Với khối lượng công việc ngày càng đồ sộ và phức tạp, các doanh nghiệp, nếu muốn phát triển, rõ ràng không thể đặt kỳ vọng vào những tiến trình làm việc thủ công được nữa. Chính vì nhu cầu này, mà các phần mềm quản lý công việc – dự án lần lượt ra đời, trở thành công cụ không thể thiếu với các doanh nghiệp 4.0 hiện nay. Chúng là trợ thủ đắc lực giúp các tổ chức đơn giản hoá quy trình làm việc, minh bạch hoá kết quả kinh doanh và thúc đẩy cộng tác giữa các thành viên.
Nổi bật lên trong các phần mềm như vậy là Microsoft Project (MP). Trong nhiều năm qua, nó đã trở thành một trong những lựa chọn phổ biến nhất để quản lý dự án vì tính linh hoạt, module quản lý rõ ràng và thương hiệu Microsoft vốn nổi danh thế giới.
Tuy nhiên, không phần mềm nào là hoàn hảo cả. Nếu phần mềm Microsoft Project sở hữu chi phí quá đắt đỏ hay không có những tính năng phù hợp với doanh nghiệp của bạn, thì cũng đừng vội lo lắng. Trên thị trường phần mềm phong phú, luôn có những giải pháp mới được ra đời mỗi ngày, nhằm đáp ứng được nhu cầu đa dạng của doanh nghiệp. Bài viết này sẽ cung cấp đến bạn 3 giải pháp thay thế hàng đầu cho MP, đồng thời so sánh chúng dựa theo các tiêu chí sát nhất với hiệu quả mang lại.
1. Tiêu chí để lựa chọn một phần mềm quản lý dự án phù hợp nhất là gì?
Theo sơ đồ trên, độ phổ biến không phải là tiêu chí duy nhất để bạn lựa chọn một phần mềm quản lý dự án, và bạn cũng không nên mua một phần mềm chỉ vì nhà cung cấp đó là “ông lớn” trên thị trường. Có nhiều tiêu chí khác bạn cần chú tâm tới, thậm chí đặt cho chúng trọng số nặng hơn, ví dụ như tính năng của phần mềm (chiếm 40%), có dễ sử dụng hay không (24%), chi phí bỏ ra và khả năng hỗ trợ của nhà cung cấp (đều chiếm 9%),…
Các tiêu chí kể trên chính là cơ sở để bài viết này so sánh Microsoft Project với các lựa chọn khác trong Top 15 phần mềm quản lý công việc và dự án tốt nhất hiện nay. Theo đó, 3 giải pháp thay thế tốt nhất của phần mềm Project chính là Wrike, Jira và Base Wework.
2. Trước hết, hãy tìm hiểu về phần mềm quản lý dự án Microsoft Project
Microsoft Project là một phần mềm quản lý dự án với nhiều tính năng mạnh mẽ, hỗ trợ người dùng trong suốt quá trình triển khai và thực thi dự án. Với MP, doanh nghiệp có thể xử lý các tác vụ từ phổ biến như lập kế hoạch, phân công nguồn lực, theo dõi tiến độ cho tới các “ngách” chuyên môn hơn như quản lý ngân sách hay phân tích khối lượng công việc.
Để dễ hình dung hơn, ta có thể chia MP thành 3 module chính: (1) quản lý tài chính; (2) quản lý danh mục đầu tư và (3) quản lý tài nguyên. Có thể điểm qua tính năng chính của phần mềm như sau:
- Xây dựng kế hoạch và xác định các mốc thời gian hoàn thiện cho dự án
- Thiết lập, phân bố các loại nguồn lực & chi phí theo từng nhiệm vụ
- Cho phép điều chỉnh chiến lược thích hợp với những buộc ràng về thời gian và chi phí tài nguyên giới hạn
- Quản lý dự án theo tiến độ và chi phí bằng phương pháp Earned Value Method
- Hợp tác & chia sẻ dữ liệu với các thành viên trong nhóm để tăng năng suất làm việc
- Nhắc việc, lưu trữ các thông tin và tài liệu liên quan đến dự án
- Chuẩn bị những báo cáo chuyên nghiệp
Phần mềm Microsoft Project có giao diện khá quen thuộc với người dùng của Microsoft
Để sử dụng MP, doanh nghiệp có thể lựa chọn triển khai theo 2 hình thức: (1) cloud-based (trên nền điện toán đám mây) hoặc (2) on-premise (triển khai tại chỗ).
- Đối với giải pháp cloud-based, bạn có thể chọn mua các gói hàng tháng: Essentials có giá $7/tài khoản, Professional có giá $30/tài khoản/ và Premium có giá $55/tài khoản/tháng.
- Đối với các giải pháp on-premise, bạn cần chi trả đến $589,99 cho gói Standard và gấp đôi số tiền đó cho gói Professional, đồng thời vẫn phải trả thêm phí hỗ trợ và bảo trì định kỳ cho nhà cung cấp.
Một điều cần lưu ý, các gói cơ bản và trung bình chỉ đáp ứng được yêu cầu quản lý dự án cơ bản nhất mà không được sử dụng các tính năng nâng cao hay sự tích hợp nào.
3. Top 3 giải pháp thay thế tốt nhất cho phần mềm quản lý dự án Microsoft Project
3.1. Wrike
Wrike là một phần mềm quản lý dự án trực tuyến được tin tưởng sử dụng bởi các doanh nghiệp lớn như Google, Adobe, HTC, đại học Stanford,… Phần mềm này giống như một thư ký có thể đảm nhiệm hầu hết công việc quản lý dự án của bạn, giúp cải thiện tốc độ và hiệu quả các đầu việc của thành viên:
- Lập kế hoạch và giám sát thời gian thực thi chặt chẽ: Wrike cho phép người dùng linh hoạt tuỳ chỉnh thời hạn công việc theo backlog (khoảng thời gian), theo deadline (công việc sẽ hoàn tất vào một ngày cụ thể), hoặc theo milestone (bao giờ phải xong bao nhiêu % công việc).
- Cộng tác giữa các thành viên trong dự án: Sở hữu tính năng bình luận, tag tên đồng nghiệp ngay trong từng đầu việc, Wrike hỗ trợ người dùng trao đổi công việc nhanh chóng hơn so với MP.
- Xuất báo cáo theo thời gian thực: Trong phiên bản trả phí, phần mềm Wrike hỗ trợ tạo báo cáo theo dự án hoặc theo công việc với bộ lọc dữ liệu khá hiệu quả.
Giao diện Gantt chart của phần mềm Wrike
Wrike cung cấp 4 gói giá thành sử dụng, trong đó, gói miễn phí, với số lượng tính năng và người dùng giới hạn (5 người) được bình chọn là lựa chọn hàng đầu cho giải pháp quản lý dự án free. Tuy nhiên, với chi phí lần lượt ở mức $9,8, $24,8 và $34,6/tài khoản/tháng, các gói cao cấp hơn của Wrike lại sở hữu mức giá sử dụng tương đối cao đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ.
Tại sao chọn Wrike thay vì Microsoft Project?
- Nhà cung cấp của Wrike hỗ trợ kỹ thuật nhiệt tình hơn, thực tế hơn.
- Wrike có giao diện đơn giản nhưng hiện đại hơn.
- Wrike có một danh sách các chức năng mở rộng so với Microsoft Project.
Tại sao chọn Microsoft Project thay vì Wrike?
- Microsoft Project có khả năng kiểm soát tài chính – ngân sách dự án tốt hơn.
- Microsoft Project có công cụ điều phối danh mục đầu tư dự án nâng cao hơn.
- Giao diện của Microsoft Project phù hợp hơn cho các công ty lớn.
3.2. Jira
Jira là một phần mềm quản lý dự án được phát triển bởi công ty phần mềm Atlassian, nhằm giúp các nhóm phần mềm lập kế hoạch và theo dõi dự án theo đúng phương pháp quản lý Agile (phương pháp tập trung vào hiệu quả, các phiên bản sản phẩm nâng cấp được phát hành liên tục dựa theo phản hồi của khách hàng).
Jira có giao diện phức tạp đòi hỏi mất thời gian để làm quen và sử dụng thuần thục. Các tính năng của phần mềm được thiết kế vô cùng chi tiết với nhiều thuật ngữ công nghệ:
- Lập kế hoạch chi tiết: Jira hỗ trợ giao diện cả bảng Scrum, Gantt chart và bảng Kanban cho phương pháp quản lý Agile.
- Phân quyền chi tiết: Jira không chỉ phân quyền trong dự án chung mà còn riêng lẻ cho từng đầu việc, đảm bảo nhân sự hoạt động chính xác, có trách nhiệm hơn.
- Báo cáo cực kỳ chi tiết: Điểm mạnh nhất của Jira là có thể xây dựng rất nhiều loại báo cáo khác nhau, với dữ liệu được phân tích và chia nhỏ kỹ lưỡng. Tính năng này đáp ứng được yêu cầu cao của những project manager khó tính.
- Khả năng tích hợp: Công ty Atlassian đã khéo léo lập trình cho Jira một giao diện API mở, nên phần mềm này có khả năng tích hợp với hàng nghìn công cụ và tiện ích bổ sung khác nhau.
Phần mềm Jira với tính năng báo cáo rất chi tiết
Jira có bản dùng thử miễn phí trong 7 ngày, bạn có thể trải nghiệm tất cả các tính năng trên. Sau đó, phiên bản cloud-based của Jira có gói $10/tháng chứa được tối đa 10 người dùng; còn với quy mô 11-100 người dùng, mức giá này là $7/tài khoản/ tháng.
Tại sao chọn Jira thay vì Microsoft Project?
- Jira là một phần mềm quản lý dự án đặc thù, hoàn hảo nhất cho các team công nghệ, phát triển phần mềm
- Jira có khả năng thu thập dữ liệu chuyên sâu và chia nhỏ chúng trong suốt workflow của dự án
- Jira hỗ trợ tích hợp với số lượng lớn các ứng dụng đến từ bên thứ ba
Tại sao chọn Microsoft Project thay vì Jira?
- Giao diện của Microsoft Project có khả năng mở rộng cao nên linh hoạt hơn cho các quy mô doanh nghiệp khác nhau.
- Microsoft Project có các công cụ hiển thị và phân tích dữ liệu trong bảng tính, giúp việc trình bày thông tin cho các thành viên khác dễ dàng hơn.
- Triển khai sử dụng Microsoft Project nhanh hơn vì nó có bố cục quen thuộc hơn.
3.3. Base Wework
Base Wework là một phần mềm quản lý dự án được phát triển bởi Base.vn ngay tại Việt Nam với các tính năng cộng tác, lập kế hoạch, báo cáo khá đầy đủ không thua kém gì các giải pháp quản lý dự án quốc tế. Hiện phần mềm này đang được tin dùng bởi các doanh nghiệp lớn như Vinsmart, ELCOM Corporation, Elinco.vn, CTCP Nông nghiệp BAF Việt Nam,…
Có thể điểm qua một số tính năng nổi bật của Base Wework như sau:
- Lập kế hoạch và theo dõi, giám sát công việc: Base Wework được lập trình với rất nhiều tính năng hữu ích cho quá trình lập kế hoạch và triển khai dự án như tạo nhóm công việc, tạo đầu việc với đầy đủ deadline, người theo dõi, ưu tiên khẩn cấp, tài liệu hướng dẫn, yêu cầu review,… Kế hoạch này có thể được import từ Excel hoặc Trello, và xuất ra file Excel nếu cần bản cứng.
- Cộng tác toàn diện giữa thành viên dự án: Người giao việc sẽ nhận được thông báo tự động khi người nhận việc thay đổi tình trạng của đầu việc (upload kết quả, đánh dấu hoàn thành, sửa deadline,…) và ngược lại. Hai bên có thể bình luận ngay dưới đầu việc, dùng thẻ @ để nhắc tên, chat qua ứng dụng tích hợp sẵn Base Messages hoặc tạo cuộc thảo luận mới trên hệ thống.
- Báo cáo thiết thực: Báo cáo của Base Wework được thiết kế theo giao diện đa dự án, trong từng dự án lại có báo cáo tổng quan hoặc theo workload của từng nhân sự. Số lượng đầu việc tương ứng với trạng thái (đang làm/ hoàn thành/ quá hạn…) và tiến độ công việc đều theo thời gian thực.
- Phần quyền sử dụng: 3 vai trò được phân quyền chặt chẽ trong dự án là người quản lý dự án, thành viên và khách (guest).
- Khả năng tích hợp đa dạng: Base Wework có hệ thống APIs mở dễ dàng tích hợp với hầu hết các công cụ làm việc cần thiết như Email, Drive, Microsoft, Calendar,… và hơn chục ứng dụng khác cùng trên nền tảng Base Platform.
Vì được phát triển ngay tại Việt Nam, Base Wework sở hữu giao diện, ngôn ngữ và phương pháp luận quản lý dự án rất phù hợp với các doanh nghiệp Việt. Giao diện công việc thậm chí còn tốt hơn nhiều phần mềm quốc tế vì linh hoạt giữa Gantt chart, bảng Kanban, to-do list và phân chia theo thành viên. Wework là phần mềm chuyên biệt trên nền tảng đám mây, cộng với đội ngũ hỗ trợ ngay tại Việt Nam nên việc triển khai trong doanh nghiệp khá nhanh gọn.
Phần mềm quản lý dự án Base Wework được phát triển tại Việt Nam với các tính năng không thua kém giải pháp quốc tế
Đặc biệt là về giá cả, các gói của Base Wework đều được sử dụng tất cả tính năng với mức chi phí rất thấp (so với các giải pháp quốc tế tương tự). Gói Starter với 30 tài khoản chỉ có giá 1 triệu VNĐ, gói Growth có giá 2 triệu VNĐ/60 tài khoản, tương đương 1.4$/tài khoản/ tháng. Việc nâng cấp gói khi doanh nghiệp mở rộng quy mô rất dễ dàng, với chi phí là 30.000VNĐ/tài khoản. Xem ngay bảng giá công khai của Base Wework.
Tại sao chọn Base Wework thay vì Microsoft Project?
- Base Wework có mức chi phí thấp hơn nhiều so với Microsoft Project
- Base Wework có giao diện hiện đại, dễ sử dụng, hỗ trợ tốt hơn cho việc quản lý tổng quan dự án
- Người dùng Base Wework nhận được sự hỗ trợ tốt hơn từ phía nhà cung cấp
- Base Wework hỗ trợ tích hợp với số lượng lớn các ứng dụng đến từ bên thứ ba
- Base Wework phù hợp với các doanh nghiệp nhỏ và vừa, hoặc đội nhóm làm việc theo mô hình cộng tác liên chức năng
Tại sao chọn Microsoft Project thay vì Base Wework?
- Microsoft Project có khả năng kiểm soát tài chính – ngân sách dự án tốt hơn.
- Microsoft Project có công cụ điều phối danh mục đầu tư dự án nâng cao hơn.
- Microsoft Project phù hợp cho các công ty lớn, có những dự án sử dụng nguồn lực lớn và lâu dài.
Tổng kết
Bạn nghĩ rằng phần mềm Microsoft Project hay bất kỳ giải pháp quản lý dự án thay thế nào kể trên là sự lựa chọn phù hợp nhất với bạn? Trước khi đưa ra quyết định, hãy chắc chắn bạn đã phân tích nhu cầu của doanh nghiệp của mình, xác định được các chức năng phần mềm mà quy trình làm việc bạn cần có, dự kiến kế hoạch triển khai và kế hoạch chi tiêu ngân sách phù hợp. Bằng cách đó, dù bạn có quyết định lựa chọn phần mềm nào thì cũng chắc chắn rằng bạn đang đầu tư vào một nền tảng quản lý hiệu quả nhất.
Base.vn – Nền Tảng Quản Trị Doanh Nghiệp Toàn Diện, tự hào đồng hành cùng +8000 khách hàng doanh nghiệp hàng đầu trong nhiều lĩnh vực như: VIB, ACB, MB, Sacombank, VPBank, Vissan, Golden Gate, Pizza Hut, Twitter Beans Coffee, Decathlon, Bamboo Airways, Ninja Van Việt Nam, Rạng Đông, Á Đông ADG, Nagakawa Group, CenLand, Địa Ốc Him Lam, Ecopark, Amber Academy, Goldsun Media Group, Urbox, Medipharco, Bệnh viện Phổi Trung Ương, Bệnh viện Gia An 115, Thái Hà Books…
Để hiểu rõ hơn về phần mềm quản lý dự án 4.0 Base Wework, bạn có thể đăng ký nhận tư vấn và demo trải nghiệm phần mềm ngay tại đây.
