Bất kỳ doanh nghiệp nào quan tâm đến câu chuyện tuyển dụng và quản trị con người nói chung đều sẽ phải đối mặt với bài toán Quản lý dữ liệu ứng viên. Những hồ sơ ứng viên rải rác trên các hòm mail, các folder, hay thậm chí là những chồng hồ sơ giấy bừa bộn sẽ hầu như không có giá trị sử dụng – và đây là một sự lãng phí tài sản nghiêm trọng của tổ chức.
Hồ sơ và dữ liệu ứng viên, nếu được quản lý khoa học, sẽ phục vụ đắc lực cho chiến lược tuyển dụng dài hạn, giúp doanh nghiệp chủ động về vấn đề con người. Những con số từ dữ liệu ứng viên cũng là cơ sở để người quản lý đưa ra được quyết định tối ưu hiệu quả tuyển dụng; cải thiện được số lượng và chất lượng ứng viên.
Với cuộc Cách mạng 4.0 mà dữ liệu trở thành nguồn dầu hỏa, Quản lý dữ liệu ứng viên ngày càng trở thành một vấn đề thiết yếu. Ngày càng có nhiều nhà tuyển dụng quan tâm đến các công cụ hỗ trợ cho hoạt động này. Và nếu như bạn cũng đang cân nhắc sử dụng một công cụ quản lí dữ liệu trong doanh nghiệp, trước tiên hãy xem xét dựa vào nhu cầu, tính năng, chi phí đầu tư và mức độ thân thiện với người dùng. Trong blog này, chúng tôi sẽ giới thiệu đến bạn 2 công cụ đang được sử dụng phổ biến nhất.
1. Quản lý dữ liệu bằng Excel/Google Sheet
Excel vẫn là công cụ phổ biến và đơn giản nhất với hầu hết các nhà tuyển dụng hiện nay. Do phần mềm không phụ thuộc vào nhà phát triển, người sử dụng có thể tự thiết lập các trường dựa trên nhu cầu và thoải mái làm chủ công việc.
Base E-hiring xin giới thiệu với bạn một file excel để quản lí ứng viên theo quy trình tuyển dụng. Điểm khác biệt của Template chính là tính năng tự động cập nhật và xử lí dữ liệu ứng viên thành một báo cáo chi tiết, với nhiều chỉ số cần thiết để giám sát chiến dịch tuyển dụng.
Download miễn phí template Quản lí dữ liệu trong chiến dịch tuyển dụng tại đây
Tuy nhiên, việc sử dụng Excel trong quy trình quản lí dữ liệu ứng viên có rất nhiều nhược điểm khó khắc phục so với một phần mềm tuyển dụng chuyên nghiệp:
- Đòi hỏi nhiều thao tác thủ công: Excel hay Google Sheet chỉ là công cụ dùng để trữ dữ liệu hoàn toàn một chiều mà không có khả năng xử lý với những dữ liệu ấy. Khi sử dụng Excel hay Google Sheet cho quản lý dữ liệu ứng viên, nhà tuyển dụng buộc phải đầu tư một khoảng thời gian không hề nhỏ để nhập liệu. Sự rườm rà này là nguyên nhân chính khiến nhiều doanh nghiệp bỏ qua công tác quản lý dữ liệu, đặc biệt nếu như khối lượng hồ sơ và dữ liệu lớn.
- Yêu cầu cao về kiến thức Excel: Để sử dụng thông thạo file quản lý này, người dùng phải am hiểu về các hàm tính (Pivot Table, Data Analysis).
- Hạn chế khả năng phối hợp công việc: Mỗi file Excel chỉ cho phép một người sử dụng tại một thời điểm. Nếu mỗi người có một file excel riêng, những công việc cần sử dụng teamwork như lên kế hoạch hay lập báo cáo trở nên khó khăn để thống nhất dữ liệu với nhau.
Kể cả với trường hợp sử dụng ứng dụng Google Sheet trên nền tảng đám mây (online) cho phép nhiều người truy cập và theo dõi cùng lúc, Google Sheet cũng không được tối ưu cho những hoạt động mang tính cộng tác (giao việc, nhắc việc, thảo luận,…)
- Xử lí dữ liệu chậm: Bạn hãy tưởng tượng một file excel có hàng nghìn dòng và cột, khiến mỗi lần tìm kiếm và chỉnh sửa thông tin sẽ tốn nhiều thời gian. Bên cạnh đó, vì không có khả năng tự động cập nhật theo thời gian, các dữ liệu trên file Excel sẽ nhanh chóng bị lỗi thời.
2. Quản lý dữ liệu bằng công cụ Applicant Tracking System (ATS) (Hệ thống quản trị tuyển dụng)
Dưới sự ảnh hưởng mạnh mẽ của Cách mạng công nghiệp 4.0, Excel đã dần không còn là lựa chọn tối ưu. Đặc biệt đối với các doanh nghiệp đang có nhu cầu tuyển dụng lớn (thuộc các ngành Tài chính-ngân hàng, Chuỗi, Giáo dục,…), doanh nghiệp chuẩn bị bước vào giai đoạn tăng trưởng mở rộng, Excel sẽ là rào cản đối với hoạt động tuyển dụng của công ty.
Thay vào đó, từ cách đây 10 năm, trên thế giới đã ra đời một công nghệ có tên là Applicant Tracking System (Hệ thống quản trị tuyển dụng) giúp xử lý trọn vẹn các công tác tuyển dụng, trong đó có hoạt động quản lý hồ sơ và dữ liệu ứng viên. Từ thời điểm ra đời, Applicant Tracking System đã chứng minh nó thực sự là một đột phá của công nghệ tuyển dụng trong thời đại HR 4.0, với hơn 60% SMEs và 98% doanh nghiệp thuộc top Fortune500 trên thế giới sử dụng.
Điểm khác biệt lớn nhất của Applicant Tracking System đối với công cụ Excel truyền thống chính là tính tương tác với người dùng. Không những Applicant Tracking System giúp hạn chế tối đa các thao tác nhập liệu cho nhà tuyển dụng, mà còn có khả năng tự xử lý dữ liệu và trả lại kết quả cho người dùng.
Một số tính năng chính của công cụ Applicant Tracking System trong quản lý hồ sơ và dữ liệu ứng viên:
– Thu thập hồ sơ ứng viên tự động từ mọi nguồn (các trang tin việc làm, website tuyển dụng của công ty, mạng xã hội,…)
– Tự động lưu trữ các dữ liệu về ứng viên trong quá trình ứng tuyển: các trao đổi giữa ứng viên với nhà tuyển dụng, trạng thái của ứng viên, lịch sử ứng tuyển của ứng viên,…
– Tự động sắp xếp, trả hồ sơ ứng viên theo từng thư mục (Talent Pools)
– Dễ dàng phân loại (filter), tìm kiếm (search) lại ứng viên trên hệ thống
– Xử lý dữ liệu để xuất báo cáo tự động theo thời gian thực
Demo những tính năng chính của phần mềm Base E-hiring
Nhờ có công nghệ tự động hóa cùng với khả năng tích hợp không giới hạn của các phần mềm ATS, bức tranh tuyển dụng đã hoàn toàn thay đổi. Nhà tuyển dụng không còn phải chán nản đối mặt với những file Excel khô khan, và thậm chí có thể tạo ra những sự khác biệt rất lớn trong công việc.
“Trước đây, nhân viên tuyển dụng của chúng tôi sẽ phải truy cập vào từng jobsite để download hồ sơ ứng viên, nhập vào file Excel và phải tự cập nhật trạng thái ứng viên mỗi khi chuyển ứng viên sang các bước tuyển dụng. Giờ đây thì tất cả công việc này đều được hệ thống (Applicant Tracking System Base E-Hiring) giải quyết tự động.
Phần mềm tuyển dụng (Base E-hiring) đã giúp chúng tôi giải quyết được rất nhiều khâu, tiết kiệm thời gian công sức để các bạn nhân viên tuyển dụng có thể tập trung vào công việc phát triển nguồn và phỏng vấn ứng viên. Quy trình tuyển dụng của công ty cũng được rút gọn đáng kể”.
– Chị Nguyễn Thị Minh, HR Manager của VietCredit
Sau đây là gợi ý về một số hệ thống quản trị tuyển dụng Applicant Tracking System phổ biến cho các loại hình doanh nghiệp tại Việt Nam:
| Phần mềm | Điểm đánh giá | Ưu điểm | Nhược điểm |
| BambooHR(Mĩ) | 4 / 5 | + Dễ sử dụng, giao diện thân thiện+ Hệ thống sử dụng được trên cả điện thoại+ Mức giá tuỳ theo số lượng nhân viên trong công ty | – Thiếu nhiều tính năng liên quan đến sàng lọc hồ sơ- Thiếu tính năng chat nội bộ giữa các nhân viên trong công ty |
| Greenhouse(Mĩ) | 4 / 5 | + Dễ sử dụng, giao diện thân thiện+ Đầy đủ các tính năng | – Giá cao ($500 / tháng) |
| Base E-hiring(Việt Nam) | 4.5 / 5 | + Đầy đủ các tính năng+ Giao diện tiếng Việt thân thiện+ Công ty tại Việt Nam nên dễ dàng liên hệ và cài đặt sản phẩm+ Bộ phận chăm sóc khách hàng và hỗ trợ kĩ thuật tốt, thấu hiểu thị trường Việt Nam+ Mức giá phù hợp: $39+ Các dịch vụ hỗ trợ: Website tuyển dụng miễn phí, quyền truy cập Thư viện tài liệu tuyển dụng-nhân sự lớn nhất Việt Nam.+ Khả năng tích hợp không giới hạn với các ứng dụng khác | Sản phẩm còn mới trên thị trường |
Công việc tuyển dụng truyền thống bằng giấy tờ có thể sẽ khiến nhà tuyển dụng mất nhiều thời gian và căng thẳng đầu óc. Nhưng nếu bạn biết cách áp dụng các công cụ của quản lí dữ liệu ứng viên này, công việc tuyển dụng sẽ trở nên dễ dàng hơn nhiều.
Base.vn – Nền Tảng Quản Trị Doanh Nghiệp Toàn Diện, tự hào đồng hành cùng +8000 khách hàng doanh nghiệp hàng đầu trong nhiều lĩnh vực như: VIB, ACB, MB, Sacombank, VPBank, Vissan, Golden Gate, Pizza Hut, Twitter Beans Coffee, Decathlon, Bamboo Airways, Ninja Van Việt Nam, Rạng Đông, Á Đông ADG, Nagakawa Group, CenLand, Địa Ốc Him Lam, Ecopark, Amber Academy, Goldsun Media Group, Urbox, Medipharco, Bệnh viện Phổi Trung Ương, Bệnh viện Gia An 115, Thái Hà Books…
Nếu bạn đang tìm kiếm một giải pháp giúp quản lý hồ sơ và dữ liệu ứng viên, hãy đăng kí để được tư vấn và trải nghiệm Base E-hiring – hệ thống quản trị tuyển dụng ATS hiện đại – thông minh – thân thiện.
