3 mô hình tổ chức phòng kinh doanh bạn nên cân nhắc áp dụng

19/02/2019

Bạn muốn tìm một mô hình tổ chức khoa học và hiệu quả nhất cho phòng kinh doanh của bạn? Hãy tìm câu trả lời trong bài viết dưới đây.

Base Resources - Sau khi ra mắt sản phẩm, doanh nghiệp của bạn đã có được lực kéo nhất định trên thị trường và bạn muốn tiến xa hơn nữa. Mô hình bán hàng cơ bản đầu tiên của bạn đã mang lại nhiều thành tích đáng kể, nhưng sau khi cân nhắc các yếu tố liên quan và xem xét kỹ lưỡng thị trường, bạn quyết định đầu tư hơn vào đội ngũ bán hàng của mình. Đây là thời điểm phù hợp nhất để xác định đâu là cách mô hình tổ chức phòng kinh doanh phù hợp nhất với bạn.

 

Đây là thời điểm quan trọng đối với các startup và cũng chính là vấn đề khiến nhà quản lý phải đau đầu.

 

Chúng ta luôn thích vẽ ra hình tượng hào nhoáng cho nhân viên kinh doanh thành những chàng cao bồi hiên ngang và luôn "bắn trúng" vào khách hàng. Quả vậy, những nhân viên kinh doanh giỏi nhất là những người luôn sẵn sàng, nhiều sáng kiến và rõ ràng trong việc chịu trách nhiệm.

 

Tìm hiểu thêm về Bản mô tả công việc hoàn chỉnh, KPI, yêu cầu công việc, năng lực liên quan và bộ câu hỏi phỏng vấn cho vị trí Nhân viên kinh doanh TẠI ĐÂY.

 

Và bạn có thể nghĩ rằng công ty chỉ cần thuê những nhân viên kinh doanh tài năng và để họ tự mình phát triển, đó đã là một đội ngũ kinh doanh tuyệt vời.

 

Tuy nhiên quan điểm này hoàn toàn sai lầm.

 

Một nghiên cứu của Harvard Business Review đã chỉ ra rằng 50% những phòng ban kinh doanh xuất sắc đều có quy trình kinh doanh được xác lập thành văn bản rõ ràng, so với tỷ lệ 28% các tổ chức kinh doanh kém hiệu quả.

 

Như vậy, nguồn nhân lực quan trọng nhưng không phải là tất cả. Một nhóm người tài giỏi sẵn có chưa đủ để đáp ứng kỳ vọng doanh nghiệp tự phát triển.

 

Là nhà lãnh đạo nắm quyền hành trong tay, bạn có trách nhiệm chọn cho phòng kinh doanh một cấu trúc tổ chức phù hợp với lĩnh vực hoạt động và hoại hình văn hóa doanh nghiệp đặc trưng của công ty. Làm được điều đó đồng nghĩa với việc bạn đã tạo được nền tảng đầu tiên được cho sự tăng trưởng của đội ngũ.

 

Dưới đây là 3 mô hình tổ chức mà bạn có thể áp dụng để hoàn thiện và tăng tốc cho phòng kinh doanh của công ty.

 

1. The island - Mô hình hòn đảo

 

Mô hình hòn đảo của phòng kinh doanh sẽ dẫn đến một môi trường kinh doanh truyền thống mà mục tiêu của nhân viên là bán được càng nhiều sản phẩm, dịch vụ càng tốt. Trên thực tế có rất ít tổ chức sử dụng mô hình này.

 

Bạn cung cấp cho đội ngũ kinh doanh những nền tảng cơ bản như một vài buổi training, bản demo các sản phẩm mà công ty đang bán, thông tin về chính sách hoa hồng, và có thể có hoặc không một văn phòng làm việc. Tất cả chỉ có vậy.

 

3-mo-hinh-to-chuc-phong-kinh-doanh-01

Sơ đồ mô hình tổ chức phòng kinh doanh dạng hòn đảo

 

Trong mô hình hòn đảo, ngoại trừ một người quản lý có quyền hạn cao nhất, mỗi thành viên trong phòng kinh doanh về cơ bản đều làm việc độc lập và là "ông chủ" của riêng họ.

 

Nghĩa là, mỗi nhân viên kinh doanh về cơ bản phải chịu trách nhiệm cho tất cả các bước của quy trình bán hàng. Họ phải tự tìm kiếm leads, chuyển đổi thành SQLs và chốt đơn hàng.

 

Bởi vậy, những nhân viên kinh doanh trong mô hình này phải đối mặt với áp lực cạnh tranh cao hơn. Họ cạnh tranh khốc liệt không chỉ với các đối thủ kinh doanh khác trên thị trường mà còn ngay với cả những đồng nghiệp trong đội nhóm.

 

Mô hình phòng kinh doanh này thường áp dụng cho những công ty hoạt động trong lĩnh vực truyền thống như bất động sản hoặc dịch vụ tài chính.

 

Ví dụ, một nhân viên kinh doanh đại diện cho các công ty bất động sản lớn như Coldwell Bankers hay Corcoran Group nhưng gần như sở hữu một văn phòng của riêng mình. Nhân viên này tự bán hàng bằng cách đăng quảng cáo online, gọi điện cho danh sách khách hàng tiềm năng và giới thiệu các căn hộ mẫu.

 

  • Ưu điểm

- Cần rất ít sự giám sát 1-1 giữa người quản lý và nhân viên kinh doanh

- Dễ dàng áp dụng với các quy trình kinh doanh đơn giản chỉ gồm 1 hoặc 2 bước bán hàng

 

  • Nhược điểm

- Tạo ra môi trường cạnh tranh khốc liệt trong công ty

- Công ty ít có quyền kiểm soát thương hiệu đối với sản phẩm / dịch vụ bởi mỗi nhân viên kinh doanh có những phong cách quảng cáo bán hàng riêng

- Rất khó để thu thập và tổng hợp các dữ liệu kinh doanh quan trọng từ các cá nhân đơn lẻ

 

  • Ứng dụng

Mô hình phòng kinh doanh dạng hòn đảo thường không phải là lựa chọn tối ưu với các startups bởi tính chất cạnh tranh quá mức. Nó phù hợp hơn với những công ty hoạt động trong thị trường có sẵn với mức độ cạnh tranh cao. Quy trình bán hàng của công ty càng ít phức tạp và mang tính giao dịch cao càng tốt.

 

2. The assembly line - Mô hình dây chuyền

 

Mô hình dây chuyền chính là yếu tố góp phần thúc đẩy cuộc Cách mạng công nghiệp và xây dựng lên dây chuyền lắp ráp di động Model T nổi tiếng của hãng oto Ford. Đây là mô hình đạt hiệu quả tối đa dựa trên chuyên môn hoá lực lượng lao động và sắp xếp tuần tự theo quy trình sản xuất.

 

Bạn có thể áp dụng mô hình này cho phòng kinh doanh của công ty. Nguyên vật liệu thô về cơ bản là các khách hàng tiềm năng, sau đó dần được xử lý và tinh chế trong chu kỳ kinh doanh.

 

Mô hình dây chuyền sẽ tổ chức phòng kinh doanh của bạn thành 4 nhóm theo chức năng:

 

- Lead generation team: Có trách nhiệm thu thập tên, số điện thoại, email và thông tin cần thiết của những người quan tâm tới sản phẩm / dịch vụ.

 

- Sales Development Representatives (SDRs): Có trách nhiệm tiếp cận và xác định các leads đủ điều kiện (qualified leads) bằng cách câu hỏi về nhu cầu của khách hàng, từ đó xác định quy trình ra quyết định.

 

- Account Executives (AEs): Có trách nhiệm chốt các đơn hàng. Họ sẽ gọi điện cho các SQLs, demo sản phẩm, xoá bỏ các mối lo ngại, thúc đẩy các thỏa thuận và cố gắng tối đa để chốt các đơn hàng.

 

- Customer Success team: Khi một đơn hàng được chốt, các khách hàng mới sẽ được chuyển qua cho nhóm này. Nhân viên sẽ tập trung chăm sóc những khách hàng sẵn có, khiến họ hài lòng nhằm gia tăng giá trị vòng đời khách hàng (lifetime value - LTV). Họ cũng cố gắng upsell hoặc cross-sell để tăng doanh số.

 

3-mo-hinh-to-chuc-phong-kinh-doanh-02Sơ đồ mô hình tổ chức phòng kinh doanh dạng dây chuyền

 

Mô hình dạng dây chuyền sẽ chuyên biệt hóa đội ngũ nhân sự trong phòng kinh doanh. Khách hàng sẽ được chuyển đổi lần lượt qua các giai đoạn trong phễu bán hàng - từ lead đến SQL rồi đến khách hàng chính thức.

 

Nhờ sự chuyên biệt hóa chức năng này, mỗi team trong phòng ban sẽ chịu trách nhiệm với những KPI kinh doanh riêng biệt.

 

Đọc thêm: 19 chỉ tiêu KPIs cho nhân viên kinh doanh thời hiện đại

 

Cũng nhờ có sự chuyên biệt hóa, bạn có thể nhận ra những vấn đề đang tồn tại và khắc phục dễ dàng hơn.

 

Ví dụ, mục tiêu chung được đặt ra cho cả phòng kinh doanh là 12 đơn hàng thành công trên mỗi 100 leads (tỷ lệ chốt deal 12%). Nếu kết quả đạt được chỉ là 5% thì việc đánh giá từng giai đoạn trong phễu để tìm ra vấn đề dễ dàng hơn so với các mô hình khác. Giả sử các nhân viên AEs đã đạt tỷ lệ chuyển đổi SQL thành khách hàng là 25%, nhưng các nhân viên SDRs lại chỉ đạt 20% khi chuyển đổi ra SQL từ nguồn lead ban đầu.

 

Lúc này, bạn có thể xem xét kỹ lưỡng hơn và nhận ra những vấn đề đang gặp phải với nhóm SDRs. Liệu các thành viên trong nhóm chỉ đơn giản không chăm sóc thành công các lead ban đầu, hay còn do các nguyên nhân khác. Bạn có thể tiến hành đào tạo thêm hoặc tuyển thêm nhân sự SDRs để đảm bảo mục tiêu kinh doanh.

 

Kể cả khi ban đầu phòng kinh doanh của bạn chỉ có 2 nhân viên, bạn vẫn có thể xây dựng bộ máy chuyên môn hóa. Một người sẽ tập trung vào tìm kiếm các lead và ký kết các hợp đồng mới, và người còn lại sẽ duy trì các khách hàng sẵn có.

 

Sử dụng quy tắc 80/20 để xác định thời điểm cần thiết phải thiết lập bộ phận tiếp theo trong mô hình dây chuyền. Nếu nhân viên kinh doanh của bạn dành trên 20% thời gian cho một nghiệp vụ phụ nào đó, đồng nghĩa với việc bạn cần tách riêng nó ra và tìm nhân sự chuyên môn để đảm nhận.

 

  • Điểm mạnh

- Giúp minh bạch hoá các chỉ tiêu KPI, chỉ số đo lường và dự đoán cho doanh nghiệp

- Dễ dàng xác định các vấn đề trong phễu bán hàng và khắc phục chúng

- Chuyên môn hóa trong công việc đồng nghĩa với hiệu quả hơn

 

  • Điểm yếu

- Nếu chỉ có 2 nhân viên thì không thể chia phòng kinh doanh thành 4 nhóm khác nhau, nghĩa là không có đủ nhân lực cho công việc.

- Có thể gặp trường hợp không phân loại rõ ràng khách hàng trong phễu gây ra tranh cãi (ví dụ, liệu lead này đã đủ tiêu chí chuyển đổi thành SQL thật chưa?) 

- Chuyên môn hóa khiến cá nhân chỉ tập trung vào các dữ liệu và số liệu riêng, ngày càng xa rời mục tiêu chung của công ty.

 

  • Ứng dụng

Hầu hết các startups sẽ thấy hình thức mô hình dây chuyền phù hợp nhất với họ.

 

Đây là mô hình phòng kinh doanh tốt để giảm sự phức tạp trong các chu kỳ bán hàng, tăng hiệu quả kinh doanh, và dễ dàng mở rộng quy mô đội ngũ nhân sự. Bạn cũng không cần lo lắng về sự phức tạp dần lên của phễu bán hàng.

 

Giá trị khách hàng hàng năm (Annual Customer Value - ACV) càng tăng thì càng cần phải chuyên môn hóa nhân viên kinh doanh cho từng giai đoạn trong hành trình khách hàng (customer journey).

 

Điểm mạnh của việc tổ chức phòng kinh doanh dạng dây chuyền là tạo ra và lặp lại quy trình chuẩn xác đối với việc tìm kiếm và nuôi dưỡng nguồn khách hàng tiềm năng. Nếu bạn triển khai đúng cách, doanh số của công ty sẽ tăng nhanh chóng.

 

Để hỗ trợ phòng kinh doanh làm việc tốt hơn với phễu mua hàng, bạn có thể áp dụng công cụ hỗ trợ là Phần mềm quản lý quan hệ khách hàng (Customer Relationship Management - CRM) hoặc các ứng dụng 4.0 mới nhất dành riêng cho doanh nghiệp. Tìm hiểu thêm tại bài viết: Triển khai Công nghệ 4.0 trong doanh nghiệp: Mảnh ghép không thể thiếu cho mỗi phòng ban là gì?

 

3. The pod - Mô hình nhóm

 

Mô hình nhóm hoạt động dựa trên vòng đời khách hàng dạng phễu tương tự như mô hình dây chuyền, nhưng khác ở chỗ phòng kinh doanh sẽ thành lập các nhóm đa chức năng. Mỗi nhóm sẽ đảm nhận toàn bộ phễu bán hàng với các thành viên đóng những vai trò khác nhau. Mô hình nhóm sẽ lấy khách hàng là trung tâm.

 

Ví dụ: Một phòng kinh doanh gồm 6 thành viên sẽ bao gồm 3 nhân viên SDRs, 2 nhân viên AEs, và 1 nhân viên chăm sóc khách hàng. Thay vì là 1 nhóm lớn, bạn tổ chức nhân sự thành các nhóm nhỏ đóng vai trò chuyên biệt, và mỗi nhóm chịu trách nhiệm cho toàn bộ hành trình mua hàng của những khách hàng cụ thể.

 

David Gray, tác giả cuốn sách “The Connected Company” đã cung cấp sơ đồ mô hình nhóm:

 

3-mo-hinh-to-chuc-phong-kinh-doanh-03

Tổ chức phòng kinh doanh theo mô hình nhóm tạo ra sự độc lập, thích ứng, liên kết và dễ dàng trao đổi

 

Trong mô hình này vẫn có những thành viên đóng vai trò là nhân viên SDRs, AEs và chăm sóc khách hàng. Nhưng thay vì cạnh tranh giữa nhóm SDRs và AEs, thì ở mô hình này sẽ là sự cạnh tranh giữa các nhóm nhỏ với nhau. Các nhóm làm việc theo teamwork để giành về các đơn hàng và giữ sự hài lòng của khách hàng sau đó.

 

Các nhóm này sẽ linh động hơn và có thể đưa ra các ý tưởng độc lập.

 

Với mô hình nhóm, cấu trúc phòng kinh doanh của bạn sẽ linh hoạt và hiệu quả hơn so với mô hình tổ chức truyền thống. Bởi sự thành công có thể được đo lường bằng các mục tiêu nhóm, mỗi thành viên sẽ có cái nhìn toàn diện và cụ thể hơn về toàn bộ công ty. Mối liên kết giữa các nhóm cũng hiệu quả và có ý nghĩa hơn so với liên kết giữa các cá nhân đơn lẻ.

 

Bạn có thể chuyên biệt hoá các nhóm dựa trên đặc thù về lĩnh vực kinh doanh, khu vực địa lý hoặc phân chia theo chiều dọc.

 

  • Điểm mạnh

- Sự cộng tác chặt chẽ trong từng nhóm giúp nhân viên không chỉ quan tâm đến nhiệm vụ của riêng họ trong quy trình, mà còn nắm được mục tiêu theo lợi ích của toàn công ty

- Tạo ra sự cảm thông, thấu hiểu nhiều hơn trong nội bộ nhóm và giao tiếp tốt hơn trong phòng ban

- Chia nhóm nhỏ sẽ linh hoạt và nhanh nhẹn hơn

 

  • Điểm yếu

- Cá nhân có ít cơ hội để cạnh tranh, thúc đẩy lẫn nhau để phát triển vượt trội

- Có ít sự chuyên môn hóa với từng vai trò

 

  • Ứng dụng

Tổ chức phòng kinh doanh theo nhóm về cơ bản là sự tinh chỉnh của mô hình kinh doanh dây chuyền. Mô hình này đặc biệt phù hợp với những startups đã đạt được những thành công nhất định và đang muốn tối ưu hóa các nguồn lực để tiếp cận thị trường và ngành nghề mới.

 

Nếu công ty bạn đang hoạt động trong lĩnh vực cạnh tranh, gồm nhiều công ty có mô hình kinh doanh theo dây chuyền đang hoạt động ổn định thì sẽ khó khăn nếu bạn áp dụng mô hình nhóm. Bởi lẽ hiệu quả giao dịch của mô hình nhóm dựa theo tính linh hoạt chứ không ổn định.

 

Nhưng nếu công ty bạn đã thiết lập được môi trường kinh doanh và có một nguồn lực đáng kể, phòng kinh doanh dạng nhóm sẽ tạo ra một lực lượng bán hàng có tính linh hoạt cao và sẵn sàng cho các thách thức và cơ hội mới.

 

Điều bạn cần chú ý: Đừng bỏ qua văn hóa doanh nghiệp!

 

Có 2 mục tiêu bạn cần đạt được khi xác định mô hình phòng kinh doanh:

  • Đạt được kết quả tối đa

  • Tạo ra văn hóa tốt nhất phù hợp với tổ chức

 

Hãy nhìn các đối thủ trong ngành về cách họ tổ chức phòng kinh doanh. Bạn không bắt buộc phải bắt chước những gì họ đang làm, nhưng nếu tất cả mọi doanh nghiệp khác đều áp dụng một mô hình nhất định thì cũng rất đáng để bạn học hỏi và tìm hiểu những lý do hay ho đằng sau đó.

 

Khi lên kế hoạch tổ chức mô hình phòng kinh doanh, điều quan trọng là tìm kiếm sự phù hợp và mang lại những kết quả thích hợp với doanh nghiệp.

 

Bạn cần liên tục tự hỏi bản thân: “Đội ngũ kinh doanh của bạn có những đặc trưng nào? Loại hình văn hóa doanh nghiệp đặc trưng nào mà bạn và nhân viên đang hướng đến?" Câu trả lời sẽ giúp bạn định hướng mô hình tổ chức phù hợp nhất. Quyết định mô hình và cách thức trong giai đoạn đầu tiên này sẽ để lại dấu ấn sâu sắc cho quy trình kinh doanh cũng như những dự án tăng trưởng quy mô doanh nghiệp sau này.

 

Đọc thêm: Hướng dẫn xây dựng văn hóa cho doanh nghiệp vừa và nhỏ cùng startup

 

 

Bộ phận kinh doanh trong doanh nghiệp thường có tỉ lệ và tốc độ đào thải rất cao. Việc liên tục phải tìm kiếm nhân viên phù hợp mới và onboarding lại từ đầu khiến cho tuyển dụng trở thành bài toán gây ức chế cho nhiều doanh nghiệp. Để thu hút các ứng viên tiềm năng và thuận lợi tạo động lực thúc đẩy họ trở thành nhân viên kinh doanh xuất sắc, doanh nghiệp cần có bộ máy quản trị tuyển dụng khoa học và cập nhật nhất.

 

Hệ thống quản trị tuyển dụng ATS Base E-Hiring hướng tới phục vụ các doanh nghiệp có nhu cầu tuyển dụng lớn: giúp bạn quản lý quy trình tuyển dụng tự động, tự động thu thập hồ sơ ứng viên từ mọi nguồn, tạo thang điểm đánh giá năng lực, quản lý lịch phỏng vấn và giao tiếp với ứng viên tự động,...

 

Nếu bạn quan tâm đến giải pháp để nâng cao hiệu quả tuyển dụng đội ngũ nhân viên kinh doanh, bạn có thể đăng ký ngay tại đây để được tư vấn trực tiếp về Hệ thống quản trị tuyển dụng Base E-hiring. 

 

Từ khóa

Bài viết liên quan

Phần mềm CRM là gì? Hướng dẫn lựa chọn phần mềm CRM cho doanh nghiệp vừa và nhỏ.

Cẩm nang giới thiệu và hướng dẫn doanh nghiệp vừa và nhỏ tiếp cận giải pháp CRM - Giải pháp công nghệ chiếm lĩnh thị trường công nghệ phần mềm trong 3 năm trở lại đây.

Sales 19/10/2019
Quy trình chăm sóc khách hàng sau bán: Lời giải giúp doanh nghiệp phát triển kinh doanh bền vững

Đối với khách hàng, tuyệt nhiên không một doanh nghiệp nào được “có mới nới cũ”! 

Sales 16/10/2019
Nghệ thuật thuyết phục người nghe: 2000 năm vẫn “chạy” tốt, Warren Buffett cũng phải học tập theo

Thuyết phục người khác là cả một bộ môn nghệ thuật sâu sắc, bạn không thể làm chủ nghệ thuật này nếu không có những phương pháp rèn luyện đúng đắn!

Sales 23/07/2019

Đăng ký nhận bản tin