Top 5 phần mềm giúp doanh nghiệp của bạn tăng trưởng 200% trong năm 2019

11/03/2019

Kế hoạch phát triển của doanh nghiệp bạn trong năm 2019 như thế nào? Bài viết sau sẽ gợi ý cho bạn một cơ hội để tạo ra sự đột phá cho doanh nghiệp bạn trong năm mới: cơ hội đến từ những công nghệ ngay trong tầm tay bạn.

Base Resources - Năm 2013, nghĩa là chỉ cách đây 5 năm, top 5 tập đoàn lớn nhất thế giới tính bằng giá trị vốn hóa thị trường (market capitalization) chỉ có 1 công ty công nghệ, còn lại là 4 công ty thương mại.

 

Top 5 năm 2018, tức là chỉ sau đó 5 năm, cả 5 công ty này đều là công ty công nghệ, và đều là những cái tên mà chắc chắn đã ăn sâu vào cuộc sống hàng ngày của chúng ta: Apple, Alphabet (của Google), Microsoft, Amazon và Tencent. 

 

top-5-phan-mem-doanh-nghiep-01

 

Cuộc đổi ngôi này đã chứng minh cho tầm quan trọng và khả năng ứng dụng sâu rộng của công nghệ trong đời sống nói chung. Riêng với đời sống vận hành của doanh nghiệp, sự thay đổi không chỉ đến từ các sản phẩm công nghệ, đó còn là quy trình công nghệ, cách các doanh nghiệp ứng dụng công nghệ để giải quyết các bài toán hàng ngày.

 

Trong một nghiên cứu do Andrew McAfee co-director of the Initiative on the Digital Economy in the MIT Sloan School of Management được đăng tải trên tạp chí Harvard Business Review, từ những năm giữa thập niên 90s đã có sự tương quan giữa mức độ đầu tư (cả về số lượng và chất lượng) vào công nghệ của các doanh nghiệp và mức độ cạnh tranh trên thị trường. Chúng ta hiển nhiên đều biết công nghệ giúp tăng năng suất lao động, nhưng đối với các doanh nghiệp, nó còn là cơ sở tạo ra lợi thế cạnh tranh và những tăng trưởng đột phá. 

 

Nhờ có công nghệ, các quy trình của doanh nghiệp giờ đây có thể được chuẩn hóa, tối ưu hóa. Khi các doanh nghiệp sẵn sàng áp dụng phần mềm để củng cố hay thậm chí thay đổi toàn bộ hệ thống vận hành nội bộ, những nhà tiên phong ấy có thể bứt lên với tốc độ chưa từng có và thống lĩnh thị trường. 

 

Đâu là loại hình phần mềm phù hợp ứng dụng cho doanh nghiệp? 

 

Một điều rất dễ nhận ra khi chúng ta trải nghiệm công nghệ trong những năm gần đây đó là các ứng dụng ngày càng thông minh, thân thiện, mang tính kết nối mạnh mẽ hơn. “Mạng xã hội” trở thành một cộng đồng với tầm quan trọng tương đương như thế giới thật. Chúng ta liên tục tương tác, chia sẻ thông tin tự do, và gần như ngay lập tức. 

 

Nhưng có một sự không tương xứng giữa công nghệ cuộc sống và công nghệ doanh nghiệp. Trong khi chúng ta có thể dành hàng giờ để lướt Facebook, không thể ngừng nghịch ngợm với Snapchat, và hào hứng trải nghiệm các ứng dụng mới trên store, thì lại ngán ngẩm trước những màn hình công việc, những giao diện phần mềm khô khan và nặng nề. 

 

Tại sao mọi thứ lại không thể dễ dàng? Tại sao chúng ta vẫn phải nhận đến 200 email một ngày mà vẫn không thể tìm được đúng người và xong được đúng việc? Tại sao chúng ta vẫn không thể cộng tác được với đồng nghiệp của mình dễ như cách chúng ta vẫn tạo những group chat Facebook? 

 

Dựa trên đánh giá các nhu cầu của các doanh nghiệp, các phần mềm B2B hiện nay ít nhất cần đảm bảo được những nguyên tắc sau để có thể triển khai sâu rộng và tạo được ảnh hưởng tích cực đến đời sống doanh nghiệp:

 

top-5-phan-mem-doanh-nghiep-04

 

- On Cloud: Công nghệ doanh nghiệp không nên tách rời với xu thế đám mây đang được triển khai rộng rãi với các phần mềm B2C. Việc đưa các phần mềm B2B lên đám mây sẽ thúc đẩy tính cộng tác, đồng thời tiết kiệm một nguồn lực lớn cho doanh nghiệp - phù hợp làm lực đẩy cạnh tranh cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ. 


- Mobility: Với tính chất công việc ngày càng linh hoạt hơn, việc có phiên bản di động cho các phần mềm là điều kiện tối quan trọng. Từ khi các phần mềm được chuyển lên cloud thì các nhà cung cấp cũng đã rất quan tâm đến việc phát triển ứng dụng mobile cho phần mềm. 


- 2-way Interaction: Đến với kỷ nguyên phần mềm 4.0, phần mềm sẽ không chỉ đơn thuần mang tính chất lưu trữ dữ liệu đơn thuần, mà còn có khả năng xử lý dữ liệu tự động, đưa ra các phân tích, dự đoán, hỗ trợ quá trình ra quyết định của người dùng. Để có thể trở thành một phần không tách rời với đời sống doanh nghiệp, giao diện cần được xây dựng theo hướng ngày một thân thiện, tăng tương tác với người dùng. 

 

Loại hình phần mềm SaaS đã ra đời đáp ứng cả 3 nguyên tắc này. 

 

Mới chỉ bắt đầu phát triển trong khoảng 10 năm trở lại đây, nhưng SaaS (Software as a Service – phần mềm dịch vụ) đã được các doanh nghiệp ở mọi quy mô trên thế giới ưa chuộng. Theo một khảo sát gần đây nhất từ BetterCloud, đến năm 2020, 73% doanh nghiệp thế giới sẽ chuyển sang dùng SaaS hoàn toàn. Số lượng các nhà cung cấp SaaS trên thế giới cũng tăng theo cấp số mũ những năm trở lại đây. 

 

Về mặt định nghĩa, SaaS là một dạng chuyển giao phần mềm cho phép người dùng truy cập ứng dụng từ xa thông qua kết nối Internet. Người dùng chỉ cần trả một khoản phí để “thuê” dịch vụ phần mềm từ nhà cung cấp, hoặc được dùng miễn phí một số tính năng cơ bản, mà không cần phải đầu tư vào server hay chịu trách nhiệm về mặt kỹ thuật như khắc phục sự cố hay bảo trì hệ thống. 

 

So với phần mềm truyền thống SaaP (Software as a Product), SaaS được coi là một bước đột phá lớn. Nếu như trước đây, doanh nghiệp dùng SaaP sẽ phải mất rất nhiều công sức để cài đặt, bỏ chi phí lớn để bảo trì và chịu rủi ro cao khi có trục trặc thì với SaaS, việc áp dụng và triển khai phần mềm vào doanh nghiệp không còn là gánh nặng. 

 

top-5-phan-mem-doanh-nghiep-02

So với dòng sản phẩm SaaP, SaaS thể hiện ưu thế vượt trội

 

Một thứ công nghệ được coi là tốt nhất khi nó phục vụ tốt nhất cho chính những người sử dụng nó. Với những cải tiến ưu việt từ SaaS, công nghệ doanh nghiệp giờ đây có thể nằm trong tay tất cả mọi người chứ không chỉ ở trong tay bộ phận kĩ thuật, tạo ra những thay đổi thiết thực trong đời sống doanh nghiệp.


Những ứng dụng SaaS đáng lưu ý có thể tạo nên sự thay đổi đột phá cho doanh nghiệp của bạn là gì?

 

Phần mềm quản lý công việc

 

“Công việc” (Work) là đơn vị chung cơ bản nhất của tất cả mọi thành viên trong doanh nghiệp. Tất cả chúng ta, dù ở bộ phận nào, đều đang thực hiện một “công việc” nào đó và có thể là sẽ thực hiện công việc nào đó cùng nhau. Ở góc độ quản lý, người lãnh đạo phải nắm được cấp dưới của mình đang làm “công việc” gì và hiệu quả “công việc” đó như thế nào. Vì tất cả những điều này, một phần mềm quản lý công việc chính là công nghệ cơ bản và quan trọng hàng đầu trong một doanh nghiệp. 

 

Như thế nào là một phần mềm quản lý công việc lý tưởng?

 

  • Capture: Phần mềm QLCV phải có khả năng thâu tóm toàn bộ các công việc diễn ra trong phòng ban/tổ chức. Nhà quản lý có thể thấy được ngay nhân viên đang làm những gì, và bản thân nhân viên cũng nắm được những công việc nào mình đang phải đảm nhận. 

 

  • Organize: Như chính cái tên của nó, phần mềm QLCV phải giúp người dùng lên kế hoạch công việc, phân công, theo dõi được tiến độ làm việc, để đảm bảo tất cả các đầu việc được tiến hành triệt để và hiệu quả. 

 

  • Collaborate: Một tính năng của Phần mềm QLCV mới: nó phải cho phép sự cộng tác linh hoạt giữa các thành viên. Bất kỳ thành viên nào cũng có quyền nắm được những công việc đang diễn ra có liên quan đến họ, tham gia thảo luận, đóng góp ý kiến vì công việc chung. 

 

  • Report & Review: Tính năng không thể thiếu của một phần mềm QLCV là nó phải có khả năng xử lý và phân tích dữ liệu. 

 

Một số phần mềm quản lý công việc bạn có thể tham khảo:


- Phần mềm Base Wework
- Phần mềm Trello
- Phần mềm Asana

 

top-5-phan-mem-doanh-nghiep-03

Giao diện phần mềm Quản lý công việc và dự án Base Wework giúp nắm bắt toàn bộ bức tranh công việc 

 

Đọc thêm: Review so sánh 5 phần mềm quản lý công việc và dự án phổ biến nhất hiện nay

 

Phần mềm xử lý yêu cầu và đề xuất

 

Được tổ chức phần lớn theo cấp bậc (hierarchy), các doanh nghiệp cần giải quyết một lượng lớn yêu cầu đề xuất lớn để các hoạt động vận hành có thể diễn ra đúng quy trình. Một vị trưởng phòng với 10 nhân viên cấp dưới một ngày phải ký duyệt 9 đề xuất tờ trình (xin nghỉ ốm, xin cấp chi phí công tác, phê duyệt kế hoạch,...); việc này không chỉ tốn thời gian mà còn gây áp lực cho nhà quản lý phải xử lý các đề xuất này kịp thời và liên tục. Đối với nhân viên, thủ tục xin ký duyệt phức tạp, “hành là chính” có thể tạo ra nhiều cản trở và độ trễ trong công việc. Nhiều khi, những chậm trễ này khiến doanh nghiệp phải trả giá bằng chính lợi nhuận của mình. 

 

Đối với những bài toán liên quan đến quy trình, ma sát, thì công nghệ chính là những lời giải tốt nhất. Doanh nghiệp cần giải pháp giúp họ số hóa quy trình xử lý đề xuất để các yêu cầu này có thể được chuẩn hóa, phê duyệt từ bất kỳ đâu, ở bất kỳ thời điểm nào với thời gian ít nhất và thông báo được tới tất cả những người có liên quan. 

 

Bạn có thể tham khảo phần mềm xử lý yêu cầu và đề xuất Base Request với những tính năng nổi bật như sau:

 

  • Chuẩn hóa quy trình xử lý đề xuất: Tạo mẫu form đề xuất, phân loại đề xuất, phân định trách nhiệm các thành viên có liên quan và thành viên trực tiếp xử lý đề xuất

 

  • Số hóa quy trình xử lý đề xuất: Tự động lưu trữ, dễ dàng tìm kiếm, hiển thị thông báo tới các cá nhân liên quan theo thời gian thực. Có thể trích xuất dữ liệu và in đề xuất để đảm bảo tính hiệu lực của văn bản

 

  • Minh bạch quy trình và các thông tin đề xuất: Người dùng theo dõi được tiến độ xử lý đề xuất; tự do trao đổi và tương tác giữa các thành viên

 

  • Có phiên bản điện thoại với hệ thống notifications để xử lý đề xuất được linh hoạt và tức thời, mọi lúc mọi nơi 

 

top-5-phan-mem-doanh-nghiep-05

Giao diện ứng dụng Base Request - Phần mềm quản lý yêu cầu và đề xuất

 

Tiết kiệm 90% thời gian xử lý giấy tờ và thủ tục với phần mềm xử lý đề xuất Base Request.
Đăng ký tại đây

 

Phần mềm quản trị quan hệ khách hàng

 

Hoạt động quản trị quan hệ khách hàng là một chiến lược kinh doanh quan trọng của phần lớn các doanh nghiệp hiện nay. Suy cho cùng, bất kỳ thương hiệu nào cũng đều mong muốn củng cố sự hài lòng và gia tăng lòng trung thành của khách hàng, để từ đó giảm chi phí và gia tăng lợi nhuận. Để tối ưu hoạt động quản trị quan hệ khách hàng này, sự tham gia của công nghệ là điều không thể thiếu. 

 

Các phần mềm quản trị quan hệ khách hàng (Customer Relationship Management Software - CRM Software) ra đời, có chức năng thu thập, báo cáo và phân tích các tương tác giữa doanh nghiệp và khách hàng/khách hàng tiềm năng. Bên cạnh các thông tin liên lạc, thông tin nhân khẩu học; phần mềm này còn lưu trữ lại các thông tin về lịch sử tương tác, thói quen, hành vi của khách hàng; từ đó cung cấp cho doanh nghiệp một chân dung toàn diện nhất về khách hàng/khách hàng tiềm năng đó.

 

Những dữ liệu này có thể được sử dụng cho rất nhiều chức năng của doanh nghiệp: giúp đội ngũ Kinh doanh quản lý sales pipeline hiệu quả hơn; giúp đội ngũ Marketing đưa ra các dự đoán dễ dàng hơn và chính xác hơn; và giúp đội ngũ Chăm sóc khách hàng thực hiện công việc của mình tốt hơn. 

 

Một số tính năng chính của các phần mềm CRM:

 

  • Quản lý contact khách hàng/khách hàng tiềm năng

 

  • Quản lý lịch làm việc với khách hàng 

 

  • Quản lý công việc, nhắc nhở những công việc cần làm

 

  • Báo cáo: báo cáo về năng suất làm việc / báo cáo các chỉ số về hiệu quả kinh doanh / báo cáo về 

 

  • Một số tính năng khác: Quản lý hóa đơn, quản lý deal, quản lý các kênh tương tác như email và điện thoại…

 

Một số phần mềm CRM bạn có thể tham khảo:


- Phần mềm Hubspot
- Phần mềm Pipedrive

 

top-5-phan-mem-doanh-nghiep-07

Giao diện phần mềm quản trị quan hệ khách hàng Hubspot


Phần mềm tuyển dụng

 

Hoạt động tuyển dụng luôn là một công việc phức tạp, liên quan đến rất nhiều thao tác, công cụ. Tiếp nhận yêu cầu tuyển dụng từ các phòng ban. Tìm kiếm ứng viên trên rất nhiều “mặt trận”: mạng xã hội Facebook, LinkedIn; hàng chục web việc làm; đôi khi là tổ chức sự kiện; tham gia networking,... Trao đổi với ứng viên trên Facebook, Email, điện thoại. Tổng hợp và Screen (hàng trăm) CV ứng viên. Sắp xếp lịch phỏng vấn. Tổng hợp hồ sơ ứng viên, báo cáo hiệu quả tuyển dụng. Tất cả những công việc này được xử lý hoàn toàn thủ công với có khi chỉ với 1-2 nhân viên.

 

Do chỉ được nhìn nhận như là một nhiệm vụ của bộ phận hành chính-nhân sự, tuyển dụng vẫn không có được một sự đầu tư xứng đáng dẫu rằng hiệu quả của nó có thể ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng nhân sự và từ đó là năng lực kinh doanh của doanh nghiệp. 

 

Đã đến lúc xóa bỏ định kiến cho rằng tuyển dụng là một nghĩa vụ nặng nề và đưa nó trở thành lợi thế cạnh tranh của doanh nghiệp nhờ sức mạnh công nghệ. Trong khoảng 10 năm trở lại đây, công nghệ quản trị tuyển dụng Applicant Tracking System giúp doanh nghiệp thâu tóm toàn bộ bức tranh tuyển dụng đã ra đời và được ưa chuộng bởi 70% doanh nghiệp SMEs và 95% doanh nghiệp top Fortune500 trên thế giới. 

 

Một số lợi ích cơ bản của một phần mềm Applicant Tracking System:

 

  • Quản lý dữ liệu ứng viên tự động và khoa học: Dữ liệu này không chỉ là hồ sơ ứng viên mà còn bao gồm tất cả những thông tin gắn liền với quá trình ứng tuyển của ứng viên như thời gian ứng tuyển, lịch sử ứng tuyển, các trao đổi với nhà tuyển dụng, các nhận xét đánh giá,...  Tất cả những dữ liệu này được thu thập tự động và tập trung phục vụ cho quá trình sàng lọc, tìm kiếm nhanh chóng. 

 

  • Hệ thống hóa quy trình tuyển dụng. Dễ dàng theo dõi trạng thái và tiến độ tuyển dụng theo thời gian thực của từng vị trí theo Hiring Pipeline và Dashboard

 

  • Tự động hóa các giao tiếp với ứng viên, giúp nâng cao trải nghiệm ứng viên trong tuyển dụng

 

  • Cộng tác dễ dàng giữa các thành viên của hội đồng tuyển dụng

 

  • Thiết lập và quản lý lịch phỏng vấn giữa ứng viên và nhà quản lý

 

  • Tự động xử lý số liệu và trích xuất báo cáo tuyển dụng chi tiết theo thời gian thực

 

Hiện nay, Việt Nam đã có doanh nghiệp phát triển phần mềm quản trị tuyển dụng đầu tiên có tên Base E-Hiring, với chất lượng tương đương các ứng dụng ATS quốc tế nhưng giá thành phù hợp với khả năng của các doanh nghiệp trong nước. Đã có hơn 200 doanh nghiệp Việt Nam tiên phong trong việc ứng dụng công nghệ này, trong đó phải kể đến những doanh nghiệp lớn như VIB, ACBank, The Coffee House, McDonald’s, Decathlon,...

 

top-5-phan-mem-tuyen-dung-08

Sự kiện ra mắt Hệ thống quản trị tuyển dụng ATS đầu tiên tại Việt Nam Base E-hiring

 

Phần mềm kế toán và xử lý chứng từ

 

Hoạt động tài chính là nghiệp vụ cơ bản của tất cả các doanh nghiệp, dù là mô hình tự kinh doanh hay các tập đoàn với quy mô hàng nghìn nhân sự. Các phần mềm kế toán giúp tự động hóa và chuẩn hóa các nghiệp vụ này, từ đó cắt giảm chi phí, cung cấp các báo cáo chi tiết để ra được các quyết định tài chính chính xác hơn. 

 

Trước đây, doanh nghiệp có thể cũng quen thuộc với các phần mềm kế toán và xử lý chứng từ, tuy nhiên phần lớn chỉ là các phần mềm on-premise được cài đặt sẵn trên hệ thống và mang tính chất lưu trữ (record) dữ liệu. Với công nghệ SaaS, các phần mềm kế toán có thể tự động tổng hợp các lịch sử giao dịch của doanh nghiệp (nếu được tiến hành online), tạo và tùy chỉnh các mẫu vận đơn, hóa đơn dựa trên giao dịch đó. 

 

Một số tính năng chính của phần mềm kế toán-xử lý chứng từ: 

 

  • Nghiệp vụ kế toán: các module như sổ cái chung, tính toán tài khoản phải trả, tài khoản phải thu, tài sản cố định và đối chiếu ngân hàng.
  • Lập hóa đơn và vận đơn tự động
  • Lên kế hoạch dự trù ngân sách và dự báo tài chính
  • Quản lý tài sản cố định
  • Quản lý hàng tồn kho
  • Quản lý hệ thống bảng lương

 

Một số phần mềm kế toán và xử lý chứng từ bạn có thể tham khảo: 

 

- Phần mềm FreshBooks
- Phần mềm Sage 50Cloud
- Phần mềm NetSuite ERP

 

top-5-phan-mem-doanh-nghiep-09

Giao diện module Vận đơn của phần mềm kế toán và xử lý chứng từ Freshbooks

 

Kết luận


Công nghệ san bằng mọi chênh lệch. Kỷ nguyên 4.0 đi cùng với đó là những cơ hội cạnh tranh bứt phá, rút ngắn khoảng cách giữa các doanh nghiệp. Nhưng đó đồng thời cũng là một thách thức: châm ngôn của thời đại này đó là những kẻ tụt hậu sẽ sớm thất bại. Các CEO nên bắt đầu triển khai các nền khai các nền tảng công nghệ, kết hợp cùng lối tư duy làm việc đúng đắn, từ đó nhân rộng chúng ở toàn diện doanh nghiệp. Đó chính là chìa khóa để có thể tồn tại, hay tốt hơn là tăng trưởng trong môi trường cạnh tranh ngày một khốc liệt hơn hiện nay. 

 

Base.vn đem lại một bộ giải pháp toàn diện giúp tạo ra một sự thay đổi đột phá cho doanh nghiệp. Nếu bạn cũng đang quan tâm đến các ứng dụng công nghệ để nâng cao năng lực cạnh tranh trong doanh nghiệp, bạn có thể nhận tư vấn từ Base.vn ngay tại đây

Từ khóa

Bài viết liên quan

Bộ kỹ năng và phương pháp quản lý thời gian không thể thiếu trong doanh nghiệp

“Mình quá bận để làm việc này lúc này, thôi để sau vậy” - Bạn có cảm thấy câu nói này quen thuộc? Chưa biết cách quản lý thời gian - không thể thoát khỏi guồng quay của công việc sẽ làm bạn bỏ lỡ rất nhiều điều ý nghĩa khác trong cuộc sống.

Phần mềm BPM là gì? Doanh nghiệp của bạn liệu có cần đến chúng?

Lôi kéo tới 68% doanh nghiệp trên thế giới sử dụng, liệu bạn đã biết gì về phần mềm BPM và sự phát triển mạnh mẽ của chúng chưa?

Quy tắc 5S và câu chuyện lạ đời: Dọn dẹp khu vực làm việc sạch sẽ có thể tăng năng suất lao động?

Chuyện thật như đùa: Năng suất làm việc lại có mối quan hệ chặt chẽ với sự gọn gàng ngăn nắp của mỗi nhân viên!

Đăng ký nhận bản tin