Tổng quan về phương pháp Kanban trong quản lý luồng công việc dự án

15/03/2018

Phương pháp Kanban thường xuyên được nhắc tới trong quản lý dự án và công việc là gì? Mọi điều bạn cần biết về Kanban đều có trong bài viết này.

1. Phương pháp Kanban – Quản lý theo chuẩn Toyota Nhật Bản


1.1. Kanban là gì? 


Theo dịch nghĩa tiếng Nhật, Kanban là có nghĩa là thẻ thị giác, với từ kan là thị giác và từ ban là thẻ. Chúng ta có thể gọi tên Kanban theo thuật ngữ chuyên môn kinh tế là “Phương pháp quản lý Kanban”. Nguồn gốc của Kanban xuất phát từ công ty Toyota những năm 40 sử dụng trong sản xuất và kỹ thuật. Những công nhân đã dùng thẻ Kanban để nhắc nhở các nhân viên trong quy trình về công việc cần làm và bộ phận lắp ráp trong dây chuyền.


1.2. Nội dung chính phương pháp Kanban


Phương pháp Kanban được dùng như công cụ trực quan hóa những nhiệm vụ mà một bộ phận cần làm để tối đa hóa hiệu quả khi có nhiều đầu việc trong một thời điểm. Cách đơn giản là dùng những tấm bảng trắng và dán những tờ giấy màu phía dưới để mô tả và quản lý quá trình làm việc.


Xét về ứng dụng trong sản xuất, Kanban là công cụ hữu hiệu kiểm soát chặt chẽ dây chuyền sản xuất, có thể chỉ định nguyên liệu và từng công đoạn khác nhau qua màu sắc thể hiện. Ví dụ, Kanban có thể là phiếu đặt hàng khi ở trạm công việc rồi trở thành phiếu vận chuyển ở trạm kế tiếp. 


Điều quan trọng nhất là mỗi phiếu Kanban cần thể hiện sự liên kết với luồng công việc trước đó, được ghi rõ phải nhận nguyên liệu nào, bộ phận nào, số lượng bao nhiêu từ trạm trước đó.

 

tong-quan-phuong-phap-kanban-01

Ảnh chụp hệ thống Kanban tại nhà máy Toyota (Nguồn: Internet)


Để xây dựng phương pháp Kanban đúng chuẩn trong sản xuất thì cần tuân thủ các nguyên tắc như sau:

 

  • Chi tiết luôn được truyền từ công đoạn trước đến công đoạn sau.
  • Khi không nhận được Kanban thì không bắt đầu sản xuất.
  • Mỗi thùng hàng trong dây chuyền cần chứa một thẻ Kanban ghi rõ: Chi tiết sản phẩm, nơi sản xuất, nơi chuyển đến, số lượng.
  • Mỗi thùng, mỗi khay hàng cần chứa đúng số lượng chỉ định, không dư hay thiếu.
  • Không được giao những chi tiết hay phế phẩm cho công đoạn sau.
  • Khoảng thời gian giữa các lần giao và số lượng Kanban cần được giảm thiểu.


1.3. Lợi ích của phương pháp Kanban


Sử dụng được phương pháp Kanban trong kiểm soát sản xuất và quản lý không phải là điều dễ dàng. Nó đòi hỏi nhiều yếu tố quan trọng không phải tổ chức nào cũng đạt được như: cấu trúc hạ tầng xã hội tốt, hệ thống dây chuyền sản xuất đạt kỷ luật lao động cao, hệ thống bảo mật thông tin kỹ thuật đối với các bộ phận vệ tinh…


Tuy vậy, nếu đảm bảo được những yếu tố như trên thì phương pháp Kanban sẽ mang lại cho doanh nghiệp và tổ chức những lợi ích vượt trội như:

 

  • Tiết kiệm tối đa nguyên liệu và vật tư trong dây chuyền sản xuất.
  • Đảm bảo độ chính xác khi sản xuất sản phẩm.
  • Đảm bảo về thời gian, không bị trễ hợp đồng.
  • Tối ưu phân công lao động nên vòng đời sản phẩm quay nhanh.
  • Xây dựng môi trường làm việc kỹ luật cao, liên kết khả năng làm việc của các nhân viên trong dây chuyền sản xuất.
  • Góp phần hình thành văn hóa doanh nghiệp hiện đại, hiệu quả và kỷ luật cao.
  • Nâng cao hiệu suất làm việc và ý thức công việc của nhân viên.

 

2. Ứng dụng phương pháp Kanban trong quản lý công việc


2.1. Cách tạo Kanban cá nhân – quản lý kiểu Nhật cho cuộc sống


Không chỉ trong hoạt động sản xuất, Kanban còn có tính ứng dụng rất cao trong quản lý công việc hàng ngày. Bảng Kanban bằng giấy nhớ hay sử dụng các ứng dụng Kanban đều có thể giúp bạn tối đa hóa hiệu suất làm việc của mình, tránh tình trạng xử lý chồng chéo công việc. 

 

tong-quan-phuong-phap-kanban-02

Giao diện quản lý dự án ứng dụng phương pháp Kanban trong phần mềm Wework.vn


Những bước đơn giản để tạo Kanban dành cho bạn và đội nhóm:

 

  • Bước 1: Chuẩn bị tấm bảng có thể ghim nam châm và những tờ giấy ghi nhớ có màu sắc khác nhau.
  • Bước 2: Cột đầu tiên trong bảng Kanban là cột “Việc cần làm” (To do list). Bạn phân loại nhiệm vụ quan trọng và khẩn cấp theo màu sắc giấy khác nhau rồi dán vào cột đầu tiên.
  • Bước 3: Cột thứ hai là cột “Việc đang làm” (work in progress). Đây là cột thể hiện những việc bạn cần làm trong hiện tại. 
  • Bước 4: Cột thứ ba là “Việc đã hoàn thành” (Done list). Bạn sẽ chuyển mỗi nhiệm vụ làm xong trong cột thứ hai sang cột thứ ba rồi tiếp tục lặp lại các bước 2 đến bước 4.


Bạn thấy đấy, thật dễ dàng để thực hiện phương pháp Kanban trong quản lý công việc cá nhân. 


Ngoài ra ngày nay có rất nhiều ứng dụng online để thực hành Kanban cho bạn lựa chọn như: Trello, Kanban Tool, Wework.vn


2.2. Một số điều cần chú ý khi thực hành phương pháp Kanban cá nhân


Khi sử dụng Kanban để quản lý công việc và dự án, có một số lưu ý để giúp bạn tối ưu hiệu quả của phương pháp này:

 

  • Về màu sắc Kanban: Lựa chọn màu sắc khác nhau để liên tưởng đến các công việc khác nhau, thể hiện mức độ khẩn cấp hay ưu tiên (Ví dụ: Màu đỏ là khẩn cấp, màu vàng là ưu tiên thứ hai, màu xanh là bình thường).
  • Giới hạn mỗi lần 2-3 công việc cần làm trong cột thứ hai (Việc đang làm) để giúp bạn tập trung tốt hơn, không cảm thấy bị áp lực khi làm quá nhiều việc cùng lúc.
  • Mỗi cuối tuần thì bạn thu gom những tấm giấy ghi nhớ ở cột “Hoàn Thành” để thấy mình làm việc hiệu quả ra sao đồng thời khích lệ ý chí “chiến đấu” của bạn cho tuần tiếp theo.


Tình trạng “đa nhiệm” có thể khiến bạn “phát rồ” khi quá tải công việc – giờ đây hãy xử lí chúng thật dễ dàng với phương pháp Kanban. Đối với những người quản lý team, quản lý dự án với nhiều task và nhân lực cùng lúc, Kanban càng chứng minh được hiệu quả rõ rệt của nó. Chúc bạn vận dụng phương pháp này thật thành công. 

 

Để nhận tư vấn và hỗ trợ demo trải nghiệm phần mềm làm việc nhóm Wework, đăng ký ngay tại đây.

 

Từ khóa

Bài viết liên quan

Đánh giá hiệu quả sử dụng phần mềm quản lý công việc, dự án: 4 phương pháp đơn giản mà bạn cần lưu tâm

Bạn đã thực sự sử dụng công cụ quản lý công việc và dự án của mình hiệu quả chưa?

Quản lý dự án 06/12/2019
Liệu phần mềm quản lý dự án miễn phí có thật sự miễn phí: Cái giá thật sự mà doanh nghiệp phải trả

Đôi khi, cái giá bạn phải trả cho những “miễn phí” lại không thể cân đo đong đếm được bằng tiền!

Quản lý dự án 04/12/2019
Tại sao kế hoạch của bạn thường không diễn ra như dự kiến: Cạm bẫy The Planning Fallacy chính là thủ phạm!

Lật mặt ngay “thủ phạm” khiến những dự án của bạn “lầm đường lạc lối”!

Quản lý dự án 02/12/2019

Đăng ký nhận bản tin