So sánh phần mềm quản lý dự án Microsoft Project với 3 giải pháp thay thế tốt nhất

26/10/2018

Microsoft Project là một phần mềm quản lý dự án phổ biến. Nhưng rất có thể, doanh nghiệp bạn lại phù hợp hơn với một trong 3 giải pháp thay thế tốt nhất dưới đây.

Base Resources - Phần mềm quản lý dự án là công cụ hỗ trợ không thể thiếu với các doanh nghiệp 4.0 hiện nay, nhằm giúp đỡ con người trong việc đơn giản hoá quy trình làm việc, minh bạch hoá kết quả kinh doanh và thúc đẩy cộng tác giữa các thành viên trong đội ngũ. Microsoft Project là một trong những phần mềm như vậy. Trong nhiều năm qua, nó đã trở thành một trong những lựa chọn phổ biến nhất để quản lý dự án vì tính linh hoạt, module quản lý rõ ràng và thương hiệu Microsoft vốn nổi danh thế giới.

 

Tuy nhiên, điều đó không có nghĩa Microsoft Project là giải pháp duy nhất bạn có thể sử dụng để quản lý dự án. Đừng lo lắng nếu như Microsoft Project yêu cầu chi phí quá cao so với ngân sách của bạn hoặc không cung cấp đủ các tính năng bạn cần, bởi có nhiều phần mềm quản lý dự án khác cũng tốt, thậm chí còn có ưu điểm vượt trội hơn. Bài viết này sẽ cung cấp đến bạn 3 giải pháp thay thế hàng đầu cho Microsoft Project và so sánh chúng dựa theo các tiêu chí sát nhất với hiệu quả mang lại.

 

Tiêu chí để lựa chọn một giải pháp quản lý dự án phù hợp nhất là gì?

phan-mem-quan-ly-du-an-microsoft-project-01

Nguồn ảnh: https://www.binfire.com/

 

Theo sơ đồ trên, độ phổ biến không phải là tiêu chí duy nhất để bạn lựa chọn một phần mềm quản lý dự án, và bạn cũng không nên mua một phần mềm chỉ vì nhà cung cấp đó là “ông lớn” trên thị trường. Có nhiều tiêu chí khác bạn cần chú tâm tới, thậm chí đặt cho chúng trọng số nặng hơn, ví dụ như tính năng của phần mềm (chiếm 40%), có dễ sử dụng hay không (24%), chi phí bỏ ra và khả năng hỗ trợ của nhà cung cấp (đều chiếm 9%),...

 

Các tiêu chí kể trên chính là cơ sở để bài viết này so sánh phần mềm quản lý dự án Microsoft Project với 3 giải pháp thay thế tốt nhất của nó - Wrike, Jira và Wework.

 

Trước hết, hãy tìm hiểu về phần mềm quản lý dự án Microsoft Project

 

Microsoft Project là một phần mềm quản lý danh mục dự án được thiết kế như một công cụ hỗ trợ xuyên suốt quá trình quản lý dự án, từ việc lập kế hoạch, phát triển kế hoạch, phân công nguồn lực, theo dõi tiến độ, quản lý ngân sách của dự án và phân tích khối lượng công việc.

 

Theo đó, phần mềm quản lý dự án Microsoft Project gồm 3 module chính: quản lý tài chính, quản lý danh mục đầu tư và quản lý tài nguyên. Có thể điểm qua tính năng chính của phần mềm như sau:

 

  • Quản trị đa dự án: Microsoft Project có giao diện hiển thị tổng quan đa dự án trên một nền tảng duy nhất. Nhờ vậy, bạn sẽ có cơ sở để so sánh các dự án với nhau và đưa ra được chiến lược điều chỉnh đúng đắn như triển khai dự án nào gấp rút hơn, cần điều động thêm nhân lực cho dự án nào,...

 

  • Luôn giữ được quy trình tổng thể: Microsoft Project là một công cụ có thể giúp bạn nhanh chóng thích ứng với các tình huống bất ngờ, thêm / bớt nhiệm vụ và sửa đổi kế hoạch giữa chừng mà không làm gián đoạn quy trình làm việc tổng thể của dự án.

 

  • Cải thiện làm việc nhóm: Làm việc nhóm là yếu tố quan trọng dẫn tới việc thành công hay thất bại của một dự án. Để giúp bạn và nhân viên cộng tác tốt với nhau, Microsoft Project cho phép các thành viên trong dự án cập nhật trạng thái tác vụ, chia sẻ tài liệu và giao tiếp với nhau ngay trên phần mềm.

 

Chắc hẳn bạn đã quá quen thuộc với việc sử dụng một số sản phẩm của Microsoft. Hãy vui mừng vì điều đó, bởi Microsoft Project được thừa kế giao diện quen thuộc và các thao tác khá dễ sử dụng tương tự. Đặc biệt, giao diện sơ đồ Gantt thể hiện trực quan thời gian hoàn thành dự án là điểm cộng cho phần mềm này.

 

phan-mem-quan-ly-du-an-microsoft-project-02

Phần mềm Microsoft Project có giao diện khá quen thuộc với người dùng của Microsoft

 

Microsoft Project có thể được triển khai dưới dạng cloud-based (trên nền điện toán đám mây) hoặc on-premise (triển khai tại chỗ) tuỳ theo lựa chọn của doanh nghiệp. Đối với các giải pháp cloud-based, bạn có thể chọn mua các gói hàng tháng: Essentials có giá $7/tài khoản, Professional có giá $30/tài khoản/ và Premium có giá $55/tài khoản/tháng. Đối với các giải pháp on-premise, bạn cần chi trả đến $589,99 cho gói Standard và gấp đôi số tiền đó cho gói Professional, đồng thời vẫn phải trả thêm phí hỗ trợ và bảo trì định kỳ cho nhà cung cấp. Một điều cần lưu ý, các gói cơ bản và trung bình chỉ đáp ứng được yêu cầu quản lý dự án cơ bản nhất mà không được sử dụng các tính năng nâng cao hay sự tích hợp nào.

 

Top 3 giải pháp thay thế tốt nhất cho phần mềm quản lý dự án Microsoft Project

 

1. Wrike

 

Wrike là một phần mềm quản lý dự án trực tuyến được tin tưởng sử dụng bởi các doanh nghiệp lớn như Google, Adobe, HTC, đại học Stanford,... Phần mềm này giống như một thư ký có thể đảm nhiệm hầu hết công việc quản lý dự án của bạn, giúp cải thiện tốc độ và hiệu quả các đầu việc của thành viên:

 

  • Lập kế hoạch và giám sát chặt chẽ về thời gian: Wrike cho phép linh hoạt tuỳ chỉnh thời hạn công việc theo backlog (khoảng thời gian), theo deadline (công việc sẽ hoàn tất vào một ngày cụ thể), hoặc theo milestone (bao giờ phải xong bao nhiêu % công việc). Phần mềm hỗ trợ thêm giao diện Gantt chart và theo workload của từng nhân sự.

 

  • Cộng tác giữa các thành viên dự án: Một điểm khác biệt của Wrike so với Microsoft Project là tính năng bình luận, tag tên ngay trong từng đầu việc.

 

  • Xuất báo cáo theo thời gian thực: Trong phiên bản trả phí, phần mềm Wrike hỗ trợ tạo báo cáo theo dự án hoặc theo công việc với bộ lọc dữ liệu khá hiệu quả.

 

phan-mem-quan-ly-du-an-microsoft-project-03

Giao diện Gantt chart của phần mềm Wrike

 

Một điều tuyệt vời về Wrike là gói miễn phí với những tính năng cơ bản nhất và 2GB dung lượng cho các công ty có tối đa 5 người dùng - được Business News Daily bình chọn là lựa chọn hàng đầu cho giải pháp quản lý dự án miễn phí. Để có thể sử dụng các tính năng nâng cao và tích hợp với các ứng dụng ngoài, bạn phải trả mức chi phí lần lượt là $9,8, $24,8 và $34,6/tài khoản/tháng cho các gói cao cấp hơn. Một mức giá rất cao đối với hầu hết doanh nghiệp.

 

Tại sao chọn Wrike thay vì Microsoft Project?

 

  • Nhà cung cấp của Wrike hỗ trợ kỹ thuật nhiệt tình hơn, thực tế hơn.

  • Wrike có giao diện đơn giản nhưng hiện đại hơn.

  • Wrike có một danh sách các chức năng mở rộng so với Microsoft Project.

 

Tại sao chọn Microsoft Project thay vì Wrike?

 

  • Microsoft Project có khả năng kiểm soát tài chính - ngân sách dự án tốt hơn.

  • Microsoft Project có công cụ điều phối danh mục đầu tư dự án nâng cao hơn.

  • Giao diện của Microsoft Project phù hợp hơn cho các công ty lớn.

 

2. Jira

 

Jira là một phần mềm quản lý dự án được phát triển bởi công ty phần mềm Atlassian, nhằm giúp các nhóm phần mềm lập kế hoạch và theo dõi dự án theo đúng phương pháp quản lý Agile (phương pháp tập trung vào hiệu quả, các phiên bản sản phẩm nâng cấp được phát hành liên tục dựa theo phản hồi của khách hàng).

 

Đọc thêm: Jira là gì? Hướng dẫn sử dụng Jira cho người mới bắt đầu

 

Jira có giao diện phức tạp đòi hỏi mất thời gian để làm quen và sử dụng thuần thục. Các tính năng của phần mềm được thiết kế vô cùng chi tiết với nhiều thuật ngữ công nghệ:

 

  • Lập kế hoạch chi tiết: Jira hỗ trợ giao diện cả bảng Scrum, Gantt chart và bảng Kanban cho phương pháp quản lý Agile. Bạn có thể sử dụng một số mẫu dự án có sẵn các luồng công việc chuẩn (như mẫu Lead Generation, Document Approval, Software Development) hoặc tự tuỳ chỉnh luồng công việc cho dự án.

 

  • Phân quyền chi tiết: Jira không chỉ phân quyền trong dự án chung mà còn riêng lẻ cho từng đầu việc. Theo đó, một số tài khoản quản lý có thể thiết lập tham số trong điều kiện (conditions) và thẩm định (validators) để phần mềm tự động xét duyệt đầu việc đã đạt tiêu chuẩn hay chưa.

 

  • Báo cáo cực kỳ chi tiết: Điểm mạnh nhất của Jira là hơn chục loại báo cáo khác nhau với các dữ liệu được chia nhỏ. Tính năng này đáp ứng được yêu cầu cao của những project manager khó tính.

 

  • Khả năng tích hợp: Công ty Atlassian đã khéo léo lập trình cho Jira một giao diện API mở, nên phần mềm này có khả năng tích hợp với hàng nghìn công cụ và tiện ích bổ sung khác nhau.

 

phan-mem-quan-ly-du-an-microsoft-project-04

Phần mềm Jira với tính năng báo cáo rất chi tiết

 

Jira có bản dùng thử miễn phí trong 7 ngày, bạn có thể trải nghiệm tất cả các tính năng trên. Sau đó, phiên bản cloud-based của Jira có gói $10/tháng chứa được tối đa 10 người dùng; còn với quy mô 11-100 người dùng, mức giá này là $7/tài khoản/ tháng.

 

Tại sao chọn Jira thay vì Microsoft Project?

 

  • Jira là một phần mềm quản lý dự án đặc thù, hoàn hảo nhất cho các team công nghệ, phát triển phần mềm

  • Jira có khả năng thu thập dữ liệu chuyên sâu và chia nhỏ chúng trong suốt workflow của dự án

  • Jira hỗ trợ tích hợp với số lượng lớn các ứng dụng đến từ bên thứ ba

           

Tại sao chọn Microsoft Project thay vì Jira?

 

  • Giao diện của Microsoft Project có khả năng mở rộng cao nên linh hoạt hơn cho các quy mô doanh nghiệp khác nhau.

  • Microsoft Project có các công cụ hiển thị và phân tích dữ liệu trong bảng tính, giúp việc trình bày thông tin cho các thành viên khác dễ dàng hơn.

  • Triển khai sử dụng Microsoft Project nhanh hơn vì nó có bố cục quen thuộc hơn.

 

3. Wework

 

Wework là một phần mềm quản lý dự án được phát triển bởi Base.vn ngay tại Việt Nam với các tính năng cộng tác, lập kế hoạch, báo cáo khá đầy đủ không thua kém gì các giải pháp quản lý dự án quốc tế. Hiện phần mềm này đang được tin dùng bởi các doanh nghiệp lớn như Vinsmart, ELCOM Corporation, Elinco.vn, CTCP Nông nghiệp BAF Việt Nam,...

 

Có thể điểm qua một số tính năng nổi bật của Wework như sau:

 

  • Lập kế hoạch và theo dõi, giám sát công việc: Wework được lập trình với rất nhiều tính năng hữu ích cho quá trình lập kế hoạch và triển khai dự án như tạo nhóm công việc, tạo đầu việc với đầy đủ deadline, người theo dõi, ưu tiên khẩn cấp, tài liệu hướng dẫn, yêu cầu review,... Kế hoạch này có thể được import từ Excel hoặc Trello, và xuất ra file Excel nếu cần bản cứng.

 

  • Cộng tác toàn diện giữa thành viên dự án: Người giao việc sẽ nhận được thông báo tự động khi người nhận việc thay đổi tình trạng của đầu việc (upload kết quả, đánh dấu hoàn thành, sửa deadline,...) và ngược lại. Hai bên có thể bình luận ngay dưới đầu việc, dùng thẻ @ để nhắc tên, chat qua ứng dụng tích hợp sẵn Base Messages hoặc tạo cuộc thảo luận mới trên hệ thống.

 

  • Báo cáo thiết thực: Báo cáo của Wework được thiết kế theo giao diện đa dự án, trong từng dự án lại có báo cáo tổng quan hoặc theo workload của từng nhân sự. Số lượng đầu việc tương ứng với trạng thái (đang làm / hoàn thành / quá hạn,...) và tiến độ công việc đều theo thời gian thực.

 

  • Phần quyền sử dụng: 3 vai trò được phân quyền chặt chẽ trong dự án là người quản lý dự án, thành viên và khách (guest).

 

  • Khả năng tích hợp đa dạng: Wework có hệ thống APIs mở dễ dàng tích hợp với hầu hết các công cụ làm việc cần thiết như Email, Drive, Microsoft, Calendar,... và hơn chục ứng dụng khác cùng trên nền tảng Base Platform.

 

Vì được phát triển ngay tại Việt Nam, Wework sở hữu giao diện, ngôn ngữ và phương pháp luận quản lý dự án rất phù hợp với các doanh nghiệp Việt. Giao diện công việc thậm chí còn tốt hơn nhiều phần mềm quốc tế vì Wework linh hoạt giữa Gantt chart, bảng Kanban, to-do list và phân chia theo thành viên. Wework là phần mềm chuyên biệt trên nền tảng đám mây, cộng với đội ngũ hỗ trợ ngay tại Việt Nam nên việc triển khai trong doanh nghiệp khá nhanh gọn.

 

phan-mem-quan-ly-du-an-microsoft-project-05

Wework được phát triển tại Việt Nam với các tính năng tương tự giải pháp quốc tế

 

Đặc biệt là về giá cả, các gói của Wework đều được sử dụng tất cả tính năng với mức chi phí rất thấp (so với các giải pháp quốc tế tương tự). Gói Starter với 30 tài khoản chỉ có giá 1 triệu VNĐ, gói Growth có giá 2 triệu VNĐ/60 tài khoản, tương đương 1.4$/tài khoản/ tháng. Việc nâng cấp gói khi doanh nghiệp mở rộng quy mô rất dễ dàng, với chi phí là 30.000VNĐ/tài khoản.

 

Tại sao chọn Wework thay vì Microsoft Project?

 

  • Wework có mức chi phí thấp hơn nhiều so với Microsoft Project

  • Wework có giao diện hiện đại, dễ sử dụng, hỗ trợ tốt hơn cho việc quản lý tổng quan dự án

  • Người dùng Wework nhận được sự hỗ trợ tốt hơn từ phía nhà cung cấp

  • Wework hỗ trợ tích hợp với số lượng lớn các ứng dụng đến từ bên thứ ba

  • Wework phù hợp với các doanh nghiệp vừa và nhỏ, hoặc đội nhóm làm việc theo mô hình cộng tác liên chức năng

           

Tại sao chọn Microsoft Project thay vì Wework?

 

  • Microsoft Project có khả năng kiểm soát tài chính - ngân sách dự án tốt hơn.

  • Microsoft Project có công cụ điều phối danh mục đầu tư dự án nâng cao hơn.

  • Microsoft Project phù hợp cho các công ty lớn, có những dự án sử dụng nguồn lực lớn và lâu dài.

 

Tổng kết                                                                                                                                                                          

Bạn nghĩ rằng phần mềm Microsoft Project hay bất kỳ giải pháp quản lý dự án thay thế nào kể trên là sự lựa chọn phù hợp nhất với bạn? Trước khi đưa ra quyết định, hãy chắc chắn bạn đã phân tích nhu cầu của doanh nghiệp của mình, xác định được các chức năng phần mềm mà quy trình làm việc bạn cần có, dự kiến kế hoạch triển khai và kế hoạch chi tiêu ngân sách phù hợp. Bằng cách đó, dù bạn có quyết định lựa chọn phần mềm nào thì cũng chắc chắn rằng bạn đang đầu tư vào một nền tảng quản lý hiệu quả nhất.

 

Để hiểu rõ hơn về Wework - một phần mềm quản lý dự án 4.0 được phát triển ngay tại Việt Nam của Base.vn, đăng ký nhận tư vấn trải nghiệm tại đây.

 

Từ khóa

Bài viết liên quan

Hướng dẫn lập kế hoạch tài chính (trong bản kế hoạch kinh doanh tổng thể)

Lập kế hoạch kinh doanh tổng thể chưa bao giờ dễ dàng, trong đó có một phần không thể thiếu là kế hoạch tài chính.

Quản lý dự án 23/02/2019
Hướng dẫn xây dựng kế hoạch SEO và quản lý team SEO in-house (details)

Một tài liệu hướng dẫn chi tiết từng bước về lập kế hoạch SEO, triển khai, đo lường và quản lý toàn diện trong team SEO in-house của bạn.

Quản lý dự án 05/01/2019
Mẫu kế hoạch truyền thông sự kiện dễ lập và dễ triển khai nhất (Có ví dụ minh hoạ)

Bạn đang chịu trách nhiệm cho sự kiện sắp diễn ra? Bắt đầu ngay từ bây giờ với một bản mẫu kế hoạch truyền thông sự kiện hoàn hảo để nắm chắc được một nửa thành công!

Quản lý dự án 28/12/2018

Đăng ký nhận bản tin