Dưới sự ảnh hưởng của cuộc Cách mạng 4.0, công nghệ cũng đang đem tới những màn lột xác ấn tượng ở các doanh nghiệp. Giờ đây, các phần mềm không còn chỉ là những công cụ “có thì tốt, không có chẳng sao” đơn thuần mang tính trang trí; chúng đã được nhìn nhận như một lợi thế cạnh tranh thực sự.
Nói cụ thể trên hoạt động xây dựng và quản lý quy trình làm việc trong doanh nghiệp, vốn luôn được ví von như là bộ khung vững chãi giúp mọi tổ chức tồn tại và phát triển, sự hiện diện của công nghệ, cụ thể là phần mềm BPM, cũng đóng vai trò vô cùng thiết yếu.
Thấu hiểu được điều này, Base Resources sẽ đồng hành và cung cấp những kiến thức cơ bản nhất về phần mềm BPM để bạn đọc có thể thông thái ứng dụng chúng trong nội bộ tổ chức.
Qua bài viết này, bạn sẽ nắm được:
– Khái niệm phần mềm BPM
– Lợi ích của phần mềm BPM đối với doanh nghiệp
– Cách lựa chọn phần mềm BPM cho doanh nghiệp của bạn
1. Phần mềm Quản lý quy trình nghiệp vụ – Business Process Management Software (BPMS) là gì?
Bạn đã biết gì về Phần mềm quản lý quy trình (BPMS)?
Trước khi nói tới phần mềm BPM (BPMS), trước tiên hãy cùng tìm hiểu về khái niệm Quản lý quy trình nghiệp vụ (Business Process Management – BPM). BPMS về bản chất đóng vai trò làm công cụ hỗ trợ cho khái niệm này, bởi vậy chúng ta không thể nhắc tới phần mềm mà bỏ qua việc tìm hiểu bản chất của chúng.
Theo định nghĩa chính thống trên chuyên trang bpm.com, quản lý quy trình nghiệp vụ là một khái niệm đề cập tới sự kết hợp của việc mô hình hóa (modeling), tự động hóa (automation), thực thi (execution), kiểm soát (control), đo lường (measurement) và tối ưu hóa (optimization) các luồng hoạt động kinh doanh, hỗ trợ những mục tiêu, kết quả then chốt của doanh nghiệp.
Trong hoạt động BPM, nhiệm vụ của một BPMS là xây dựng và vận hành tự động các quy trình từ đầu đến cuối, sau đó phân tích chúng, đồng thời, thực hiện các cải tiến, giám sát để liên tục tối ưu những quy trình đó.
Nhờ vậy, kết quả thu được từ việc ứng dụng BPMS sẽ là những quy trình nghiệp vụ có độ hoàn thiện và hiệu quả cao hơn trước, nâng cao hoạt động vận hành doanh nghiệp.
2. Vì sao doanh nghiệp của bạn nên đầu tư sử dụng phần mềm BPM?
Chưa khi nào việc đầu tư cho công nghệ tại các doanh nghiệp lại đúng đắn hơn thời gian này – khi mà những công nghệ mới với giá thành hợp lý đồng loạt ra đời, đem lại năng suất gấp nhiều lần so với thực hiện thủ công.
Việc áp dụng công nghệ gần như trở thành một điều kiện bắt buộc nếu như doanh nghiệp không muốn tụt lại trong cuộc cạnh tranh – bởi doanh nghiệp nào sở hữu công nghệ sẽ đều có sự bứt phá vượt trội.
Riêng trong lĩnh vực Quản lý quy trình nghiệp vụ, các khảo sát đang chứng minh được việc đầu tư vào phần mềm BPM đang là mối quan tâm hàng đầu của không ít doanh nghiệp. Theo Mordor Intelligence, 68% tổ chức hiện nay đang thể hiện sự hứng thú sâu sắc tới các phần mềm BPM và 56% trong số đó thừa nhận sẽ đầu tư mạnh tay hơn vào chúng trong năm tới.
Phần mềm BPM có gì mà được các doanh nghiệp tin dùng đến vậy?
Những lợi ích của phần mềm BPM đem tới cho doanh nghiệp có thể phần nào đó lý giải cho sức hút này.
2.1. Lợi ích rõ ràng nhất mà phần mềm BPM đem tới cho doanh nghiệp là cải thiện năng suất làm việc
Các phần mềm BPM cho phép doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình nhiệm vụ bằng cách hạn chế các nhiệm vụ dư thừa hoặc không hiệu quả, giúp do nhân viên sở hữu nhiều thời gian để tập trung vào các nhiệm vụ quan trọng, cốt lõi. Đồng thời, chúng cũng đảm nhiệm luôn việc tự động hóa các công việc mang tính lặp lại, tốn kém thời gian.
Nhân viên của bạn sẽ không phải vừa làm việc vừa phải nhìn vào tờ lưu đồ quy trình nghiệp vụ (flowchart) và bản hướng dẫn sử dụng nữa. Phần mềm sẽ tự động thông báo và hướng dẫn nghiệp vụ cần thiết cho họ – khi xong việc chỉ cần thao tác kéo thả ngay trên đó là xong. Nhiệm cụ của bạn chỉ là cài đặt thông tin lên phần mềm một lần cho mãi mãi.
Qua sự hỗ trợ của phần mềm BPM, thành phẩm đầu ra của các quy trình nghiệp vụ sẽ có chất lượng ưu việt hơn rất nhiều.
2.2. Tiếp đến, việc ứng dụng thành công phần mềm BPM có thể giúp doanh nghiệp cắt giảm không ít chi phí hoạt động
Đây là kết quả trực tiếp từ việc cải thiện năng suất làm việc trong doanh nghiệp. Tối ưu được quy trình nghiệp vụ, đồng nghĩa với tỉ lệ đầu ra trên chi phí (output-to-expenses ratio) của tổ chức sẽ trở nên lý tưởng hơn. Điều này có nghĩa rằng, doanh nghiệp có thể đưa ra số lượng thành phẩm nhiều hơn với chi phí tương đương, hoặc số thành phẩm tương đương với chi phí thấp hơn.
Không chỉ xuất hiện trên lý thuyết, các con số thực tế cũng ủng hộ ưu điểm này của các phần mềm BPM. Theo nghiên cứu của AIIM, các công ty ứng dụng BPMS vào quy trình làm việc tăng chỉ số ROI (Return on investment – tỷ suất hoàn vốn) lên 41% ngay trong năm đầu tiên.
2.3. Các phần mềm BPM còn đang giúp các doanh nghiệp trở nên nhanh nhẹn và dễ dàng mang lại những cải tiến đột phá hơn
“Điều tôi thích nhất ở phần mềm quản lý quy trình Base Workflow là mỗi luồng công việc sẽ kết thúc với tình trạng “Done” – hoàn thành hoặc “Failed” – không hoàn thành đi kèm lý do failed. Với team Outbound, việc biết được lý do failed vô cùng quan trọng vì nó phụ thuộc nhiều vấn đề, ví dụ khách hàng không đi được do hồ sơ chưa đủ năng lực làm visa hay do giá tour quá cao… Nhờ đó, chúng tôi dần hoàn thiện sản phẩm và quy trình của mình.
Mr Trương Tường Lân – Giám đốc CTCP Lữ hành Nam Cường
Thất bại trong việc thay đổi và cải tiến là kẻ thù chính khiến nhiều doanh nghiệp gục ngã trong bối cảnh cạnh tranh khốc liệt hiện nay. Như một người trợ thủ đắc lực, phần mềm BPM ra đời cũng với mục đích nhằm hạn chế tối đa tình trạng này.
Một mặt, phần mềm BPM cho phép doanh nghiệp tạo ra những quy trình nghiệp vụ linh hoạt, dễ dàng thay đổi và thích ứng hơn với các hoạt động kinh doanh. Mặt khác, việc ứng dụng BPMS vào doanh nghiệp như là một lời nói đanh thép ủng hộ văn hóa phát triển và cải tiến, khiến nội bộ tổ chức trở nên mạnh mẽ hơn khi buộc phải đổi đầu với những biến chuyển khó lường.
Thời đại 4.0, BPMS chính là giải pháp số một để xây dựng, quản lý và tự động hoá quy trình
2.4. Cuối cùng, BPMS là vật chứng đảm bảo cho doanh nghiệp giảm thiểu tối đa những rủi ro trong quá trình hoạt động
Kết quả đầu ra của một quy trình là cố định, nhưng cách thức để đưa ra kết quả ấy lại vô cùng đa dạng. Thiếu vắng những phần mềm BPM, doanh nghiệp thường rất khó để tìm ra các “nút thắt cổ chai” của quy trình nghiệp vụ để tìm cách gỡ bỏ.
Điều này mang lại rất nhiều rủi ro, khi nhân viên rất dễ mắc phải sai lầm nếu không được làm việc và kiểm soát theo một quy trình nhất quán.
Các phần mềm BPM sẽ giúp doanh nghiệp chuẩn hóa lại quy trình làm việc, đưa ra cách thức tối ưu nhất để hoàn thành một kết quả cụ thể. Nhờ vậy, đội ngũ nhân viên sẽ có một thang quy chiếu đúng đắn, như chiếc kim chỉ nam giúp họ tránh gặp phải những sai lầm trong quá trình làm việc.
Rủi ro trong hoạt động của doanh nghiệp cũng từ đó cũng được giảm thiểu tới mức tối đa, khiến năng suất làm việc, lại được một lần nữa sẽ được đảm bảo, tịnh tiến.
3. Làm thế nào để lựa chọn được phần mềm BPM phù hợp cho doanh nghiệp?
Video giới thiệu tổng quan phần mềm quản lý và tự động hoá quy trình Base Workflow
Giờ đây bạn đã hiểu về tầm quan trọng của BPMS đối với doanh nghiệp, nhưng những điều gì tạo nên một phần mềm BPM tốt, một phần mềm xứng đáng để doanh nghiệp đầu tư?
Một trong những câu hỏi đầu tiên bạn cần trả lời khi xem xét giữa các phần mềm BPMS cài đặt offline lên server của bạn (hình thức thanh toán trọn gói) hay một phần mềm BPM dưới hình thức SaaS (Software as a Service) – tức là công ty cung cấp phần mềm đó dưới dạng một dịch vụ online (hình thức thanh toán theo gói).
Tuy vẫn còn những điểm gây băn khoăn như độ bảo mật hay tính tùy chỉnh theo nhu cầu của doanh nghiệp, BPMS dưới dạng SaaS đã thể hiện ưu thế vượt trội và gần như lấn át hoàn toàn giải pháp phần mềm offline như:
– Cho phép truy cập mọi lúc mọi nơi kể cả từ thiết bị di động
– Không cần chi phí duy trì server cố định
– Phần mềm thường xuyên được cập nhật miễn phí các tính năng ưu việt dưới trách nhiệm của nhà cung cấp
– Dễ dàng nới rộng thêm số lượng tài khoản đăng nhập vào hệ thống sẵn có
– Không đòi hỏi đội ngũ IT trình độ cao
Theo cách ví von hài hước, cài đặt offline server đã lỗi thời giống như bạn đến một cửa hàng để thuê băng đĩa về xem, thay vì sử dụng dịch vụ phát trực tuyến video trên internet.
Bởi những ưu điểm vượt trội này, nên trong bài viết, chúng ta sẽ cùng tập trung tìm hiểu những tính năng cần có của một BPMS dưới hình thức SaaS để doanh nghiệp có thể dễ dàng lựa chọn.
Quản lý và tự động hóa toàn bộ quy trình của doanh nghiệp trên một nền tảng
Nếu trước đây, các doanh nghiệp phải vật lộn với những quy trình làm việc chỉ được “vẽ” ra trên giấy, không mang nhiều giá trị tham chiếu và đánh giá, thì giờ đây, những phần mềm BPM đang thổi một luồng gió mới vào cách họ hoạt động.
Tất cả quy trình thủ công trên giấy tờ giờ đây được số hóa, tổ chức và phân bổ lại khoa học theo từng phòng ban trên phần mềm. Mỗi cá nhân sẽ đầu được phần quyền chi tiết và phân bổ trách nhiệm rõ ràng khi tham gia vào bất cứ quy trình nào của doanh nghiệp. Nhờ vậy, việc quản lý và thống kê trở nên dễ dàng hơn rất nhiều đối với những nhà lãnh đạo.
Khả năng số hóa và quản lý quy trình là tính năng quan trọng của phần mềm BPM (Bản quyền hình ảnh thuộc về Base Workflow)
Kết nối dữ liệu và liên kết các quy trình trong doanh nghiệp lại với nhau
Một quy trình luôn là tổ hợp các hoạt động của không chỉ một vài nhóm người hay phòng ban duy nhất. Chúng bao gồm sự tương tác rất nhiều giữa các bộ phận và phòng ban khác nhau. Chẳng hạn, chỉ riêng trong quy trình Onboarding cho nhân viên mới, doanh nghiệp đã cần tới sự phối hợp nhịp nhàng của đội ngũ nhân viên tuyển dụng – nhân sự và các bộ phần liên quan.
Phần mềm BPM, hiểu được vấn đề này, ra đời với tính năng kết nối dữ liệu và tự động chuyển giao giữa các quy trình lại với nhau. Nhờ vậy, những quy trình trong doanh nghiệp giờ đây sẽ dễ dàng được luân chuyển và hoàn thiện nhanh chóng hơn nhiều so với việc làm việc thủ công trên giấy tờ.
Phần mềm BPM giúp doanh nghiệp kết nối các quy trình lại với nhau (Bản quyền hình ảnh thuộc về Base Workflow)
Ngoài ra, hiện nay, nhiều phần mềm cũng cho phép người dùng kết nối với các ứng dụng từ bên thứ ba để cập nhật dữ liệu và các thông tin cần thiết, Nhờ vậy doanh nghiệp sẽ tiết kiệm được rất nhiều thời gian cho mà không phải nhập liệu mất thời gian như trước.
Nâng cao khả năng tương tác và tối ưu hóa luồng trao đổi thông tin trong doanh nghiệp
Trong thực tế, chủ thế trực tiếp bắt tay vào thực hiện những quy trình nghiệp vụ trong doanh nghiệp vẫn là con người. Nếu con người không cộng tác và làm việc với nhau hiệu quả, thì ngay cả những quy trình đã được tối ưu nhất cũng không thể đưa ra được kết quả khả quan.
Bởi vậy, các phần mềm BPM hiện đại giờ đây còn tích hợp thêm cả khả năng tương tác và trao đổi thông tin nhanh chóng, linh hoạt. Cụ thể, như trong Phần mềm quản lý và tự động hoá quy trình 4.0 Base Workflow, dưới mỗi công việc hay nhiệm vụ trong một quy trình đều có 1 không gian để các cá nhân liên quan làm việc cùng nhau. Nhờ vậy, mọi người đều có thể phát hiện nhanh những điểm nóng để xử lý, tránh gây tắc nghẽn quy trình, chậm trễ tiến độ.
Từ mục mô tả nhiệm vụ…
… tới mục bình luận bên dưới mỗi nhiệm vụ (Bản quyền hình ảnh thuộc về Base Workflow)
Kiểm soát, đo lường hiệu quả nhằm cải tiến và tối ưu quy trình
Với tính năng cập nhật tình trạng của các nhiệm vụ đang triển khai, cùng lúc, thống kê cụ thể những lý do hoàn thành hay chưa hoàn thành của công việc, các phần mềm BPM đóng vai trò là một công cụ đo lường và cải thiện quy trình trong doanh nghiệp vô cùng hiệu quả.
Với số liệu được thống kê chính xác từ các quy trình, doanh nghiệp đồng thời cũng có thể trích xuất báo cáo chi tiết về thời gian và năng suất làm việc của từng cá nhân. Qua đó, việc đánh giá hiệu quả hoạt động của nhân sự cũng phần nào trở nên dễ dàng hơn.
Đánh giá và báo cáo cũng đang trở nên dễ dàng hơn với các phần mềm BPM (Bản quyền hình ảnh thuộc về Base Workflow)
Với sự cải tiến không ngừng của công nghệ, những phần mềm BPM hiện đại còn sở hữu vô vàn những khả năng ưu việt khác. Tuy nhiên, trên đây là 4 tính năng bắt buộc phải có mà mỗi doanh nghiệp cần phải chú tâm tới trong việc chọn lựa một phần mềm phù hợp.
Tạm kết
Trước cuộc Cách mạng công nghệ với sự chuyển mình mạnh mẽ của các phần mềm tối tân, những doanh nghiệp dè dặt trong việc triển khai những công cụ mới chắc chắn sẽ đánh mất đi lợi thế bứt phá quan trọng trong cuộc canh tranh khốc liệt.
Với tầm ảnh hưởng lớn tới quy trình nghiệp vụ – bộ khung vững chãi đảm bảo sự phát triển của doanh nghiệp, việc đầu tư vào một phần mềm BPM là vô cùng cần thiết trong bối cảnh hiện nay. Tuy nhiên, việc chọn lựa một phần mềm phù hợp cũng đòi hỏi sự nghiên cứu kĩ lưỡng và thấu hiểu sâu sắc.
Hi vọng, qua bài viết này, bạn đã có cho mình những thông tin cơ bản để không khỏi lạc lối trong vô vàn những phần mềm đang góp mặt trên thị trường.
Base.vn – Nền Tảng Quản Trị Doanh Nghiệp Toàn Diện, tự hào đồng hành cùng +8000 khách hàng doanh nghiệp hàng đầu trong nhiều lĩnh vực như: VIB, ACB, MB, Sacombank, VPBank, Vissan, Golden Gate, Pizza Hut, Twitter Beans Coffee, Decathlon, Bamboo Airways, Ninja Van Việt Nam, Rạng Đông, Á Đông ADG, Nagakawa Group, CenLand, Địa Ốc Him Lam, Ecopark, Amber Academy, Goldsun Media Group, Urbox, Medipharco, Bệnh viện Phổi Trung Ương, Bệnh viện Gia An 115, Thái Hà Books…
Nếu bạn đang quan tâm tới việc ứng dụng Công nghệ 4.0 vào việc Quản lý quy trình nghiệp vụ trong doanh nghiệp, đăng ký để Nhận trọn bộ TÀI LIỆU TÍNH NĂNG + HỖ TRỢ DEMO TRẢI NGHIỆM phần mềm từ Base Workflow ngay TẠI ĐÂY.
