Không thể phủ nhận rằng phần mềm quản lý công việc nhóm Wework là giải pháp công nghệ tuyệt vời cho việc quản trị và điều hành doanh nghiệp. Vượt xa giới hạn của các ứng dụng nhắc việc, ứng dụng chat hay việc trao đổi qua lại bằng Email, Wework tích hợp đầy đủ các tính năng cần thiết để hoàn thiện một dự án: từ lúc lập kế hoạch tới triển khai từng đầu việc, cập nhật kết quả, tiến độ và đánh giá, nhận xét lẫn nhau.
Wework rất đề cao tính cộng tác giữa các thành viên trong doanh nghiệp. Mọi người có thể tương tác qua lại với nhau bằng cách giao việc, thích và bình luận ngay dưới đầu việc, chat trong Base Message, thảo luận chung trong một bài đăng, xem người khác đang làm gì và hiệu quả như thế nào,…
Vậy phần mềm Wework được lập trình dành cho bạn – người quản lý một đội nhóm hùng hậu, hay nhân viên của bạn? Ai là người thu được lợi ích từ việc sử dụng Wework trong công việc?
Câu trả lời là cả hai. Wework không hỗ trợ riêng cho một cá nhân nào cả, đó là công cụ quản lý công việc và dự án dành cho tất cả thành viên trong doanh nghiệp.
Trước hết, hãy tìm hiểu cách nhân viên của bạn sử dụng Wework, và cách bạn dùng chính phần mềm ấy để quản lý tổng thể đội nhóm của mình.
1. Nhân viên của bạn sử dụng Wework như thế nào?
1.1. Tự tạo danh sách công việc cá nhân
Không chỉ ngồi một chỗ chờ giao việc, mọi nhân viên của bạn đều có thể tự lập ra kế hoạch công việc cá nhân trên Wework. Đó có thể là những đầu việc mới trong dự án có sẵn, đầu việc riêng lẻ chứ không thuộc dự án nào, hoặc thậm chí có thể tự tạo một dự án mới.
Với những công việc cá nhân như vậy, nhân viên có thể tự chỉ định họ làm người thực hiện hoặc bỏ trống mục này.
Nhân viên có thể tự tạo một dự án công việc cá nhân và bỏ trống mục Giao việc
Lúc này, Wework đóng vai trò như một ứng dụng nhắc việc giúp lưu lại danh sách công việc và nhắc nhở nhân viên của bạn cần hoàn thành trước deadline. Bằng cách đó, họ có thể tự mình sắp xếp và quản lý thời gian hiệu quả.
Bạn cũng có thể yêu cầu nhân viên thêm bạn hoặc một người khác làm người theo dõi trong một số đầu việc đặc biệt.
1.2. Thực hiện công việc được giao
Thông thường trong các dự án, nhà quản lý sẽ giao cho nhân viên một danh sách công việc cần làm. Các đầu việc này đi kèm với ngày bắt đầu và deadline cụ thể, được gắn nhãn dán hoặc đánh dấu ưu tiên, có thể có thêm phần mô tả và tài liệu hướng dẫn thực hiện.
Khi bạn giao một công việc cho nhân viên, hệ thống sẽ tự động bắn thông báo tới tài khoản, đồng thời gửi email tới hộp thư cá nhân của họ. Nhân viên cũng nhận được một email nhắc việc tự động đều đặn hằng ngày. Ở nhiều giao diện, Wework ưu tiên hiển thị các công việc chưa thực hiện / đã quá hạn lên đầu trang. Đó chính là cơ chế gián tiếp truyền đạt lời nhắc nhở nghiêm túc của bạn tới nhân viên.
Nhân viên của bạn được Wework gửi email nhắc việc hằng ngày
1.3. Báo cáo kết quả công việc
Wework cung cấp tính năng cập nhật kết quả công việc ngay dưới tên đầu việc. Những dữ liệu đó không chỉ chứng minh được khả năng làm việc của nhân viên với bạn, mà còn được lưu trữ lâu dài trong kho hệ thống. Cả bạn và nhân viên đều dễ dàng xem lại được chúng bằng cách tìm kiếm tên đầu việc.
Cập nhật kết quả trực tiếp lên hệ thống Wework
Wework cho phép nhân viên của bạn báo cáo kết quả công việc dưới dạng text hoặc file đính kèm, và mở file ra ngay trên hệ thống mà không cần download.
Quy trình báo cáo trong đội nhóm cũng được Wework đơn giản hoá đi nhiều. Mỗi khi nhân viên đánh dấu hoàn thành đầu việc, bạn sẽ nhận được thông báo lập tức. Bất kỳ lúc nào muốn xem tiến độ làm việc và khối lượng công việc của một cá nhân, bạn chỉ cần mở mục Báo cáo ra. Tất cả số liệu đều được Wework cập nhật tự động và đưa ra dưới dạng biểu đồ trực quan mà cả bạn và nhân viên đều không cần mất công tự tính toán.
1.4. Hỏi đáp, trao đổi và thảo luận về công việc
Có 3 cách để nhân viên trao đổi thông tin với đồng nghiệp và bạn ngay trên hệ thống: bình luận ngay dưới đầu việc, tạo cuộc thảo luận chuyên sâu hoặc chat trên ứng dụng Base Message.
Thay vì phải gặp mặt trực tiếp, gọi điện hoặc sử dụng một phương tiện liên lạc khác, gói gọn kênh liên lạc nội bộ của bạn trong hệ thống Wework tiện ích hơn nhiều.
1.5. Tự nhìn nhận năng suất làm việc cá nhân
Wework là một công cụ quản lý, nên việc hiển thị minh bạch và rõ ràng kết quả làm việc là điều hiển nhiên. Nhân viên của bạn có thể xem báo cáo làm việc cá nhân để nhìn nhận trực quan về nhiệm vụ bạn đã giao cho họ: lịch sử, số lượng, trạng thái và tiến độ hoàn thiện.
Nhân viên tự nhìn nhận năng suất làm việc của mình trên Wework
2. Bạn sử dụng Wework để quản lý nhân viên và dự án như thế nào?
Bạn có thể thực hiện tất cả thao tác kể trên của các nhân viên. Ngoài ra, Wework phân quyền cho nhà quản lý thực hiện nhiều tính năng nâng cao khác.
2.1. Tạo và quản lý đa dự án
Người quản lý thường không chỉ “cầm quyền” trong một dự án cố định mà bao quát trên nhiều dự án cùng lúc. Bạn cũng là người nắm giữ trọng trách đặt ra deadline, quyết định danh sách thành viên, giao việc, chỉnh sửa trạng thái dự án (Planning / Running / Completed / Closed).
Quản lý đa dự án ở phần mềm Base Wework
2.2. Đánh giá tổng thể dự án
Nếu như đối với nhân viên, giao diện báo cáo tổng thể dự án chỉ để cung cấp cái nhìn tổng quan về đội nhóm làm việc; thì với một nhà quản lý, đây là dữ liệu cần phân tích kỹ lưỡng để làm căn cứ về sau như báo cáo lên cấp cao hơn, cân đối doanh thu – chi phí – năng suất, đánh giá nhân viên, đưa ra chiến lược mới,…
Bạn sẽ nhận được các thông tin sau trong báo cáo tổng thể dự án của Wework:
- Tổng quan dự án: gồm Tiến độ công việc (Đã hoàn thành / Kỳ vọng / Dự báo), phần trăm hoàn thành dự án theo ngày, thống kê số lượng đầu việc theo trạng thái (Đang làm / Hoàn thành đúng deadline / Hoàn thành sau deadline / Quá hạn) và leaderboard.
- Số lượng công việc hằng ngày được chia theo trạng thái
- Phân bổ số lượng công việc theo thành viên
Giao diện báo cáo tổng thể trên Wework
2.3. Đưa ra nhận xét, đánh giá cho nhân viên
Bạn sẽ nhận được thông báo khi nhân viên đánh dấu hoàn thành công việc mà bạn đang theo dõi. Hãy dành thời gian mở nó ra và xem nhân viên của bạn đã làm được gì, rồi gõ một vài bình luận ngay dưới đầu việc đó. Bất cứ điều gì được gửi đi từ bạn, dù là lời khen ngợi hay góp ý, khiển trách, chắc chắn nó đều có ích cho việc thực hiện công việc tiếp theo và làm tăng tính minh bạch trong đội nhóm, doanh nghiệp.
Nhà quản lý có thể bình luận trực tiếp ngay dưới đầu việc
2.4. Xem lại toàn bộ lịch sử đầu việc của dự án
Một “đặc quyền” của nhà quản lý là kiểm soát được mọi thao tác thêm / bớt, đổi tên, hoàn thành / bỏ hoàn thành của tất cả đầu việc trong dự án. Nhờ vậy, bạn luôn nắm rõ được tình hình thực hiện công việc trong dự án và nhanh chóng phát hiện các gian lận (nếu có) của nhân viên.
2.5. Nhập công việc từ Excel / Trello và xuất ra file Excel
Trong trường hợp bạn có một bản kế hoạch dự án tồn tại dưới dạng file Excel hoặc trên phần mềm Trello, Wework sẽ hỗ trợ tự động chuyển đổi chúng thành một kế hoạch trên giao diện Wework. Đảm bảo rằng kế hoạch của bạn đã có đủ các thông tin cơ bản như tên đầu việc, deadline, nhân viên thực hiện,…
Sau khi nhấn chọn Tuỳ chỉnh trên thanh công cụ:
- Chọn Nhập công việc từ file Excel > Tải lên một bản Excel có sẵn hoặc được định dạng theo template mà Wework cung cấp
- Chọn Nhập công việc từ Trello > Tải lên file .json đã được xuất ra từ phần mềm Trello
- Chọn Xuất công việc ra file Excel > Tự động tải về file Excel kế hoạch công việc
Nhà quản lý có thể nhập / xuất công việc giữa Wework và Excel
Lưu ý: Việc xuất ra file Excel chỉ nên là giải pháp trong trường hợp cần đến giấy tờ. Còn lại, với tư cách là người quản trị, bạn có thể thêm tài khoản khách vào dự án. Họ sẽ được phân quyền theo dõi công việc, ngoài ra không ảnh hưởng tới độ bảo mật của công việc.
Tạm kết
Như vậy, phần mềm quản lý công việc nhóm Wework phát huy tác dụng với cả người quản lý và nhân viên trong đội nhóm, doanh nghiệp. Mỗi người được phân quyền thực hiện các tác vụ khác nhau và được hỗ trợ bởi những tính năng riêng của Wework. Nói cách khác, phần mềm Wework giúp kết nối các thành viên lại với nhau, gia tăng tính cộng tác và đẩy mạnh hiệu quả làm việc nhóm.
Wework phù hợp nhất với các doanh nghiệp hoặc đội nhóm làm việc theo mô hình cộng tác liên chức năng, công ty nhỏ hoặc lớn đều có thể linh hoạt sử dụng giải pháp này trong việc vận hành công việc của mình.
Base.vn – Nền Tảng Quản Trị Doanh Nghiệp Toàn Diện, tự hào đồng hành cùng +8000 khách hàng doanh nghiệp hàng đầu trong nhiều lĩnh vực như: VIB, ACB, MB, Sacombank, VPBank, Vissan, Golden Gate, Pizza Hut, Twitter Beans Coffee, Decathlon, Bamboo Airways, Ninja Van Việt Nam, Rạng Đông, Á Đông ADG, Nagakawa Group, CenLand, Địa Ốc Him Lam, Ecopark, Amber Academy, Goldsun Media Group, Urbox, Medipharco, Bệnh viện Phổi Trung Ương, Bệnh viện Gia An 115, Thái Hà Books…
Để nhận tư vấn trải nghiệm Wework – phần mềm quản lý công việc và dự án 4.0, click đăng ký ngay tại đây.
