Khi nhắc đến khái niệm “truyền thông doanh nghiệp”, rất nhiều người vẫn còn mơ hồ, trong đó bao gồm cả các nhà quản trị doanh nghiệp. Truyền thông bao gồm những khía cạnh nào? Mục đích của chúng là gì? Cần thực hiện truyền thông theo trình tự như thế nào? Người lãnh đạo phải nắm rõ những điều này để lên kế hoạch và triển khai hiệu quả trong doanh nghiệp.
Bài viết này sẽ cung cấp cho bạn thông tin về khái niệm truyền thông doanh nghiệp và 2 bộ phận của nó mà bất cứ doanh nghiệp nào cũng cần thực hiện.
1. Truyền thông doanh nghiệp là gì?
Truyền thông doanh nghiệp là tập hợp tất cả các hoạt động tuyên truyền, truyền tải thông tin xuất phát từ doanh nghiệp đến các đối tượng khác nhau như công chúng, khách hàng tiềm năng, đối tác, đối thủ cạnh tranh,… và cả nhân viên trong doanh nghiệp đó.
Truyền thông doanh nghiệp có hai bộ phận chính tương ứng với hai mục đích khác nhau. Một là quảng bá hình ảnh, thương hiệu, hoặc các sản phẩm, dịch vụ thuộc sở hữu của công ty đó tới công chúng bên ngoài nhằm xây dựng mối quan hệ tin cậy giữa doanh nghiệp và công chúng. Hai là truyền tải thông điệp, thông tin chính thống từ phía đại diện doanh nghiệp tới chính toàn thể cán bộ nhân viên trong nội bộ nhằm xây dựng mối quan hệ gắn bó, gắn kết từng cá nhân vào bức tranh chung của tập thể.
Hai bộ phận đó lần lượt được gọi tên là truyền thông bên ngoài và truyền thông nội bộ.
2. Truyền thông bên ngoài và truyền thông nội bộ có gì giống và khác nhau?
2.1. Giống nhau
- Đều cần có kế hoạch cụ thể, lâu dài
Nhà quản trị nào hẳn cũng nắm rõ, truyền thông bên ngoài luôn cần một kế hoạch cụ thể được xây dựng dựa trên kết quả phân tích, thống kê và thử nghiệm (nếu có). Bản kế hoạch này phải bao gồm cả dự tính trong tương lai gần và cái nhìn dài hơi trong chặng đường phát triển của doanh nghiệp. Nếu chỉ thực hiện một cách ngẫu hứng và thích thú cá nhân, doanh nghiệp không những lãng phí nguồn lực mà còn gây hại tới hình ảnh doanh nghiệp.
Truyền thông nội bộ cũng cần có kế hoạch rõ ràng như vậy. Mục đích của nó là tạo ra lợi ích từ việc tiếp xúc giữa doanh nghiệp và đội ngũ nhân viên, nên không thể tuỳ tiện đặt “điểm chạm” sai chỗ. Hãy bắt đầu từ việc đánh giá thực trạng để xác định các đối tượng và nguồn lực cần chuẩn bị, rồi sau đó mới bắt tay vào hành động. Doanh nghiệp cũng có thể vừa triển khai kế hoạch vừa đo lường song song để có được con số chính xác nhất.
- Đều đòi hỏi thông tin trung thực, chính xác với thực tế doanh nghiệp
Khi truyền thông ra bên ngoài, tiêu chuẩn chất lượng của sản phẩm / dịch vụ, thành tích đạt được, những con số thể hiện mức độ tăng trưởng,… đều cần kiểm chứng trước đó. Mọi hành vi xảo quyệt, khoe khoang, “treo đầu dê bán thịt chó” nhằm đánh bóng tên tuổi và kiếm lợi nhuận trái đạo đức đều cần lên án.
Đối với truyền thông nội bộ, thông tin càng phải đề cao sự chính xác. Bởi lẽ, nhân viên có sự gắn bó và hiểu biết nhất định với doanh nghiệp, họ có khả năng phát giác ra bất kỳ sự thiếu minh bạch nào.
Bên cạnh đó, cả hai bộ phận truyền thông đều phải đề cao tính chính thống và đồng nhất thông tin. Những phát ngôn hoặc thông điệp lan truyền ra ngoài phải xuất phát từ lãnh đạo doanh nghiệp hoặc người được uỷ quyền hợp pháp, để tránh làm nhiễu loạn hoặc méo mó thông tin.
- Đều cần sự tương tác đa chiều trong hoạt động truyền thông
Hiệu quả của truyền thông doanh nghiệp thường được đánh giá bằng sự tương tác tích cực từ nhiều chiều khác nhau.
Khi cố gắng truyền thông bên ngoài, doanh nghiệp đều mong có sự phản hồi trở lại từ phía công chúng, đặc biệt là khách hàng tiềm năng. Trên thực tế thì quảng cáo thường mang lại hiệu ứng tốt nhất nhưng lại ẩn chứa nguy cơ tiêu cực nhất. Bạn cần cẩn trọng hơn với pháp luật, các quy tắc ngầm, phong tục tập quán,… để có được tương tác trở lại tốt nhất.
Một yếu tố khác cần quan tâm trong truyền thông bên ngoài là sự tương tác giữa công chúng với nhau, hay gọi đơn giản hơn là sự lan toả. Một quảng cáo ấn tượng sẽ được chia sẻ rộng rãi, hay một sản phẩm / dịch vụ tốt sẽ được giới thiệu cho nhau giúp tăng cường hiệu quả truyền thông. Tuy nhiên, doanh nghiệp cần thận trọng với đặc điểm này, bởi sự tiêu cực trong các ấn phẩm truyền thông cũng sẽ lan nhanh với tốc độ như vậy.
Giống như truyền thông bên ngoài, truyền thông nội bộ cũng cần có sự tương tác đa chiều. Không thể vì nhân viên đã là người dưới quyền mà bạn tước tác một chiều theo kiểu ra lệnh, ép buộc và không cho phép nhân viên đưa ra ý kiến. Họ đều là một phần của doanh nghiệp và đều có nhu cầu được tôn trọng, được phát biểu ý kiến.
Truyền thông doanh nghiệp nói chung và truyền thông nội bộ nói riêng đều cần sự tương tác đa chiều
Sự tương tác đa chiều trong truyền thông nội bộ gồm 4 chiều hướng (nhiều hơn so với truyền thông bên ngoài). Trước tiên là sự tương tác song song ngược chiều giữa nhà lãnh đạo và nhân viên. Thông qua các bài đăng, ấn phẩm phát tay hay các chương trình được tổ chức, nhân viên sẽ hiểu được thông điệp mà cấp trên của họ muốn truyền tải là gì, và có sự phản hồi đáp trả. Tiếp theo nữa, truyền thông giữa nhân viên với nhau đóng góp một phần không nhỏ vào hiệu ứng truyền thông của doanh nghiệp. Tuỳ vào sự tích cực hoặc tiêu cực trong nội dung chia sẻ này mà gây ra hiệu ứng tương ứng trong doanh nghiệp, làm ảnh hưởng tới kết quả của mối tương tác thứ tư: nhân viên đang ở đâu trong bức tranh toàn cảnh.
2.2. Khác nhau
- Về kênh truyền thông được sử dụng
Kênh truyền thông bên ngoài phổ biến và hiệu quả nhất là truyền thông đại chúng. Đó là sự ứng dụng các phương tiện truyền thông đại chúng như truyền hình, báo chí, bảng hiệu, tờ rơi, catalog, brochure,… Kênh này có sức lan truyền rộng rãi tới mọi đối tượng của công chúng và dễ gây tác động về cả lý trí và tình cảm. Bạn có thể tận dụng các hình ảnh, âm thanh, video,… sống động để gây sự chú ý.
Một kênh truyền thông xã hội khác rất có ích nhưng chưa nhiều doanh nghiệp Việt Nam quan tâm là hướng tới trái tim khách hàng thông qua các quỹ từ thiện, chương trình tình nguyện,… đóng góp cho cộng đồng.
Về truyền thông nội bộ, tưởng như ít hình thức triển khai nhưng trên thực tế lại khá đa dạng. Đó có thể là các phương tiện truyền thông phổ biến như e-mail, website, ấn phẩm radio nội bộ, bảng tin,… hướng tới đối tượng là nhân viên trong doanh nghiệp; những cuộc gặp gỡ trực tiếp; hay những bài phát biểu, trưng cầu ý kiến, trao đổi thẳng thắn giữa lãnh đạo và nhân viên. Nếu nhìn theo chiều hướng EVP doanh nghiệp, bạn cũng có thể tổ chức các gameshow nội bộ rồi trao thưởng xứng đáng, hoặc các buổi training tập thể.
Một kênh truyền thông nội bộ 4.0 hiệu quả được nhiều doanh nghiệp lớn tin dùng gần đây là Mạng truyền thông nội bộ Base Inside. Với định hướng sẵn từng đề mục thông tin truyền thông, Base Inside không những tạo ra sự kết nối giữa nhân viên với nhau mà còn gắn kết chặt chẽ từng cá nhân nhân viên với sứ mệnh – mục đích – giá trị cốt lõi của doanh nghiệp. Đó là một phần mềm hữu ích bạn nên dùng.
Mạng truyền thông nội bộ Base Inside có sẵn các đề mục truyền thông trên hệ thống
Xem thêm video giới thiệu sơ lược về Mạng truyền thông nội bộ Base Inside:
Chú ý rằng mọi kênh và phương tiện trong truyền thông doanh nghiệp đều cần tính đồng nhất chiến lược. Ví dụ, khi đăng tải quảng cáo sản phẩm trên tivi phải luôn bám sát một thế mạnh đã thống nhất từ trước như chất lượng ngoại nhập, bao bì thân thiện hoặc tính đa năng,… Hay trong các buổi thuộc quy trình onboarding nhân viên mới, đừng quên nhắc về giá trị cốt lõi của doanh nghiệp.
Có thể tóm tắt vài nét khác biệt giữa 2 bộ phận của truyền thông doanh nghiệp tại bảng sau.
3. Doanh nghiệp nên làm cái nào trước: truyền thông bên ngoài hay truyền thông nội bộ?
Có thể bạn đang thắc mắc quy trình làm truyền thông doanh nghiệp phải bắt đầu từ đâu? Đâu là đối tượng bạn cần hướng tới trước: giới báo chí truyền hình, công chúng số đông, khách hàng tiềm năng, hay chính nhân viên trong doanh nghiệp?
Trên thực tế, nhiều doanh nghiệp đang chỉ tập trung phát triển PR, truyền thông ra ngoài mà lơ là việc làm công tác tư tưởng cho nhân viên, thậm chí còn nghĩ rằng đó là thứ vô nghĩa. Một số doanh nghiệp khác lại coi truyền thông trong nội bộ là thử thách khó khăn và tạm gác lại chưa thực hiện.
Sự thực là, nếu đã nắm rõ lý thuyết hướng dẫn truyền thông nội bộ hiệu quả, chắc chắn bạn sẽ tự tin trả lời: Nên làm song song cả truyền thông bên ngoài và truyền thông nội bộ. Bởi lẽ, hai thành phần này sẽ hỗ trợ nhau đẩy mạnh truyền thông doanh nghiệp.
Nếu truyền thông bên ngoài thu về nhiều kết quả, có nghĩa là bạn và nhân viên đều được ghi nhận thành quả lao động. Điều đó giúp bạn vững tin hơn vào chiến lược quản trị, còn nhân viên thì có động lực cống hiến hết mình hơn cho doanh nghiệp. Thành công chính là mục đích chung của cả hai, dẫn tới sự đồng thuận và ăn ý trong tất cả các chính sách, cam kết, giá trị của doanh nghiệp.
Nếu bạn thực hiện truyền thông nội bộ hiệu quả, bạn sẽ có được mối quan hệ đồng thuận, đóng góp nhiệt tình từ nhân viên, có được sự đoàn kết sẻ chia trong lực lượng nhân sự – điều mà mọi nhà lãnh đạo đều mong mỏi có được. Nói cách khác, bạn sẽ có một tập thể vững chắc mà mỗi cá nhân đều là một mảnh ghép trong bức tranh toàn cảnh chung của doanh nghiệp. Dựa trên nền tảng đó, bạn có được nguồn lực vững chắc để phát triển mọi thứ ra bên ngoài; giống như một vận động viên đã có cơ thể khoẻ mạnh và luôn sẵn sàng tham gia các cuộc đua và giành chức vô địch.
Một vài doanh nghiệp có thể vẫn đang làm duy trì rất tốt truyền thông bên ngoài, nhưng xét trong chiến lược phát triển lâu dài, truyền thông nội bộ là hành động cần thiết để xây dựng nền tảng tinh thần vững chắc.
Kết luận
Doanh nghiệp muốn phát triển lâu bền thì nên tiến hành truyền thông doanh nghiệp toàn diện – bao gồm cả truyền thông bên ngoài và truyền thông nội bộ. Xây dựng một chiến lược hiệu quả và chọn lựa những công cụ hữu ích từ ngay bây giờ chính là điều bạn cần làm để kịp thức thời với tư duy quản trị tân tiến nhất.
Base.vn – Nền Tảng Quản Trị Doanh Nghiệp Toàn Diện, tự hào đồng hành cùng +8000 khách hàng doanh nghiệp hàng đầu trong nhiều lĩnh vực như: VIB, ACB, MB, Sacombank, VPBank, Vissan, Golden Gate, Pizza Hut, Twitter Beans Coffee, Decathlon, Bamboo Airways, Ninja Van Việt Nam, Rạng Đông, Á Đông ADG, Nagakawa Group, CenLand, Địa Ốc Him Lam, Ecopark, Amber Academy, Goldsun Media Group, Urbox, Medipharco, Bệnh viện Phổi Trung Ương, Bệnh viện Gia An 115, Thái Hà Books…
Nếu bạn quan tâm tới giải pháp Mạng truyền thông nội bộ dành riêng cho doanh nghiệp Base Inside, hãy đăng ký tại đây để nhận tư vấn và hỗ trợ trải nghiệm demo.
