Môi trường kinh doanh không ngừng thay đổi làm ảnh hưởng trực tiếp đến bản thân doanh nghiệp. Nếu doanh nghiệp không thích nghi và thuận theo xu thế, không sớm thì muộn, những doanh nghiệp bảo thủ sẽ bị xóa sổ trên thương trường.
Trong bài viết này, chúng tôi sẽ mang đến cho bạn những kiến thức về 5 xu hướng quản trị của thế kỷ 21, lý giải tại sao những xu hướng này lại đưa doanh nghiệp phát triển mạnh mẽ hơn so với cách thức quản lý truyền thống. Bên cạnh đó, những hướng dẫn áp dụng các xu hướng trên vào doanh nghiệp sẽ được truyền tải đầy đủ.
1. Approach to power – quản lý trao quyền cho nhân viên
Các doanh nghiệp vận hành theo mô hình tổ chức phân cấp truyền thống thường vướng phải vấn đề trong sự gắn kết và phát triển các ý tưởng mới. Nguyên do là bởi mọi quyền hành trong doanh nghiệp đều chỉ tập trung trong tay người có quyền lực cao nhất. Nhân viên cấp dưới chỉ nghe theo mệnh lệnh như một cỗ máy và chỉ làm việc vì lợi ích bản thân. Chính điều này là rào cản của sự gắn kết và khiến nhân viên không có cơ hội được sáng tạo trong công việc.
Sự khác nhau giữa quản lý truyền thống và quản lý trao quyền
Phương thức quản lý trao quyền đánh vào ba nhu cầu cao nhất của thang Maslow. Khi hai nhu cầu cấp dưới là sinh học và an toàn được thỏa mãn, con người cần những nhu cầu cao hơn về xã hội, được tôn trọng và khẳng định bản thân.
Tháp Maslow
Con người luôn có mong muốn được gắn kết với một bộ phận tổ chức (Belongingness). Bên cạnh đó, họ cũng khát khao được người khác tôn trọng thông qua thành quả của bản thân. Đừng cố ép nhân viên phải làm việc trong môi trường gò bó và bắt họ nghe theo mệnh lệnh công việc như một cỗ máy bởi lòng tự trọng và sự khao khát thể hiện sẽ thôi thúc họ ra đi và tìm kiếm những môi trường tốt hơn.
Thật ra, tất cả các phương thức quản trị hiện đại đều hướng đến đáp ứng tối đa nhu cầu con người. Tuy nhiên, làm thế nào để có thể đáp ứng thì mỗi phương thức lại đánh vào những yếu tố khác nhau. Với phương thức trao quyền, nhu cầu tự làm chủ và thể hiện bản thân sẽ được đề cao. Đây là phương thức đánh mạnh nhất vào “cái tôi” của con người, vậy nên, nếu có cơ chế tốt, đây sẽ không chỉ là phương thức quản trị hiệu quả mà sẽ còn là cách giữ chân cũng như thu hút nhân tài.
2. Handing information – Chia sẻ thông tin
Phương thức quản trị truyền thống biến môi trường làm việc như một cuộc chiến tranh lạnh (Cold War). Nhân viên và lãnh đạo không hề có sự liên kết và tất cả mọi thông tin về doanh nghiệp luôn được che giấu kỹ càng. Những thông tin nhân viên nhận được về doanh nghiệp chỉ là những thông tin cơ bản và thậm chí còn là những thông tin nửa vời.
Hình thức quản lý bảo mật thông tin một cách thái quá này không phải cách hay để bảo vệ doanh nghiệp, thậm chí còn là rào cản kìm hãm sự phát triển của doanh nghiệp. Thế giới ngày càng mở, nhu cầu về thông tin rất cao và sẽ chắc chắn không một ai dám ứng tuyển, hợp tác và tiếp tục làm việc với một doanh nghiệp luôn có sự mập mờ về thông tin.
Handing information – quản trị chia sẻ thông tin – là chiếc búa đập tan Cold war của hình thức quản trị cũ. Đây là xu hướng quản trị tất yếu bởi mô hình nhân sự thường tổ chức theo team, thông tin là chìa khóa tạo sự gắn kết các phòng ban một cách hệ thống và có tổ chức. Bên cạnh đó, chia sẻ thông tin còn giúp nhân viên nhận thức được quyền lợi của mình, biết về tình hình công ty và có cơ hội đóng góp ý kiến giải quyết những khó khăn công ty gặp phải.
Tất cả doanh nghiệp đều nỗ lực xây dựng một môi trường làm việc phẳng và việc chia sẻ thông tin một cách công bằng là yếu tố chính trong nỗ lực này. Tuy nhiên, doanh nghiệp cũng nên xem xét những thông tin được phổ biến. Dưới đây là một số thông tin doanh nghiệp có thể chia sẻ với toàn bộ nhân viên trong tổ chức:
- Chính sách nhân sự
- Chính sách lương, đãi ngộ, đánh giá công việc
- Sự kiện trong doanh nghiệp
- Các giải thưởng,…
Lý tưởng nhất, doanh nghiệp có thể quy hoạch hệ thống thông tin có thể chia thành 4 tầng theo nội dung giao tiếp như sau:
Mô hình 4 tầng nội dung giao tiếp trong tổ chức
- Tầm nhìn, sứ mệnh: Là tầng nội dung quan trọng nhất, định hình hình ảnh và cách thức hoạt động mang lại giá trị của tổ chức
- Chính sách, nội quy hoạt động: Là khung nội dung được ban hành như một thước đo quy chiếu cho nhân viên thực hiện trách nhiệm của mình
- Quy trình và công việc: Dù bộ máy tổ chức của bạn hoạt động theo mô hình phòng ban, dự án hay luồng quy trình thì tầng giao tiếp này vẫn giống nhau: diễn ra xung quanh nhiệm vụ, công việc hàng ngày của các thành viên trong tổ chức
- Giao tiếp thường nhật: Là tầng nội dung giao tiếp cuối cùng, với ý nghĩa và luồng thông tin đơn giản, xoay quanh tất cả các hoạt động trao đổi thông tin của nhân viên.
Bộ giải pháp quản trị thông tin & giao tiếp nội bộ Base Info+ chính là giải pháp công nghệ có khả năng giúp doanh nghiệp giải quyết hiệu quả bài toán này. Bộ giải pháp bao gồm nhiều ứng dụng chuyên biệt để giải quyết triệt để và rõ ràng từng tầng thông tin khác nhau, rồi lắp ghép lại tổng thể lại thành một Hệ thống thông tin minh bạch xuyên suốt tổ chức.
3. Solving problem – Chia sẻ trách nhiệm giải quyết khó khăn
Cũng giống hình thức Approach to power, hình thức quản trị Solving problem cho phép nhân viên được thể hiện bản thân và cất lên tiếng nói. Hình thức này tạo mối liên kết và ràng buộc về trách nhiệm với toàn bộ thành viên trong tổ chức. Mọi người ai cũng có quyền chia sẻ ý kiến, ý tưởng của riêng mình và cùng nhau chọn giải pháp tốt nhất cho mọi vấn đề.
Quản trị theo hình thức Solving Problem mang đến nhiều sáng kiến mới và khuyến khích nhân viên tư duy sáng tạo. Lý do là bởi mọi người ở các cấp độ khác nhau có thể đưa ra các quyết định khác nhau, do đó nhân viên có thể tự do hơn và có nhiều trách nhiệm hơn, khiến họ có khả năng xử lý các vấn đề tiềm ẩn có thể xảy ra.
Khó khăn kích thích hình thành ý tưởng mới
Bên cạnh đó, thời gian giải quyết khó khăn cũng sẽ được rút ngắn bởi khi tất cả mọi người cùng suy nghĩ về một vấn đề, những ý tưởng sẽ xuất hiện không ngừng và việc tìm kiếm một ý tưởng tốt sẽ nhanh hơn nhiều so với việc chỉ có các cấp lãnh đạo ngồi bàn bạc cùng nhau.
Để có thể áp dụng hình thức quản trị này vào doanh nghiệp, trước hết, đầu vào nhân sự phải ưu tiên những ứng viên có kinh nghiệm và kỹ năng xử lý tình huống; Các lãnh đạo cần tin tưởng nhân viên của mình, có những chính sách khuyến khích sự sáng tạo và đồng thời, các nhân viên đang làm tại công ty cũng cần chủ động rèn luyện khả năng tư duy của bản thân và chủ động đưa ra các ý kiến.
4. Resources distribution – Phân bổ tài nguyên
Cùng nhìn lại một chút về hình thức quản lý tài nguyên trong hệ thống quản trị cũ. Với hệ thống cũ, mọi quyết định trong việc sử dụng tài nguyên tập trung vào tay những cá nhân quan trọng trong công ty. Cấp trên sẽ chỉ cho sử dụng tài nguyên nếu họ nghĩ rằng tài nguyên này là cần thiết cho công việc. Không những vậy, việc phê duyệt sử dụng tài nguyên còn rất mất thời gian và gây ra không ít rắc rối cho toàn bộ tổ chức.
Chính vì độ trễ trong việc phê duyệt và sự phân bổ tài nguyên chỉ dựa vào ý nghĩ chủ quan của người quản lý, cách thức quản trị này đã nhanh chóng bị thay thế. Với hình thức quản trị hiện đại, tất cả mọi người đều có quyền sử dụng tài nguyên phục vụ mục đích công việc. Nói vậy không có nghĩa tài nguyên được tự do sử dụng mà không có người quản lý. Những người có trách nhiệm theo dõi hiệu quả sử dụng tài nguyên sẽ giám sát cách tài nguyên được sử dụng và bảo trì tài nguyên định kỳ.
Ứng dụng Base Booking là giải pháp quản lý tài nguyên online hữu hiệu
Phân bổ tài nguyên hợp lý sẽ giúp nhân viên được chủ động hơn trong công việc, rút ngắn thời gian hoàn thành dự án, tăng năng suất và khả năng sáng tạo.
5. Performance and feedback – Phản hồi về công việc
Theo chuyên gia nhân sự Christopher D.Lee, nhà quản lý nên sớm đưa ra ý kiến phản hồi sau khi nắm được thông tin về tiến độ và tình hình công việc của nhân viên. Điều này sẽ đảm bảo nhà quản lý và nhân viên thống nhất về kỳ vọng và tiêu chuẩn công việc. Đồng thời, phản hồi sớm còn giúp những sai sót được phát hiện và xử lý kịp thời.
Tuy nhiên, tất cả mọi người, kể cả lãnh đạo và nhân viên, cần phân biệt giữa đánh giá công việc và phản hồi công việc. Đánh giá công việc liên quan đến khen thưởng và kỷ luật. Nhà lãnh đạo nhìn nhận quá trình làm việc của nhân viên rồi đánh giá dựa theo ý kiến chủ quan. Còn phản hồi công việc là cung cấp thông tin tức thời về hoạt động đang diễn ra. Những phản hồi mang tính chất góp ý, không quá bắt buộc nhân viên phải làm theo.
Để đạt hiệu quả cao, phản hồi công việc nên mang tính hai chiều. Nhân viên nên chủ động đưa feedback cho cấp trên để cải thiện quy trình làm việc cũng như tạo mối liên kết giữa lãnh đạo và nhân viên.
Phản hồi hai chiều là chìa khóa gắn kết lãnh đạo và nhân viên
Nỗ lực gây dựng môi trường quản trị có sự phản hồi đòi hỏi nỗ lực từ cả nhân viên và cấp lãnh đạo. Đối với nhân viên, việc tiếp nhận phản hồi đã quá quen thuộc nhưng với các nhà lãnh đạo, việc tiếp nhận những ý kiến từ cấp dưới có lẽ sẽ rất khó khăn lúc ban đầu. Đó là lý do các nhà lãnh đạo nên trang bị nghệ thuật xử lý phản hồi của nhân viên để tiếp nhận và giải quyết những phản hồi một cách hiệu quả và công bằng.
Kết luận
Cách thức quản trị doanh nghiệp không ngừng phát triển và đổi mới. Sự thay đổi này là điều tất yếu bởi nhân viên ngày càng có nhu cầu lớn về quyền lợi và nắm quyền chủ động hơn trên thị trường lao động. Nếu doanh nghiệp không có hình thức quản trị đáp ứng nhu cầu của nhân viên và khiến nhân viên hứng thú, sớm hay muộn, doanh nghiệp đó cũng biến mất khỏi thị trường.
Bây giờ, với vai trò là nhà lãnh đạo, bạn hãy xem xét 5 xu hướng quản trị trong bài viết này và áp dụng một trong số đó để cải thiện việc quản lý trong chính công ty.
Base.vn – Nền Tảng Quản Trị Doanh Nghiệp Toàn Diện, tự hào đồng hành cùng +8000 khách hàng doanh nghiệp hàng đầu trong nhiều lĩnh vực như: VIB, ACB, MB, Sacombank, VPBank, Vissan, Golden Gate, Pizza Hut, Twitter Beans Coffee, Decathlon, Bamboo Airways, Ninja Van Việt Nam, Rạng Đông, Á Đông ADG, Nagakawa Group, CenLand, Địa Ốc Him Lam, Ecopark, Amber Academy, Goldsun Media Group, Urbox, Medipharco, Bệnh viện Phổi Trung Ương, Bệnh viện Gia An 115, Thái Hà Books…
Để nhận tư vấn 1-1 và tham gia demo trải nghiệm tính năng các phần mềm quản trị vận hành của Base, bạn có thể ĐĂNG KÝ TẠI ĐÂY.
