Hãy tưởng tượng, bạn sẽ có cách để tự động theo dõi được một ngày có bao nhiêu hồ sơ CV gửi về cho mỗi vị trí, bao nhiêu ứng viên đã nhận lời phỏng vấn, tỉ lệ chuyển đổi qua các vòng ra sao, đội nhóm tuyển dụng có đang làm việc hiệu quả.
Tưởng tượng, bạn có thể phân loại nhanh và chính xác được các nhóm nhân sự về mặt hiệu quả và thái độ làm việc, từ đó điều chỉnh các chiến lược phát triển nhân sự phù hợp.
Tưởng tượng, bạn thậm chí có thể phân tích được một hình mẫu nhân sự lý tưởng của công ty, lượng hóa chân dung ấy qua những con số cụ thể, biết được một ứng viên mới có phù hợp với công ty hay không mà hoàn toàn không hề cảm tính.
Tất cả những công việc này trước đây sẽ tốn của bạn hàng chục file excel tiềm ẩn nguy cơ sai sót và phân tán, thậm chí có thể là bất khả. Nhưng giờ đây, các công nghệ mới dành cho nhân sự đã hoàn toàn nằm trong tầm với. Thị trường HR SaaS (Software-as-a-Service, các ứng dụng phần mềm dịch vụ cung cấp qua nền tảng đám mây) đã được dự báo tăng trưởng ở mức 10,2% tính từ năm 2016 cho đến năm 2023.
Để nói rằng HR 4.0 là lời giải trọn vẹn cho tất cả các bài toán của nhân sự là không thể, tuy nhiên công nghệ thật sự có thể đặt nền tảng cho việc quản trị nhân sự hiện đại hơn, minh bạch hơn, hiệu quả hơn, toàn diện hơn. Quan trọng hơn, đó là một xu thế tất yếu trước những sự thay đổi nhanh chóng từ bên ngoài.
1. HR 4.0 – Vì sao bạn không thể đứng ngoài làn sóng này?
Trong khoảng 5-10 năm qua, chúng ta đã chứng kiến tốc độ thay đổi nhanh hơn cả chục năm trước đây. Chỉ riêng cách thức tuyển dụng đã khác: ứng viên hầu như không còn phải điền vào những tập hồ sơ xin việc vài chục trang giấy, mà đã có thể ứng tuyển từ bất kì đâu, bất kì khi nào qua Facebook, Linkedin, hay các trang mạng tuyển dụng.
Dưới sự bùng nổ của việc làm qua Internet, xu thế toàn cầu hóa và bối cảnh dịch bệnh chung, người lao động trở nên kém mặn mà hơn với việc làm ổn định tại văn phòng. Thay vào đó, họ chuyển qua các việc làm part-time và freelancer, nhận nhiều dự án từ xa một lúc. Đó là xu thế “gig economy”.
Trước sự thay đổi này, giữ chân nhân sự là đúng, nhưng chưa đủ. Doanh nghiệp khi này không chỉ cần tối ưu trải nghiệm nhân viên, mà quan trọng hơn là làm sao để kể cả khi không thể giữ chân nhân sự, doanh nghiệp vẫn có thể đảm bảo được vận hành của mình.
Công nghệ và sự trỗi dậy của thế hệ lực lượng lao động mới – Gen Y (những người sinh trong khoảng năm 1980 – 1996) và Gen Z (1997 – 2012) cũng kéo theo những hành vi mới. Giờ đây, người lao động đã quen với những trải nghiệm công nghệ dễ dàng hơn, tiện lợi hơn, nhanh chóng hơn. Họ cũng sẵn sàng rời bỏ công việc nếu như cảm thấy mình không hạnh phúc, không có cơ hội phát triển. Doanh nghiệp buộc phải bắt kịp những trải nghiệm công nghệ mới nếu không muốn đánh mất những nhân tài của mình.
Đối với xu thế chung về công nghệ, những file excel và phần mềm cài đặt nhanh chóng bộc lộ điểm yếu về sự phân tán dữ liệu. Doanh nghiệp cần một nền tảng quản trị dữ liệu nhân sự thống nhất, nơi mà người quản lý có thể dễ dàng theo dõi và đưa ra những phân tích về thực trạng nhân sự tại công ty, từ đó có các quyết định chính xác.
Với đủ dữ liệu trong tay, nhà quản lý có thể dự đoán thời điểm một nhân viên có thể sẵn sàng nghỉ việc, nhân viên nào nên được thăng chức, hoặc nhân viên tiềm năng nào có thể là tài sản lớn nhất cho công ty.
2. HR 4.0 đang thay đổi những nghiệp vụ nhân sự doanh nghiệp như thế nào?
Như đã phân tích, 3 xu hướng trên đã tạo ra một thế trận mới khiến cho doanh nghiệp khó mà không thay đổi chiến lược, nếu không muốn chậm chân trong hoạt động tuyển dụng, giữ chân nhân tài và duy trì nguồn lao động ổn định cho doanh nghiệp. Các công nghệ cho nhân sự cũng theo nhu cầu đó mà liên tục nâng cấp, đổi mới.
Theo đó, các giá trị của công nghệ đối với hoạt động quản trị nhân sự có thể được tổng kết ở 3 điểm:
- Tự động hóa: Thiết thực nhất, công nghệ sẽ thay thế sức người bằng việc tự động hoá hoàn toàn các quy trình thủ công truyền thống, để con người có thể tập trung nguồn lực cho các nghiệp vụ nhân sự quan trọng khác.
- Tối ưu hóa: Với việc số hóa tất cả các dữ liệu nhân sự trên nền tảng số, doanh nghiệp có thể dễ dàng phát hiện các điểm đang dư thừa về nguồn lực để tiến hành tối ưu. Bản thân việc số hóa, tự động hóa cũng giúp doanh nghiệp cắt giảm rất nhiều chi phí về giấy tờ, chi phí thời gian, chi phí nguồn lực lặp lại, chi phí phát sinh do ma sát, độ trễ,…
- Dự báo: Đặt trong lộ trình dài hạn, công nghệ chính là một radar dự báo, giúp doanh nghiệp sẵn sàng tâm thế để mở rộng quy mô bất cứ lúc nào. Doanh nghiệp giờ đây hoàn toàn chiếm ưu thế “chủ động hành động” thay vì “chờ đợi để đối phó” với các biến động nhân lực trong tương lai.
Dưới đây chúng ta sẽ đi sâu vào tìm hiểu một số ứng dụng công nghệ trong các nghiệp vụ về nhân sự và lợi ích của chúng.
2.1. Công nghệ và nghiệp vụ Tuyển dụng: Thu gọn hành trình ứng viên trên một màn hình
Như đã đề cập, nền kinh tế gig và các hành vi mới trong lực lượng lao động đã đặt áp lực nặng nề hơn lên đội ngũ tuyển dụng. Việc tuyển dụng không chỉ cạnh tranh hơn, mà do vòng đời nhân sự rút ngắn hơn nên doanh nghiệp càng phải chuẩn bị một nguồn lực sẵn sàng để bù đắp nhân sự thiếu hụt nhanh chóng nhất mà vẫn tiết kiệm chi phí nhất.
Đây là áp lực mà anh Nguyễn Anh Tuấn – Trưởng phòng Tuyển dụng khu vực phía Bắc Vinmart+ đã phải trải qua, đứng trước áp lực mở rộng số cửa hàng trên 63 tỉnh thành trên cả nước.
“Mỗi tháng chỉ tiêu tuyển dụng khoảng 2000 đến 2500 nhân sự, với số lượng đó thì không thể chạy bằng cơm được. Riêng việc gọi điện thoại, gửi email mời phỏng vấn, nhập liệu vào file excel đã ngốn vài giờ đồng hồ. Khổ hơn là mình không biết mọi người đang làm việc đến đâu, mỗi ngày có bao nhiêu hồ sơ gửi về, bao nhiêu ứng viên đã nhận lời phỏng vấn, tỷ lệ chuyển đổi qua các vòng ra sao?”
Giờ đây, một hệ thống Applicant Tracking System có thể biến việc thu thập dữ liệu, screen hàng trăm chiếc CV trong 10 phút trở nên khả thi, hoặc tại cùng một thời điểm gửi email cá nhân hoá cho hơn 200 người. Vinmart+ cũng đã lựa chọn giải pháp Base E-Hiring là Applicant Tracking System đầu tiên tại Việt Nam để giải quyết bài toán tuyển dụng số lượng lớn này.
Quan trọng hơn, đây chính là một nền tảng tập trung và duy nhất để người quản lý nhìn được mọi lát cắt về hiệu quả tuyển dụng. Các chỉ số mà anh Tuấn cần tính toán đều được tính tự động, từ đó doanh nghiệp có thể dễ dàng tối ưu các chiến dịch tuyển dụng sau này.
Đối với Vinmart+, theo chia sẻ của anh Tuấn, “tín hiệu mừng là, nhân sự của bộ phận Tuyển dụng không phải tăng thêm, thậm chí còn giảm đi so với năm ngoái. Năm trước team Tuyển dụng có khoảng 15 người, thì năm nay chỉ còn 8 bạn vẫn gánh vác được. Đây cũng là lợi ích rõ rệt nhất khi áp dụng phần mềm, năng suất lao động tăng đáng kể, hơn nữa các bạn cũng bớt phải làm việc tay chân mà có thể tập trung cho những công việc sáng tạo.”
Xa hơn cả các hoạt động tuyển dụng, một nền tảng Applicant Tracking System hoàn chỉnh còn định hướng cho doanh nghiệp một tư duy về chiến lược Thu hút và Quản trị tài năng (Talent Acquisition & Talent Management). Thông qua nền tảng công nghệ này, doanh nghiệp có thể xây dựng một hệ thống dữ liệu ứng viên để tạo nguồn liên tục, phân loại, đánh giá, phân tích năng lực ứng viên cho các chiến dịch bổ sung nhân sự.
Giao diện của Base E-Hiring – Hệ thống quản trị tuyển dụng ATS đầu tiên tại Việt Nam
2.2. Công nghệ và nghiệp vụ Quản lý hồ sơ nhân sự: Lát cắt toàn diện về dữ liệu nhân sự
Công việc quản lý hồ sơ nhân sự không quá nặng nhọc về kỹ thuật, tuy nhiên lại đặc biệt quan trọng bởi nó đóng vai trò là đầu mối dữ liệu của tất cả các bộ phận, phòng ban khác nhau. Nếu như bạn hy vọng điều gì đó có thể đạt được sự cẩn thận, chu toàn và nhanh nhẹn hơn cả một Admin – thì đó chính là công nghệ.
Các ứng dụng nghiệp vụ onboarding cho phép Admin hoàn tất toàn bộ hồ sơ nhân viên mới trước khi bước vào ngày đầu tiên làm việc. Tất cả dữ liệu sự nghiệp của nhân viên, bao gồm cả bảng lương, hồ sơ năng lực, lộ trình đào tạo, phát triển, sẽ được lưu trữ trong một “không gian số” hoàn hảo – một hệ thống quản lý thông tin HRM.
Đây có thể coi như một “nhà chứa dữ liệu”, tích hợp và đồng bộ hoá giữa phần mềm quản lý thông tin nhân sự với các hệ thống khác như phần mềm quản lý KPI/OKR, chấm công – tính lương, đánh giá năng lực,…
Kết quả của quá trình này là lãnh đạo luôn nắm được những thông tin mới nhất, hoàn thiện nhất, ở bất-kì-thời-điểm-nào.
Toàn bộ dữ liệu nhân sự của doanh nghiệp có thể được quản lý tập trung trên một ứng dụng
Không chỉ vậy, công nghệ cũng đề cao vai trò của nhân viên và trao cho họ nhiều quyền lợi hơn trong mối quan hệ lao động.
Bên cạnh các chức năng dành cho cho nhà quản lý (MSS – Manager Self-service), trong mỗi doanh nghiệp sẽ có thêm một cổng tự phục vụ dành cho nhân viên (ESS – Employee Self-service). Nhân viên sẽ có thể tự cập nhật thông tin cá nhân, xem dữ liệu chấm công, nghỉ phép, phiếu lương,… và thực hiện các công đoạn cần thiết trong quy trình đánh giá.
Bằng cách này, nhân viên cũng sẽ luôn “được biết”, được trao quyền để biết những thông tin về chính họ, và sẽ tin tưởng hơn vào sự minh bạch của tổ chức.
“Kỳ vọng của nhân viên ngày nay là họ sẽ được đối xử giống khách hàng hơn trong nội bộ, và điều đó bao gồm cách dữ liệu cá nhân của họ được xử lý.”
(Cecile Alper-Leroux – Vice president of Human Capital Management innovation at Ultimate Software in Weston, Fla.)
Hiện tại ở Việt Nam, ứng dụng Base HRM là ứng dụng quản trị nhân sự đầu tiên đáp ứng được việc thu thập dữ liệu toàn diện, thống nhất, có phiên bản giao diện cho cả người dùng cấp nhân viên và người dùng cấp quản lý.
2.3. Công nghệ và nghiệp vụ Chấm công – Tính lương – Quản lý phúc lợi: Hơn cả câu chuyện quyền lợi và nghĩa vụ
Đối với những người lao động thế hệ mới, chấm công, tính lương đã không chỉ là một nghĩa vụ hay quyền lợi đơn thuần – tất cả đều là những “điểm chạm” giữa họ và doanh nghiệp, và để hành trình của nhân viên được hoàn thiện thì tất cả những trải nghiệm này phải được chăm chút.
Bên cạnh việc tự động tính lương, tính công, điều quan trọng là tạo ra một trải nghiệm dễ dàng và minh bạch cho nhân sự.
Khi công nghệ số lên ngôi, nhân viên có thể tuỳ ý sử dụng các hình thức chấm công tiện lợi.
Bởi lẽ phần mềm có thể tích hợp và lấy dữ liệu từ tất cả công cụ chấm công, nên nhân viên được phép thoải mái hơn trong thao tác thực hiện: bên cạnh việc điểm danh, chấm công vân tay, còn có thể có hình thức chấm công gương mặt, chấm công qua wi-fi đối với các bộ phận làm công trường, làm từ xa,… Họ còn có thể tự kiểm tra được kết quả chấm công của mình ở bất kì thời điểm nào để có thể yên tâm làm việc.
Trải nghiệm trả lương cũng trở nên phù hợp hơn cho người lao động. Phiếu lương được gửi và xem trực tiếp ngay trên phần mềm, nhân viên có thể nhấn nút xác nhận hoặc bình luận ngay để phản hồi nếu lương không chính xác. Công nghệ sẽ để lọt rất rất ít sai sót thôi – nhưng nếu chúng xảy đến, hãy yên tâm vì không khó để tìm ra và sửa chữa dữ liệu trên một phần mềm quy chuẩn.
Theo nghiên cứu của ADP, người lao động từ năm 2020 sẽ nảy sinh những nhu cầu mới về cách thức và thời điểm họ được trả lương. Cụ thể, trải nghiệm trả lương sẽ trở nên cá nhân hóa hơn, để người lao động được nhận lương theo cách họ muốn và tại thời điểm họ muốn.
Với sự giúp đỡ của công nghệ tính lương nhanh chóng, sẽ không còn trải nghiệm “nhận lương muộn” đáng chán ghét cho nhân viên.
Doanh nghiệp dễ dàng chấm công, duyệt phép, tính lương và gửi phiếu lương cho người lao động thông qua một hệ thống tự động
2.4. Công nghệ và nghiệp vụ Hoạch định nguồn nhân lực – Đỉnh cao của dữ liệu nhân sự
“76% các giám đốc điều hành cấp cao cho rằng hoạch định nguồn nhân lực sẽ trở thành thách thức chiến lược hàng đầu của doanh nghiệp họ trong tương lai”.
Hoạch định nguồn nhân lực (workforce planning) được định nghĩa là một quá trình liên tục và linh hoạt trong (1) phân tích lực lượng lao động trong hiện tại, (2) xác định nhu cầu lực lượng lao động trong tương lai, (3) đo lường khoảng trống giữa hiện tại – tương lai và (4) thực hiện các giải pháp để những khoảng trống đó được lấp đầy đúng hạn.
Nhiều doanh nghiệp hiện nay vẫn nhìn vào file Excel truyền thống để cố gắng kết nối thông tin nguồn nhân lực với tất cả những gì đang diễn ra trong doanh nghiệp. Điều đó vô hình trung biến workforce planning trở thành một quy trình thủ công, tốn nhiều công sức mà không mang lại kết quả cao; dần không còn được ưu tiên thực hiện nữa.
Nhiều doanh nghiệp giải quyết vấn đề bằng cách tìm tới những chuyên gia có kinh nghiệm hay cố vấn nhân sự hàng đầu. Tuy nhiên, một người ngoài tổ chức không thể nắm bắt được hết tình hình thực tế, và việc cấp quyền truy cập cho họ vào dữ liệu nhân sự của doanh nghiệp ít nhiều đều tiềm ẩn rủi ro.
Bước vào kỷ nguyên 4.0, công nghệ đã có thể tự động phân tích dữ liệu, lên các kịch bản giả thiết và trực tiếp đưa ra dự đoán. Nhờ vậy, nghiệp vụ hoạch định nguồn nhân lực dễ dàng được xử lý ngay trong nội bộ doanh nghiệp.
Nhờ framework có sẵn trong phần mềm công nghệ, HR Manager có thể tự hoạch định nguồn nhân lực hiện tại giống như một chuyên gia trong lĩnh vực.
Công nghệ là sự kết hợp của phương pháp luận quản trị hiện đại và kinh nghiệm thực chiến qua nhiều thập kỷ. Bởi vậy, framework mà công nghệ xây nên đều đã chuẩn hóa và có thể tận dụng được ngay.
Một trong những điều tuyệt vời nhất của các giải pháp hoạch định nguồn nhân lực là tính năng mô hình hoá các kịch bản có thể xảy ra. Những câu hỏi đều được công nghệ giải đáp bằng dữ liệu hợp lí: Có nên tuyển dụng thêm một nhân sự back-office mới? Trong đội ngũ hiện tại của công ty có những nhân sự nào phù hợp để lên vị trí quản lý cấp trung? Mức đầu tư cho nhân sự trong năm vừa qua đã hợp lý?
Công nghệ tạo điều kiện cho bộ phận Nhân sự có nhiều tác động hơn tới vấn đề tài chính và chiến lược chung của doanh nghiệp. Với các công nghệ people analytics, giờ đây Nhân sự và Tài chính có thể dễ dàng đặt chung trên một bức tranh.
Ảnh minh họa một số báo cáo tự động thuộc Bộ giải pháp quản trị nhân sự toàn diện Base HRM+
3. Vậy doanh nghiệp nên làm gì để không bị lạc hậu trước kỷ nguyên HR 4.0?
Trước sự phát triển của công nghệ, có người lo ngại rằng công việc tuyển dụng và quản lý nhân sự sẽ dần mất đi chỗ đứng trong doanh nghiệp. Đây là một tư duy sai lầm.
Công nghệ không thay thế con người – công nghệ hỗ trợ và trao quyền cho con người đạt tới những điều không thể. Công nghệ không khô khan hay không khó khăn để áp dụng – công nghệ đúng đắn còn mang tính định hướng người dùng thực hiện theo quy trình và phương pháp chuẩn. Những nhà quản trị khôn ngoan là những người biết tận dụng sức mạnh công nghệ để trao quyền nhiều hơn cho con người.
Bạn không có quá nhiều thời gian để chần chừ, bởi công nghệ đang đi lên theo từng giây. Nếu chậm chân, bạn có thể bị đào thải trong cuộc tiến hóa này bất cứ khi nào.
Một số đầu việc có thể giúp các bộ phận chịu trách nhiệm quản lý nhân sự của doanh nghiệp làm quen ngay với những thay đổi mới:
- Rèn luyện tư duy định hướng dữ liệu (data-driven): Dữ liệu là sức mạnh, là “vàng đen” của doanh nghiệp. Bởi vậy, hãy luôn tìm cách để ghi lại dữ liệu trong mọi hoạt động quản lý nhân sự, từ những thông tin thô sơ nhất tới những con số đã qua đo lường và tính toán.
- Liên tục cập nhật các xu hướng mới nhất về nhân sự và công nghệ qua các sự kiện, diễn đàn, các trang tin tức, blog, ấn phẩm ebook,… từ các đơn vị có uy tín: Lấy ví dụ, Base Resources là nguồn tài nguyên kiến thức quý giá và luôn đi đầu trong các xu hướng nhân sự 4.0.
- Học hỏi kinh nghiệm từ các case study doanh nghiệp tiên phong trong áp dụng công nghệ vào các nghiệp vụ quản trị nhân sự: tuyển dụng, quản lý hồ sơ, chấm công – tính lương, hoạch định nguồn nhân lực, quản lý mục tiêu, đánh giá hiệu suất nhân viên,…
- Tham khảo và trải nghiệm các công nghệ mới trong lĩnh vực nhân sự: Ban đầu, sáng kiến hiện đại hoá quản lý nhân sự đòi hỏi doanh nghiệp phải tự đầu tư xây dựng phần mềm hoặc chi trả cho một giấy phép sử dụng vĩnh viễn đắt tiền. Nhưng hôm nay bức tranh của công nghệ đã rất khác. Các phần mềm dưới dạng dịch vụ (SaaS – Software-as-a-Service) ngày càng chiếm lĩnh thị trường bởi chi phí hợp lý và hàng loạt lợi ích thiết thực.
Với SaaS và internet, bạn và nhân viên có thể sử dụng phần mềm ở bất cứ đâu, tại bất cứ thời gian nào
Ngay tại Việt Nam đã phát triển nhiều công nghệ quản trị nhân sự với giao diện và tính năng không thua kém phần mềm nước ngoài. Những giải pháp này thậm chí còn được đánh giá cao hơn bởi sự phù hợp với văn hoá và quy định pháp luật trong nước.
Kết luận
Tương tự như cách chúng ta dần quen với các ứng dụng tiện ích, ngày càng nhiều doanh nghiệp nhờ sự hỗ trợ của công nghệ để quản trị nhân sự. Điểm khác biệt ở đây là, công nghệ đối với đời sống cá nhân là một “lựa chọn tiện ích nên có”, còn công nghệ đối với doanh nghiệp lại là “nhu cầu thiết yếu cần dùng”.
Hy vọng doanh nghiệp bạn sớm lựa chọn được những công nghệ thiết thực và phù hợp nhất cho bộ phận nhân sự, để doanh nghiệp sớm có được những ưu thế cạnh tranh trong kỷ nguyên HR 4.0 này.
Base.vn – Nền Tảng Quản Trị Doanh Nghiệp Toàn Diện, tự hào đồng hành cùng +8000 khách hàng doanh nghiệp hàng đầu trong nhiều lĩnh vực như: VIB, ACB, MB, Sacombank, VPBank, Vissan, Golden Gate, Pizza Hut, Twitter Beans Coffee, Decathlon, Bamboo Airways, Ninja Van Việt Nam, Rạng Đông, Á Đông ADG, Nagakawa Group, CenLand, Địa Ốc Him Lam, Ecopark, Amber Academy, Goldsun Media Group, Urbox, Medipharco, Bệnh viện Phổi Trung Ương, Bệnh viện Gia An 115, Thái Hà Books…
Để TÌM HIỂU THÊM và tham gia DEMO TRẢI NGHIỆM Bộ giải pháp quản trị nhân sự toàn diện Base HRM+, hãy đăng ký ngay ngay tại đây.
