Xuất phát từ những bài toán riêng, cộng hưởng cùng xu hướng chung của thị trường, các doanh nghiệp tại Việt Nam bắt đầu tăng tốc trong cuộc đua chuyển đổi số toàn diện. Sự “toàn diện” mà chúng tôi nhắc tới ở đây – không chỉ là việc đưa công nghệ tới từng ngõ ngách trong không gian văn phòng – mà là triển khai chúng trên nhiều phương diện quản trị.
Cuối năm 2019, sự kiện ra mắt Phần mềm quản lý và tự động hoá quy trình Base Workflow đã mở ra một xu hướng “toàn diện” mới cho các doanh nghiệp Việt.
Base Workflow không tham gia cuộc đua 4.0 một mình, mà phần mềm này có khả năng kết hợp (theo chiều rộng) và tích hợp (theo chiều sâu) với các ứng dụng khác trên cùng một nền tảng, tạo thành bộ công cụ giúp “đóng gói” toàn bộ bài toán quản lý luồng công việc lại với nhau.
Labo de Dermafirm là một trong số các khách hàng thế hệ đầu tiên “thức thời” như vậy. Chúng tôi đã có cơ hội trò chuyện với anh Phạm Trường Linh – Giám đốc công ty về động lực thôi thúc anh tìm đến sự hỗ trợ của nền tảng Base Platform và những thành công ban đầu mà Labo de Dermafirm đã đạt được.
1. Về CTCP Labo de Dermafirm – Thương hiệu dược mỹ phẩm Hàn Quốc
Thành lập năm 2012, Labo de Dermafirm là nhà phân phối dòng dược mỹ phẩm sinh học đến từ Hàn Quốc – các sản phẩm trị liệu dành riêng cho làn da của người phụ nữ Á Đông. Tại Việt Nam, trong suốt nhiều năm qua, thương hiệu này đã có được sự tin tưởng từ các bệnh viện, thẩm mỹ viện và spa lớn như bệnh viện Da liễu Trung ương, bệnh viện 108, bệnh viện Việt Đức, thẩm mỹ viện Xuân Hương,… Ngoài ra, Dermafirm hiện đang cung cấp nhiều combo chăm sóc và trị liệu tới tay khách hàng.
“Đội ngũ nhân sự hiện tại có 30 người, bao gồm các phòng ban chính như Kinh doanh, Marketing, Kế toán, Đào tạo và Kho vận. Chưa kể đến một chi nhánh mới mở trong TP Hồ Chí Minh nữa.” – Anh Linh hào hứng mở đầu cho câu chuyện về Hành trình Chuyển đổi số toàn diện của Labo de Dermafirm với sự đồng hành của Base Platform.
2. Khi luồng công việc bị quá tải: Áp lực hai chiều đối với cả quản lý và nhân viên
Trở lại năm 2017 – thời điểm anh Linh vừa mới thành lập Labo de Dermafirm, quy trình làm việc còn khá lộn xộn và có phần phức tạp.
Khi lượng thông tin ngày càng nhiều, nằm ngoài tầm kiểm soát của những group chat, email, tờ trình và báo cáo, bộ phận quản lý đã cảm thấy vô cùng áp lực vì chẳng nắm bắt được chính xác thông tin: nhân viên của mình đang làm gì, có làm đúng quy trình chăm sóc khách hàng hay không. Kết quả nhận được chỉ là những báo cáo thiếu tính xác thực, với những lý do sơ sài như “không lấy được thông tin khách hàng”, “khách hàng không quan tâm”.
“Ngược lại, nhân viên cũng mang “nỗi khổ” riêng. Dù đã được nhắc nhở nhiều lần, mà thật ra đôi khi quản lý còn chẳng nhớ nổi để mà nhắc, các bạn ấy thường xuyên quên nhiệm vụ, chậm deadline, trễ hẹn với khách hàng… Quá nhiều giấy tờ cần xử lý lại làm mọi người bối rối hơn nữa.
“Do đặc thù khách hàng B2B, chúng tôi xử lý những hợp đồng lớn, khối lượng công việc không đếm xuể. Tôi chợt nhận ra: đã đến lúc cần một công cụ thật rồi.” – anh Linh tâm sự.
Với nhu cầu cần khắc phục ngay các vấn đề kể trên, Labo de Dermafirm bắt tay vào tìm kiếm một công nghệ thỏa mãn cả ba tiêu chí: bao quát công việc, quản lý nhân viên và duyệt thông tin nhanh. Và Base Platform chính là “ứng cử viên” được anh Linh đánh giá là phù hợp nhất đối với doanh nghiệp mình.
3. Khi công nghệ mới được áp dụng: Chắc chắn sẽ vấp phải khó khăn từ thói quen cũ
Theo lời anh Linh, khi Labo de Dermafirm bắt đầu triển khai nền tảng vận hành & quản trị doanh nghiệp Base Platform với 3 phần mềm chính, giai đoạn đầu nhân sự đã vấp phải một số khó khăn nhất định. Mà có lẽ đây là bài toán chung của tất cả doanh nghiệp khác mà thôi.
“Lúc đó nhân viên đã kêu ca rất nhiều. Nào là không có máy tính, ứng dụng thì phức tạp… Họ vẫn luôn nhiệt tình với những ứng dụng đáp ứng nhu cầu đời sống cá nhân như ship đồ, book xe ôm công nghệ, video call cho người thân,…; có thể dành hàng giờ đồng hồ để “nghiên cứu” Facebook, Instagram, Viber,… nhưng lại thường “sợ hãi” các phần mềm hỗ trợ công việc.”
Anh Linh nhận định thêm: Nếu họ không muốn khai thác các phần mềm để làm việc tốt hơn, nguyên nhân chỉ là do họ chưa nhận thức đủ, thậm chí chưa từng thử và chưa biết cách dùng hiệu quả. Động lực này chắc chắn có thể thay đổi được.
Vậy nên, chuyển đổi số là xu hướng tất yếu không thể phủ nhận. Và Labo de Dermafirm vẫn quyết tâm thực hiện đến cùng, với mục tiêu cao nhất là làm chủ công nghệ và biến nó thành công cụ đắc lực trong công việc.
Mặc dù mất nhiều thời gian để làm quen với Base, cuối cùng mọi thứ đã có thành quả. Nhân sự Labo de Dermafirm đã thừa nhận rằng: “Công nghệ giúp chúng tôi giải tỏa áp lực thành công!”
4. Khi giải pháp “3 trong 1” Base Platform vận hành trơn tru: Chuyển đổi số thực sự đã toàn diện!
Sở dĩ Base Platform chạm đến được cả ba tiêu chí (bao quát công việc, quản lý nhân viên và duyệt thông tin nhanh) vì bản chất đây là một nền tảng chứa nhiều ứng dụng chuyên sâu cho từng tác vụ khác nhau.
Trong đó, Labo de Dermafirm đã “chọn mặt gửi vàng” 3 ứng dụng chính trong Bộ quản trị năng suất toàn diện Base Work+:
- Base Workflow – Ứng dụng quản lý và tự động hoá quy trình nghiệp vụ
- Base Wework – Ứng dụng quản lý công việc & dự án toàn diện
- Base Request – Ứng dụng phê duyệt các yêu cầu – đề xuất nội bộ
Cùng xem những kết quả tuyệt vời mà Labo de Dermafirm đã đạt được nhờ nó!
4.1. Toàn bộ quy trình chăm sóc khách hàng (kể cả các nhánh rẽ) đều được đảm bảo chặt chẽ nhờ Base Workflow
Ngay khi mới được triển khai Base Workflow được gần ba tháng, Dermafirm đã nhận về những chuyển biến đáng kể trong việc quản lý quy trình chăm sóc khách hàng của phòng Kinh doanh và quy trình nhập – xuất hàng của phòng Kho vận.
Mô tả quy trình chăm sóc khách hàng của Phòng kinh doanh tại Labo de Dermafirm
Toàn bộ quy trình được chuẩn hóa lại và chuyển giao lên phần mềm Base Workflow. Mỗi khách hàng tương đương với một ‘thẻ” trên giao diện. Chiếc thẻ này có thể di chuyển qua từng giai đoạn của quy trình, bao gồm các nhiệm vụ cụ thể phải hoàn thành trong mỗi giai đoạn và giao đến từng tư vấn viên. Theo đó, tư vấn viên bắt buộc phải làm theo đúng quy trình chuẩn, tình trạng của mỗi khách hàng được theo dõi sát sao.
Đặc biệt, quy trình rẽ nhánh của Dermafirm cũng được Base Workflow xử lý gọn gàng. Ví dụ, sau bước tư vấn trực tiếp cùng bác sĩ chuyên môn, thẻ khách hàng sẽ đi tiếp đến bước “Hợp đồng” hoặc được forward (chuyển tiếp) sang một quy trình khác dành cho khách hàng tiềm năng, đảm bảo tính rõ ràng và liền mạch.
Ảnh minh hoạ một quy trình xử lý hợp đồng trên Phần mềm quản lý và tự động hoá quy trình Base Workflow
4.2. Toàn bộ đầu công việc được đóng gói lại để quản lý từ A đến Z nhờ Base Wework
Là nhà phân phối mỹ phẩm lớn, doanh nghiệp liên tục tổ chức các sự kiện và workshop tư vấn đào tạo cho các spa, thẩm mỹ viện,… Bởi vậy, Dermafirm đã quyết định sử dụng công cụ thứ hai là Phần mềm quản lý công việc và dự án Base Wework để tối ưu hóa quản lý công việc cho các phòng ban, đặc biệt là phòng Marketing.
Nhân sự công ty đã chủ động lập kế hoạch, tạo nhóm công việc và từng nhiệm vụ cho mỗi người trên phần mềm.
“Điều tôi thích nhất ở ứng dụng này là mỗi đầu việc đều có deadline và email nhắc nhở deadline hằng ngày. Các sếp chẳng cần hối thúc nhân viên nữa, Base Wework đã làm thay rồi. Nhiều sự kiện như vậy nhưng chúng tôi thường chỉ lên kế hoạch một lần thôi, sau đó dùng tính năng nhân bản dự án, chỉnh sửa một chút, nhân viên cứ thế mà làm.” – Anh Linh nói về phần mềm với gương mặt hào hứng.
Phần mềm Base Wework với nhiều giao diện quản lý công việc, tiện lợi sử dụng trên các thiết bị khác nhau
4.3. Toàn bộ yêu cầu – đề xuất được trình bày và phê duyệt đúng người, đúng thời điểm nhờ Base Request
Tại Labo de Dermafirm, phần mềm quản lý yêu cầu – đề xuất Base Request cũng được toàn bộ nhân viên yêu thích và tích cực sử dụng.
“100% đủ loại đề xuất đã có mặt trên Base Request hết rồi, từ nghỉ phép, thanh toán đến tạm ứng chi phí. Giống như Workflow và Wework, Request cũng có tác dụng hai chiều: vừa giúp quản lý biết nhân viên mình muốn gì, vừa giúp nhân viên nhận ngay ý kiến của các sếp. Trước đây một số bạn không gửi đề xuất vì ngại viết tờ trình, ngại email, ngại chờ duyệt lâu. Từ khi có Base thì đề xuất – xét duyệt tưng bừng.”
Phần mềm Base Request có sẵn các form mẫu đề xuất để nhân viên điền và gửi tự động tới người phụ trách
Tạm kết: “Công nghệ hoá” để quản trị doanh nghiệp có bao nhiêu phần đáng sợ?
Với Giám đốc Phạm Trường Linh, công nghệ hóa để quản trị doanh nghiệp là một quyết định đúng đắn, chẳng hề xa vời và “đáng sợ” như mọi người thường nghĩ. Đó chắc chắn là điều cần làm nếu muốn đưa doanh nghiệp thoát khỏi sự lạc hậu và chinh phục được những đỉnh thành công.
Dù đã giảm bớt được nhiều gánh nặng, Labo de Dermafirm vẫn sẽ còn rất nhiều việc cần làm, nhiều tri thức mới cần cập nhật để bộ máy của mình thực sự vận hành nhịp nhàng trên nền tảng Base Platform. Nhưng tất cả mọi người đều tin rằng, tiếp nối những bước đi đầu tiên trên con đường chuyển đổi số, Dermafirm hứa hẹn sẽ tiến xa hơn nữa trong tương lai!
Base.vn – Nền Tảng Quản Trị Doanh Nghiệp Toàn Diện, tự hào đồng hành cùng +8000 khách hàng doanh nghiệp hàng đầu trong nhiều lĩnh vực như: VIB, ACB, MB, Sacombank, VPBank, Vissan, Golden Gate, Pizza Hut, Twitter Beans Coffee, Decathlon, Bamboo Airways, Ninja Van Việt Nam, Rạng Đông, Á Đông ADG, Nagakawa Group, CenLand, Địa Ốc Him Lam, Ecopark, Amber Academy, Goldsun Media Group, Urbox, Medipharco, Bệnh viện Phổi Trung Ương, Bệnh viện Gia An 115, Thái Hà Books…
Tìm hiểu thêm về tính năng cũng như nhận demo trải nghiệm miễn phí gói giải pháp Base Work+ ngay tại đây.
