Doanh nghiệp nào cũng cần quản lý tài liệu để phục vụ việc triển khai và giám sát quy trình làm việc hiệu quả. Trước nay, nhiều doanh nghiệp vẫn luôn cố sức “bơi” trong những tủ hồ sơ chồng chất và bừa bộn. Tuy nhiên, cuộc cách mạng 4.0 bùng bổ đã kéo theo sự phát triển vượt bậc của công nghệ đã tạo tiền đề cho sự ra đời của nhiều công cụ hỗ trợ hiệu quả. Đó là phần mềm quản lý tài liệu.
1. Định nghĩa về phần mềm quản lý tài liệu
Phần mềm quản lý tài liệu là phần mềm được thiết kế để cải thiện năng suất của doanh nghiệp trong việc tạo lập thông báo và công văn nội bộ, sắp xếp, lưu trữ và ban hành chúng dưới dạng kỹ thuật số (các bản mềm). Theo đó, các tài liệu hồ sơ của doanh nghiệp được tập trung ở cùng một chỗ giúp tiết kiệm thời gian và công sức của người quản lý.
2. Phần mềm quản lý tài liệu có phải là thứ công nghệ xa xỉ?
Những khó khăn hằng ngày liên quan tới sắp xếp tài liệu như văn thư không biết cất một công văn mới vào đâu, nhân viên mới không biết tìm lại thông báo cũ chỗ nào,… tưởng chừng không đáng kể nhưng về lâu dài lại là trở ngại lớn trong doanh nghiệp.
Theo Business.com, việc quản lý giấy tờ, công văn thủ công và lộn xộn gây ra tổn thất lớn trong năng suất chung của doanh nghiệp – làm giảm 21,3% năng suất.
Các doanh nghiệp cũng cần quan tâm đến tính chính thống trong các hồ sơ được ban hành và lưu trữ. Nếu các văn bản và công văn được ban hành bừa bãi mà không có chế độ kiểm duyệt bởi CEO hoặc người có thẩm quyền, doanh nghiệp sẽ có nguy cơ xảy ra mâu thuẫn nội bộ, sai lệch tài chính, thậm chí gặp rắc rối liên quan tới pháp lý và bảo mật.
Điều đó đã đến một cái nhìn mới trong tư duy quản trị của các nhà lãnh đạo doanh nghiệp: phần mềm quản lý tài liệu không còn là một sự xa xỉ mà là một công nghệ thiết yếu cho việc hệ thống hóa các thông báo, công văn có liên quan đến văn bản đính kèm.
3. Các tiêu chí tốt nhất để lựa chọn phần mềm quản lý tài liệu
Khác với các ứng dụng ghi nhớ hay phần mềm nhắc việc cá nhân, phần mềm quản lý tài liệu hiện đại cần đảm nhiệm cả quá trình nhận và truyền dữ liệu đến mọi cấp thành viên trong doanh nghiệp – từ CEO, C-level, manager đến nhân viên các phòng ban, bộ phận. Chính vì vậy, nó yêu cầu sự rõ ràng và khoa học trong tất cả các yếu tố cấu thành. Đây cũng chính là những tiêu chí quan trọng bạn cần lưu ý khi đánh giá và lựa chọn ra cái tên tốt nhất cho doanh nghiệp.
3.1. Có sẵn hệ thống lưu trữ hồ sơ khoa học
Mục đích của phần mềm chính là giúp tài liệu trong doanh nghiệp bạn luôn được dễ dàng định vị và tìm kiếm. Vì vậy, hãy chọn một phần mềm mà văn bản của bạn được sắp xếp logic, tự động đính kèm với tất cả thông tin liên quan (như thời gian tạo, ngày tạo, trạng thái văn bản,…) mà bất kỳ bạn hay nhân viên đều hiểu ngay lập tức khi nhìn vào. Có nhiều kiểu phân loại văn bản khác nhau như phân chia theo phòng ban, theo người ban hành, theo lĩnh vực nội dung,… tuỳ thuộc vào thiết kế của nhà cung cấp.
Phần mềm cần phát triển tính năng tìm kiếm và bộ lọc đến một mức nhất định, ít nhất có thể hỗ trợ bạn tìm kiếm một văn bản bất kỳ hoặc lọc ra tất cả các hồ sơ có liên quan đến cá nhân.
Mỗi văn bản đều có các trường thông tin để dễ dàng định vị và tìm kiếm trên phần mềm
3.2. Có sẵn quy trình chuẩn hoá xét duyệt và ban hành văn bản, tài liệu
Một phần mềm quản lý tài liệu hữu ích sẽ không lạm dụng sự đốt cháy giai đoạn để nhanh chóng cập nhật nội dung văn bản tới nhân viên. Doanh nghiệp luôn cần một quy trình xử lý văn bản nghiêm chỉnh để bạn hoặc người có thẩm quyền xét duyệt trước khi chính thức ban hành trong nội bộ. Hiện trên thị trường có nhiều phần mềm vẫn chỉ dừng lại ở tính năng lưu trữ mà chưa hỗ trợ xét duyệt hồ sơ, và một số khác đã phát triển sẵn quy trình rất khoa học.
Bạn cũng đừng giải quyết bài toán nửa vời kiểu lưu trữ hồ sơ bằng công nghệ nhưng lại ban hành chúng bằng biện pháp thủ công (dán lên bảng tin, mở một cuộc họp,…). Hãy tìm một phần mềm có cơ chế tự động gửi công văn đến tất cả thành viên trong doanh nghiệp, tốt nhất là kèm theo tính năng hiện thông báo về sự ban hành mới này.
3.3. Có khả năng truy cập từ xa
Một khảo sát dựa trên 750 chủ doanh nghiệp ở Úc năm 2013 cho biết 77% các nhà quản trị muốn truy cập vào các tệp dữ liệu từ xa. Nếu bạn cũng có nhu cầu giống họ, hãy ưu tiên một phần mềm quản lý hồ sơ cung cấp sự linh hoạt trong việc sử dụng thiết bị đăng nhập tài khoản.
“77% các nhà quản trị muốn truy cập vào các tệp dữ liệu từ xa.”
Trên thị trường hiện có nhiều phần mềm quản lý hồ sơ khác nhau. Trong giải pháp on-premise, máy chủ hệ thống sẽ được đặt tại công ty bạn và chi phí triển khai được dự báo trước là rất lớn (bao gồm cả tiền mua thiết bị, phí cài đặt, phí phần mềm, phí giấy phép, phí bảo trì từ phía nhà cung cấp,…); nhưng bạn và nhân viên không thể làm gì khác ngoài lúc có mặt tại văn phòng. Bạn có thể bảo mật gần như tuyệt đối mọi hồ sơ nội bộ trên hệ thống, nhưng lại mất công sức và thời gian sao lưu chúng bằng tay. Cũng bởi dạng phần mềm này đã lỗi thời nên đôi khi chúng không tương thích với một số hệ điều hành đời cao. Bạn cần kiểm tra kỹ điều này nếu đang quan tâm tới chúng.
Hoặc để nhanh – gọn – nhẹ – hiệu quả hơn, bạn có thể lựa chọn mô hình SaaS, trong đó tất cả dữ liệu đều được lưu trữ dưới dạng cloud-based và bạn chỉ cần sử dụng internet để đăng nhập sử dụng. Những phần mềm này thường được bán theo gói định kỳ từ 6 tháng trở lên, có thể đưa vào sử dụng ngay lập tức, và bạn không phải tốn nhân lực IT hay chi phí phát sinh nào. Hầu hết các phần mềm tương thích với càng nhiều thiết bị di động (bao gồm laptop, máy tính bảng, điện thoại di động,…) và nhiều hệ điều hành (iOS, Android, Mac OS,…) càng tốt.
Khi đó, cấp dưới của bạn có thể đề xuất công văn bất cứ lúc nào, bạn có thể xét duyệt và ban hành chúng ngay khi đang đi công tác. Số công văn đó ngay lập tức sẽ được truyền tới tất cả nhân viên trong doanh nghiệp để họ mở ra đọc dễ dàng dù có đang ở tại văn phòng hay không.
3.4. Có thể tích hợp các ứng dụng từ bên thứ ba
Một công cụ hữu ích trong thời kỳ kỷ nguyên số buộc phải có tính tích hợp mạnh mẽ. Đó là hệ thống API mở giúp dễ dàng truyền tải dữ liệu qua lại giữa phần mềm đó với các ứng dụng ngoài hoặc hệ thống dữ liệu có sẵn của doanh nghiệp. Theo đó, phần mềm quản lý văn bản cần tích hợp với Gmail, Microsoft, Calendar, Dropbox,…
4. Về Base Office – Phần mềm quản lý văn bản đáp ứng đầy đủ 4 tiêu chí tốt nhất
Base Office là một phần mềm chuyên biệt thuộc Base Platform – nền tảng quản trị doanh nghiệp hàng đầu Việt Nam, được ví như người văn thư tuyệt vời của doanh nghiệp bởi nó giúp tự động hoá tất cả quy trình quản lý văn bản từ sắp xếp, xét duyệt đến ban hành trong nội bộ.
Dựa trên 4 tiêu chí đánh giá cho một phần mềm quản lý tài liệu tốt nhất, chúng tôi nhận định Base Office là lựa chọn hàng đầu cho doanh nghiệp bạn.
4.1. Base Office tổ chức hồ sơ một cách khoa học, dễ dàng lọc và tìm kiếm theo nhiều tiêu chí
Đó chính là lời giải ngắn gọn nhất cho bài toán muôn thuở – công văn đến từ nhiều nguồn, có nhiều mục đích, nhiều loại hình và cần gửi tới nhiều đối tượng khác nhau. Với Base Office, bạn và toàn thể nhân viên luôn định vị rõ ràng được từng công văn được sắp xếp ở đâu trong hệ thống lưu trữ. Các nhóm nội dung có thể là chính sách hỗ trợ, quy tắc làm việc, quyết định bổ nhiệm,… với các folders tuỳ chỉnh bên trong. Nhân viên của bạn có thể gắn tags (keywords) cho mỗi văn bản trước khi đề xuất để hệ thống tự động gom chúng vào thành từng loại như bổ nhiệm, quyết định, tờ trình,…
Giao diện hệ thống lưu trữ hồ sơ của Base Office
Tính năng tìm kiếm và bộ lọc của Base Office được phát triển đẩy đủ, cho phép bạn và nhân viên tiếp cận đến tất cả hồ sơ đã lưu trên hệ thống và hiển thị tuỳ chọn. Bạn có thể lọc các văn bản theo trạng thái (chưa ban hành / đã ban hành / không thông qua), theo phòng ban, theo nhóm, theo loại văn bản, theo người gửi (dùng thẻ @ và gõ username) và theo thời gian gửi công văn. Trong trường hợp muốn tìm kiếm một văn bản với từ khoá cụ thể, thanh tìm kiếm sẽ trả kết quả cho bạn chỉ sau vài giây.
Bạn cũng luôn có không gian riêng để lưu trữ và xem lại lịch sử các văn bản mình đã tạo hoặc xử lý từ trước tới nay.
4.2. Base Office tự động hoá quá trình phê duyệt và ban hành văn bản ngay trên hệ thống
Base Office được xây dựng trên quy trình phê duyệt và ban hành văn bản như sau:
- Nhân viên tạo một văn bản mới với các file đính kèm, thời gian hiệu lực, nội dung mô tả, đồng thời định vị cho văn bản đó bằng cách chọn các trường phân loại (nhóm / loại văn bản).
- Nhân viên dùng thẻ @ để điền tên tất cả người cần phê duyệt (bạn hoặc các nhân sự có thẩm quyền khác).
- Văn bản được tự động gửi tới tài khoản của người cần phê duyệt và hiển thị trạng thái Đang chờ duyệt.
- Có ba chế độ duyệt văn bản trên hệ thống: duyệt lần lượt, duyệt đồng thời và chỉ cần một người duyệt. Với chế độ duyệt nhiều hơn một người, hệ thống sẽ tự động có nút Chuyển tiếp để đảm bảo quy trình được suôn sẻ nhất.
- Sau khi thông qua tất cả người cần duyệt, văn bản tự động chuyển sang trạng thái Đã ban hành, hệ thống sẽ tự động gửi thông báo tới tài khoản tất cả thành viên trong doanh nghiệp.
Tất cả các đề xuất thuộc cùng một loại sẽ bao gồm các trường thông tin giống nhau, giúp bạn xét duyệt nhanh chóng và chuẩn xác nhất.
4.3. Base Office hỗ trợ tương tác lẫn nhau giữa các thành viên trong doanh nghiệp và giữa doanh nghiệp với nhân viên
Sự tương tác trong Base Office được định hướng một cách khoa học nhờ sự phân quyền chặt chẽ. Bạn hoàn toàn có thể thiết lập vai trò của các cá nhân xem ai là người được đề xuất công văn, ai là người xét duyệt lần một, xét duyệt sau cùng,… Khi có bất kỳ văn bản nào được đề xuất trực tiếp hoặc chuyển tiếp tới bạn, hệ thống sẽ bắn thông báo ngay tức thì.
Là owner hệ thống, bạn có quyền thiết lập vai trò cho tất cả thành viên trong doanh nghiệp
Các thông báo và công văn được ban hành đều mang nội dung chính thống và đại diện cho tiếng nói của doanh nghiệp. Vì vậy, việc đọc và trao đổi xoay quanh chúng chính là cách doanh nghiệp tạo sợi dây liên kết chặt chẽ với nhân viên.
Về tính năng cộng tác nội bộ, bạn và nhân viên có thể bình luận bên dưới để xác nhận hoặc trao đổi thêm về nội dung được ban hành. Thẻ @ được dùng để nhắc tên một cá nhân hoặc bộ phận / nhóm người (áp dụng cho cả phần mô tả văn bản và phần bình luận). Ví dụ: Chị @giangchu, anh @khanh và team @marketing đọc kỹ chính sách mới rồi áp dụng luôn trong quý này nhé!
Nâng cao hơn nữa, cá nhân có thể tạo cuộc bình chọn và gửi file đính kèm ngay ở phần bình luận dưới mỗi thông báo hoặc công văn được ban hành.
4.4. Base Office tích hợp với hàng loạt ứng dụng hỗ trợ doanh nghiệp khác
Giống như các sản phẩm khác của Base.vn, Base Office được lập trình với hệ thống API mở có khả năng tích hợp với hàng loạt phần mềm hoặc ứng dụng khác. Đó có thể là Microsoft Excel, Word, PowerPoint hay Dropbox, Drive,… giúp mở file đính kèm ngay trên hệ thống mà không cần download; hoặc là ứng dụng chat Base Message, các ứng dụng ghi chú và nhắc việc,… Phần mềm cũng được đồng bộ lịch với Google Calendar, nên mọi thời gian hiển thị trên hệ thống đều là thời gian thực. Điều này đặc biệt hữu ích khi bạn muốn kiểm tra lại một hồ sơ được lưu trữ trong quá khứ.
4.5. Base Office hoạt động tốt trên các thiết bị di động và hệ điều hành
Là một phần mềm điển hình của mô hình SaaS, Base Office dễ dàng được truy cập từ bất kỳ thiết bị kết nối internet nào (PC, laptop, máy tính bảng, smartphone,…). Giao hiện hiển thị phần mềm lại được thiết kế để phù hợp với từng hệ điều hành Android và iOS giúp tối ưu hoá trải nghiệm người dùng. Đây chính là một trong những dấu hiệu nhận biết một phần mềm 4.0 thực sự.
Base.vn – Nền Tảng Quản Trị Doanh Nghiệp Toàn Diện, tự hào đồng hành cùng +8000 khách hàng doanh nghiệp hàng đầu trong nhiều lĩnh vực như: VIB, ACB, MB, Sacombank, VPBank, Vissan, Golden Gate, Pizza Hut, Twitter Beans Coffee, Decathlon, Bamboo Airways, Ninja Van Việt Nam, Rạng Đông, Á Đông ADG, Nagakawa Group, CenLand, Địa Ốc Him Lam, Ecopark, Amber Academy, Goldsun Media Group, Urbox, Medipharco, Bệnh viện Phổi Trung Ương, Bệnh viện Gia An 115, Thái Hà Books…
Để được TƯ VẤN và DEMO TRẢI NGHIỆM phần mềm quản lý tài liệu doanh nghiệp Base Office, bạn hãy đăng ký tại đây.
