Tổng quan về sơ đồ Gantt - Công cụ tối ưu trong lập kế hoạch và quản lý tiến độ dự án

15/03/2018

Với cách thể hiện thông tin đơn giản và trực quan, sơ đồ Gantt đã được sử dụng nhiều trong công tác lập kế hoạch, quản lý dự án. Bài viết sẽ cho bạn nhiều cái nhìn sâu và thiết thực hơn về công cụ này.

1. Giới thiệu về sơ đồ Gantt

 

Gantt chart là loại sơ đồ dùng để trình bày các công việc, sự kiện theo thời gian. Sơ đồ sẽ gồm 2 phần chính: trục tung thể hiện tên các công việc và trục hoành thể hiện các mốc thời gian cho những công việc ấy. Nhìn vào một sơ đồ Gantt, bạn dễ dàng nắm bắt được các thông tin của từng đầu công việc và của cả dự án.


Chính vì cách bố trí thông tin đơn giản mà lại rõ ràng, trực quan nên nó đã trở thành công cụ hữu ích để lập kế hoạch, lên timeline thực hiện hoặc quản lý tiến độ dự án.

 

tong-quan-gantt-chart-01

Giao diện sơ đồ Gantt trong phần mềm quản lý dự án Wework.vn


2. Lợi ích khi sử dụng sơ đồ Gantt

 

  • Quản lý cùng lúc nhiều thông tin


Chỉ với cách thức trình bày đơn giản gồm 2 trục làm việc chính, Gantt chart giúp bạn nắm được rõ các thông tin cần thiết của một dự án: ai là người chịu trách nhiệm thực thi, thời điểm bắt đầu và thời hạn hoàn thành của công việc, mối quan hệ giữa một công việc với toàn bộ tiến độ dự án.


⇒ Cách thể hiện trực quan, đơn giản nhưng rất dễ hiểu và nhanh chóng nắm được các thông tin chính.

 

  • Nâng cao năng suất


Các thông tin về người thực hiện công việc, tiến độ thực hiện công việc được công bố công khai, giúp từng cá nhân hiểu được sự quan trọng của từng mắt xích trong dự án. Việc này giúp các thành viên chủ động hoàn thành công việc bởi họ hiểu rằng: sự chậm trễ của mình chắc chắn sẽ ảnh hưởng tới tiến độ thực hiện của thành viên khác và của cả dự án.


⇒ Sự chủ động trong công việc và hoàn thành công việc với tinh thần trách nhiệm là một yếu tố thúc đẩy gia tăng năng suất.

 

  • Sử dụng nguồn nhân lực hiệu quả


Giản đồ Gantt cung cấp cho người quản lý, lập kế hoạch dự án có một cái nhìn tổng quan về dự án. Điều này giúp cho họ biết phân phối công việc sao cho hiệu quả, đảm bảo các nguồn nhân lực được sử dụng hợp lý và tối ưu.


⇒ Hạn chế tình trạng quá tải công việc, đảm bảo chất lượng dự án


Có thể thấy sơ đồ Gantt đã mang lại khá nhiều lợi ích cho người quản lý. Tuy nhiên, nó cũng có một số nhược điểm nhất định. Ví dụ như:

 

  • Mối quan hệ của các công việc không thể hiện được một cách rõ ràng, không nhìn ra được công việc nào quan trọng và cần đặc biệt chú ý,...
  • Đối với những dự án phức tạp lên đến hàng trăm đầu việc, thì việc điều chỉnh thời gian trong quá trình triển khai dự án là rất khó khăn.
  • Khó nhận biết được cần phải ưu tiên thực hiện công việc nào  nếu như sơ đồ có quá nhiều các công việc đan xen, liên tiếp nhau.

 

3. Cách tạo sơ đồ Gantt trong quản lý dự án

 

  • Bước 1: Xác định các đầu mục công việc cần thiết


Việc đầu tiên mà bạn cần làm đó là liệt kê tất cả các đầu mục công việc cần thiết để thực hiện dự án. Để xác định được các đầu mục công việc, hãy suy nghĩ về mục tiêu mà dự án bạn cần đạt, nhờ vậy kế hoạch mới thực sự mang lại sự hiệu quả. Sau khi có các danh sách công việc, bạn hãy xác định thời gian sớm nhất bắt đầu dự án và thời gian ước tính để thực hiện.

 

  • Bước 2: Xác định mối quan hệ giữa các công việc


Một trong những lợi ích của sơ đồ Gantt là nó biểu diễn được mối quan hệ giữa các công việc. Sau khi có đầu mục công việc, khoảng thời gian thực hiện, hãy xác định xem công việc nào cần phải hoàn thành mới có thể thực hiện được công việc kia hoặc công việc nào có thể tiến hành triển khai song song, độc lập với nhau. Càng nhiều các công việc song song thì tiến độ dự án của bạn càng được rút ngắn.

 

  • Bước 3: Biểu diễn sơ đồ Gantt


Vậy là bạn đã có các dữ liệu cần thiết, giờ là lúc biểu diễn sơ đồ. Bạn có thể vẽ biểu đồ Gantt bằng tay, Excel hoặc sử dụng các phần mềm chuyên nghiệp như: Gantto, Microsoft Project, Wework.vn...

 

  • Bước 4: Cập nhật tiến độ dự án


Trong thời gian triển khai dự án, sẽ xảy ra rất nhiều sự thay đổi. Ví dụ như công việc A cần hoàn thành để công việc B triển khai thế nhưng công việc A lại chưa xong, vậy phải điều chỉnh tiến độ ra sao để đảm bảo chúng không ảnh hưởng đến toàn bộ dự án. Thường xuyên theo dõi và cập nhật các thay đổi để bạn có những điều chỉnh kịp thời.


Lời kết


Biểu đồ Gantt đã được ứng dụng nhiều trong lập kế hoạch, quản lý dự án. Sự đơn giản lại hiệu quả là một trong những nguyên nhân nó được yêu thích. Nếu bạn chưa sử dụng chúng, hãy thử thực hiện xem sao nhé. Chúc các nhà quản lý thành công!

 

Để nhận tư vấn và hỗ trợ demo trải nghiệm phần mềm làm việc nhóm Wework, đăng ký ngay tại đây.

 

Từ khóa

Bài viết liên quan

Đánh giá hiệu quả sử dụng phần mềm quản lý công việc, dự án: 4 phương pháp đơn giản mà bạn cần lưu tâm

Bạn đã thực sự sử dụng công cụ quản lý công việc và dự án của mình hiệu quả chưa?

Quản lý dự án 06/12/2019
Liệu phần mềm quản lý dự án miễn phí có thật sự miễn phí: Cái giá thật sự mà doanh nghiệp phải trả

Đôi khi, cái giá bạn phải trả cho những “miễn phí” lại không thể cân đo đong đếm được bằng tiền!

Quản lý dự án 04/12/2019
Tại sao kế hoạch của bạn thường không diễn ra như dự kiến: Cạm bẫy The Planning Fallacy chính là thủ phạm!

Lật mặt ngay “thủ phạm” khiến những dự án của bạn “lầm đường lạc lối”!

Quản lý dự án 02/12/2019

Đăng ký nhận bản tin