Trong bối cảnh biến động kinh tế và thách thức từ những đợt suy thoái, quản trị tài chính ngày càng trở thành nhiệm vụ khó khăn và nhạy cảm đối với doanh nghiệp, đặc biệt là các doanh nghiệp vừa và nhỏ (SME). Sự linh hoạt và quyết đoán trong quản lý nguồn lực tài chính không chỉ là chìa khóa quyết định khả năng sinh tồn, mà còn là yếu tố cốt lõi tạo nên sự phát triển bền vững của doanh nghiệp.
Tại sự kiện thường niên năm 2023 với tên gọi SaaS Day, lần đầu tiên phương pháp luận quản trị tài chính thời gian thực (real-time financial management) được Base.vn chia sẻ và phân tích cùng 1500+ chuyên gia quản trị và nhà lãnh đạo trên toàn quốc. Và cũng lần đầu tiên, một bộ giải pháp quản trị tài chính thời gian thực được ra mắt tại Việt Nam, hứa hẹn giải quyết trọn vẹn các vấn đề và kỳ vọng của doanh nghiệp trong bài toán tài chính nội bộ.
“Base Finance+ ra đời vì một sức khỏe tài chính và sự phát triển bền vững của doanh nghiệp Việt Nam, có khả năng đào sâu nhiều tầng dữ liệu khác nhau, cung cấp những góc nhìn đa chiều, giúp dễ dàng nắm bắt và kiểm soát dòng chảy tài chính trong doanh nghiệp theo thời gian thực.”
(Ông Nguyễn Trường Hiệp, Giám đốc Bộ sản phẩm Quản trị tài chính của Base.vn)
Bài viết này sẽ lần lượt đề cập tới khái niệm quản trị tài chính thời gian thực, lợi ích, phương pháp luận của nó và cách bộ giải pháp Base Finance+ đáp ứng được các nhu cầu quản trị tài chính mà “với phương pháp truyền thống là bất khả thi”.
Quản trị tài chính thời gian thực là gì? Tại sao doanh nghiệp nên quản trị tài chính thời gian thực?
1. Vùng nhiễu động và các rủi ro không thể lường trước
Trong hình trên là tốc độ tăng trưởng GDP bình quân của Việt Nam qua các quý. Chúng ta đã giữ được mức tăng trưởng ổn định từ 6-8% trong nhiều năm liền, cho tới khi đại dịch Covid-19 ập đến với nhiều yếu tố không thể lường trước, khiến cho nền kinh tế lao dốc và dần phục hồi theo “hình chữ V” tới tận 2 lần – vào năm 2020 và 2021. Và thật bất ngờ, sau khi GDP bình quân đã tăng trưởng mạnh mẽ lên tới gần 14%, thì một lần nữa, nó lại lao dốc bởi cuộc khủng hoảng thanh khoản vào cuối năm 2022.
Chỉ trong vòng chưa đến 4 năm, nền kinh tế và môi trường kinh doanh của chúng ta đã trải qua đến 3 lần suy giảm và phục hồi. Có nghĩa là, dù muốn hay không thì chúng ta đều đang sống trong “vùng nhiễu động”.
Và điều đáng nói là, vùng nhiễu động này có thể sẽ còn tiếp diễn theo cách mà chúng ta không thể lường được trước. Điều này buộc các chủ doanh nghiệp phải sát sao và quyết liệt hơn trước về khía cạnh tài chính, phải ra quyết định nhanh chóng và kịp thời hơn cho doanh nghiệp.
Lý thuyết là vậy, nhưng trên thực tế, chủ doanh nghiệp thường sẽ phải chờ đợi từ vài ngày đến vài tuần để có được dữ liệu của chính doanh nghiệp mình. Ngay cả khi vừa nảy ra một ý tưởng kinh doanh mới, rất có thể bạn vẫn chưa thể ra quyết định ngay vì không có dữ liệu trong thời điểm hiện tại (thời gian thực – real-time).
2. Bài toán quản trị tài chính của doanh nghiệp SME còn nhiều “nỗi đau”
Trong hình là bức tranh toàn cảnh về quản trị tài chính của doanh nghiệp SME, được mô tả dưới dạng một mô hình kim tự tháp.
Trên đỉnh tháp là tầng Quản trị, là nơi chủ doanh nghiệp đưa ra các quyết định và quyết sách chiến lược quan trọng về tài chính. Các câu trả lời này đều phải dựa trên thực tế sức khoẻ tài chính của doanh nghiệp, nhưng trên thực tế, nhà lãnh đạo thường không nắm được một cách chính xác.
Ở giữa là tầng Kế toán, là những công việc bắt buộc phải làm để tuân thủ quy định của pháp luật và phục vụ kiểm toán. Tại tầng này, bộ phận kế toán thường phải chuẩn bị rất nhiều báo cáo khác nhau để gửi tới cả các đơn vị chức năng bên ngoài và lãnh đạo nội bộ. Quá trình này vừa tốn nhiều thời gian và công sức, vừa không tránh khỏi nguy cơ sai sót dữ liệu.
Tầng cuối cùng là nơi tất cả các nhân sự đều tham gia hằng ngày, thực hiện các giao dịch tài chính ra – vào cũng như các hoạt động xem xét các loại hoá đơn, chứng từ và đối soát số dư tài khoản ngân hàng. Vấn đề lớn nhất tại tầng này là việc không nắm bắt đầy đủ thông tin, dẫn tới nhân sự không được duyệt chi tiền cho các chi phí mình đã tạm ứng trước, còn quản lý thì có rủi ro bị thất thoát chi phí của bộ phận, phòng ban.
Có thể thấy, tại bất kỳ tầng nào của bức tranh quản trị tài chính, chủ doanh nghiệp, bộ phận kế toán hoặc các nhân sự thực thi đều gặp phải không ít khó khăn.
3. Quản trị tài chính thời gian thực chính là lời giải
Bản thân việc ra quyết định tài chính đã là một rủi ro, vì nó đòi hỏi chủ doanh nghiệp phải có dữ liệu chính xác, kịp thời từ bộ máy vận hành bên dưới, và chính các quyết định này cũng gây ảnh hưởng ngược trở lại quá trình vận hành.
Khi doanh nghiệp đang nằm trong vùng nhiễu động, bài toán quản trị tài chính càng phải quyết liệt hơn nữa, bởi mỗi một phút chậm trễ chính là một bước thụt lùi của doanh nghiệp so với đối thủ cạnh tranh, cũng là một nguy cơ khiến doanh nghiệp phải chịu hậu quả nặng nề của biến động tài chính.
Để đảm bảo khả năng tồn tại và tăng trưởng của doanh nghiệp, phương pháp luận về quản trị tài chính thời gian thực ra đời.
Quản trị tài chính thời gian thực (real-time financial management) là phương pháp quản lý và kiểm soát tài chính trong doanh nghiệp mà trong đó các quyết định liên quan được thực hiện ngay lập tức dựa trên dữ liệu và thông tin tài chính được cập nhật liên tục.
Quản trị tài chính thời gian thực có sức mạnh giống như một hòn tuyết lăn, càng lăn thêm thì càng to lớn. Những quyết định kịp thời, chính xác của lãnh đạo giúp bộ máy nhân sự bên dưới vận hành hiệu quả hơn mọi lúc mọi nơi, từ đó sản sinh ra thêm nhiều dữ liệu tài chính hữu ích, giúp cho người lãnh đạo tiếp tục có những quyết định sáng suốt và tự tin.
Doanh nghiệp bạn có thể quản trị tài chính thời gian thực bằng bộ giải pháp Base Finance+ như thế nào?
Các công cụ quản trị tài chính mà phần lớn doanh nghiệp đang có hầu như đều tập trung ở tầng Kế toán của kim tự tháp, với các phần mềm kế toán truyền thống và bảng tính Excel/ Google Sheet, thậm chí là giấy tờ thủ công. Chỉ một số ít doanh nghiệp đã sử dụng các phần mềm phân tích như PowerBI hoặc Tableau cho tầng Quản trị.
Các hệ thống này đơn thuần là các nền tảng báo cáo, thiếu đi những tùy chỉnh phục vụ nhu cầu chuyên sâu về tài chính, và không đáp ứng được việc kết nối thời gian thực giữa hoạt động giao dịch-vận hành và hoạt động quản trị.
Doanh nghiệp cần phải mở rộng kết nối và đào sâu hơn tới nhiều tầng dữ liệu khác nhau, cung cấp tất cả góc nhìn tài chính mà chủ doanh nghiệp cần để ra quyết định theo thời gian thực, đồng thời chia sẻ dữ liệu chính xác cho những nhân sự cần thiết. Nói cách khác, doanh nghiệp cần một bộ công cụ quản trị tài chính chuyên sâu để bộ máy vận hành được thông suốt, và mọi nhân sự có thể cùng tham gia vào quy trình quản lý chi phí cho doanh nghiệp.
Bộ giải pháp Quản trị tài chính thời gian thực Base Finance+, gồm 4 ứng dụng chuyên biệt tập trung giải quyết 4 bài toán lớn nhất, giúp đáp ứng chuyên sâu phương pháp quản trị tài chính thời gian thực:
- Base Finance: Quản trị tài chính theo các lát cắt
- Base Income: Quản lý doanh thu và dòng tiền vào
- Base Expense: Quản lý chi phí và dòng tiền ra
- Base BankFeeds: Quản lý tiền mặt tự động
Cùng phân tích cụ thể hơn về lợi ích mà doanh nghiệp bạn sẽ đạt được sau khi triển khai bộ giải pháp này, với góc nhìn từ phương pháp luận quản trị tài chính thời gian thực.
1. Doanh nghiệp có thể ra quyết định tài chính theo thời gian thực (real-time decision making)
a. Cập nhật dữ liệu tài chính theo thời gian thực (real-time data)
Thực trạng phổ biến hiện nay là mỗi phòng ban hoàn toàn không nắm được tình hình tổng quan và sức khoẻ tài chính của doanh nghiệp, chỉ dựa vào góc nhìn của mình mà phán đoán.
Nguyên nhân là bởi họ đang tự quản lý tài chính trên những file Excel khác nhau, chỉ có một vài số liệu dùng chung, còn lại đều là các hạng mục riêng biệt.
Giống như tất cả đang cùng nhìn vào một khối rubik, nhưng mỗi góc nhìn sẽ chỉ thấy một mặt khác nhau, với những ô màu xáo trộn khác biệt.
Và cũng như việc không thể ngay lập tức giải rubik, doanh nghiệp không còn cách nào khác là phải chờ vài ngày đến vài tuần mới có được một báo cáo tài chính hoàn chỉnh – sau khi đã tập hợp đầy đủ thông tin xuyên suốt giữa các phòng ban và khớp số liệu giữa chúng.
Trên hệ thống dashboard (bảng thông tin) của ứng dụng Base Finance, dữ liệu sẽ được cập nhật liên tục và tự động theo thời gian thực. Không phải là vài ngày hay vài giờ đồng hồ, thời gian thực có nghĩa là ngay lập tức.
Mỗi khi có doanh thu, chi phí hay các khoản công nợ phát sinh, doanh nghiệp sẽ được cập nhật ngay lập tức trên các dashboard dữ liệu của ứng dụng Base Finance. Lãnh đạo luôn luôn có thể nắm được sức khoẻ tài chính của doanh nghiệp tại bất cứ lúc nào, theo đa dạng góc nhìn khác nhau.
b. Có được sự thích nghi trong thời gian thực (real-time adaptation)
Quay trở lại câu chuyện về làm báo cáo tài chính, trên thực tế, rất nhiều nhân sự ngay khi vừa làm xong báo cáo của tuần trước đã phải bắt đầu làm ngay báo cáo cho tuần này để kịp tiến độ. Vòng lặp ấy diễn ra với sự hao tổn nặng nề về thời gian và nguồn lực, nhưng thực tế vẫn có rất nhiều sai sót dữ liệu xảy ra.
Tệ hơn nữa, môi trường kinh doanh đầy biến động khiến cho không một biểu mẫu báo cáo hay bộ chỉ số nào có thể áp dụng cố định cho doanh nghiệp mọi lúc mọi nơi. Mỗi khi biểu mẫu báo cáo bị thay đổi, có thể mất tới cả tháng để các phòng ban thích nghi với sự thay đổi này.
Với Base Finance, nhà quản trị có thể tự xây dựng các báo cáo tài chính mình mong muốn chỉ trong vòng vài phút: tuỳ biến bất kỳ lát cắt dữ liệu nào, tuỳ chọn hình thức biểu đồ trực quan cho dữ liệu.
Từ đó, lãnh đạo không chỉ tự giải phóng mình khỏi sự bất lực khi phải chờ báo cáo, mà còn sở hữu thêm một năng lực hoàn toàn mới là thử nghiệm và lựa chọn nhiều góc nhìn tài chính khác nhau.
c. Có thể xây dựng sẵn kế hoạch tài chính cho tương lai
Bên cạnh việc hỗ trợ thực sự làm chủ trong quá khứ và hiện tại, ứng dụng Base Finance còn giúp chủ doanh nghiệp xây dựng kế hoạch tài chính cho tương lai, lường trước các kịch bản có thể gặp phải trong vùng nhiễu động để sẵn sàng ra quyết định.
Doanh nghiệp có thể lượng hoá kế hoạch bằng con số tài chính.
Nhà quản trị có thể xây dựng một kế hoạch tài chính chi tiết về doanh thu và chi phí cho các khoảng thời gian khác nhau ngay trên ứng dụng. Điều đặc biệt là kế hoạch này có khả năng phân bổ đa chiều và linh hoạt theo nhiều lát cắt khác nhau, tùy thuộc vào nhu cầu quản trị tài chính của mỗi ngành nghề, mô hình kinh doanh và doanh nghiệp khác nhau.
Nếu doanh nghiệp bạn là một chuỗi cửa hàng, bạn có thể phân bổ kế hoạch tài chính theo từng chi nhánh. Tương tự, một đơn vị agency có thể phân bổ theo từng dự án, và một cơ sở giáo dục có thể phân bổ theo từng khối lớp học. Việc mở rộng góc nhìn và phân cấp này là không giới hạn.
Ngay bên cạnh kế hoạch đã đặt ra, ứng dụng cũng hiển thị kết quả tài chính thời gian thực mà doanh nghiệp đang đạt được. Bạn có thể nhanh chóng đối chiếu giữa chúng để đánh giá khả năng hoàn thành kế hoạch của doanh nghiệp.
Doanh nghiệp cũng có thể đào sâu dữ liệu, tìm ra gốc rễ vấn đề để ra quyết định về tài chính trong tương lai.
Giả sử doanh thu thực tế của doanh nghiệp đang bị thấp hơn so với kế hoạch, chắc hẳn là một nhà quản trị, bạn sẽ không thể ngay lập tức đánh đồng là do hiệu suất kém của toàn bộ nhân sự. Bạn cần có bằng chứng khách quan nhất là dữ liệu tài chính thời gian thực.
Đây là lúc bạn có thể sử dụng Base Finance để đào sâu xuống các tầng dữ liệu phía dưới để tìm ra nguyên nhân gốc rễ của vấn đề: chi nhánh nào trong doanh nghiệp đang đạt doanh thu kém, và cụ thể hơn là do phòng ban nào trong chi nhánh ấy.
Dựa trên đó, các giải pháp xử lý vấn đề sẽ được đưa ra nhằm cải thiện các chỉ số trong tương lai, có thể là điều chỉnh lại doanh thu mục tiêu hoặc can thiệp vào kế hoạch thực thi của phòng ban, chi nhánh đó.
2. Doanh nghiệp có thể quản trị vận hành tài chính thời gian thực (real-time financial operation) của các cấp nhân sự
a. Ghi nhận đầy đủ quá trình vận hành tạo ra dữ liệu
Theo cách quản trị tài chính truyền thống, nhân sự sẽ phải tự chuẩn bị rất nhiều tài liệu, hồ sơ thu chi có liên quan tới mình và đưa cho phòng kế toán xử lý. Dữ liệu này được nhập vào phần mềm kế toán, và sau đó gần như cũng chỉ có riêng bộ phận kế toán có thể tra cứu và sử dụng đến. Và các thông tin hữu ích được lưu trữ lại cũng chỉ là bộ hồ sơ dữ liệu, chứ không hề lưu lại quá trình doanh nghiệp đã vận hành để có được hồ sơ đó.
Rất khó để biết mỗi khoản chi có liên quan tới chủ trương nào của doanh nghiệp và đã được duyệt hay chưa. Cũng rất khó để biết biết các file Excel không khớp giữa các phòng ban liệu có phải đã là dữ liệu mới nhất chưa, được cập nhật từ ngày nào, đã bao gồm khoản phát sinh X Y Z hay chưa.
Với bộ giải pháp Base Finance+, toàn bộ quá trình tạo ra tài nguyên dữ liệu này đều được ghi nhận và đưa lên môi trường số bằng 3 ứng dụng chuyên biệt để quản lý chi phí, quản lý doanh thu và quản lý tiền mặt tự động.
Quản lý chi phí và dòng tiền ra thời gian thực trên Base Expense
Ứng dụng Base Expense được thiết kế để hỗ trợ nghiệp vụ quản lý chi phí, đáp ứng trọn vẹn các quy trình tạm ứng, hoàn ứng, thanh toán, quyết toán trong doanh nghiệp. Từ việc mua sắm văn phòng phẩm đơn giản đến những dự án phức tạp, mỗi sự việc có liên quan tới tài chính sẽ tương ứng một bộ hồ sơ trọn vẹn trên ứng dụng.
Chồng hồ sơ hóa đơn chứng từ cao quá đầu người giờ đây sẽ không còn là nỗi ám ảnh. Tất cả công việc được diễn ra liên tục trên một mặt phẳng công nghệ duy nhất. Mỗi khi có hóa đơn, chứng từ hoặc dữ liệu phát sinh, nhân sự chỉ cần tiếp tục bổ sung vào bộ hồ sơ này. Ứng dụng sẽ tự động tổng hợp các hóa đơn nhà cung cấp gửi qua email, dùng công nghệ AI tự động đọc file XML để nhập liệu thông tin hóa đơn lên hệ thống.
Dòng tiền ra của doanh nghiệp nhờ vậy được kết nối với nhau và tính toán, cấn trừ cẩn thận, đảm bảo minh bạch và không bỏ sót.
Quản lý doanh thu và dòng tiền vào thời gian thực trên Base Income
Vẫn là mục tiêu tạo ra trải nghiệm quản trị tài chính liền mạch, với Base Income, giờ đây 2 mặt dữ liệu của bộ phận bán hàng và bộ phận kế toán, trước đây vốn bị phân tán trên phần mềm CRM và phần mềm kế toán, đã được kết nối.
Tình hình mỗi đơn hàng, doanh thu và các khoản phải thu được chia thành các đợt, thời hạn, … tất cả dữ liệu thời gian thực về doanh thu sẽ nằm trọn vẹn trên một không gian làm việc chung duy nhất. Doanh nghiệp được đảm bảo thu đúng số, đúng người, đúng việc và đúng thời hạn.
Tự động cập nhật biến động số dư tài khoản trên Base BankFeeds
Còn có tên gọi khác là ứng dụng đối soát ngân hàng, Base BankFeeds giúp doanh nghiệp tự động cập nhật biến động số dư theo thời gian thực. Chỉ cần vào một màn hình duy nhất là có thể theo dõi số dư tiền mặt của tất cả các tài khoản.
Với mỗi tài khoản tiền mặt, doanh nghiệp có thể sử dụng 1 trong 2 phương thức tự động đọc dữ liệu: SMS Banking Scanner (đọc dữ liệu từ tin nhắn sms) và Mobile Banking Notification Scanner (đọc dữ liệu từ thông báo của ứng dụng mobile banking).
Như vậy, các chỉ số tài chính của doanh nghiệp trên Base Finance+ sẽ được cập nhật thời gian thực với những biến động trong tài khoản của doanh nghiệp.
b. Chia sẻ dữ liệu, thông tin tài chính tới các cấp nhân sự phù hợp
Dữ liệu tài chính thời gian thực là một nguồn tài nguyên quý giá trong doanh nghiệp. Sẽ thật lãng phí khi chúng không được chia sẻ tới những người cần thiết, để có thể sử dụng cho nhiều mục đích phù hợp hơn, phát huy sức mạnh của từng cá nhân và huy động sức mạnh chung của tập thể.
Nếu như bạn đồng tình với tư duy này và muốn áp dụng nó, thì bộ giải pháp Base Finance+ có thể hỗ trợ.
Tất nhiên, bởi dữ liệu tài chính là nhạy cảm nên tính năng này được thiết kế rất chặt chẽ, dữ liệu chỉ được chia sẻ tới những người thực sự cần thiết và đã được phân quyền truy cập dữ liệu.
Chia sẻ dữ liệu doanh thu cá nhân tới từng nhân sự:
Quá trình vận hành và tăng trưởng doanh nghiệp giống như một cuộc chạy marathon, ai cũng nhìn được những khó khăn trở ngại trên đường, nhưng cứ qua từng checkpoint, nhìn thấy cột mốc thành quả cá nhân tăng lên là lại có thêm động lực để tiến bước.
Sẽ thật tuyệt vời khi sau mỗi ngày dài làm việc, nhân viên của bạn nhìn thấy ngay doanh số mình đã đem lại cho công ty trên Base Income – theo thời gian thực – và nhẩm tính được phần thưởng hiệu quả kinh doanh mình có thể nhận được. Đó là một lời cam kết về tính minh bạch trong ghi nhận thành tựu, và cũng là nguồn động lực tinh thần lớn lao cho nhân viên.
Chia sẻ dữ liệu tài chính của phòng ban tới quản lý cấp trung:
Ưu điểm của bộ giải pháp Base Finance+ so với phần mềm kế toán, là dữ liệu tài chính của từng phòng ban có thể được chia sẻ tới quản lý tương ứng của phòng ban đó, để quản lý cấp trung thấy được bức tranh tài chính chung của phòng ban mình và vai trò đóng góp của mỗi nhân sự – mỗi mảnh ghép trong bức tranh đó.
Tạm kết
Quản trị tài chính thời gian thực là một phương pháp luận còn tương đối mới mẻ tại Việt Nam, nhưng một khi doanh nghiệp đã hiểu được lợi ích tuyệt vời mà nó mang lại, bạn có thể nhanh chóng triển khai nó bằng bộ giải pháp Base Finance+. “Khối rubik” giờ đây sẽ đồng nhất màu sắc từ tất cả các góc nhìn, và bạn cũng nhanh chóng có được một “hòn tuyết lăn” cho doanh nghiệp mình – càng lăn thì sức khỏe tài chính của doanh nghiệp càng lớn mạnh.
—
Base.vn – Nền Tảng Quản Trị Doanh Nghiệp Toàn Diện, tự hào đồng hành cùng +8000 khách hàng doanh nghiệp hàng đầu trong nhiều lĩnh vực như: VIB, ACB, MB, Sacombank, VPBank, Vissan, Golden Gate, Pizza Hut, Twitter Beans Coffee, Decathlon, Bamboo Airways, Ninja Van Việt Nam, Rạng Đông, Á Đông ADG, Nagakawa Group, CenLand, Địa Ốc Him Lam, Ecopark, Amber Academy, Goldsun Media Group, Urbox, Medipharco, Bệnh viện Phổi Trung Ương, Bệnh viện Gia An 115, Thái Hà Books,…
Để nhận tư vấn 1-1 và tham gia demo trải nghiệm Bộ giải pháp quản trị tài chính thời gian thực Base Finance+, bạn có thể ĐĂNG KÝ NGAY TẠI ĐÂY.
