Nếu nhân viên của bạn liên tục trễ deadline, đó là một tổn thất lớn với công ty xét theo nhiều khía cạnh.
Rõ thấy nhất, trong các dự án cần làm cùng khách hàng, việc chậm trễ công việc dẫn đến mất khách hàng và lợi nhuận. Nó cũng làm lãng phí thời gian và tiền lương mà công ty phải chi trả. Công ty buộc phải trả nhiều tiền lương hơn cho nhiều giờ xử lý công việc, trong khi đáng lẽ nhân viên của bạn phải thực hiện nó ngay trong giới hạn 4 tiếng đồng hồ.
Với tư cách là người quản lý, bạn không thể để tình trạng này tiếp tục phát triển thành một “căn bệnh” mãn tính nữa. Đó là lý do vì sao bạn cần xác định nguyên nhân đằng sau việc trễ deadline này.
Hiểu biết cụ thể về lý do chính khiến nhân viên của bạn trễ deadline là cơ sở tốt nhất giúp bạn có biện pháp ngăn chặn hiệu quả nhất. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ liệt kê 5 lý do phổ biến nhất kèm theo giải pháp 5-trong-1 có thể xử lý triệt để bài toán này!
1. Kỹ năng quản lý thời gian kém
“Thời gian là vàng bạc”. Thế nhưng, nhân viên của bạn lại đang lãng phí số vàng bạc đó mỗi ngày bằng việc thường xuyên vắng mặt, không tập trung vào công việc, không nắm rõ danh sách các việc cần làm,…
Thậm chí ngay cả multitasking (đa tác vụ) – thứ mà hầu hết nhân viên của bạn đều lầm tưởng rằng sẽ mang lại năng suất lao động cao – lại chính là nguyên nhân khiến hiệu quả công việc tụt dốc.
Đó là biểu hiện rõ ràng của kỹ năng tổ chức và quản lý thời gian kém.
Ngay cả khi bạn hiểu rõ tầm quan trọng vấn đề này, bạn cũng có thể không đủ thời gian theo dõi và kiểm tra nó thường xuyên, cũng như dành ra tâm huyết đào tạo cho nhân viên các bí quyết làm chủ 24 tiếng mỗi ngày.
Vì lý do này, phần mềm nhắc nhở công việc đóng vai trò là người thư ký tài giỏi.
Lưu ý rằng nếu nhân viên được tối đa hoá quyền sở hữu và quản lý thời gian của họ, tính hiệu quả và năng suất công việc sẽ tăng lên. Điều đó đồng nghĩa với việc quản lý của bạn cũng dễ dàng hơn rất nhiều.
2. Chưa nhận thức được độ cấp thiết của deadline
Thuật ngữ “deadline” dường như ám chỉ nghĩa đen là ranh giới giữa sự sống và cái chết của công ty bạn. Chỉ khi bạn nói rõ điều này với nhân viên, họ mới cảm thấy đó là một yếu tố quan trọng cần nghiêm túc để ý tới trong quá trình làm việc.
Khi làm việc trong một dự án, nhân viên thường xem deadline giống như một cột mốc không cố định – dễ dàng dời lại về sau, và nếu họ không đáp ứng chúng cũng chẳng bị trừng phạt gì đáng kể.
Lúc này, vai trò của bạn là phải thể hiện ra đúng tính chất cấp bách của deadline và nghiêm túc cảnh báo tác hại nghiêm trọng nếu nhân viên không đáp ứng đúng thời hạn. Đồng thời, nếu có thể, hãy một lần nữa nhắc nhở họ mau chóng hoàn thành công việc khi deadline đã cận kề.
Một cách để tăng trách nhiệm cho nhân viên là công khai các deadline này: trong cuộc họp tập thể, cuộc họp 1-1 với từng nhân viên, trên bản kế hoạch triển khai và cả trên hệ thống phần mềm quản lý công việc của công ty.
Khi tất cả quản lý và đồng nghiệp đều đang hướng cái nhìn vào deadline, mỗi nhân viên đều sẽ tự nhận thức được chúng.
Phần mềm quản lý công việc Base Wework với Danh sách công việc cần làm, deadline cụ thể và ghi chú rất có trách nhiệm
3. Không dự đoán được tiến độ cụ thể
Ngay cả khi deadline được chính nhân viên tự quyết định, tình trạng chậm trễ tiến độ vẫn có thể xảy ra. Đó là bởi nhân viên của bạn chưa thể tính toán chính xác tiềm năng của vấn đề cũng như lường trước các sự cố phát sinh.
Hãy giúp nhân viên của bạn trau dồi kỹ năng lập kế hoạch để deadline được dự tính chuẩn xác nhất.
Dựa vào kinh nghiệm đã trau dồi, dựa vào sự cố vấn của chuyên gia hay bất kỳ phần mềm quản lý tiến độ hữu ích nào đều được, miễn là mốc thời gian được chốt không sai lệch nhiều so với thực tế.
Trong trường hợp công việc ở mức đơn giản, nhân viên của bạn có thể bỏ qua thao tác lập kế hoạch, nhưng bạn vẫn cần yêu cầu một cam kết thời hạn cụ thể. Đừng để tầm nhìn công việc của nhân viên bị giới hạn trong 24 tiếng đồng hồ – bởi tình trạng trễ deadline sẽ vì thế mà lặp đi lặp lại!
Không dự đoán được tương lai cũng dẫn tới tình trạng “nước đến chân mới nhảy”. Có thể deadline vẫn được đáp ứng một cách miễn cưỡng, nhưng chất lượng công việc chắc chắn sẽ kém hơn.
4. Kỹ năng tổ chức và sắp xếp kém
Lấy ví dụ một câu chuyện như thế này.
Công ty của bạn sắp diễn ra một sự kiện ra mắt sản phẩm lớn có sự tham dự của các đối tác và khách hàng tiềm năng. Các phòng ban của công ty được yêu cầu dốc sức chuẩn bị mọi thứ cho buổi tổng duyệt diễn ra trước sự kiện 1 ngày.
Tất cả dường như đã sẵn sàng cho đến khi một nhân viên của bạn chợt ngớ người vì đã quên… thiết kế video demo sản phẩm! Buổi tổng duyệt vẫn tiếp tục diễn ra nhưng không thể hoàn hảo như dự kiến.
Khi hỏi rõ lý do, designer của bạn thừa nhận rằng vì có quá nhiều thứ cần thiết kế nên đã vô tình quên video demo. Đương nhiên nhân viên đó vẫn phải chịu trách nhiệm, nhưng bạn vẫn không nỡ nặng lời, bởi lẽ anh ấy thực sự đã làm việc bù đầu và cố gắng hết sức suốt 1 tuần qua.
Vấn đề được xác định: Do nhân viên đó không tổ chức sắp xếp và vạch ra rõ ràng các đầu việc cần làm.
Bạn có thể nghĩ rằng “Nhân viên đó vẫn còn 1 ngày nữa để hoàn thành cơ mà?” Nhưng bạn nên nhớ rằng, buổi tổng duyệt chính là deadline được đặt ra cho việc chuẩn bị, và 1 ngày sau đó đáng lẽ ra chỉ cần chỉnh sửa và trau chuốt lại (nếu có). Trong trường hợp này, việc chậm tiến độ của designer đã ảnh hưởng tới bước tiếp theo trong quy trình làm việc.
Hãy hướng dẫn nhân viên của bạn chia các dự án lớn thành các phần nhỏ dễ quản lý hơn như nhóm công việc, task, hoặc thậm chí là sub-task.
Về cơ bản, phương pháp này liệt kê rõ ràng các đầu việc cần làm và tạo ra các deadline nhỏ tách biệt thay vì một hạn chót chung nhau như trước. Nhân viên của bạn sẽ không bị bỏ sót nhiệm vụ, và cũng bớt choáng ngợp bởi khối công việc khổng lồ. Tiến độ dự án cũng được cập nhật kịp thời và chi tiết nhất có thể.
Để hỗ trợ kỹ năng tổ chức và sắp xếp cho nhân viên, không có công cụ nào tốt hơn một phần mềm lập kế hoạch chi tiết cả.
Công việc và deadline được chia theo nhiều cấp độ trên hệ thống: Dự án > Nhóm công việc > Task > Sub-task
5. Không có cơ chế khen thưởng, xử phạt xứng đáng
Bên cạnh sự nhắc nhở và truyền thông về tầm quan trọng của deadline, có thể nhân viên của bạn cần điều gì đó manh mẽ hơn thế: một cơ chế khen thưởng và xử phạt xứng đáng cho cá nhân tuân thủ deadline / luôn luôn trễ hạn.
Đây là một trong các bước cơ bản để nâng cao đạo đức làm việc cho nhân viên của bạn, trong đó tỷ lệ hoàn thành công việc đúng deadline được sử dụng như một thước đo đánh giá.
Một nhân viên có thể miễn cưỡng chấp nhận việc bị chỉ trích cá nhân khi trễ deadline. Nhưng khi áp dụng chế tài xử lý nghiêm minh rồi, anh ta chắc hẳn sẽ không muốn bị “đánh vào tài chính” hay công khai phê bình trước tập thể. Không ngoại trừ việc anh ta sẽ có động lực thay đổi hoàn toàn, với mong muốn được khen thưởng.
Khi áp dụng biện pháp này, điều kiện cần duy nhất của bạn là một công cụ giúp giám sát chặt chẽ và báo cáo real-time trạng thái công việc của từng nhân viên.
Ngay lúc này nhân viên A đang còn tồn đọng mấy nhiệm vụ? Nhân viên B đã hoàn thành công việc trễ hơn deadline dự kiến mấy lần? Tỷ lệ đáp ứng đúng deadline của nhân viên C là bao nhiêu %?… Các con số thống kê càng cụ thể thì càng giúp ích cho chính sách của bạn.
Giao diện báo cáo trạng thái xử lý công việc theo từng nhân viên trên phần mềm Base Wework
Base.vn – Nền Tảng Quản Trị Doanh Nghiệp Toàn Diện, tự hào đồng hành cùng +8000 khách hàng doanh nghiệp hàng đầu trong nhiều lĩnh vực như: VIB, ACB, MB, Sacombank, VPBank, Vissan, Golden Gate, Pizza Hut, Twitter Beans Coffee, Decathlon, Bamboo Airways, Ninja Van Việt Nam, Rạng Đông, Á Đông ADG, Nagakawa Group, CenLand, Địa Ốc Him Lam, Ecopark, Amber Academy, Goldsun Media Group, Urbox, Medipharco, Bệnh viện Phổi Trung Ương, Bệnh viện Gia An 115, Thái Hà Books…
Nếu bạn quan tâm tới giải pháp 4.0 cho tình trạng trễ deadline của nhân viên, nhanh tay đăng ký để Nhận tư vấn, tài liệu tính năng và Tham gia demo trải nghiệm phần mềm quản lý công việc & dự án toàn diện Base Wework TẠI ĐÂY.
