Quản lý công việc và dự án dường như là một yêu cầu bắt buộc và có ý nghĩa sống còn đối với bất cứ một nhà lãnh đạo nào. Cùng với các công cụ hỗ trợ truyền thống như Excel, Email, Spreedsheet,… các nhà quản lý đã hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ của mình trong suốt một khoảng thời gian dài. Chỉ cho đến một vài năm trở lại đây, ảnh hưởng từ cuộc Cách mạng 4.0 đã mở ra hướng đi mới cho những công nghệ quản lý ưu việt hơn. Và theo xu hướng của thời đại, những công nghệ này cũng đang dần trở thành một phần không thể thiếu bởi những lợi ích to lớn mà nó đem lại đối với không chỉ việc quản lý tiến độ, mà còn cả hoạt động quản lý nói chung.
Nhận miễn phí Ebook từ Wework.vn “Giải pháp thay thế Excel & Email trong quản lý công việc” để tìm hiểu lý do vì sao những công cụ quản lý truyền thống không còn phù hợp với thời điểm tại.
Giữa cuộc cạnh tranh gắt gao của các doanh nghiệp với nguồn lực hạn chế, khái niệm e-management đã được ra đời, kết hợp hài hòa giữa hai yếu tố quản lý và công nghệ để từ đó thay đổi bộ mặt của hoạt động quản trị và nâng cao hiệu suất làm việc của doanh nghiệp.
1. Vậy e-management là gì?
Sự bùng nổ của Internet đã kéo theo sự hình thành của một loạt các thuật ngữ mới như e-commerce, e-learning, e-hiring và bây giờ là e-management. Hiểu theo một cách đơn giản, e-management chính là quản lý công việc và dự án theo hình thức online. Nền tảng này cho phép các nhà quản lý ứng dụng những công cụ và phần mềm hỗ trợ để giải quyết các tình huống khó khăn gặp phải xuyên suốt quá trình diễn ra công việc và dự án.
Dù là trong ngắn hạn hay dài hạn, việc ứng dụng nền tảng e-management vào trong hoạt động quản lý sẽ là việc làm tối cần thiết mà người lãnh đạo doanh nghiệp hay trưởng dự án cần triển khai. Bên cạnh khả năng hỗ trợ quản lý công việc một cách khoa học, nền tảng e-management còn cung cấp thêm rất nhiều những tính năng ưu việt khác mà các công cụ truyền thống vẫn chưa đáp ứng được như: quản lý dự án đa kênh, trao đổi tài liệu và thông tin trực tiếp trên hệ thống, tổng hợp báo cáo và tiến độ theo dạng biểu đồ trực quan,…
E-management không chỉ giúp nhà quản lý tiết kiệm được thời gian, mà còn giúp doanh nghiệp vận dụng được tối ưu những nguồn lực sẵn có và hạn chế tối đa những sự lãng phí không cần thiết.
2. Vì sao nên áp dụng nền tảng e-management vào trong doanh nghiệp?
Sự ra đời của Excel và Email đã giúp cho việc quản lý tiến độ và thông tin trở nên dễ dàng hơn, hạn chế tối đa sự xuất hiện của những công văn, giấy tờ và thay vào đó là một hệ thống quản lý công việc trực tuyến. Tuy nhiên do sự biến đổi nhanh chóng của khoa học công nghệ, những công cụ truyền thống này ngày càng bộc lộ nhiều yếu điểm trong công tác tổ chức và quản lý công việc.
Sự cồng kềnh, kém linh hoạt trong khâu trao đổi thông tin và kiểm soát tiến độ chính là những “lưỡi dao sắc bén” giết chết những doanh nghiệp của thời đại 4.0 – khi mà hiệu quả làm việc là một trong những yếu tố sống còn.
Excel và Email đã không còn đáp ứng được nhu cầu của nhà quản lý
Excel và Email đã không còn là những giải pháp phù hợp dành cho các nhà quản lý chuyên nghiệp. Bởi vậy đây là thời điểm phù hợp để bạn nghĩ đến việc áp dụng nền tảng e-management vào trong hoạt động quản lý bởi những tính năng ưu việt sau:
- Lập kế hoạch thông minh:
Mỗi khi bắt đầu một dự án hay một nhiệm vụ mới với Excel, chúng ta thường mất rất nhiều thời gian cho việc thiết kế, căn chỉnh mẫu kế hoạch cho phù hợp với tính chất công việc. Tuy nhiên với e-management, tất cả những việc nhà quản lý cần làm đó là liệt kê ra những đầu việc cần thiết phải triển khai ứng với các mốc thời gian khác nhau. Hệ thống sẽ hỗ trợ họ hoàn thành những công việc còn lại. Kết quả thu được là một bản kế hoạch được trình bày một cách trực quan, khoa học, có thể linh hoạt thay đổi để phục vụ tốt nhu cầu của nhà quản lý dù cho đó là dự án hay những công việc mang tính thường xuyên của doanh nghiệp.
- Theo dõi tiến độ một cách sát sao:
Thay vì phải liên tục lắng nghe báo cáo hay thậm chí phải đốc thúc nhân viên cập nhật tiến độ cho mình, giờ đây nhà quản lý có thể dễ dàng “nắm thóp” nhân viên cùng với sự giúp sức của e-management. Với từng đầu việc cụ thể được phân công cho từng người, chắc chắn nhà quản lý sẽ hoàn toàn chủ động trong việc nắm bắt tiến độ mà không cần tốn thêm bất cứ một khâu báo cáo trung gian nào, tiết kiệm được một lượng lớn thời gian và nguồn lực của doanh nghiệp, từ đó hướng đến việc xây dựng nên một doanh nghiệp thời gian thực.
Màn hình theo dõi tiến độ công việc trên Phần mềm quản lý công việc và dự án Base Wework
- Quản lý đa dự án và phân bổ nguồn lực hiệu quả:
Trên thực tế, hiếm có khi nào doanh nghiệp có thể tập trung toàn bộ nguồn lực của mình vào một dự án duy nhất. Việc phải đảm đương cùng lúc nhiều dự án, nhiều công việc khác nhau đã trở thành “lẽ dĩ nhiên” đối với bất kì nhân viên hay nhà quản lý nào. Tuy nhiên do tính thiếu liên kết của các công cụ truyền thống, các nhà lãnh đạo dù cho có cố gắng đến đâu vẫn chẳng thể kiểm soát nổi tất cả các đầu việc này, từ đó gây ra tình trạng phân bổ nguồn lực không đồng đều và xa hơn là làm việc không hiệu quả.
Sự ra đời của nền tảng e-management chính là lời giải cho bài toán vô cùng khó khăn trong suốt nhiều năm này. Tính liên kết cao của các công cụ e-management sẽ cho phép nhà quản lý theo dõi, tìm kiếm và lọc ra những công việc đang được thực hiện bởi từng cá nhân, những công việc hiện tại vẫn đang còn thiếu người phụ trách để từ đó có những sự phân bổ hợp lý, tận dụng được tối đa nguồn lực của doanh nghiệp.
- Dễ dàng chia sẻ và lưu trữ tài liệu:
Email đã từng là công cụ rất đắc lực trong việc chia sẻ thông tin và luân chuyển tài liệu giữa các phòng ban hay các thành viên của một dự án với nhau. Tuy nhiên điểm hạn chế lớn nhất của Email cho đến thời điểm hiện tại đó là nó không tối ưu cho việc lưu trữ. Theo Lifewire, trung bình một người nhận được khoảng 121 Email mỗi ngày, bao gồm cả những Email công việc hay những Email quảng cáo khác. Vậy làm thế nào để có thể họ có thể tìm được những tài liệu và thông tin cần thiết trong đống “ngập ngụa” đó?
Đây chính là lúc mà nền tảng e-management thể hiện được tính ưu việt của nó. Với giao thức API (Application Programming Interface – Giao diện lập trình ứng dụng) tích hợp, nhân viên và nhà quản lý giờ đây có thể chia sẻ tài liệu trực tiếp với nhau trên một nền tảng duy nhất mà không cần phải bận tâm việc tài liệu đó đã đến từ nguồn nào (Google Drive, Dropbox, OneDrive,… hay thậm chí là từ máy tính cá nhân). Tất cả sẽ được tổng hợp lại vào một nguồn chung thống nhất và mọi người sẽ có thể dễ dàng tìm kiếm lại những tài liệu đó thông qua các chủ đề hay công việc đã và đang được thực hiện trước đó.
- Báo cáo, thống kê bằng biểu đồ và con số:
Sau khi đã hoàn tất một chu trình công việc hay một dự án, nền tảng e-management sẽ đưa ra một bản báo cáo tự động mang tính trực quan, đánh giá lại toàn bộ về tính hiệu quả của từng cá nhân, từng nhóm dự án. Từ bản báo cáo này, nhà quản lý có thể đối chiếu với những kết quả thu được để tìm ra nguyên nhân của sự thành công hay thất bại, để tiếp tục phát huy hay rút kinh nghiệm trong những công việc và dự án sắp tới.
Đánh giá hiệu quả công việc dựa trên nền tảng e-management Base Wework
3. Nên lựa chọn nền tảng e-management nào cho doanh nghiệp?
Theo một cuộc khảo sát của Information Weeks, trong số những doanh nghiệp top đầu có tới 87% doanh nghiệp ứng dụng một nền tảng e-management.
Khái niệm e-management đã và đang trở nên phổ biến trên phạm vi toàn cầu. Hiện tại trên thế giới có khoảng gần 500 đơn vị cung cấp nền tảng e-management, được sử dụng ở hầu khắp các cấp độ công ty từ các tập đoàn lớn, các tập đoàn đa quốc gia cho đến các công ty, các start-up với quy mô vừa và nhỏ.
Tuy nhiên, ở Việt Nam hiện tại vẫn còn khá ít các doanh nghiệp biết đến e-management và tính ứng dụng của nó, đa phần là bởi cách tư duy quản lý công việc và dự án vẫn mang tính truyền thống, chưa có nhiều cơ hội để tiếp xúc với những công nghệ mới.
Bởi vậy đây chính là thời điểm thích hợp để nhà lãnh đạo nghiên cứu và ứng dụng một nền tảng e-management hiện đại, tân tiến ,giúp tối ưu hiệu quả làm việc của doanh nghiệp.
Để có thể cân nhắc lựa chọn một nền tảng e-management phù hợp với doanh nghiệp của mình, nhà quản lý cần thiết phải cân nhắc các yếu tố bao gồm tính năng, chi phí phải trả và độ thân thiện với người dùng. Bạn có thể tham khảo một vài đơn vị phân phối dưới đây để có sự lựa chọn chính xác và phù hợp nhất cho doanh nghiệp của mình.
Top 3 nền tảng E-management phù hợp với doanh nghiệp Việt Nam
Cùng xem video chi tiết hơn về cách Phần mềm quản lý công việc và dự án Base Wework tối ưu việc quản trị cho bạn:
4. Vậy bạn đã sẵn sàng cho một giải pháp e-management hiện đại và tân tiến?
Trong thời đại 4.0, công nghệ sẽ là thứ nắm giữ vai trò quyết định đối với sự thành bại của doanh nghiệp. Việc áp dụng những tiến bộ khoa học công nghệ vào trong doanh nghiệp, đặc biệt là trong khâu quản lý công việc sẽ mang những ý nghĩa vô cùng thiết thực, tạo ra sự khác biệt lớn về năng lực cạnh tranh đối với các doanh nghiệp khác trên thị trường. Còn bạn, với cương vị là một người dẫn dắt doanh nghiệp tiến bước vào kỷ nguyên 4.0, bạn đã sẵn sàng cho một cú nhảy vọt cùng e-management chưa?
Base.vn – Nền Tảng Quản Trị Doanh Nghiệp Toàn Diện, tự hào đồng hành cùng +8000 khách hàng doanh nghiệp hàng đầu trong nhiều lĩnh vực như: VIB, ACB, MB, Sacombank, VPBank, Vissan, Golden Gate, Pizza Hut, Twitter Beans Coffee, Decathlon, Bamboo Airways, Ninja Van Việt Nam, Rạng Đông, Á Đông ADG, Nagakawa Group, CenLand, Địa Ốc Him Lam, Ecopark, Amber Academy, Goldsun Media Group, Urbox, Medipharco, Bệnh viện Phổi Trung Ương, Bệnh viện Gia An 115, Thái Hà Books…
