Sản phẩm Base Workflow sẽ giúp doanh nghiệp dễ dàng thiết lập và chuẩn hoá các quy trình nghiệp vụ nội bộ nhằm tạo ra sự phối hợp nhịp nhàng giữa các phòng ban. Từ đó, doanh nghiệp sẽ tiết kiệm nhiều chi phí, thời gian, giảm thiểu sai sót trong quá trình vận hành và nâng cao hiệu suất của mỗi cá nhân.
Phần mềm Base Workflow giúp doanh nghiệp dễ dàng thiết lập và chuẩn hoá các quy trình nghiệp vụ
1. Quản lý quy trình – bài toán cơ bản của mọi của doanh nghiệp
Để doanh nghiệp có thể hoạt động hiệu quả, việc thiết lập các quy trình làm việc rõ ràng và quy định nhiệm vụ của từng cá nhân, phòng ban một cách cụ thể là điều cốt yếu. Quy trình càng nhiều bước, luân chuyển qua nhiều bộ phận, dữ liệu càng dễ bị phân tán, lặp lại và dẫn đến sai sót.
Chính vì thế, Workflow Management (quản lý quy trình) trở thành một bài toán khó mà bất cứ doanh nghiệp nào cũng quan tâm. Tuy nhiên, với sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ trong kỷ nguyên số hóa, việc chuẩn hóa các quy trình làm việc đã có những lời giải tốt hơn.
Không chỉ là số hóa quy trình, phần mềm quản lý và tự động hoá quy trình làm việc Base Workflow còn hỗ trợ quá trình thực thi (execution), kiểm soát (control), đo lường (measurement), tương tác (interactive) và tối ưu hóa các luồng trao đổi thông tin cũng như quá trình hoạt động.
“Trước nay, các quy trình được thiết lập trên giấy tờ vốn mang lại nhiều bất cập và tạo ra khá nhiều rào cản khi thực thi, Ở một khía cạnh khác, rất khó để chúng ta biết được một công việc hiện đang bị trì hoãn ở bước xử lý nào, đâu là nguyên nhân thường xuyên gây ra các vấn đề.
Base Workflow ra đời để giải quyết nút thắt này. Cùng với Base Workflow, Base Request, Base Wework, chúng tôi tin rằng các doanh nghiệp sẽ có được một giải pháp tổ chức, quản lý công việc hiệu quả và toàn diện nhất.”
(Ông Phạm Kim Hùng – Founder & CEO của Base.vn cho biết)
2. Làm thế nào để thiết lập và chuẩn hóa quy trình làm việc
Tính năng cơ bản nhất của Base Workflow là chuẩn hóa các quy trình làm việc theo từng giai đoạn.
Ở mỗi giai đoạn, doanh nghiệp có thể lựa chọn người đảm nhận công việc, thời gian hoàn thành, hướng dẫn cách thực thi cũng như thiết lập sẵn để hệ thống giao tự động mỗi khi có một nhiệm vụ mới sinh ra trong quy trình.
“Bên cạnh đó, tính năng nhắc nhở công việc hằng ngày giúp nhân viên mỗi sáng đến làm việc sẽ biết ngay được hôm nay mình cần phải làm gì, công việc trong tuần còn nhiều hay không, từ đó có thể sắp xếp để hoàn thành đúng yêu cầu và thời hạn”. Ông Hùng cho biết.
Đối với mỗi quy trình làm việc doanh nghiệp có thể tùy chỉnh để thiết lập các cấu trúc dữ liệu khác nhau, ví dụ Quy trình thanh toán sẽ yêu cầu thông tin nhà cung cấp, hay quy trình Chăm sóc khách hàng sẽ yêu cầu thông tin khách hàng,… Base Workflow giúp doanh nghiệp tự định nghĩa các thông tin cần thu thập theo từng quy trình và trong từng giai đoạn cụ thể.
Liên kết các quy trình và đo lường hiệu suất công việc dễ dàng với Base Workflow
Không chỉ giới hạn trong các quy trình riêng lẻ, Base Workflow còn giúp các doanh nghiệp liên kết toàn diện tất cả các quy trình với nhau.
Lấy ví dụ, quy trình Sales, quy trình quản lý hợp đồng & thanh toán, quy trình chăm sóc khách hàng là ba quy trình riêng biệt. Tuy nhiên, mỗi công việc khi kết thúc ở một quy trình này có thể được chuyển tiếp tự động sang một quy trình khác. Thậm chí, doanh nghiệp có thể tạo riêng một quy trình Xử lý vấn đề, để tự động nhận các công việc không được hoàn thành ở ba quy trình trước đó.
Mỗi giai đoạn trong từng quy trình đều có một thời hạn giải quyết cụ thể, theo ông Hùng điều này sẽ giúp người quản lý luôn nắm được bức tranh chung của tổ chức, biết được các công việc đang tắc nghẽn ở đâu hay ai là người gây ra sự tắc nghẽn đó. Việc có được số liệu khách quan theo thời gian thực về các điểm chưa hiệu quả sẽ giúp người quản lý tìm ra các giải pháp khắc phục cũng như tạo ra các điều chỉnh hợp lý. Các số liệu đó cũng giúp chính nhân viên nhìn nhận vấn đề trực quan và nỗ lực làm việc tốt hơn.
Video giới thiệu tổng quan phần mềm quản lý quy trình Base Workflow
Base.vn – Nền Tảng Quản Trị Doanh Nghiệp Toàn Diện, tự hào đồng hành cùng +8000 khách hàng doanh nghiệp hàng đầu trong nhiều lĩnh vực như: VIB, ACB, MB, Sacombank, VPBank, Vissan, Golden Gate, Pizza Hut, Twitter Beans Coffee, Decathlon, Bamboo Airways, Ninja Van Việt Nam, Rạng Đông, Á Đông ADG, Nagakawa Group, CenLand, Địa Ốc Him Lam, Ecopark, Amber Academy, Goldsun Media Group, Urbox, Medipharco, Bệnh viện Phổi Trung Ương, Bệnh viện Gia An 115, Thái Hà Books…
Nếu bạn quan tâm tới Giải pháp quản lý và tự động hóa quy trình trong doanh nghiệp Base Workflow, bạn có thể tìm hiểu thêm và đăng ký nhận demo trải nghiệm ngay tại đây.
