Hãy hình dung trong 250 CVs nộp vào cùng một vị trí tuyển dụng, có tới 75% – 88% số CVs không đạt chất lượng. Có thể thấy rằng, việc “sàng lọc hồ sơ ứng viên” từ một lượng ứng viên vô cùng lớn để “chắt lọc” ra những ứng viên phù hợp là phần việc nhiều khó khăn nhất trong toàn bộ quy trình tuyển dụng.
1. Sàng lọc hồ sơ ứng viên là làm gì?
Sàng lọc hồ sơ ứng viên là quá trình xác định xem liệu một ứng viên có đủ điều kiện cho một vị trí tuyển dụng hay không, dựa trên thành tích học tập, kinh nghiệm làm việc và các thông tin khác (được ghi trong hồ sơ của họ).
Mục tiêu của việc sàng lọc hồ sơ ứng viên là để quyết định xem có nên đưa ứng viên vào vòng tiếp theo không (thường là vòng phỏng vấn) hay nên từ chối họ.
2. Sàng lọc hồ sơ ứng viên như thế nào?
Sàng lọc hồ sơ ứng viên thường bao gồm một quy trình 3 bước dựa trên các tiêu chí tối thiểu và tiêu chí ưu tiên của vị trí tuyển dụng. Cả hai loại tiêu chí này đều cần có liên quan đến vị trí đang tuyển dụng và lý tưởng nhất là giống với bản mô tả công việc.
Những tiêu chí này có thể bao gồm:
- Kinh nghiệm làm việc
- Thành tích học tập
- Kỹ năng và kiến thức
- Đặc điểm tính cách
- Năng lực
Bước 1: Sàng lọc hồ sơ ứng viên dựa trên tiêu chí tối thiểu
Tiêu chí tối thiểu là những tiêu chí bắt buộc mà một ứng viên phải đáp ứng được để đảm nhiệm vị trí công việc mà mình ứng tuyển. Một ví dụ đơn giản về tiêu chí tối thiểu là ứng viên có được làm việc hợp pháp trong nước hay không.
Những loại tiêu chí này thường được xem là tiêu chí “vòng loại”, bởi những ứng viên sở hữu tiêu chí này sẽ được đi vào vòng trong, trong khi các ứng viên còn lại sẽ bị loại ngay từ bước này.
Bước 2: Sàng lọc hồ sơ ứng viên dựa trên các tiêu chí ưu tiên
Các tiêu chí ưu tiên vốn dĩ không bắt buộc, nhưng lại là những điều sẽ làm cho ứng viên được chú ý hơn. Một ví dụ phổ biến của “tiêu chí ưu tiên” là kinh nghiệm làm việc có liên quan với vị trí tuyển dụng. Ứng viên sở hữu loại tiêu chí này thường có chất lượng hơn so với ứng viên với các tiêu chí tối thiểu (ví dụ: kỹ năng giao tiếp tốt).
Các ứng viên đáp ứng cả hai tiêu chí tối thiểu và tiêu chí ưu tiên sẽ được đi tiếp vào vòng “shortlist” CV.
Bước 3: Shortlist các ứng viên dựa trên tiêu chí tối thiểu và tiêu chí ưu tiên
Việc quyết định lựa chọn ứng viên nào để cho vào shortlist tham gia vòng phỏng vấn phụ thuộc hoàn toàn vào nhu cầu tuyển dụng của bạn. Bạn có thể xác định mình nên đưa bao nhiêu ứng viên vào vòng phỏng vấn bằng cách sử dụng tỉ lệ chuyển đổi ứng viên qua các vòng.
Dựa trên dữ liệu tuyển dụng, tỉ lệ chuyển đổi trung bình trong tuyển dụng được ước tính như sau:
- Chuyển đổi từ nộp đơn sang phỏng vấn: 12%
- Chuyển đổi từ phỏng vấn sang thông báo trúng tuyển: 17%
- Chuyển đổi từ thông báo trúng tuyển sang chính thức nhận việc: 89%
Điều này có nghĩa là đối với 100 ứng viên mà bạn lọc hồ sơ, bạn cần shortlist ra 12 người trong số họ vào vòng phỏng vấn, sau phỏng vấn sẽ có 2 người nhận được thông báo trúng tuyển và một ứng viên sẽ chính thức nhận việc.
Điều quan trọng cần ghi nhớ là quá trình sàng lọc hồ sơ ứng viên cần được áp dụng một cách nhất quán và khách quan trên toàn bộ các hồ sơ để đạt được tính chính xác nhất.
3. Sàng lọc hồ sơ ứng viên – khó khăn và giải pháp
Thách thức lớn nhất của công việc sàng lọc hồ sơ ứng viên chính là khối lượng ứng viên đồ sộ.
Số lượng hồ sơ nhận được là một trong những yếu tố lớn nhất làm gia tăng thời gian tuyển dụng. Mỗi vị trí tuyển dụng trung bình nhận được 250 hồ sơ và 88% trong số đó được coi là không đủ tiêu chuẩn. Điều này có nghĩa là một nhà tuyển dụng có thể dành tới 23 giờ chỉ để chọn và tuyển dụng được một người duy nhất vào vị trí công việc đang trống. Ngoài ra, làm thế nào để lọc số lượng lớn CV mà vẫn đảm bảo được chất lượng tuyển dụng cũng là một vấn đề đang lưu tâm.
Một giải pháp cho vấn đề những vấn đề này chính là nền tảng e-hiring (hay còn gọi là ATS – Applicant Tracking System). E-hiring là nền tảng cần có cho bất kì phòng ban tuyển dụng nào, bởi e-hiring sắp xếp tất cả các CV cho từng vị trí ứng tuyển một cách vô cùng khoa học theo các Talent Pools.
Tính năng “screen CV” ngay tại Talent Pools
Ngoài ra, nền tảng e-hiring còn cho phép một số biện pháp sàng lọc hồ sơ ứng viên tự động bằng các từ khoá nhất định.
Tìm kiếm, phân loại hồ sơ ứng viên theo các thẻ tag trên e-hiring
Lời kết
“Cái giá phải trả của việc tuyển nhầm người lớn hơn rất nhiều so với việc không tuyển ai”. Đánh giá ứng viên – bắt đầu từ bước sàng lọc hồ sơ ứng viên – là công việc vô cùng quan trọng và là một yếu tố cần được cân nhắc kĩ lưỡng trong bất kì quá trình xây dựng chiến lược tuyển dụng nào.
Base.vn – Nền Tảng Quản Trị Doanh Nghiệp Toàn Diện, tự hào đồng hành cùng +8000 khách hàng doanh nghiệp hàng đầu trong nhiều lĩnh vực như: VIB, ACB, MB, Sacombank, VPBank, Vissan, Golden Gate, Pizza Hut, Twitter Beans Coffee, Decathlon, Bamboo Airways, Ninja Van Việt Nam, Rạng Đông, Á Đông ADG, Nagakawa Group, CenLand, Địa Ốc Him Lam, Ecopark, Amber Academy, Goldsun Media Group, Urbox, Medipharco, Bệnh viện Phổi Trung Ương, Bệnh viện Gia An 115, Thái Hà Books…
Đăng ký nhận hỗ trợ demo tại đây để tự do trải nghiệm nền tảng Base E-hiring và theo dõi cách công nghệ đơn giản hóa hoạt động sàng lọc hồ sơ thủ công.
