Trong nền kinh tế hiện đại, hầu hết đội ngũ người lao động đều có mặt tại công ty tối thiểu 8 giờ đồng hồ mỗi ngày.
Tuy nhiên, theo các dữ liệu được Inc đưa ra, một người lao động trung bình chỉ tập trung làm việc trong khoảng 2 tiếng 53 phút mỗi ngày. Trong hơn 5 giờ còn lại, họ bị phân tâm bởi rất nhiều những hoạt động khác khiến hiệu quả làm việc không được như mong muốn.
Tình trạng lãng phí thời gian này là vấn đề gây nhức nhối cho nhiều nhà quản lý.
Vậy thực sự thì nhân viên của bạn đang đốt thời gian vào việc gì? Bạn có thể khắc phục tình trạng này như thế nào?
1. Quá tải trong việc xử lý email
Báo cáo gần nhất của McKinsey chỉ ra một con số đáng lo ngại về vấn đề quá tải email trong doanh nghiệp: 1 nhân viên văn phòng trung bình đang sử dụng đến 28% số giờ làm trong một tuần (tương đương với gần 11 giờ) chỉ để tiếp nhận thông tin và xử lý email!
Rõ ràng, việc quá tải email đang bóp nghẹt số giờ làm việc của nhân viên lại, khiến họ không thể tối ưu năng suất lao động của mình trong suốt một tuần làm việc căng thẳng.
Số lượng email quá tải là một trong những lý do bót nghẹt thời gian làm việc của nhân viên
Vậy bạn cần phải làm gì để giải quyết vấn đề này, khi việc xử lý email đã và đang là một phần không thể thiếu được trong công việc thường nhật của không ít những nhân viên?
Đầu tiên, hãy phân loại email theo mức độ quan trọng. Đừng quá mất thời gian vào việc trả lời tất cả các email nhận được. Thay vào đó, chỉ phản hồi những tin quan trọng, hay liên quan mật thiết đến công việc trước tiên. Số còn lại, bạn có thể chọn xử lý vào cuối ngày làm việc hoặc ngoài giờ hành chính.
Tiếp đến, bạn cần đặt ra một khung giờ cố định để trả lời email thay cho việc liên tục kiểm tra hòm thư đôi ba phút một lần. Theo nghiên cứu, một nhân viên văn phòng trung bình kiểm tra email của họ khoảng 36 lần mỗi giờ. Điều này ảnh hưởng nghiêm trọng đến khả năng tập trung, khi con người phải mất đến 23 phút để ổn định lại hoạt động của bộ não sau khi bị xao nhãng trong công việc.
Cuối cùng, hãy cân nhắc sử dụng hệ thống chat nội bộ cho doanh nghiệp. Hiện nay, các hệ thống chat nội bộ, như Slack, HipChat hoặc Google Hangouts có thể giúp nhân viên của bạn dễ dàng giao tiếp và trao đổi thông tin một cách nhanh chóng, dễ dàng, đạt hiệu quả cao hơn hẳn email.
Nếu như trước đây, một văn bản được ban hành từ cấp trên muốn đến tay tất cả nhân viên thì phải qua rất nhiều lượt gửi email dài dòng và thâm hụt thời gian, thì giờ đây, chỉ cần một vài thao tác đơn giản, những thông tin này đã “cập bến” an toàn đến hòm chat của người nhận .
2. Tiến hành những cuộc họp kém hiệu quả
Tùy thuộc vào chức vụ, một cá nhân có thể phải dành tới 25 đến 40% thời gian làm việc của mình cho những buổi họp liên tu bất tận. Trên phạm vi toàn cầu, chuyện hội họp đang làm tiêu tốn tới 15% thời gian hoạt động mỗi năm của các doanh nghiệp.
Trên lý thuyết, những cuộc họp là nơi ra đời của các kế hoạch cải thiện năng suất của một cá nhân hay đội ngũ, nhưng thực tế thì chưa hẳn đã như vậy. Chỉ những cuộc họp thành công mới mang lại kết quả tốt, trong khi đó, nhiều nhà điều hành đã thừa nhận rằng 67% số buổi meeting kết thúc với hai chữ “thất bại” chua xót.
Những cuộc họp thiếu hiệu quả gây lãng phí không ít thời gian trong doanh nghiệp
Vậy làm cách nào để bạn tổ chức được một buổi họp thành công? Hãy cố gắng ghi nhớ và áp dụng 3 yếu tố quan trọng sau:
Có agenda và mục tiêu rõ ràng: Trước khi cuộc họp diễn ra, hãy đảm bảo rằng bạn đã chuẩn bị thật kỹ lưỡng lịch trình cũng như những mục tiêu/vấn đề cụ thể mà bạn muốn thảo luận chi tiết.
Sau đó, hãy gửi nội dung chi tiết này đến những người tham dự trước ít nhất 24h sẽ giúp họ có đủ thời gian chuẩn bị. Thao tác này sẽ giúp bạn và nhân viên sẵn sàng hơn cho cuộc họp, đồng thời tránh được những sự cố phát sinh gây thâm hụt nhiều nguồn lực về thời gian, công sức, tài nguyên,…
Tránh đưa ra quá nhiều thông tin: Một nghiên cứu chỉ ra rằng, những cuộc họp không hiệu quả luôn đưa ra lượng thông tin lớn hơn 40% so với số còn lại. Bởi vậy, để cải thiện chất lượng mỗi buổi họp, cũng như tăng khả năng tiếp nhận của người tham gia, hãy cố gắng chỉ đưa ra thật ngắn gọn và xúc tích những thông điệp quan trọng nhất.
Giảm bớt số lượng người tham gia: Càng nhiều người góp mặt, lượng thông tin trao đổi qua lại càng tăng lên. Kéo theo đó, thời gian cuộc họp sẽ dài hơn và chất lượng sẽ giảm xuống. Vậy nên, để cuộc họp hiệu quả, bạn chỉ cần mời vừa vặn những người có liên quan tham gia.
Theo gợi ý đến từ đội ngũ quản trị của Evernote, bạn chỉ cần:
- Từ 4 đến 6 người cho một cuộc họp giải quyết vấn đề
- Từ 4 đến 7 người cho một cuộc họp đưa ra quyết định
- Và từ 10 đến 20 người cho một buổi trao đổi thông tin, tìm kiếm ý tưởng
3. Đồng nghiệp thích trò chuyện phiếm
Có rất nhiều nghiên cứu tuyên bố rằng, việc nói chuyện phiếm với đồng nghiệp trong giờ làm có thể nâng cao sự sáng tạo và gắn kết một cá nhân với đội nhóm, doanh nghiệp. Tuy nhiên, nó cũng là một con dao 2 lưỡi khi có thể hoàn toàn làm một nhân viên mất tập trung, giảm thiểu năng suất lao động.
Trong một khảo sát của trang Salary.com, một nhân viên điển hình “bị” bắt chuyện trung bình 56 lần tại nơi làm việc mỗi ngày. Điều này tương đương với việc, cứ mỗi 8 phút, họ lại bị xao nhãng một lần. Hẳn nhiên, nhân viên sẽ không thể tập trung làm việc được nếu bị ảnh hưởng với tần suất cao như vậy.
Cách để xử lý tình huống này khá đơn giản: hãy cho đồng nghiệp biết chính xác thời điểm bạn đang tập trung vào công việc và không muốn bị xao nhãng. Bạn có thể làm điều này bằng cách gửi email, bật chế độ “không làm phiền” trên các ứng dụng chat, hay cụ thể hơn là thông báo trực tiếp với những người xung quanh.
Nếu như về phía đồng nghiệp, họ vẫn không ngừng làm bạn mất tập trung, hãy tạo ra một “hàng rào phòng thủ” cho bản thân với nghệ thuật từ chối bắt chuyện. Với câu nói: “Xin lỗi, tôi sắp có một cuộc gọi/họp/buổi làm việc quan trọng”, bạn có thể “giải tán” những cuộc trò chuyện bất tận mà bạn không hứng thú với các đồng nghiệp thích “tám”. Nhưng đừng quên kết thúc câu thật lịch sự rằng: “Chúng ta sẽ nói chuyện tiếp sau nhé!” để tránh ảnh hưởng đến mối quan hệ đồng nghiệp.
Tạm kết
Vấn nạn lãng phí thời gian làm việc nơi công sở đang ảnh hưởng nghiêm trọng đến hiệu quả làm việc của một cá nhân. Hiểu được tính cấp bách, chúng tôi đã làm sáng tỏ những nguyên nhân chủ yếu gây ra vấn nạn này cũng như đưa ra hướng giải quyết cụ thể. Hi vọng qua bài viết này, các bạn có thể lấy lại quyền kiểm soát năng suất làm việc của mình.
Base.vn – Nền Tảng Quản Trị Doanh Nghiệp Toàn Diện, tự hào đồng hành cùng +8000 khách hàng doanh nghiệp hàng đầu trong nhiều lĩnh vực như: VIB, ACB, MB, Sacombank, VPBank, Vissan, Golden Gate, Pizza Hut, Twitter Beans Coffee, Decathlon, Bamboo Airways, Ninja Van Việt Nam, Rạng Đông, Á Đông ADG, Nagakawa Group, CenLand, Địa Ốc Him Lam, Ecopark, Amber Academy, Goldsun Media Group, Urbox, Medipharco, Bệnh viện Phổi Trung Ương, Bệnh viện Gia An 115, Thái Hà Books…
Nếu bạn quan tâm đến việc nâng cao năng lực quản lý, bạn có thể tham khảo cuốn ebook MIỄN PHÍ “Cẩm nang giải quyết 9 vấn đề trong quản lý công việc và dự án” của chúng tôi. Download về ngay tại đây.
