Dữ liệu ứng viên là tài sản vô hình nhưng vô cùng giá trị của doanh nghiệp. Và Talent Pool là một khái niệm được hình thành như một hình thức để quản lí tài sản đó. Nó được coi là “chìa khóa bí mật” dẫn tới những thành công xuất sắc trong công việc tuyển dụng; song chưa nhiều doanh nghiệp Việt Nam có nhận thức về nó.
1. Talent Pool là gì?
Talent Pool được định nghĩa là một “danh sách” các ứng viên tiềm năng mà doanh nghiệp biết tới, đáp ứng được tiêu chí đặt ra của Talent Pool. Những ứng viên trong Talent Pool có thể là những ứng viên bị động (phù hợp về năng lực nhưng chưa có nhu cầu ứng tuyển tại các vị trí đang tuyển dụng), ứng viên đã ứng tuyển nhưng bị loại, hoặc cựu nhân viên,…
Một doanh nghiệp sẽ có một Talent Pool tổng bao gồm tất cả các hồ sơ ứng viên họ có cùng nhiều Pools, mỗi Pool là một tiêu chí để phân loại ứng viên. Một ứng viên có thể thuộc một hoặc nhiều pools. Một số tiêu chí chính để xây dựng Talent Pools bao gồm:
– Theo địa điểm
Ví dụ: Pool ứng viên ở Hà Nội, Hồ Chí Minh, các tỉnh thành khác,… Cách làm này sẽ phù hợp nếu như doanh nghiệp có nhiều chi nhánh và cần đáp ứng nhu cầu nhân lực của các chi nhánh đó.
– Theo vị trí:
Ví dụ: Pool ứng viên Marketing, Nhân sự, Sales,… Cách làm này phù hợp để tìm người lấp vị trí trống.
– Theo năng lực:
Ví dụ: Pool ứng viên Lãnh đạo, Giao tiếp, Kết nối,… Cách làm này phù hợp để tìm người giải quyết vấn đề đang tồn tại trong doanh nghiệp. Thông thường, pools này sẽ giúp bạn điều hành nhân viên nội bộ doanh nghiệp tốt hơn là tuyển dụng ứng viên mới.
– Theo thời gian:
Ví dụ: Pool ứng viên Intern, Part-time, Full-time
Tùy theo chiến lược chung và chiến lược nhân sự mà doanh nghiệp có thể chọn tiêu chí để xây dựng Talent Pools tương ứng.
Ảnh: Phần mềm quản trị tuyển dụng Base E-hiring
2. Vì sao quản lí dữ liệu ứng viên theo Talent Pools?
Lợi ích của Talent Pool là hệ thống này giúp bạn tiết kiệm được một lượng lớn thời gian và chi phí tuyển dụng thông qua việc lưu trữ sẵn một kho ứng viên tiềm năng và hệ thống hóa những dữ liệu ứng viên này một cách khoa học.
Talent Pool lưu trữ sẵn một kho ứng viên tiềm năng
Khi bắt gặp những ứng viên tiềm năng (trong quá trình tìm kiếm hồ sơ trên các trang tìm việc làm hay trên các mạng xã hội) hay khi cần lưu trữ lại thông tin các ứng viên cũ cho đợt tuyển dụng sau này, bạn có thể dễ dàng tập hợp lại một cách khoa học thành các Talent Pool.
Những ứng viên này đã đáp ứng được phần nào yêu cầu cũng như từng tương tác với doanh nghiệp, nên bạn chỉ cần tiến hành thêm một vài hoạt động đánh giá mà không cần phải mất thời gian và chi phí triển khai toàn bộ hoạt động tuyển dụng từ đầu. Có thể tại một thời điểm chỉ có 25% số lao động là có nhu cầu chủ động tìm việc, nhưng có 85% sẵn sàng lắng nghe về doanh nghiệp của bạn.
Talent Pool hệ thống hóa dữ liệu ứng viên
Nhờ có Talent Pool, toàn bộ dữ liệu ứng viên được hệ thống hóa một cách khoa học. Bởi vậy, bạn sẽ có thể dễ dàng tìm kiếm, sàng lọc và gửi email marketing hàng loạt cho ứng viên trong quá trình tiếp thị và nuôi dưỡng các ứng viên tiềm năng của doanh nghiệp.
3. Làm thế nào để xây dựng và quản lí Talent Pool?
Hoạt động xây dựng và quản lí Talent Pool sẽ phải trải qua 4 bước như sau:
Bước 1: Xác định rõ chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp
Bước đầu tiên trong việc lên kế hoạch cho mọi hoạt động tuyển dụng là nó phải hướng về phục vụ chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp. Tuy nhiên, theo một khảo sát của công ty tuyển dụng nhân sự thế giới Korn Ferry, chỉ có 39% nhà tuyển dụng cho biết rằng các kế hoạch tuyển dụng của họ luôn gắn chặt với chiến lược kinh doanh mà doanh nghiệp đề ra.
Một hệ thống Talent Pool không đáp ứng được những mục tiêu mà chiến lược kinh doanh đề ra là một hệ thống Talent Pool lãng phí, dù hệ thống này có đồ sộ tới đâu.
Việc tuyển dụng ai, tuyển dụng vị trí nào,… đều cần tuân thủ chặt chẽ theo những mục đích cụ thể, ví dụ như tuyển dụng để phục vụ chiến lược sát nhập doanh nghiệp, chiến lược mở rộng khu vực địa lí, hay chiến lược đưa ra một dòng sản phẩm mới.
Bước 2: Xây dựng tiêu chí để thiết lập các Talent Pool phù hợp
Sau khi xác định được rõ ràng chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp, bạn cần dựa trên các yếu tố của chiến lược này để xây dựng lên những tiêu chí Talent Pool thật sự phù hợp. Ví dụ, doanh nghiệp bạn đang muốn mở rộng khu vực kinh doanh từ TP. Hồ Chí Minh ra địa bàn Hà Nội, bạn chắc chắn sẽ cần thiết lập một Talent Pool bao gồm những ứng viên tiềm năng đang sinh sống tại Hà Nội.
Hãy luôn khi nhớ rằng chỉ khi hệ thống Talent Pool “ăn khớp” hoàn toàn với chiến lược kinh doanh, nguồn ứng viên khổng lồ mà bạn thu thập được mới thực sự mang lại giá trị.
Bước 3: Tạo nguồn ứng viên cho các Talent Pool dựa trên bản kế hoạch đã xây dựng
Sau khi đã có tiêu chí để xây dựng các Talent Pool, việc tạo nguồn và đổ ứng viên về các pool trở nên vô cùng đơn giản. Bạn sẽ có rất nhiều nguồn ứng viên có để đưa vào các Talent Pool, là những ứng viên đã có độ tương tác nhất định với doanh nghiệp và được đảm bảo nhất định về mặt chất lượng:
- Các ứng viên được headhunt
- Những người để lại contact tại các sự kiện tuyển dụng do doanh nghiệp tổ chức
- Các ứng viên từng bị loại trong các lần tuyển dụng trước đây
- Các nhân viên hiện đã từng hoặc đang làm việc tại doanh nghiệp, có thể phù hợp cho các vị trí khác trong tương lai
- Thực tập sinh tại doanh nghiệp
Bước 4: Phân loại các ứng viên trong Talent Pool
Sau khi các ứng viên đã được phân chia về các Talent Pool, bạn có thể tiếp tục công việc “phân loại ứng viên” bằng một vài thao tác đơn giản như gắn tag và xếp hạng (ranking) cho các ứng viên này. Công việc này sẽ giúp đảm bảo mọi dữ liệu đưa vào Talent Pool đều được sắp xếp, tổ chức khoa học.
Ví dụ, bằng việc gắn ranking trình độ cho các ứng viên trong một Talent Pool, khi cần thiết, bạn có thể lọc ra dễ dàng những ứng viên có trình độ cao nhất để liên hệ ngay trong đợt tuyển dụng mới.
Bên cạnh việc phân loại theo từng tiêu chí, bạn cũng nên cân nhắc lưu trữ các ghi chú, trao đổi của team tuyển dụng xuyên suốt quá trình làm việc với ứng viên. Các nhận xét từ thành viên khác trong team chắc chắn sẽ giúp bạn có cái nhìn khách quan và chính xác hơn về ứng viên.
Ảnh: Phần mềm quản trị tuyển dụng Base E-hiring
4. Khai thác dữ liệu ứng viên trong Talent Pool như thế nào?
Giờ đây, khi các Talent Pool đã thành hình và dữ liệu ứng viên được sắp xếp khoa học, bạn có thể dễ dàng thực hiện các thao tác tìm kiếm, sàng lọc và tiếp thị, nuôi dưỡng ứng viên.
Tìm kiếm ứng viên
Với những thông tin được sắp xếp khoa học và sự trợ giúp của các công nghệ ưu việt, bạn có thể dễ dàng tìm kiếm ứng viên theo các thông tin trong đơn đăng kí, theo full text trong CV, hoặc theo các tag đã gắn trong quá trình phân loại.
Lọc ứng viên
Cũng giống như việc gắn nhãn cho email để nhanh chóng lọc lại khi cần, bạn cũng có thể nhanh chóng lọc hồ sơ ứng viên trong hệ thống Talent Pool theo các tiêu chí đã phân loại từ trước như năng lực, ranking, giới tính, tag,… với sự giúp đỡ của công nghệ.
Tiếp thị và nuôi dưỡng ứng viên
Nhờ việc không bỏ sót bất kì dữ liệu ứng viên nào, bạn có thể dễ dàng tận dụng lại nguồn ứng viên này cho công việc xây dựng hình ảnh doanh nghiệp và phục vụ cho các công tác tuyển dụng về sau. Đặc biệt, với sự trợ giúp của công nghệ, bạn cũng có thể gửi email marketing hàng loạt cho nhiều đối tượng cùng lúc chỉ với một cú click.
Trong thời kì lượng dữ liệu ứng viên ngày càng gia tăng và khó kiểm soát như hiện nay, xây dựng và quản lí hệ thống Talent Pool là một bước không thể thiếu trong chiến lược tuyển dụng của doanh nghiệp. Doanh nghiệp cần tìm ra quy trình cùng những công cụ hợp lí nhất để giúp mình quản lí nguồn tài sản quý giá này.
Base.vn – Nền Tảng Quản Trị Doanh Nghiệp Toàn Diện, tự hào đồng hành cùng +8000 khách hàng doanh nghiệp hàng đầu trong nhiều lĩnh vực như: VIB, ACB, MB, Sacombank, VPBank, Vissan, Golden Gate, Pizza Hut, Twitter Beans Coffee, Decathlon, Bamboo Airways, Ninja Van Việt Nam, Rạng Đông, Á Đông ADG, Nagakawa Group, CenLand, Địa Ốc Him Lam, Ecopark, Amber Academy, Goldsun Media Group, Urbox, Medipharco, Bệnh viện Phổi Trung Ương, Bệnh viện Gia An 115, Thái Hà Books…
Bạn có thể nhận miễn phí Ebook “Phương pháp quản lý hồ sơ và data ứng viên” tại đây để nắm được giải pháp tối ưu nhất cho quy trình quản lý dữ liệu trong doanh nghiệp.
