất cả các loại yêu cầu, đề xuất (Xin nghỉ, Phí Công tác, Hợp đồng, Bổ sung nhân sự, Phê duyệt kế hoạch,…)
Các form được thiết kế sẵn cho phép nhân viên của bạn nhanh chóng hoàn thiện đề xuất
- Phân nhóm các loại đề xuất và cho phép từng bộ phận / phòng ban sử dụng
Việc hệ thống hóa đề xuất sẽ giúp mọi người dễ dàng kiểm soát được những đề xuất có liên quan đến mình để xử lý nhanh chóng, đồng thời dễ dàng lưu trữ và tìm kiếm ngược trở lại.
Nhận được đề xuất, ngay lập tức lãnh đạo và các quản lý sẽ chủ động biết được đề xuất nào quan trọng cần được ưu tiên và nhanh chóng xử lý trong tíc tắc. Điều này sẽ giúp tiến độ công việc luôn luôn được đảm bảo, cấp dưới của bạn cũng không cần mất thời gian thúc giục vị sếp bận rộn của mình duyệt đề xuất nữa.
4.2. Phân quyền sâu và chi tiết trong quá trình xử lý, phê duyệt đề xuất
Mỗi nhóm yêu cầu, đề xuất được xây dựng với thông tin rõ ràng ai là người có thẩm quyền xử lý loại đề xuất đó. Từ đó nhân viên không phải hỏi hay tìm kiếm ai có thể xét duyệt một việc gì vì mọi thứ đều được số hóa.
- Cung cấp tính năng duyệt lần lượt, duyệt đồng thời và chỉ cần 1 người duyệt.
- Có thể chuyển tiếp quyền phê duyệt và xử lý đề xuất cho người khác
- Thêm người theo dõi hoặc giao việc cho những người có liên quan
4.3. Lưu trữ, dễ dàng quản lý trích xuất dữ liệu khi cần
- Quản lý các nhóm, danh sách đề xuất và tất cả các mẫu yêu cầu, đề xuất: Hệ thống các mẫu yêu cầu, đề xuất được sắp xếp ngay từ đầu do người thiết lập phù hợp với quy trình cấu trúc của bộ máy doanh nghiệp.
- Tìm kiếm theo từ khóa và trạng thái của đề xuất
- Cung cấp bộ lọc cho phép trích xuất dữ liệu ra excel để làm báo cáo và tích trữ.
Giao diện kho lưu trữ yêu cầu – đề xuất
4.4. Chuẩn hóa quy trình tạo và phê duyệt đề xuất
- Tạo đề xuất theo đúng form mẫu, cho phép gửi file đính kèm
- Có thể phê duyệt, xử lý, và trao đổi ngay trên đề xuất qua điện thoại dù ở bất cứ đâu
- Cập nhật tình trạng của các đề xuất theo thời gian thực, gửi notification và email đến các thành viên có liên quan khi có bất cứ thay đổi hoặc tương tác nào
Từ người lãnh đạo cao nhất đến lãnh đạo các phòng, ban đều có thể phê duyệt các đề xuất nhờ cơ chế phân quyền và trao quyền linh hoạt theo các luồng phê duyệt. Thông tin hiển thị một cách thống nhất và chuẩn hóa. Đối với các doanh nghiệp quy mô lớn thì điều này rất hữu ích bởi chúng ta có thể hình dung nếu doanh nghiệp không có một phần mềm như Base Request thì quy trình phê duyệt sẽ rất chậm bởi thông tin sẽ phải đi qua rất nhiều phòng ban, nhiều cấp lãnh đạo.
5. Mạng truyền thông nội bộ dành cho doanh nghiệp Base Inside
Chúng ta đều biết vai trò của truyền thông nội bộ trong doanh nghiệp. Nhiều nhà lãnh đạo ưu tiên triển khai mạnh mẽ nhằm đạt được tối đa các hiệu quả và mục tiêu của truyền thông nội bộ. Hầu hết những hoạt động gắn kết nhân viên (như tổ chức chào mừng nhân viên mới, sinh nhật nhân viên, khen thưởng,…) được tổ chức dưới những hình thức như tổ chức trực tiếp, bảng tin điện tử, áp phích, email,…
Các nhà lãnh đạo lo lắng rằng khi làm việc từ xa, các hoạt động truyền thông nội bộ không còn được tổ chức nữa, tinh thần và sự gắn kết của nhân viên với doanh nghiệp sẽ biến mất theo, kéo theo nhiều hệ quả xấu xí khác. Một số giải pháp được đặt ra như gửi email, thực hiện online qua các kênh chat và mạng xã hội,.. nhưng các giải pháp này gây ra nhiều bất cập:
- Các kênh chat (messenger, zalo,..) không phải thông tin nào cũng có thể truyền tải vì dễ bị trôi, thiếu mất đi sự nghiêm túc và chính thống
- Thường không để lại quá nhiều tầm ảnh hưởng của người lãnh đạo do đặc trưng của mạng xã hội là tiếng nói của mọi người tương đương nhau
- Không có khả năng lưu trữ và phân loại, điều này là rào cản vô cùng lớn đối với các giá trị và luồng thông tin quan trọng của doanh nghiệp.
- Dễ dàng gây xao nhãng nhân viên vì có thể truy cập sang facebook cá nhân.
Mạng truyền thông nội bộ dành cho doanh nghiệp đầu tiên tại Việt Nam – Base Inside – có thể định nghĩa lại hoàn toàn cách thức làm truyền thông nội bộ. Base Inside khắc phục mọi nhược điểm của một mạng xã hội thông thường, với khả năng hệ thống hóa và định hướng thông tin rõ ràng; từ đó giúp nhân viên thấu hiểu và thấm nhuần được thông điệp của doanh nghiệp.
5.1. Xây dựng Homepage của doanh nghiệp: Không gian định hình những thông điệp quan trọng
Với Base Inside, bạn có thể nhấn mạnh tầm nhìn – sứ mệnh – giá trị cốt lõi của doanh nghiệp trên toàn bộ giao diện qua hệ thống các đầu mục rõ ràng, từ mục CEO letter, mục Nguyên tắc làm việc, thông điệp vinh danh thành viên, chào đón thành viên mới,… tới trang tin tức nội bộ. Tất cả chúng đều được thống nhất theo một cấu trúc thống nhất để đảm bảo chiến lược lâu dài cho doanh nghiệp. Cũng nhờ các đầu mục này mà thông tin được lưu trữ lâu dài, song hành với lịch sử phát triển của doanh nghiệp.
- Chia sẻ mục tiêu, tầm nhìn, nguyên tắc làm việc và các giá trị cốt lõi
- Gắn kết nhân viên với mục tiêu, tầm nhìn, sứ mệnh của công ty
- Giúp nhân viên thấm nhuần văn hóa và các giá trị cốt lõi của doanh nghiệp
- Tạo ra sự thống nhất về mặt tư tưởng và nguyên tắc làm việc trong nội bộ
Các lời ngỏ từ CEO gửi tới toàn thể nhân viên
5.2. Hệ thống thông báo phân quyền theo từng phòng ban và công ty
- Tự động gửi email và hiện notification ngay khi có thông báo chính thức
- Cập nhật những thông tin quan trọng đến tất cả nhân viên
- Đảm bảo tính thống nhất, xuyên suốt của thông tin
Khi bạn đăng bài mới lên hệ thống, sẽ có thông báo và email được gửi ngay lập tức cho nhân viên; nhưng chúng không gây phiền hà vì đây toàn là thông tin quan trọng trong nội bộ và không “hổ lốn” như nhiều nơi trên mạng xã hội.
5.3. Chia sẻ các luồng thông tin tích cực một cách có cấu trúc và định hướng
- Dễ dàng truyền tải thông điệp của ban lãnh đạo tới nhân viên (Ví dụ gửi CEO/Board Letter tới toàn thể nhân viên): Đảm bảo thông điệp từ ban lãnh đạo được truyền tải đầy đủ trọn vẹn, giúp cho công ty luôn đi đúng hướng theo từng giai đoạn, thời kỳ và tạo ra sự gắn kết giữa ban lãnh đạo với toàn thể nhân viên
- Cập nhật tin tức nội bộ, chào đón thành viên mới, chia sẻ ý tưởng, vinh danh thành viên, chào đón thành viên mới,…
- Các loại bài đăng rất phong phú, mỗi loại có đặc trưng giao diện riêng – cho phép người dùng nhanh chóng tạo bài viết mà không cần suy nghĩ về việc trình bày như thế nào, đồng thời phân loại dễ dàng để tìm kiếm sau này.
Vinh danh nhân viên mà không cần tổ chức trực tiếp tại công ty
5.4. Tương tác, trao đổi thông tin hiệu quả
Tích hợp tính năng chat, tạo thảo luận, thêm câu hỏi và các bình chọn nhằm đảm bảo sự tương tác hai chiều trong nội bộ doanh nghiệp và lắng nghe được ý kiến phản hồi từ nhân viên, tạo cơ hội để các cá nhân có thể chia sẻ, bày tỏ quan điểm.
6. Quản trị tuyển dụng toàn diện Base E-Hiring
Làm việc từ xa không có nghĩa là doanh nghiệp không có nhu cầu tuyển dụng. Nhưng làm thế nào để phỏng vấn nhân viên? Làm sao để cung cấp thông tin của hàng trăm ứng viên rõ ràng đến người phỏng vấn? Bằng cách nào để trao đổi đánh giá về nhân viên giữa các vòng phỏng vấn?
Base E-Hiring, hệ thống quản trị tuyển dụng ATS hoàn chỉnh đầu tiên tại Việt Nam, không chỉ hỗ trợ nhà tuyển dụng những tác vụ cơ bản trong quản lý dữ liệu ứng viên, phỏng vấn trực tuyến mà còn rất nhiều tính năng tuyệt vời khác giúp giảm 75% thời gian làm việc kém hiệu quả như thu thập hồ sơ, sàng lọc ứng viên, báo cáo, phân tích,…
6.1. Quản lý hoạt động phỏng vấn một cách khoa học
- Đặt lịch phỏng vấn ngay trên phần mềm
Bạn có thể dễ dàng đặt lịch ngay trên hệ thống phần mềm (được cập nhật theo thời gian thực và đồng bộ với Google Calendar), và lời mời phỏng vấn sẽ được tự động gửi tới email của ứng viên với lựa chọn xác nhận tham gia hoặc không. Cộng với tính năng nhắc lịch, bạn sẽ không còn lo một trong hai bên sẽ quên đến phỏng vấn hoặc sắp xếp công việc trùng lịch.
Lịch biểu phỏng vấn được cập nhật tự động từ Base E-Hiring tới Google Calendar
- Phỏng vấn ứng viên trực tuyến ngay trên hệ thống
Base E-Hiring có thể thực hiện cuộc phỏng vấn trực tuyến ngay trên hệ thống với chất lượng tín hiệu rất tốt. Nhân viên của bạn còn có thể sử dụng chức năng thu âm để lưu lại cuộc trò chuyện.
- Xây dựng bộ câu hỏi phỏng vấn mẫu cho từng vị trí tuyển dụng
Bộ phận tuyển dụng hoặc người phỏng vấn có thể nhập sẵn bộ câu hỏi vào phần mềm để hiển thị vào các buổi phỏng vấn.
- Ghi chú, đánh giá trực tiếp trên giao diện phỏng vấn
Để tránh kết quả đánh giá bị thiếu sót hoặc ảnh hưởng bởi các yếu tố khác, Base E-Hiring có tính năng đánh giá ứng viên trực tiếp trên giao diện, đồng thời ghi chú trước, trong và sau buổi phỏng vấn. Kết quả đánh giá này sẽ được tự động cập nhật vào hồ sơ ứng viên và hiển thị đã qua vòng / bị loại.
6.2. Quản lý trạng thái và quy trình của từng vị trí tuyển dụng
- Xây dựng quy trình tuyển dụng khoa học và hệ thống cho từng vị trí:
Mỗi vị trí trong doanh nghiệp đều có một quy trình tuyển dụng riêng, ví như Content Writer cần thêm một vòng test năng lực biên tập bài viết. Bạn có thể cài đặt quy trình này trên hệ thống Base E-hiring và để nhân viên làm việc với các ứng viên theo đúng tuần tự các vòng tuyển dụng.
- Cá nhân hóa email tự động theo từng bước trong quy trình
Thử tính số email nhân viên của bạn cần phải gửi đi trong suốt quá trình tuyển dụng: email trả lời ứng viên ứng tuyển, email mời phỏng vấn, email offer mức lương, email từ chối,… Với Base E-Hiring, bộ phận HR có thể gửi email đã được cá nhân hoá tới hàng loạt ứng viên cùng lúc. Tính năng này không chỉ giúp bạn tiết kiệm thời gian và tránh nhầm lẫn trong việc gửi email mà còn giúp ứng viên cảm nhận được sự coi trọng và chuyên nghiệp.
Email được gửi từ Base E-hiring đều được cá nhân hóa
- Dễ dàng cập nhật trạng thái của ứng viên
Ứng viên này nộp đơn tuần trước, hiện tại đã phỏng vấn đến vòng nào? Vị trí này có tới 5 người ứng tuyển, không biết ai trong số họ tiến xa nhất rồi? Ứng viên này đã qua vòng 1 chưa để còn sắp xếp vòng 2 nhỉ?…
Tất cả các câu hỏi xoay quanh trạng thái ứng viên như trên đều có sẵn câu trả lời trên giao diện của Base E-Hiring, và bạn chỉ cần ngồi một chỗ theo dõi chúng.
- Tự động cập nhật tiến độ theo thời gian thực của từng vị trí theo Hiring Pipeline và Dashboard
Bạn sẽ luôn biết được đã có thể hài lòng với hiệu quả tuyển dụng ở vị trí nào, đâu là vị trí cần đẩy mạnh thu hút ứng viên, vấn đề của ứng viên tập trung ở vòng nào của quy trình, có nên giãn cách hay thu hẹp thời gian các vòng cho khớp với số ứng viên,…
- Đánh giá ứng viên minh bạch, chính xác
Cho phép nhà tuyển dụng đánh giá ứng viên tại mỗi vị trí tuyển dụng theo từng tiêu chí đánh giá bằng cách cài đặt bảng tiêu chí đánh giá gồm các competency vào hệ thống của Base E-Hiring. Sau khi hoàn thành vòng phỏng vấn, Base E-Hiring sẽ tự động tính ra con số trung bình mà từng người trong bộ phận tuyển dụng và thành viên ban phỏng vấn dành cho ứng viên. Sau đó, số điểm cuối cùng được tính theo trung bình cộng.
6.3. Quản lý dữ liệu ứng viên tập trung trên một nền tảng
Với công nghệ ATS của Base E-Hiring, nhân viên của bạn không cần lưu thông tin ứng viên dưới dạng Excel hay bản cứng, chỉ cần lưu trữ và xử lý dữ liệu ứng viên trên một nền tảng duy nhất, vừa thuận tiện cho các thao tác xử lý, vừa đảm bảo bảo mật thông tin.
- Hồ sơ ứng tuyển từ các nguồn đổ về chung một chỗ
Nhờ khả năng kết nối của Base E-Hiring, bộ phận HR của bạn dễ dàng đăng tin với các mạng việc làm và website riêng của doanh nghiệp. Theo đó, mỗi khi có ứng tuyển mới, hồ sơ ứng viên sẽ được tự động lưu về một “kho” chung mà không cần đều đặn check liên tục từng trang. Đồng thời, hệ thống sẽ bắn thông báo cho tài khoản HR ngay lập tức.
Với Base E-Hiring, bạn sẽ có một không gian ảo để lưu trữ số lượng hồ sơ rất lớn, con số lên tới 50.000 hồ sơ.
Tất cả hồ sơ từ các nguồn đổ về chung một hệ thống Base E-hiring
- Lưu lại toàn bộ lịch sử các vòng đời ứng tuyển của ứng viên
Một cá nhân có thể ứng tuyển nhiều lần ở nhiều vị trí khác nhau trong doanh nghiệp. Để tham chiếu lại lịch sử này làm cơ sở đánh giá và đưa ra quyết định cuối cùng, Base E-Hiring có tính năng lọc trùng để nhận ra đâu là ứng viên đã từng ứng tuyển và đưa lịch sử này (bao gồm nguồn ứng tuyển, thời gian, vị trí ứng tuyển, kết quả, đánh giá tại thời điểm đó,…) vào trong hồ sơ.
- Phân loại ứng viên theo từng Talent Pool
Base E-Hiring lựa chọn Talent Pools làm phương pháp tối ưu để phân loại và quản lý các hồ sơ có chung đặc điểm. Một ứng viên có thể thuộc một hoặc nhiều pools dựa trên địa điểm, thời gian, năng lực, vị trí tuyển dụng,.
6.4. Báo cáo tự động trực quan và đa dạng
Với tính năng báo cáo tự động, bạn luôn có trong tay một bản báo cáo chi tiết được mô tả dưới nhiều hình thức và cập nhật theo thời gian thực:
– Báo cáo tổng quan về chiến dịch / vị trí tuyển dụng
– Báo cáo về độ hiệu quả và ROI của từng kênh tuyển dụng
– Báo cáo về các tỷ lệ chuyển đổi theo từng bước trong quy trình tuyển dụng
6.5. Tối ưu cách sử dụng, phân quyền, cộng tác tuyển dụng và bảo mật dữ liệu
- Sử dụng trên đa thiết bị, đa hệ điều hành
Base E-Hiring là một phần mềm có thể sử dụng đa nền tảng trên nhiều hệ điều hành, nhiều thiết bị như PC, laptop, điện thoại, máy tính bảng,… Nhờ đó, bạn và tất cả nhân viên HR đều có thể check thông báo và cập nhật tình hình tuyển dụng ở mọi lúc mọi nơi.
- Cộng tác dễ dàng, bảo mật chặt chẽ với tính năng phân quyền
Base E-Hiring chia các tài khoản thành 3 vai trò với các quyền hạn khác nhau trên hệ thống: HR Manager, HR Executive / Recruiter, Hiring Manager / Line Manager.
Bạn có thể chia sẻ ứng viên với các thành viên trong doanh nghiệp và trao đổi, thảo luận với nhau ngay trên hệ thống để đảm bảo cái nhìn đa chiều trong tuyển dụng và cũng là thông báo tới những người liên quan.
Một số công cụ khác
- Giải pháp xây dựng văn hóa học tập và quản trị tri thức cho doanh nghiệp Base Square: Nền tảng hỏi đáp, trao đổi các kiến thức trong nội bộ doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp xây dựng văn hóa cùng nhau học tập và chia sẻ tri thức giữa các nhân viên
- Ứng dụng quản lý các cuộc họp trong doanh nghiệp Base Meeting: Lên kế hoạch, giao tiếp và cộng tác hiệu quả cho những buổi họp chất lượng nhất
- Giải pháp Quản trị doanh nghiệp Base KPI/OKR: Đưa doanh nghiệp của bạn đi đúng hướng bằng cách thiết lập và theo dõi các mục tiêu toàn diện cho tất cả nhân sự và phòng ban.
- Bộ giải pháp quản trị và phát triển nhân sự toàn diện Base HRM
Kết luận
Chuyển đổi mô hình làm việc cho cả một doanh nghiệp chưa bao giờ là điều dễ dàng. Bạn sẽ phải quản trị tất cả các khía cạnh từ setup cơ cấu nhân sự tới điều kiện môi trường và trang thiết bị làm việc, tiếp đó là công cụ làm việc và nền tảng tinh thần cho tất cả nhân viên. Đặc biệt đối với mô hình làm việc từ xa.
Tuy nhiên hãy nhớ rằng đây không phải là mô hình vận hành mới và cũng đã được chứng minh đây xứng đáng là một giải pháp tương lai hoàn hảo chứ không phải là “biện pháp đối phó tạm thời”. Và cho dù thế nào thì hiện tại mô hình làm việc từ xa vẫn là lựa chọn bắt buộc nếu doanh nghiệp muốn tồn tại trong thời kỳ khủng hoảng này.
Base.vn – Nền Tảng Quản Trị Doanh Nghiệp Toàn Diện, tự hào đồng hành cùng +8000 khách hàng doanh nghiệp hàng đầu trong nhiều lĩnh vực như: VIB, ACB, MB, Sacombank, VPBank, Vissan, Golden Gate, Pizza Hut, Twitter Beans Coffee, Decathlon, Bamboo Airways, Ninja Van Việt Nam, Rạng Đông, Á Đông ADG, Nagakawa Group, CenLand, Địa Ốc Him Lam, Ecopark, Amber Academy, Goldsun Media Group, Urbox, Medipharco, Bệnh viện Phổi Trung Ương, Bệnh viện Gia An 115, Thái Hà Books…
Đăng ký nhận TƯ VẤN 1-1 và DEMO TRẢI NGHIỆM Bộ giải pháp ngay TẠI ĐÂY.
