Julie Zhuo – VP, Product Design của Facebook cho rằng một nhà lãnh đạo ưu tú cần phải biết điều chỉnh phương thức quản lý đội nhóm của mình theo từng quy mô khác nhau.
Làm việc tại Facebook từ thuở sơ khai với vỏn vẹn sáu người trong trong đội ngũ thiết kế, Julie đã gần như gặp phải khủng hoảng khi nhóm của cô liên tục “phình” ra bởi tốc độ phát triển chóng mặt của công ty. Việc quản lý nhân sự của cô tất nhiên không thể tiếp tục vận hành theo lối cũ nữa.
Julie Zhuo chia sẻ về những vấn đề người quản lý gặp phải khi quy mô nhóm tăng lên
Cùng xem Julie đã thay đổi cách điều hành nhân viên như thế nào và 5 vấn đề cô đúc kết được từ chính kinh nghiệm quản lý của bản thân.
1. Hãy thay đổi cách quản lý từ trực tiếp sang gián tiếp
Julie cho rằng, nếu nhóm của bạn có quy mô trong khoảng năm người, hãy cố gắng làm việc trực tiếp và trao đổi thường xuyên với nhân viên của mình. Điều này sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về công việc của từng người và xây dựng tinh thần đội nhóm vô cùng hiệu quả.
Nếu nhóm của bạn có, chẳng hạn, 30 người, thì việc quản lý trực tiếp không còn khả thi nữa. Hãy nghĩ xem, với 30 phút một tuần cho việc trao đổi với từng người trong nhóm, bạn đã tiêu tốn 15 giờ làm việc của mình. Liệu bạn có còn đủ thời gian để giải quyết những công việc khác không?
Bước đầu, bạn có thể cảm thấy hơi mất kiểm soát với đội ngũ của mình. Đừng vội hoảng loạn! Hãy học cách thích nghi với điều đó. Bởi thách thức lớn nhất của nhà điều hành trong một nhóm lớn là tìm ra sự cân bằng giữa những việc bạn nên trực tiếp quản lý và những việc bạn cần phải tin tưởng giao phó cho người khác.
2. Vị thế của bạn sẽ thay đổi trong mắt nhân viên
Julie luôn tự tin rằng mình đủ thân thiết và tin cậy để nhân viên của cô có thể chia sẻ và trao đổi thẳng thắn. Nhưng đó là câu chuyện khi đôi ngũ thiết kế của cô vẫn còn là một nhóm nhỏ.
Tới khi là một người đứng trên nhiều người, cô nhận ra rằng, vị thế của mình đã thay đổi chóng mặt trong mắt những nhân viên cấp dưới. Họ bị tư tưởng “cấp trên luôn đúng” lấn át và cố gắng trốn tránh việc phải chỉ ra những điểm chưa hợp lý trong quyết định của cô, kể cả khi cô yêu cầu họ đóng góp ý kiến. Họ sợ rằng cô sẽ có ác cảm với họ về chuyện này.
Julie khuyên những nhà quản lý nên hết sức cẩn trọng với vấn đề này. Đây là một nguyên nhân tiềm năng bóp nghẹt năng suất làm việc và khả năng sáng tạo của đội ngũ nhân viên.
Đừng để ý nghĩ quyết định của bạn là mệnh lệnh tuyệt đối lởn vởn trong đầu của nhân viên. Hãy nhấn mạnh rằng bạn hoan nghênh những ý kiến đóng góp và sẵn sàng trao thưởng cho những người bày tỏ chúng. Đồng thời, bạn phải can đảm thừa nhận những sai lầm của mình và nhắc nhở tất cả mọi người trong nhóm rằng: “Bạn cũng là con người, và bạn cũng sẽ mắc sai lầm như tất cả những người khác!”
3. Thích nghi với khối lượng công việc đồ sộ
“Khi còn quản lý một nhóm nhỏ, tôi có thể dành cả buổi chiều cùng nhân viên của mình để sáng tạo ra những ý tưởng mới. Thậm chí nhiều lúc chúng tôi còn bị cuốn theo guồng công việc này trong nhiều giờ đồng hồ liền.” – Julie chia sẻ
Nhưng khi nhóm của bạn không ngừng tăng thêm thành viên, việc tập trung thời gian vào giải quyết một vấn đề lại trở nên vô cùng khó khăn. Đội ngũ nhân viên tăng lên đồng nghĩa với việc số lượng công việc cũng không ngừng sinh ra.
Julie cho biết, có lúc cô đã nhận tới 10 email về 10 vấn đề khác nhau cần giải quyết, ngay trong thời gian nghỉ giải lao giữa 2 cuộc họp căng thẳng. Việc phải liên tục nhảy qua nhảy lại giữa các công việc, cuộc họp khiến cô cảm thấy xao nhãng và quá tải. Hậu quả là cô luôn cảm thấy uể oải khi làm việc và thậm chí đã mất tập trung ngay trong bài thuyết trình của mình.
Để thích nghi với khối lượng công việc, Julie khuyên những nhà quản lý nên tạo dựng cho mình một số thói quen như:
- Kiểm tra thời gian biểu làm việc vào đầu ngày
- Sử dụng phần mềm, ứng dụng công nghệ để quản lý thời gian và tiến trình làm việc hiệu quả
- Dành thời gian để đánh giá lại công việc đã làm sau 1 tuần
Khối lượng công việc là thước đo phản ánh tầm quan trọng của vị trí bạn đang nắm giữ. Hãy chấp nhận thực tế rằng, khi là người đứng đầu cả một đội ngũ lớn, bạn phải tập làm quen dần với việc xử lý nhiều hơn trước kia.
4. Lựa chọn công việc cần được ưu tiên
Lúc quản lý một nhóm nhỏ với khối lượng công việc vừa đủ, bạn hoàn toàn có thể thảnh thơi về nhà mà không cần lo nghĩ đến chuyện công việc. Mọi thứ sẽ được hoàn thành gọn ghẽ ở trên văn phòng. Nhưng khi quy mô đội nhóm tăng lên, khối lương công việc cũng từ đó mà nhân lên, việc kiểm soát chúng sẽ trở nên khó khăn hơn rất nhiều.
Càng nhìn vào khối công việc của mình, bạn sẽ càng cảm thấy mất phương hướng. Những dự án đang dang dở, phần công việc còn đang chậm tiến độ hay những nhân viên chưa đạt được hiệu quả làm việc như mong đợi. Là một người lãnh đạo, bạn muốn bắt tay vào giải quyết tất cả những vấn đề này ngay lập tức, đúng không?
Nhưng quỹ thời gian của bạn cũng chỉ như bao người khác, gói gọn trong giới hạn 24 tiếng một ngày. Bạn không thể giải quyết tất cả mọi thứ cùng lúc đâu, nên hãy vạch ra danh sách những công việc cần được ưu tiên. Bạn có thể cầu toàn, đúng, không sai. Nhưng trong tình huống này, đó là một lựa chọn tồi.
Julie cho biết, cô đã mất một thời gian dài để có thể thích nghi với việc phải đưa ra lựa chọn ưu tiên trong công việc. Nên nhớ, mọi công việc luôn có mức độ quan trọng khác nhau, nên bạn cũng cần phân bố thứ tự và thời gian thực hiện chúng dựa theo những mức độ này. Việc lãng phí thời gian cố gắng giải quyết tất cả sẽ gây ra sự chênh lệch trong năng suất và kết quả.
5. Hãy cố gắng trau dồi chuyên môn của bản thân
Julie kể, cô từng nghe về một CEO có cách quản lý lạ đời. Ông thuyên chuyển vị trí những cá nhân chủ chốt trong công ty vài năm một lần, cứ như cách chơi một ván bài vậy. Vào thời điểm đó, cô đã hoài nghi về cách làm của vị CEO này. Làm sao có thể mong đợi một giám đốc tài chính làm tốt vai trò tương tự trong lĩnh vực marketing được nhỉ?
Nhưng khi đã leo đến vị trí như hiện nay, Julie cho rằng cách làm của vị CEO này là hoàn toàn có cơ sở. Quản lý một đội ngũ lớn gồm nhiều cá nhân có chuyên môn riêng biệt là một thách thức không nhỏ. Để có thể phần nào đó am hiểu công việc của nhân viên cấp dưới, nhà điều hành phải tự mình trải nghiệm và trau dồi khả năng.
Ngay cả khi không có thời gian để tham gia tìm hiểu các lĩnh vực mình đang điều hành, hãy cố gắng nắm lấy những kỹ năng thiết yếu sau:
- Theo dõi, chọn lọc và tuyển dụng nhân tài
- Quản lý và xây dựng đội nhóm làm việc
- Xây dựng mục tiêu và chiến lược rõ ràng, cụ thể
- Chủ động giao tiếp linh hoạt và sáng tạo
Nhà quản lý nào có khả năng học và áp dụng nhuần nhuyễn 4 kĩ năng trên chắc chắn sẽ có khả năng quản lý đội nhóm và công việc ở mọi quy mô, kích cỡ.
Tạm kết
Việc quản lý đội nhóm chưa bao giờ là dễ dàng. Con người không phải là một phần mềm mà bạn có thể đơn giản tùy biến trên máy tính. Mỗi khi số lượng nhân sự thay đổi, người quản lý phải có một tư duy tiếp cận phù hợp để đảm bảo hiệu quả làm việc của bản thân và cả đội nhóm. Trên cương vị là những nhà lãnh đạo, hãy cố gắng trau dồi kinh nghiệm và năng lực bản thân để vững vàng trước những biến số bất ngờ trong công việc của mình nhé!
Base.vn – Nền Tảng Quản Trị Doanh Nghiệp Toàn Diện, tự hào đồng hành cùng +8000 khách hàng doanh nghiệp hàng đầu trong nhiều lĩnh vực như: VIB, ACB, MB, Sacombank, VPBank, Vissan, Golden Gate, Pizza Hut, Twitter Beans Coffee, Decathlon, Bamboo Airways, Ninja Van Việt Nam, Rạng Đông, Á Đông ADG, Nagakawa Group, CenLand, Địa Ốc Him Lam, Ecopark, Amber Academy, Goldsun Media Group, Urbox, Medipharco, Bệnh viện Phổi Trung Ương, Bệnh viện Gia An 115, Thái Hà Books…
Nếu bạn quan tâm đến việc nâng cao năng lực quản lý, bạn có thể tham khảo ebook “Cẩm nang giải quyết 9 vấn đề trong quản lý công việc và dự án” của chúng tôi. Download ngay TẠI ĐÂY.
