Trì hoãn là gì? Đó là thói quen hoặc xu hướng tâm lý tìm kiếm sự thỏa mãn nhất thời, không muốn bắt tay làm luôn một công việc mà luôn kéo dài đến một khoảng thời gian rồi mới thực hiện. Đây là căn bệnh chung mà tất cả mọi người đều mắc phải và nó gây ra không ít rắc rối cho khổ chủ và những người xung quanh.
Để đạt được thành công trong sự nghiệp, bạn cần loại bỏ tính trì hoãn càng sớm càng tốt. Không khó để có thể tìm ra những giải pháp giúp bạn ngưng trì hoãn trong công việc, và dưới đây là 4 phương pháp nổi bật nhất để loại bỏ thói quen xấu này.
Phương pháp 1: Ma trận Eisenhower
Ma trận Eisenhower là phương pháp quản lý thời gian của cố Tổng thống Mỹ Eisenhower. Theo mô hình này, bạn liệt kê các công việc, dự án bạn phải làm rồi sau đó sắp xếp vào 4 nhóm:
- Khẩn cấp và quan trọng: Nhiệm vụ cần làm ngay lập tức.
- Quan trọng nhưng không khẩn cấp: Nhiệm vụ được lên kế hoạch để làm sau.
- Khẩn cấp nhưng không quan trọng: Nhiệm vụ có thể bàn giao cho người khác
- Không khẩn cấp và không quan trọng: Nhiệm vụ phải được loại bỏ.
Ma trận Eisenhower
Đây là phương pháp giúp quản lý thời gian hiệu quả, giúp bạn thống kê các công việc cần làm, phân chia mức độ ưu tiên và từ đó có trình tự nhiệm vụ cần hoàn thành. Nếu không phân chia độ ưu tiên trong công việc, bạn sẽ rơi vào trạng thái mơ hồ, không biết mình nên bắt đầu từ đâu và sự hoang mang đó sẽ khiến bạn dần chán nản và rơi vào sự trì hoãn.
Khi sử dụng ma trận Eisenhower, có một vài lưu ý nhỏ sau bạn nên chú ý:
- Liệt kê những việc cần làm xuất hiện trong đầu. Những công việc đó phải liên qua đến những dự án, nhiệm vụ cần thực hiện nơi công sở, không nên liệt kê cả những công việc cá nhân không liên quan đến sự đóng góp chung của doanh nghiệp.
- Chỉ đặt tối đa 8 đầu việc cho mỗi mục. Nếu có công việc mới, hãy cố gắng hoàn thành những công việc cũ
- Bạn có thể lập ma trận theo tần suất ngày/ tuần/ tháng
- Bạn là người quyết định mức độ ưu tiên của công việc. Đừng để người khác làm ảnh hưởng đến những quyết định của bạn.
Ma trận Eisenhower được sử dụng để quản lý công việc cá nhân tốt hơn trên phần mềm Base Wework
Phương pháp 2: Chia nhỏ các đầu công việc cần làm
Sau khi lập ma trận Eisenhower, bạn đã xác định được những công việc nào nên được ưu tiên thực hiện đầu tiên. Tuy nhiên, bạn vẫn có nguy cơ trì hoãn bởi khi bắt tay vào một công việc, bạn lại không biết lộ trình thực hiện công việc thế nào. Vậy nên, đối với mỗi kế hoạch, hãy xây dựng các bước thực hiện thật cụ thể và chia nhỏ chúng thành các đầu công việc nhỏ.
Ví dụ: Bạn có nhiệm vụ xây dựng một trang web cho công ty, các bước nhỏ cần làm được lên kế hoạch như sau:
- Tìm đơn vị xây dựng trang web
- Ký hợp đồng với đơn vị xây dựng trang web
- Thu xếp các vấn đề liên quan đến kỹ thuật đối với việc lưu trữ trang web
- Soạn thảo nội dung web
- Lập trình, đưa trang web và vận hành
- Ra mắt trang web với khách hàng
Với kế hoạch đầy đủ và chi tiết như vậy, bạn sẽ dễ dàng theo dõi tiến độ cũng như hiệu quả công việc của bản thân. Có một lưu ý nhỏ khi lập kế hoạch, đó là các bước nhỏ cũng cần được quy định deadline cụ thể nhằm đảm bảo tiến độ của dự án lớn.
Ví dụ về chia nhỏ các đầu việc để dễ dàng thực hiện và quản lý tiến độ hơn (Ảnh: Base Wework)
Phương pháp 3: Phương pháp Pomodoro
Pomodoro là phương pháp quản trị thời gian nâng cao tối đa sự tập trung trong công việc. Nếu bạn cảm thấy nguyên nhân trì hoãn của bản thân là do khó tập trung trong một thời gian dài thì đây chính là phương pháp dành cho bạn.
Các bước thực hiện phương pháp Pomodoro bao gồm:
Bước 1: Lựa chọn công việc
Bước 2: Đặt thời gian làm việc tối thiểu là 25 phút
Bước 3: Tập trung làm việc đến hết khoảng thời gian đã đặt ra
Bước 4: Tạm dừng công việc và giải lao trong 5 phút
Bước 5: Sau 4 lần giải lao, bạn có thể kéo dài thời gian nghỉ của mình lên 10-15 hoặc 30 phút tùy vào tính chất công việc và sức làm việc của từng người.
Pomodoro (quả cà chua – trong tiếng Ý) kích thích sự tập trung và sáng tạo trong công việc
Khi thực hiện phương pháp Pomodoro, bạn cần lưu ý một số điểm:
- Một quy trình Pomodoro chuẩn sẽ là làm 25 phút, nghỉ 5 phút. Nếu trong quy trình làm việc gặp phải sự gián đoạn bất khả kháng, bạn sẽ phải thực hiện lại từ đầu.
- Chỉ làm một việc duy nhất trong khoảng thời gian đã định.
- Nếu bạn hoàn thành công việc trước khoảng thời gian đặt ra, hãy dùng thời gian còn lại kiểm tra, rà soát lại toàn bộ kết quả công việc.
- Trong khoảng thời gian giải lao, bạn cần thực sự thư giãn. Bạn có thể nhắm mắt nghỉ ngơi, thực hiện một vài động tác yoga nhẹ, matxa đầu,.. Tuyệt đối không nên động đến Internet bởi điều này sẽ kích thích sự hưng phấn và làm não bộ thêm mệt mỏi.
Phương pháp 4: Kiểm soát cảm xúc
Trì hoãn liên quan đến sự trốn tránh cảm xúc tiêu cực khi nghĩ đến công việc. Những cảm xúc chán nản, áp lực khiến bạn không có tâm trí dành cho công việc và điều đó khiến bạn có xu hướng trì hoãn, muốn đợi đến khi tâm trạng tốt mới bắt tay vào làm.
Để có thể giải phóng cảm xúc tiêu cực, ổn định cảm xúc tích cực trong công việc, bạn có thể áp dụng các cách đơn giản dưới đây:
Ổn định cảm xúc là yếu tố quan trọng giúp bạn chống lại trì hoãn
Kết luận
Mặc dù sự trì hoãn được hình thành từ tâm lý nhưng bạn có quyền lựa chọn bạn có muốn trì hoãn hay không. Mỗi một giây trì hoãn đồng nghĩa với việc bạn đang bị bỏ lại so với 7 tỷ người còn lại trên thế giới. Thời gian không chờ đợi ai, vậy nên, ngay từ bây giờ, hãy áp dụng những phương pháp được đề cập trong bài viết để rèn luyện khả năng nói không mỗi lần tâm trí bạn muốn trì hoãn.
Base.vn – Nền Tảng Quản Trị Doanh Nghiệp Toàn Diện, tự hào đồng hành cùng +8000 khách hàng doanh nghiệp hàng đầu trong nhiều lĩnh vực như: VIB, ACB, MB, Sacombank, VPBank, Vissan, Golden Gate, Pizza Hut, Twitter Beans Coffee, Decathlon, Bamboo Airways, Ninja Van Việt Nam, Rạng Đông, Á Đông ADG, Nagakawa Group, CenLand, Địa Ốc Him Lam, Ecopark, Amber Academy, Goldsun Media Group, Urbox, Medipharco, Bệnh viện Phổi Trung Ương, Bệnh viện Gia An 115, Thái Hà Books…
Bên cạnh các phương pháp giúp hạn chế sự trì hoãn trong công việc, bạn có thể tham khảo TẠI ĐÂY cẩm nang xử lý các vấn đề liên quan đến quản lý công việc và dự án.
