Nếu bạn là một nhân viên, tăng năng suất làm việc là yếu tố quan trọng giúp bạn thăng tiến trong sự nghiệp. Nếu bạn là một nhà lãnh đạo, tăng năng suất doanh nghiệp có thể giúp cải thiện kết quả kinh doanh và giúp doanh nghiệp đón đầu, dự báo những thăng trầm trong kinh doanh tốt hơn các doanh nghiệp khác. Dù bạn là ai, năng suất làm việc là vấn đề hàng đầu bạn cần quan tâm nếu muốn đạt được những mục tiêu dài hạn trong công việc và cuộc sống.
Trong bài viết dưới đây, chúng tôi sẽ gợi ý giúp bạn 21 cách đơn giản giúp cải thiện năng suất làm việc một cách hiệu quả, không chỉ cho bản thân mà cả doanh nghiệp của bạn.
Bước 1: Tăng năng suất làm việc cho bản thân
1. Bắt đầu với chính bản thân mình
Nếu bạn muốn tăng hiệu suất doanh nghiệp, trước tiên hãy bắt đầu với chính ngày làm việc của bản thân bạn. Nỗ lực khiến bản thân mình làm việc hiệu quả không chỉ góp phần thúc đẩy năng suất công ty, mà còn giúp bạn biết đâu là phương pháp phù hợp để bạn áp dụng cho nhân viên của mình.
2. Đặt deadline và nói với mọi người về thời hạn đó
Với những nhiệm vụ hoặc dự án mở không có thời hạn kết thúc rõ ràng, hãy tự mình đặt một deadline để có động lực làm việc chăm chỉ hơn. Khi thông báo với người khác về deadline tự đặt ra, bạn sẽ có trách nhiệm hơn trong việc hoàn thành đúng deadline.
3. Làm việc trong khoảng 90 phút
Con người khác với máy móc: Máy móc hoạt động theo tuyến tính, còn con người hoạt động theo chu kỳ. Để có một ngày làm việc hiệu quả và vận hành theo bản chất tự nhiên của con người, bạn cần để tâm đến các chu kỳ Ultradian.
Các nghiên cứu đã chỉ ra rằng: Bộ não con người có thể tập trung vào một công việc bất kì trong khoảng 90 – 120 phút. Sau 90 phút, năng suất làm việc sẽ bắt đầu giảm xuống, chúng ta cần một quãng giải lao khoảng 20 phút để phục hồi năng lượng và đảm bảo hiệu suất cao trong phiên làm việc tiếp theo. Để tối ưu hoá năng suất, hãy chia ngày làm việc của bạn ra thành 4 – 5 phiên 90 phút, mỗi phiên hoàn thành một số nhiệm vụ nhất định.
Để có một ngày làm việc hiệu quả, hãy làm việc theo chu kì Ultradian
4. Nghỉ ngơi thường xuyên hơn
Các nghiên cứu cho thấy rằng: nghỉ ngơi trong quãng thời gian ngắn giúp duy trì sự tập trung tốt hơn và ngăn cản sự suy giảm hiệu quả làm việc. Hãy tạm ngưng tập trung vào một nhiệm vụ trong vòng 1 – 2 phút, khoảng 2 – 3 lần một giờ, giúp bạn tập trung tốt hơn trong cả ngày dài làm việc.
Bên cạnh đó, hãy tập thể dục ít nhất 1 lần trong ngày, dù đó chỉ là một vài cái chống đẩy hay tập thể dục tại chỗ, chúng cũng giúp năng suất làm việc tốt hơn.
5. Tuân theo quy tắc 2 phút
Nếu một công việc hoặc nhiệm vụ chỉ mất 2 phút để hoàn thành, hãy làm nó ngay lập tức. Bạn sẽ mất ít thời gian cho nó hơn, so với việc quay lại hoàn thành nó sau. Đây là một quy tắc đơn giản từ cuốn sách “Getting Things Done” của David Ailen. Hầu hết công việc mà bạn trì hoãn không khó để làm, bạn có đủ khả năng để thực hiện chúng, bạn chỉ đang né tránh bắt đầu thực hiện vì một vài lý do nào đó. Quy tắc 2 phút giúp bạn vượt qua sự trì hoãn, lười biếng, với 2 nguyên tắc:
- Nếu công việc chỉ tốn của bạn chưa đến 2 phút, hãy làm ngay: Có nhiều việc chưa tới 2 phút để làm nhưng vì thói quen trì hoãn nên công việc của bạn cứ dần chồng chất. Hãy tập thói quen làm việc nhỏ ngay lập tức, nó chỉ tốn của bạn không đến 2 phút.
- Để tạo một thói quen mới, hãy bắt đầu làm việc trong 2 phút. Bạn không thể hoàn thành mọi việc trong vòng 2 phút, nhưng để bắt đầu – chỉ cần 2 phút.
6. Tranh thủ các khoảng thời gian trống trong lúc chờ đợi
Trả lời email, xem lại danh sách việc cần làm, brainstorming, đọc lại tài liệu trước cuộc họp là những công việc có thể tranh thủ khi bạn tận dụng thời gian chờ đợi, ví dụ như khi bạn ngồi trên taxi di chuyển tới chỗ làm, hoặc đợi trong phòng chờ của bác sĩ.
7. Hoàn thành tốt hơn là hoàn hảo
Tất cả công việc bạn làm đều nên được hoàn thành càng nhanh càng tốt, sau đó tiếp nhận feedback để chỉnh sửa, hơn là lãng phí thời gian cố gắng khiến nó hoàn hảo. Bạn sẽ thấy bạn có thể hoàn thành các dự án nhanh hơn nhiều nếu bạn thực hiện chúng trong bốn hoặc năm “bản nháp” thay vì cố gắng hoàn thành dự án ngay từ lần đầu tiên.
Bước 2: Tăng năng suất làm việc của nhân viên
8. Áp dụng những phương pháp tăng năng suất mà bạn sử dụng cho bản thân
Khi bạn đã áp dụng thành công những phương pháp tăng năng suất cho bản thân, bạn có thể chọn những phương pháp phù hợp với mình và áp dụng nó cho bộ máy nhân sự.
- Có những giờ nghỉ ngắn trong ngày làm việc: bạn có thể tạo ra các hoạt động như chúc mừng sinh nhật, tổ chức hoạt động nhóm hàng tuần, cùng ăn trưa hàng tuần…
- Ra quy định làm việc với email. Nếu nhân viên muốn có phản hồi ngay lập tức, họ nên gọi cho nhau hoặc đến văn phòng của nhau. Mong đợi email được đọc ngay lập tức dẫn đến thói quen kiểm tra email liên tục, làm lãng phí thời gian.
- Đặt deadline. Dù là dự án dài hạn hay dự án mở (không thời hạn), nhân viên của bạn sẽ có nhiều động lực làm việc hơn nếu bạn đặt ra mục tiêu và deadline rõ ràng để họ đạt được trong quá trình thực hiện.
- Cấp cho nhân viên quyền sử dụng phòng gym: Có một phòng gym ở văn phòng hoặc cho nhân viên một thẻ thành viên tại phòng gym gần đó, có thể tăng năng suất làm việc của họ.
9. Cho phép nhân viên làm việc từ xa và giờ giấc linh hoạt
Việc hoàn thành công việc ở đâu và vào lúc nào, không quan trọng bằng việc hoàn thành công việc trong bao lâu. Một nghiên cứu của Gallup đã chỉ ra rằng: những nhân viên được phép làm việc từ xa gắn kết với công ty và làm việc trong thời lượng lâu hơn. Hãy cho phép nhân viên của bạn làm việc linh hoạt tại thời điểm và nơi họ cảm thấy làm việc tốt nhất.
Bên cạnh đó, làm việc từ xa cũng là mô hình các doanh nghiệp bắt buộc phải triển khai trong bối cảnh thị trường rủi ro như Covid-19. Nếu doanh nghiệp không quen với quản lý từ xa trước đó, sẽ rất khó để bắt đầu thiết lập và nối liền mạch giai đoạn này với giai đoạn phục hồi sau dịch.
Một “Bộ giải pháp Kinh doanh không gián đoạn” – có thể áp dụng cho cả hai mô hình làm việc trực tiếp và làm việc từ xa – là lựa chọn phù hợp doanh nghiệp nên tham khảo.
10. Thể hiện sự trân trọng, ghi nhận thành quả của nhân viên
Khi nhân viên cảm thấy được ghi nhận nỗ lực làm việc, họ sẽ có thêm động lực và làm việc năng suất hơn. Hãy khen ngợi họ trong cuộc họp, trao thưởng nếu họ có kết quả làm việc tốt. Nếu nhân viên của bạn làm thêm giờ, hãy ghi nhận công sức của họ. Nếu bạn thất bại trong việc tưởng thưởng sự chăm chỉ của nhân viên, thì họ cũng không làm việc chăm chỉ như bạn mong muốn.
11. Tạo ra một văn hoá làm việc có trách nhiệm
Khi nhân viên được trao quyền tự chủ trong công việc và biết rằng họ sẽ nhận được feedback để cải thiện, họ sẽ làm việc một cách tỉ mỉ hơn. Trao trách nhiệm cũng có nghĩa là đưa cho nhân viên một định hướng rõ ràng về lộ trình phát triển của công ty, công việc của họ đóng góp như thế nào vào sự phát triển đó. Nếu nhân viên hiểu được công việc của họ có ý nghĩa như thế nào, thay vì chỉ là một con ốc nhỏ trong bộ máy khổng lồ, họ sẽ làm việc chăm chỉ hơn.
Gợi ý: Đưa ra phần thưởng về tài chính xứng đáng, tương ứng với mục tiêu rõ ràng là một cách tuyệt vời để tăng sự gắn kết của nhân viên với công ty, đồng thời nâng cao hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp.
12. Làm việc theo nhóm
Làm việc nhóm có thể cải thiện kết quả công việc, bởi một công việc được xem xét dưới nhiều góc độ khác nhau. Phương pháp này sẽ khiến nhân viên làm việc cẩn thận hơn, họ không muốn cả team bị ảnh hưởng hoặc họ bị lép vế hơn so với những người trong nhóm. Ngoài ra, làm việc nhóm cũng ngăn cản cảm giác cô lập khi nhân viên cảm thấy bị phớt lờ và không quan trọng.
Base.vn – Nền Tảng Quản Trị Doanh Nghiệp Toàn Diện, tự hào đồng hành cùng +8000 khách hàng doanh nghiệp hàng đầu trong nhiều lĩnh vực như: VIB, ACB, Sacombank, VPBank, Golden Gate, Pizza Hut, Twitter Beans Coffee, Vissan, Tân Á Đại Thành, Hoà Bình Minh, Decathlon, Huy Thành Jewelry, Bamboo Airways, Novaland Group, Phục Hưng Holdings, PCC1, Đại Học Văn Lang, Đại Học Ngoại Thương, Bệnh viện Phụ sản Hà Nội, Bệnh viện Gia An 115, Thái Hà Books,…
Tìm hiểu thêm những công việc doanh nghiệp cần triển khai khi cuộc Cách mạng công nghiệp 4.0 đang tới gần thông qua cuốn Ebook: “Chiến lược đột phá năng suất cho Doanh nghiệp Việt trong kỷ nguyên 4.0” (tải miễn phí).
