Tổng quan về phương pháp Agile trong quản lý công việc và dự án

15/03/2018

Thuật ngữ Agile bắt nguồn từ phát triển phần mềm, và nhanh chóng được áp dụng trong quản lý dự án. Vậy Agile là gì và phương pháp này có gì đặc biệt?

Base Resources - Khái niệm Agile (viết tắt của Agile Software Development) có nghĩa là phương thức phát triển phần mềm linh hoạt, được ứng dụng trong quy trình phát triển phần mềm. Giờ đây, Agile còn thu hút các CEO, trở thành phương pháp chung trong quản lý dự án. Với phương thức triển khai độc đáo, thể hiện sự linh hoạt và năng động, Agile mang đến những giá trị hữu ích trong chiến lược quản lý của mỗi doanh nghiệp. Hãy cùng Wework.vn tìm hiểu tổng quan về phương pháp Agile trong bài viết sau nhé.

 

1. Tổng quan về phương pháp Agile

 

1.1. Mô hình Agile là gì?

 

Agile là tập hợp các nguyên lý tạo ra phương thức phát triển phần mềm linh hoạt với mục tiêu đưa sản phẩm đến tay người dùng càng nhanh càng tốt. Tiêu chí mà phương pháp Agile hướng đến: Lập kế hoạch thích ứng, phát triển tăng dần, sự chuyển giao sớm và cải tiến liên tục. 

 

Mô hình Agile trong phát triển phần mềm là mô hình gia tăng, hoạt động trên quy trình phát triển lặp với những điểm cơ bản như:

 

  • Phân chia dự án thành mảng nhỏ để dễ xử lý và thay đổi khi khách hàng yêu cầu thay đổi.
  • Trong quá trình làm dự án thì từng phần nhỏ sẽ được test ngay.
  • Nhóm dự án Agile yêu cầu cùng có mặt để trao đổi thường xuyên.

 

So với mô hình dự án truyền thống thực hiện theo kế hoạch thì mô hình Agile khuyến khích cải tiến để tạo ra bước đột phá riêng, hướng đến tạo ra phần mềm hoàn thiện nhất.

 

Các đại diện phổ biến của phương pháp Agile đang được ứng dụng hiện nay như: Kanban, Scrum, ASD – Adaptive Software Development, Agile Modeling, DSDM – Dynamic System Development Method,...

 

1.2. Tôn chỉ và các nguyên tắc Agile 

 

* 4 tôn chỉ cần tuân thủ trong phương pháp Agile

 

  • “Cá nhân và sự tương hỗ quan trọng hơn quy trình và công cụ”: Trọng tâm đặt lên con người, xây dựng tương tác và hỗ trợ giữa các thành viên trong nhóm. Những thành viên có năng lực, chịu tương trợ nhau trong công việc sẽ mang đến thành công cho dự án.
  • “Sản phẩm dùng được tốt hơn tài liệu đầy đủ”: Tập trung thời gian để làm ra phần mềm hoàn chỉnh đáp ứng hoàn hảo yêu cầu khách hàng.
  • “Cộng tác với khách hàng quan trọng hơn đàm phán hợp đồng”: Hiểu được khách hàng cần gì để tư vấn và điều chỉnh sản phẩm thay vì chỉ dựa vào các điều khoản trong hợp đồng.
  • “Phản hồi thay đổi hơn là bám sát kế hoạch”: Agile khuyến khích thích nghi với sự thay đổi, đó có thể là thay đổi về công nghệ, nhân sự, deadline,...

 

* 12 nguyên tắc quan trọng trong Agile

 

  • Đáp ứng toàn diện nhu cầu khách hàng thông qua việc giao hàng sớm và sản phẩm có giá trị.
  • Thay đổi yêu cầu được chào đón, thậm chí là rất muộn trong quá trình phát triển.
  • Giao phần mềm chạy được cho khách hàng một cách thường xuyên.
  • Nhà kinh doanh và các kỹ sư phần mềm cần làm việc cùng nhau trong suốt dự án.
  • Xây dựng dự án xung quanh các cá nhân có động lực. Cung cấp sự hỗ trợ cần thiết, môi trường làm việc và niềm tin để hoàn thành công việc.
  • Trao đổi trực tiếp là cách truyền đạt thông tin hiệu quả nhất.
  • Thước đo chính của tiến độ là phần mềm chạy tốt.
  • Phát triển liên tục và bền vững.
  • Cải tiến sự linh hoạt bằng cách quan tâm đến kỹ thuật và thiết kế.
  • Nghệ thuật tối đa hóa lượng công việc chưa xong - Sự đơn giản là cần thiết.
  • Nhóm tự tổ chức
  • Thích ứng thường xuyên với những thay đổi.

 

1.3. Quy trình Agile được thực hiện như thế nào?

 

Có thể hiểu cách đơn giản, quy trình Agile là quy trình phát triển lặp. Mỗi dự án được phân chia thành các giai đoạn nhỏ, linh hoạt thay đổi khi có yêu cầu thay đổi từ khách hàng. 

 

Trong từng giai đoạn, cứ mỗi giai đoạn nhỏ được giao cho khách hàng thì khách hàng sẽ đưa ra yêu cầu mới hoặc thay đổi để nhóm phát triển cập nhật sản phẩm mà không cần thực hiện lại từ đầu. Agile phát huy giá trị về sự linh hoạt và cải tiến để thích nghi với thay đổi.

 

Về cơ bản, quy trình Agile được phân chia thành các giai đoạn chính như sau:

 

  • Lập kế hoạch
  • Phân tích
  • Thiết kế và lập trình
  • Kiểm thử sản phẩm
  • Bàn giao sản phẩm

 

Không chỉ giới hạn trong quy trình phát triển phần mềm, phương pháp Agile còn là sự thay thế tối ưu cho các mô hình quản lý công việc truyền thống. Các nhà quản lý ngoài ngành công nghệ thông tin bắt đầu sử dụng Agile trong quản lý các dự án như: Marketing, thiết kế, giáo dục, khởi nghiệp,...

 

Phương pháp Agile trong quản lý dự án giúp nâng cao hiệu suất công việc, hoàn thành nhịp nhàng và đúng tiến độ các phần việc để tạo ra những sản phẩm và dịch vụ chất lượng hơn, đáp ứng yêu cầu của khách hàng.

 

Ngay sau đây, Wework.vn sẽ hướng dẫn cách quản lý thời gian dự án hiệu quả bằng phương pháp Agile. 

 

2. Ứng dụng mô hình Agile trong quản lý thời gian dự án

 

2.1. Đánh giá thời gian và độ ưu tiên của công việc

 

Chúng ta không thể có đủ thời gian để làm hết tất cả mọi việc vì thế cần xác định mục tiêu mang lại giá trị nhiều nhất chứ không phải làm được nhiều việc nhất cùng một lúc. 

 

Nguyên tắc cơ bản của Agile chính là nghệ thuật tối đa hóa công việc chưa hoàn thành. Dựa trên thời gian có sẵn của dự án và khối lượng công việc, hãy phân chia công việc theo mức độ ưu tiên: Làm ngay, không cần làm chưa làm hay giao việc cho người khác (cấp dưới hoặc thuê ngoài).

 

Có 2 công cụ hiệu quả để làm bước này: ma trận Eisenhower và đánh giá độ ưu tiên dựa vào ROI (giá trị thu được / chi phí bỏ ra) và mức độ khẩn cấp của công việc.

 

Công cụ 1: Ma trận ưu tiên Eisenhower
 

  Ít khẩn cấp Khẩn cấp
Quan trọng I
Đặt deadline và tự mình làm
II
Tự mình làm
Ít quan trọng III
Bỏ qua
IV
Giao cho người khác 

 

Công cụ 2: Đánh độ ưu tiên dựa vào ROI (giá trị thu được / chi phí bỏ ra) và mức độ khẩn cấp

 

Công việc Giá trị Khẩn cấp Ưu tiên
 Sửa code website 5 1 5
Làm landing page 7 3 21
SEO 100 từ khóa 10 2 20
Test phần mềm 11 3 33
Thiết kế phần mềm 4 4 16

 

2.2. Lập khung thời gian thực hiện

 

Lập khung thời gian cho các công việc để dễ dàng quản lý, tạo ra kỹ luật hoàn thành công việc cho bản thân. Thực hiện nguyên tắc của Agile về việc duy trì nhịp độ làm việc liên tục, thúc đẩy phát triển bền vững.

 

Ví dụ: Mỗi phiên làm việc tập trung không quá 25 phút để tránh tình trạng căng thẳng và cạn kiệt năng lượng. Duy trì khoảng cách các lần nghỉ ngơi khoảng 5 phút để nghỉ liên tục nhưng không chiếm nhiều thời gian.

 

Đưa các công việc cụ thể cho kế hoạch 1 ngày, 1 tuần và 1 tháng để quản lý tập trung dễ dàng, duy trì lịch làm việc liên tục không gián đoạn. 

 

2.3. Quản lý theo luồng

 

Bảng Kanban là công cụ để thực hiện phương pháp Agile hiệu quả, gia tăng năng suất và tránh tình trạng quá tải công việc cùng một lúc. Mỗi cá nhân/nhóm xây dựng bảng công việc cụ thể phân chia theo 3 phần: List cần làm, đang làm và hoàn thành. Bạn có thể sử dụng Trello để quản lý công việc trực tuyến một cách dễ dàng.

 

Cần làm (5)

  • Gửi mail giới thiệu sản phẩm mới cho đối tác.
  • Làm thủ tục hành chính cho chi nhánh mới.
  • Biên dịch 100 trang tài liệu kỹ thuật chuyên ngành.
  • Soạn email thanh toán gửi khách hàng.
  • Đón tiếp khách hàng VIP.
     

Đang làm (2)

  • Biên dịch hồ sơ thầu cho công ty.
  • Chuẩn bị thông tin về sản phẩm mới.
     

Hoàn thành (2)

  • Kế hoạch phát triển sản phẩm mới
  • Thuyết trình kế hoạch marketing với giám đốc.
     


 

2.4. Điều chỉnh hành vi để loại bỏ lãng phí

 

Do giới hạn về lượng thời gian làm việc nên tập trung vào việc tăng chất lượng thời gian. Một số cách để tránh lãng phí thời gian khi làm việc:

 

  • Việc làm xong tới đâu thì đánh giá chất lượng ngay theo tiêu chuẩn đã đề ra để kịp thời điều chỉnh và cải thiện hiệu quả công việc.
  • Bắt đầu và kết thúc công việc luôn, không đề dang dở. Aglile chú trọng làm việc tới đâu thì hoàn thành tới đó.
  • Tập trung làm việc hướng đến mục tiêu, tránh đa nhiệm cùng một lúc. Ví dụ: Không vừa họp vừa nghe điện thoại, vừa làm SEO vừa thiết kế poster, vừa check mail vừa viết báo cáo,...


Mô hình Agile giúp bạn giải quyết những vấn đề về thời gian, năng suất và đảm bảo chất lượng dự án phù hợp với yêu cầu khách hàng. Nếu bạn chưa từng dùng phương pháp Agile trong quản lý dự án doanh nghiệp thì hãy nghiêm túc suy nghĩ về nó nhé. 
 

Tải MIỄN PHÍ ebook "Bộ phương pháp quản lý công việc và dự án cho doanh ngiệp 4.0" để tìm hiểu và vận dụng thông minh những lý thuyết quản lý hiện đại như Agile, Waterfall, Kanban,...

 

Từ khóa

Bài viết liên quan

Đánh giá hiệu quả sử dụng phần mềm quản lý công việc, dự án: 4 phương pháp đơn giản mà bạn cần lưu tâm

Bạn đã thực sự sử dụng công cụ quản lý công việc và dự án của mình hiệu quả chưa?

Quản lý dự án 06/12/2019
Liệu phần mềm quản lý dự án miễn phí có thật sự miễn phí: Cái giá thật sự mà doanh nghiệp phải trả

Đôi khi, cái giá bạn phải trả cho những “miễn phí” lại không thể cân đo đong đếm được bằng tiền!

Quản lý dự án 04/12/2019
Tại sao kế hoạch của bạn thường không diễn ra như dự kiến: Cạm bẫy The Planning Fallacy chính là thủ phạm!

Lật mặt ngay “thủ phạm” khiến những dự án của bạn “lầm đường lạc lối”!

Quản lý dự án 02/12/2019

Đăng ký nhận bản tin