Review chi tiết: Bộ ứng dụng chấm công theo ca và làm thêm giờ dùng trong doanh nghiệp

03/09/2021

Chấm công theo ca, chấm công theo giờ và tính giờ OT - Bài toán công lương trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết với bộ ba ứng dụng từ Base.vn: Base Schedule, Base Hourly và Base Overtime.

CHAM-CONG-PHAN-MEM

 

Quản lý công ca và làm thêm giờ (tăng ca) - Bài toán đau đầu tại nhiều doanh nghiệp

 

Nếu nhiều doanh nghiệp có 100% nhân sự làm việc full-time với khung giờ cố định, thì nhiều lĩnh vực đặc thù (như bán lẻ, sản xuất, nhà hàng, dịch vụ,...) lại có nghiệp vụ công lương phức tạp hơn.

 

Đầu tiên là việc tính toán xem trong một ngày nên có bao nhiêu ca làm và cần bao nhiêu nhân viên cho mỗi ca trong đó. Kinh nghiệm làm việc thực tế sẽ phát huy tác dụng. Lấy ví dụ, nhà hàng ăn uống sẽ cần thêm nhân sự phục vụ khách vào cuối tuần, cửa hàng bán lẻ cần bổ sung nhân lực nhập hàng vào mỗi ngày mùng 1 và 15, doanh nghiệp sản xuất cần điều động tăng ca vào cuối tháng để kịp đơn hàng,...

 

Thế nhưng, sắp xếp các ca làm ra sao để vừa đáp ứng được nhu cầu của khách hàng, vừa phù hợp với sự sẵn sàng của nhân viên, lại vừa gói gọn trong mức chi phí nhân sự đã lên kế hoạch thì không hề dễ. Hệ quả, nhiều doanh nghiệp gặp phải tình trạng lúc thì thiếu nhân viên, lúc lại tốn kém chi phí cho những ca làm không cần thiết,... và chi phí nhân sự bị đội lên đáng kể.

 

Quản lý nhiều ca kíp làm việc trong một ngày đã khó, chưa kể tới việc nhân viên có thể đăng ký ca làm khác nhau theo từng tuần. Họ cũng thường xuyên có nhu cầu xin làm tăng ca, xin huỷ ca, xin đổi ca cho đồng nghiệp. Đa số doanh nghiệp sẽ ủng hộ việc này để cho phép nhân viên chủ động hơn trong lịch làm việc của mình - giống như một hình thức trao đi quyền lực. Tuy nhiên, cấp quản lý sẽ phải tự mình kiểm tra xem các yêu cầu thay đổi ca kíp ngoài kế hoạch đó có khả thi hay không để ra quyết định. Quá nhiều dữ liệu phát sinh khiến các phương pháp quản lý thủ công bằng trí nhớ, giấy note, bảng trắng hoặc file Excel,... đều không “đủ lực”.

 

Bên cạnh đó, bài toán tăng ca hay còn gọi là làm thêm giờ cũng là tình huống thường xuyên xảy ra bởi những điều kiện bắt buộc xuất hiện (công việc nhiều, dịp lễ tết, chạy chiến dịch mới,...). Không phải nhà quản lý hay nhân viên nào cũng đều muốn tăng ca, nên doanh nghiệp càng phải thực hiện việc quản lý tăng ca rõ ràng, công bằng, đúng quy định.

 

Quản lý giờ checkin, checkout của nhân viên để tính công theo ca và làm thêm giờ lại càng khó khăn. Hoặc phải cần quản lý trực tiếp điểm danh, hoặc phải phụ thuộc hoàn toàn vào thiết bị máy móc. Đó là chưa kể tới nguy cơ nhân viên lợi dụng lỗ hổng chấm công để trục lợi cá nhân, trực tiếp gây thất thoát chi phí nhân sự của doanh nghiệp.

 

Sau cùng, với số lượng lớn dữ liệu thô từ nhiều nguồn khác nhau như vậy, doanh nghiệp cần tổng hợp, xử lý, đối chiếu và tính toán phức tạp mới có thể đưa ra bảng công hoàn thiện. Công việc này nếu làm thủ công sẽ tiêu hao rất nhiều thời gian và công sức, đồng thời phát sinh nhiều sai sót có thể dẫn tới hệ lụy sau này.

 

Bài toán đặt ra lúc này không chỉ là nỗi niềm riêng của cấp quản lý trực tiếp hay chuyên viên C&B, mà là mối quan tâm lớn của lãnh đạo cấp cao các doanh nghiệp:

 

  • Làm thế nào để sắp xếp được ca làm hợp lý, luôn nắm được chính xác lịch làm và lịch trống của nhân viên?
  • Làm thế nào để kiểm tra và xử lý nhanh chóng các yêu cầu xin nghỉ và thay đổi ca làm?
  • Làm thế nào để kiểm chứng được độ trung thực trong checkin, checkout trong khi nhân viên có thể đang làm việc bên ngoài không gian doanh nghiệp?
  • Làm thế nào nhanh chóng tính toán ra một bảng công hoàn chỉnh, hạn chế sai sót nhất có thể?

 

Tin vui cho doanh nghiệp, Base.vn đã cho ra mắt Bộ ứng dụng chuyên biệt dành riêng cho nghiệp vụ quản lý ca kíp: Base Schedule và Base Hourly để bao quát và giải quyết tất cả các trường hợp xếp lịch làm việc và chấm công theo ca/theo giờ; Base Overtime để quản lý các trường hợp làm thêm giờ (tăng ca). Với hệ thống tính năng đa dạng và phù hợp với mô hình quản lý tại Việt Nam, bộ giải pháp 4.0 này chính là “cánh tay đắc lực” các nhà quản trị nên tham khảo.

 

CHAM-CONG-THEO-CA

 


 

Review tính năng nổi bật của các ứng dụng trong Bộ giải pháp quản lý ca kíp của Base.vn

 

Ứng dụng 1: Trong trường hợp lịch làm việc của nhân sự bao gồm nhiều ca kíp trong ngày, ứng dụng quản lý đặc thù là Base Schedule

 

Về tổng quan, Base Schedule có thể hỗ trợ doanh nghiệp:

 

Đối với cấp quản lý:

 

  • Thiết lập cụ thể chính sách phân ca và công thức tính công

  • Nhanh chóng sắp xếp và ghi nhận lịch làm việc theo từng nhân viên

  • Dễ dàng xử lý tất cả yêu cầu đăng ký ca làm của nhân viên

  • Luôn luôn nắm được bức tranh tổng quan về làm việc theo ca trong doanh nghiệp

 

Đối với nhân viên:

 

  • Tiện lợi lưu lại lịch làm việc cá nhân

  • Chủ động kiểm tra, theo dõi số công thực tế đã làm, kịp thời phản hồi nếu xảy ra sai sót

  • Linh hoạt đề xuất nhận ca mở, trả ca, làm thay ca, đổi ca 

 

Đối với chuyên viên C&B:

 

  • Đơn giản hóa quy trình tính lương, chỉ cần thiết lập hệ thống trong lần đầu tiên, trong suốt quá trình sau đó các dữ liệu chấm công, lịch nghỉ, các khoản cộng thêm, giảm trừ,... sẽ được tự động cập nhật.

  • Nhanh chóng tổng hợp, phân loại ca làm thuộc các bộ phận khác nhau

  • Hoàn thiện bảng công và tự động gửi cho từng nhân viên

  • Đẩy dữ liệu tính công sang phần mềm tính lương tự động

 

Cụ thể, dưới đây là review chi tiết một số tính năng chính của ứng dụng Base Schedule, được sắp xếp theo trình tự triển khai ứng dụng trên thực tế.

 

Bước 1. [Quản lý] Thiết lập chính sách phân ca và công thức tính công

 

Trên Base Schedule, các ca làm việc được phân nhỏ và quy định chặt chẽ theo khung thời gian ngay trên ứng dụng.

 

Base Schedule có đầy đủ các thiết lập dữ liệu tương ứng với cách thức quản lý ca kíp trên thực tế:

 

  • Chu kỳ tính công có độ dài một tháng. Ví dụ, một chu kỳ bắt đầu từ ngày mùng 5 và kết thúc vào mùng 4 tháng kế tiếp.

  • Các thông tin cần thiết của một ca làm việc: loại ca, thời bắt đầu và kết thúc ca, lượng thời gian nghỉ giải lao, khung thời gian sớm nhất/muộn nhất để checkin và checkout.

  • Cách hiển thị bảng công: Được tích hợp dữ liệu từ ứng dụng quản lý thông tin nhân sự, bao gồm các thông tin quan trọng như số lượng ca làm việc trong ngày, thông tin ngày nghỉ và ngày lễ tết, người quản lý bảng công,...

  • Công thức tính công: Linh động tùy theo chính sách của doanh nghiệp, với các biến phụ tự định nghĩa để hiển thị tình trạng có mặt của nhân viên, số công được tính, số tiền khấu trừ,... Ví dụ: Nhân viên checkin muộn trong khoảng từ 30 đến 60 phút sẽ chỉ tính 0.5 công. 

 

phan-mem-cham-cong

Các công thức để tính công tự động trên Base Schedule được thiết lập tương tự trên Excel

 

Lưu ý rằng phần mềm đã có sẵn một số template công thức tính công cơ bản. Khi doanh nghiệp bắt đầu triển khai phần mềm này, đội ngũ chuyên viên của Base.vn sẽ hỗ trợ thiết lập đầy đủ và chi tiết hơn.

 

Bước 2. [Quản lý] Sắp xếp lịch làm việc theo từng nhân viên

 

Sau khi các công thức đã thiết lập xong, quản lý dễ dàng xếp ca làm việc theo từng tháng cho nhân viên. Các template sẵn có cùng tính năng nhân bản lịch làm việc giúp thao tác xếp ca này diễn ra nhanh chóng và có độ chính xác cao, không bị trùng lặp.

 

Ngoài ra, một trong những tính năng tự động hữu ích nhất của ứng dụng Base Schedule là việc cập nhật và ưu tiên hiển thị các ca trống chưa đủ người làm. Khi một nhân viên nghỉ việc và bị vô hiệu hóa tài khoản Base, các ca làm đã phân cho họ sẽ tự động chuyển thành ca trống. Quản lý có thể nhanh chóng phân bổ các ca này cho nhân viên khác bằng cách kéo - thả tới ô tương ứng trên bảng. Đồng thời, thao tác nhân bản lịch làm việc sẽ tự động loại trừ phân ca cho những nhân viên đã nghỉ việc/sắp nghỉ. 

 

phan-mem-cham-congDễ dàng phân ca làm việc cho đội ngũ nhân viên trên ứng dụng Base Schedule

 

Bước 3. [Nhân viên và Quản lý] Xử lý các yêu cầu nhận ca mở, trả ca, làm thay ca, đổi ca

 

Màn hình Home của nhân viên là trang tổng quan theo dõi lịch làm việc của cá nhân đó.

 

Khi nhấn chọn một ngày bất kỳ, hệ thống sẽ hiển thị đầy đủ thông tin các ca làm trong ngày bao gồm cả ca trống và dữ liệu chấm công thực tế của cá nhân. Từ đó, mỗi nhân viên có thể chủ động tạo các loại đề xuất xoay ca, đổi ca theo nhu cầu.

 

Đặc biệt, ứng dụng Base Schedule đã phát hành mobile app, rất tiện dụng cho các đối tượng lao động phổ thông thường xuyên sử dụng điện thoại và không dùng máy tính.


phan-mem-cham-cong

Nhân viên có thể chủ động xem lịch làm việc, nhận ca, xin đổi ca, trả ca làm việc ngay trên điện thoại

 

Bộ lọc thông minh của ứng dụng Base Schedule sẽ thực hiện rà soát lịch trống ca và lịch rảnh của nhân viên, chỉ cho phép tạo các đề xuất khả thi. Tiếp theo, đề xuất sẽ được tự động gửi tới người duyệt có liên quan:

 

  • Đề xuất xin làm ca trống: Do quản lý duyệt

  • Đề xuất trả ca: Do quản lý duyệt

  • Đề xuất nhờ đồng nghiệp làm thay ca: Do cả người làm thay ca và quản lý duyệt.

  • Đề xuất xin đổi ca cho đồng nghiệp: Do cả người được đổi ca và quản lý duyệt.


Sau khi các đề xuất được phê duyệt hoàn toàn, hệ thống sẽ tự động thực hiện các thao tác xử lý phía sau theo đúng yêu cầu.

 

Bước 4. [C&B] Tổng hợp và hoàn thiện bảng công theo ca

 

Sau khi nhân viên làm việc theo lịch phân ca đã sắp xếp, đây là lúc chuyên viên C&B của doanh nghiệp cần tổng hợp dữ liệu để tạo thành bảng công hoàn chỉnh. Lúc này, bên cạnh Base Schedule, doanh nghiệp có thể sử dụng thêm hai ứng dụng bổ trợ để tự động cập nhật dữ liệu chấm công và quản lý ngày phép.

 

Trên ứng dụng Base Schedule, chuyên viên C&B thực hiện thao tác tuần tự theo quy trình sau:

 

B1. Review, chỉnh sửa lại lịch làm việc:

 

Màn hình này cũng có các tính năng tạo ca, di chuyển và copy ca làm việc, với mục đích để chuyên viên C&B có thể xem nhanh lại lịch làm việc của mỗi nhân viên.

 

Bộ lọc thông minh sẽ hỗ trợ đắc lực cho các thao tác trên ứng dụng.

 

phan-mem-cham-cong

Màn hình tổng quan lịch làm việc theo ca của toàn doanh nghiệp

 

B2. Review, chỉnh sửa thông tin chấm công:

 

Đây là màn hình chứa toàn bộ dữ liệu chấm công thực tế của nhân sự.

 

Thông thường, các thiết bị chấm công của doanh nghiệp như máy chấm vân tay, máy quẹt thẻ từ, camera nhận diện khuôn mặt, chấm công GPS,... sẽ được cài đặt tích hợp và tự động đẩy dữ liệu chấm công lên một ứng dụng trung gian là Base Checkin. Tiếp đó, dữ liệu từ Base Checkin sẽ tự động cập nhật lên hệ thống của Base Schedule để C&B xử lý.

 

Đây là quy trình tự động khuyên dùng, vì tính tự động 100% sẽ tiết kiệm tối đa thời gian, công sức và hạn chế tối đa các sai sót phát sinh trong quá trình xử lý dữ liệu. Chuyên viên C&B chỉ cần chỉnh sửa bằng tay một vài lỗi nhỏ nếu nhân viên quên checkout, máy chấm công bị lỗi, nhân viên vi phạm chính sách bị trừ công,... 

 

phan-mem-cham-cong

Base Checkin giúp cập nhật dữ liệu từ máy chấm công lên ứng dụng tính công lương của doanh nghiệp

 

Trong trường hợp doanh nghiệp không muốn sử dụng Base Checkin, C&B có thể upload trực tiếp file Excel chứa dữ liệu chấm công lên Base Schedule và tiếp tục xử lý.

 

Tình trạng các ca làm được thể hiện bằng màu sắc trực quan như: màu xanh là đủ ca, màu cam là đi muộn, màu đỏ là nghỉ,... Qua đó, chuyên viên C&B và quản lý có thể nhanh chóng nắm bắt tình trạng chuyên cần của mỗi nhân viên nói riêng và toàn đội nhóm/doanh nghiệp tổng thể.

 

phan-mem-cham-cong

Dữ liệu chấm công được so sánh với lịch làm việc cho biết tình trạng chuyên cần

 

B3. Tự động tính công theo công thức:

 

Tại bước này, chuyên viên C&B sẽ cần đồng bộ thêm một số dữ liệu khác có liên quan: ngày nghỉ phép của nhân viên, nghỉ chế độ, ca làm ngoài văn phòng (không có dữ liệu chấm công), ngày lễ tết,... vào bảng công trên Base Schedule.

 

Để quy trình được tự động hóa hoàn toàn, doanh nghiệp có thể sử dụng ứng dụng Base Timeoff để quản lý tất cả thông tin này. Nhân viên sẽ tạo đề xuất xin nghỉ, xin đi công tác, xin đi sớm về muộn,... và chờ duyệt từ phía nhà quản lý. Sau khi đề xuất được phê duyệt hoàn toàn, dữ liệu sẽ được tự động cập nhật lên bảng công. 

 

phan-mem-cham-cong

Giao diện ứng dụng quản lý ngày phép Base Timeoff

 

Đến đây, chuyên viên C&B đã có tất cả dữ liệu cần thiết: lịch làm việc của nhân viên, dữ liệu chấm công thực tế, thông tin nghỉ phép, các công thức đã thiết lập bao gồm cả việc tăng thêm và giảm trừ tiền công. Tại đây, bảng công sẽ được tự động tính toán nhanh chóng và chính xác tuyệt đối. 

 

Bảng công cuối cùng của Base Schedule sẽ hiển thị số công 0, 0.5, 1,... Một số màu sắc và ký hiệu mới được tạo thêm như màu tím là mất một phần công, dấu $ là ca nghỉ phép hợp lệ,... Các thông tin tại màn hình này không cho phép sửa.

 

phan-mem-cham-cong

Mọi dữ liệu đã được tổng hợp thành bảng công hoàn chỉnh

 

Sau khi C&B đã hoàn thiện toàn bộ các bước tính công và chỉnh sửa cần thiết, có thể bấm nút Done để khóa dữ liệu. Lúc này, toàn bộ dữ liệu của bảng công sẽ không thể chỉnh sửa hay cập nhật cho đến khi được mở khóa lại.

 

B4. Hoàn tất bảng công và gửi cho nhân viên:

 

Một lần nữa, chuyên viên C&B có thể review lại một lượt bảng công của doanh nghiệp. Đồng thời, hệ thống cũng tổng hợp lại báo cáo tình trạng làm việc theo ca của doanh nghiệp trong tháng: Mỗi nhân viên đã làm bao nhiêu công, đi muộn bao nhiêu lần, bị giảm trừ bao nhiêu tiền phạt, đã cắt phép bao nhiêu ca,...

 

phan-mem-cham-cong

Output: Bảng chấm công theo ca của doanh nghiệp được làm trên ứng dụng Base Schedule

 

Bước cuối cùng, C&B chỉ cần click chuột là hệ thống sẽ tự động gửi bảng chấm công cá nhân tới tài khoản Base và email của từng nhân viên. Công việc này ngày trước tốn kém từ 1-2 ngày của bộ phận C&B, nhưng nay đã được rút gọn lại chỉ trong 1 giây duy nhất với tính năng đặc biệt của bộ ứng dụng.


phan-mem-cham-cong

Template bảng công được hệ thống gửi tự động cho nhân viên

 




Ứng dụng 2: Nếu doanh nghiệp muốn tính công nhân viên theo giờ, Base Hourly là công cụ hỗ trợ lý tưởng

 

Nếu như Base Schedule là ứng dụng hỗ trợ chấm công theo ca kíp cố định, thì Base Hourly lại được ưa chuộng tại các doanh nghiệp vận hành mô hình tính công theo giờ không cố định cho các vị trí như: trực hotline, bán hàng online, phụ bếp, shipper,... và đặc biệt là các dịch vụ như giúp việc tại nhà, điều dưỡng tận nơi,...

 

Ứng dụng Base Hourly cũng được thiết kế với các chức năng tương tự và quy trình làm công lương 4 bước giống như Base Schedule: Thiết lập chính sách > Sắp xếp lịch làm việc > Xử lý các yêu cầu thay đổi ca làm > Hoàn thiện bảng công. Điểm khác biệt lớn nhất là bảng công trên Base Hourly sẽ hiển thị và tính toán theo số giờ (thay vì số công).

 

Cùng review những tính năng khác ở Base Hourly đặc thù cho việc chấm công và tính lương theo giờ.

 

1. [Quản lý] Thiết lập chính sách tính công theo giờ

 

Trước tiên, quản lý sẽ thiết lập mức lương theo giờ mà mỗi nhân viên được hưởng. 

 

Cần nhấn mạnh rằng đặc thù của nhân viên làm việc theo giờ là số lượng rất lớn, danh sách thay đổi thường xuyên, lại không gắn bó lâu dài với doanh nghiệp. Một người lao động bất kỳ nếu đáp ứng đủ các điều kiện cần thiết có thể dễ dàng trở thành nhân viên và đăng ký làm việc vào thời gian rảnh rỗi.

 

Bởi vậy, Base Hourly có thêm màn hình “Employees" giúp nhà quản lý luôn nắm được cái nhìn bao quát chung về tình hình nguồn nhân lực. Trong đó bao gồm các dữ liệu cần thiết như: Tổng số lượng nhân sự, hồ sơ lý lịch cơ bản của nhân viên, tình trạng đang làm/đã nghỉ, số tiền lương được hưởng trên một giờ,...

 

phan-mem-cham-congMỗi nhân viên trong doanh nghiệp có một mức lương theo giờ khác nhau

 

Tiếp theo, nhân viên được phân loại theo vị trí công việc và địa điểm làm việc:

 

Nhằm hỗ trợ việc thiết lập kế hoạch nhân sự và tính toán công lương, mô hình quản lý nhân viên theo giờ trên Base Hourly được phân loại theo từng vị trí công việc. Thông tin ở màn hình “Position” sẽ cho biết ca đó làm việc với vai trò gì. Mỗi vai trò được gán một màu sắc khác nhau để tiện tìm kiếm và lọc.

 

Có hai kiểu trả lương theo giờ được áp dụng:

 

  • Trả mức lương đồng đều theo vị trí: Mỗi vị trí được thiết lập sẵn một mức lương cố định. Tiền lương  theo giờ của ca làm sẽ được tính dựa trên đó.

  • Trả mức lương riêng cho từng nhân viên: Với các trường hợp đặc biệt, mỗi nhân viên sẽ được thiết lập riêng một mức lương ngay từ ban đầu.  

 

phan-mem-cham-cong

Dễ dàng quản lý từng nhóm vị trí nhân viên làm việc theo giờ với ứng dụng Base Hourly

 

Bên cạnh đó, màn hình “Địa điểm làm việc” sẽ cho biết ca đó làm việc tại vị trí nào. Khi thiết lập danh sách các vị trí, doanh nghiệp có thể gắn chúng với các bảng công nhất định, để khi thực hiện phân ca trên bảng công chỉ hiển thị những vị trí này.


2. [Nhân viên] Nhận ca mở, làm thay ca, đổi ca làm việc theo giờ:

 

Bởi số lượng nhân sự làm việc theo giờ lớn và có tính linh động cao, nhiều doanh nghiệp đã cho phép nhân viên chủ động nhận ca mở, làm thay ca, đổi ca cho đồng nghiệp mà không cần thông báo tới cấp quản lý.

 

Khi thiết lập tính năng đề xuất trên Base Hourly, doanh nghiệp có thể tùy chọn Có/Không cần quản lý tham gia phê duyệt. Nếu chọn Không, ca mở sẽ ngay lập tức được phân bổ cho người muốn nhận, và các yêu cầu làm thay ca/đổi ca chỉ cần có sự đồng ý từ phía đồng nghiệp.

 


 

Ứng dụng 3: Base Overtime giúp cả nhà quản lý và nhân viên có cái nhìn rõ ràng hơn về tăng ca (làm thêm giờ)

 

Không phải nhân viên và nhà quản lý nào cũng muốn tăng ca (làm thêm giờ - OT), nhưng khi những điều kiện bắt buộc xuất hiện như công việc nhiều, chạy chiến dịch gấp,... thì đây là điều cần thiết.

 

Ứng dụng Base Overtime hỗ trợ cả hai phía thực hiện OT một cách rõ ràng, công bằng và đúng quy định.

 

Về phía nhân viên:

 

  • Dễ dàng đăng ký OT

  • Trực tiếp theo dõi được trạng thái và số lượng thời gian OT của cá nhân, kịp thời phản hồi nếu xảy ra sai sót

 

Về phía nhà quản lý:

 

  • Nắm được thông tin đăng ký và lịch OT của từng nhân viên

  • Dễ dàng phê duyệt, xử lý các yêu cầu về lịch OT

  • Nắm được bức tranh tổng quan về OT trong doanh nghiệp mình

 

Về phía chuyên viên C&B:

 

  • Nhanh chóng tổng hợp, phân loại chính xác giờ OT của mọi bộ phận, cá nhân

  • Được cung cấp đầy đủ dữ liệu để tự động tính ra số giờ OT và hệ số tính OT của nhân viên, phục vụ thao tác tính lương OT

 

Cùng review một số tính năng chính của ứng dụng Base Overtime theo quy trình.

 

Bước 1. [Quản lý] Thiết lập chính sách làm thêm giờ trong doanh nghiệp:

 

Trên hệ thống Base Overtime, việc làm thêm giờ sẽ được phân chia thành từng nhóm theo tính chất của thời gian như: OT trong ngày thường, trong ngày nghỉ, trong ngày lễ,… Trong mỗi nhóm lại được chia nhỏ thành các chính sách cho từng bộ phận và khu vực khác nhau như Marketing, Product, Sale Hà Nội, Sale Hồ Chí Minh,... 

 

phan-mem-cham-cong

Chính sách OT trong doanh nghiệp sẽ khác nhau theo từng thời điểm và bộ phận

 

Nhà quản lý dễ dàng thiết lập các thông tin quan trọng đi kèm từng chính sách, ví dụ:

 

  • Phương thức duyệt các đề xuất OT do nhân viên gửi lên (nhiều người duyệt cùng lúc, duyệt lần lượt từ quản lý cấp thấp lên cấp cao hoặc chỉ cần một người duyệt) 

  • Giới hạn khoảng thời gian đề xuất OT cần được duyệt 

  • Định nghĩa các khoảng thời gian cho phép nhân viên OT, được chia làm hai loại là thời gian trong ngày (Normal) và thời gian qua đêm (Overnight). Ví dụ: từ 7h - 12h và từ 22h - 6h30 sáng hôm sau.

  • Hệ số tiền công của ca trong ngày và ca qua đêm. Đây là dữ liệu quan trọng để hỗ trợ chuyên viên C&B tổng hợp tiền công.

  • Giới hạn thời gian OT trong 1 tháng, sử dụng trong trường hợp doanh nghiệp quy định không cho phép nhân viên OT quá số giờ quy định

  • Giới hạn thời gian nhân viên có thể tạo đề xuất xin OT, ví dụ phải tạo trước trong khoảng từ 1-10 ngày, không thể tạo đề xuất cho các ngày trong quá khứ, có thể tạo muộn nhất là 15 ngày sau khi OT,...

  • Có/Không cho phép chuyển đổi giờ tăng ca thành ngày phép PTO

  • Các trường thông tin tùy chỉnh khác: Lý do OT, công việc dự kiến sẽ làm trong thời gian OT,...

 

Bước 2. [Nhân viên và Quản lý] Tạo yêu cầu làm thêm giờ

 

Để đăng ký làm thêm giờ, nhân viên cần truy cập vào nhóm chính sách OT phù hợp và điền các thông tin cần thiết theo form có sẵn rồi gửi đề xuất tới cấp quản lý. Mỗi đề xuất sẽ tương ứng với một hoặc nhiều ngày thuộc cùng chu kỳ. Thời gian OT hiển thị được chia thành hai phần là OT trong ngày và OT qua đêm.

 

Trong trường hợp mọi người đã bàn bạc và thống nhất lịch từ trước, ứng dụng cũng hỗ trợ nhà quản lý tự tạo đề xuất OT giúp nhiều nhân viên cùng lúc (tối đa là 5 người) và tự động chấp thuận các yêu cầu này.


phan-mem-cham-cong
Trên ứng dụng Base Overtime, nhân viên được trao quyền đề xuất xin làm thêm giờ (OT)

 

Bước 3. [Quản lý] Xử lý các đề xuất xin OT của nhân viên

 

Sau khi thời gian đăng ký OT trên đề xuất kết thúc, ứng dụng Base Overtime sẽ tự động so sánh mốc thời gian này với thời gian chấm công thực tế của nhân viên và các quy định trong chính sách của doanh nghiệp. Cụ thể, mỗi ô thông tin thể hiện khung thời gian đăng ký và các khung thời gian cho phép OT theo chính sách sẽ được tự động gán màu:

 

  • Màu xanh: Nhân viên đã OT đủ số giờ đã đăng ký. Ví dụ: Đăng ký OT từ 12:30 - 15:00 và đã checkin/out lúc 12:15 - 18:11 nên đủ công.

  • Màu vàng: Nhân viên đã OT nhưng bị thiếu giờ so với đăng ký. Ví dụ: Đăng ký OT từ 10:00 - 12:30 nhưng checkin lúc 12:15 nên thiếu công từ 10:00 - 12:15, tức là thiếu 0.25 giờ.

  • Màu đỏ: Không có thông tin checkin/out hoặc nhân viên đã không thực hiện OT. Ví dụ: Đăng ký OT từ 22:00 - 6:30 nhưng chỉ có dữ liệu chấm công duy nhất từ 10:48.

 

Nhờ dữ liệu minh bạch này, quản lý sẽ dễ dàng đánh giá nhân viên đã làm việc đủ trên thực tế hay chưa để nhanh chóng đưa ra quyết định. Quản lý có thể chọn phê duyệt đề xuất để tính công ngay, hoặc từ chối, hoặc chuyển tiếp đề xuất này tới một người khác.

 

Lưu ý rằng quá trình tự động của Base Overtime sẽ diễn ra tốt nhất khi doanh nghiệp sử dụng thêm Base Checkin - ứng dụng tích hợp với các thiết bị chấm công và đẩy dữ liệu checkin/out của nhân viên lên hệ thống.

 

phan-mem-cham-cong

Ứng dụng có khả năng tự động so sánh dữ liệu chấm công của nhân viên với lịch OT đã đăng ký và chính sách của doanh nghiệp

 

Ngoài giao diện List view, ứng dụng Base Overtime còn hỗ trợ thêm dạng Calendar view giúp cả nhân viên và nhà quản lý có cái nhìn trực quan về các ca làm thêm giờ mà mình có liên quan. Quản lý cấp cao có thể xem được dữ liệu tổng thể của toàn doanh nghiệp. Cùng sự hỗ trợ của bộ lọc thông minh, doanh nghiệp có thể đánh giá và điều chỉnh lại chính sách sử dụng nhân lực cho phù hợp.

 

phan-mem-cham-congDễ dàng xem lịch OT có liên quan tới cá nhân trên ứng dụng

 

Bước 4. [C&B] Tổng hợp bảng giờ OT

 

Khi đến thời gian tính công lương hàng tháng, ứng dụng sẽ hỗ trợ chuyên viên C&B khóa dữ liệu để tính toán chuẩn xác. Trong quá trình này, nhân viên và quản lý sẽ không thể tạo mới đề xuất OT hoặc có bất cứ thao tác chỉnh sửa, phê duyệt nào với chúng.

 

Một tính năng hữu ích của Base Overtime là xuất bảng giờ OT ra file Excel, để tiếp tục xử lý tính lương OT bằng tay hoặc đồng dữ liệu lên phần mềm tính lương tự động của doanh nghiệp.

 

Chuyên viên C&B có thể nhanh chóng sở hữu bảng Excel chứa thông tin số giờ OT của nhân viên và đã được phân loại theo từng nhóm chính sách. Các ca trong ngày hoặc qua đêm cũng được đánh nhãn rõ ràng cùng cột hệ số lương ngay bên cạnh nhằm hỗ trợ thao tác tính toán.

 

phan-mem-cham-cong

Dễ dàng xuất dữ liệu OT của nhân viên từ ứng dụng ra file Excel

 


 

Các ứng dụng bổ trợ: Lấy dữ liệu chấm công tự động, quản lý ngày phép và tính lương tự động

 

1. Base Checkin - Ứng dụng quản lý dữ liệu chấm công

 

Như đã nhắc tới ở trên, Base Checkin là ứng dụng trung gian giúp tự động lấy dữ liệu từ các thiết bị chấm công và đẩy lên hệ thống Base. Chỉ cần một ứng dụng này, doanh nghiệp có thể đơn giản hóa quá trình làm bảng công của tất cả đối tượng nhân sự: nhân viên full-time, nhân viên làm việc theo ca, nhân viên làm theo giờ, nhân viên OT.

 

Đặc biệt, Base Checkin cũng hỗ trợ nhân viên chấm công trực tuyến qua thiết bị di động với tính năng chụp ảnh và định vị GPS. Doanh nghiệp có thể áp dụng hình thức chấm công này với các nhân viên làm theo ca tại nhà hoặc tại địa chỉ khách hàng yêu cầu.


phan-mem-lam-them-gio

Nhân viên doanh nghiệp có thể checkin trên mobile app với độ chính xác và minh bạch cao

 

2. Base Timeoff  - Ứng dụng để quản lý ngày phép của nhân sự

 

Nếu thông tin các ngày lễ tết và ngày nghỉ phép của nhân viên bị nhầm lẫn, chắc chắn sẽ gây ra sai sót trong bảng công lương và gây ra nhiều rắc rối cho doanh nghiệp. Base Timeoff chính là ứng dụng bổ trợ được thiết kế riêng để quản lý các thông tin này và đồng nhất chúng với bảng công mà C&B đang xử lý.

 

Base Timeoff được đánh giá cao bởi giúp minh bạch ngày phép và các quyền lợi công lương giữa chủ doanh nghiệp và từng nhân viên - chứ không mập mờ và thường xuyên sai sót như “xin bằng miệng". Việc cập nhật thông tin ngày phép trên ứng dụng cũng giúp hai bên đều nhanh chóng nắm bắt, từ đó sắp xếp kế hoạch làm việc chủ động hơn.

 

Trên Base Timeoff, nhân viên có thể tạo các loại đề xuất như nghỉ phép năm, nghỉ phép cá nhân, đi công tác, làm việc ngoài văn phòng,... và gửi lên quản lý phê duyệt. Hệ thống sẽ đối chiếu số ngày phép còn lại của nhân viên và tự động khoá quyền xin nghỉ khi đã hết phép.

 

phan-mem-cham-cong

Ngày lễ, ngày phép, xin đi sớm về muộn,... dễ dàng quản lý trên ứng dụng Base Timeoff
 

3. Base Payroll - Ứng dụng tính lương tự động

 

Sau khi đã có bảng công hoàn chỉnh, doanh nghiệp có thể tự động hoá nốt quy trình làm công lương với Base Payroll - Ứng dụng tính lương và tạo bảng lương tự động.

 

Base Payroll có khả năng tích hợp sâu với các ứng dụng khác trong và ngoài nền tảng Base Platform để đồng bộ tất cả dữ liệu liên quan tới công lương: tiền công, tiền hoa hồng, tiền thưởng, tiền phạt,... Doanh nghiệp chỉ cần cài đặt chu kỳ lương và các công thức tính lương theo chính sách, Base Payroll sẽ tự động tính toán để trả về kết quả với độ chính xác và tức thời gần như tuyệt đối.

 

Sau khi bảng lương được lãnh đạo phê duyệt, C&B có thể dùng tính năng tự động gửi phiếu lương tới từng nhân viên. Thời gian làm bảng lương hoàn toàn có thể từ 2-3 ngày rút xuống chỉ còn trong 1 ngày, thậm chí là 1 buổi! Không có hoặc rất ít sai sót xảy ra - cả phía nhân viên, bộ phận C&B và doanh nghiệp đều đỡ cực hơn trước.

 

Đặc biệt hơn, Base Payroll có khả năng tự động tạo các báo cáo chuyên sâu từ dữ liệu hệ thống. Đó có thể là tổng số tiền lương doanh nghiệp đã trả trong tháng, tổng số thuế và bảo hiểm đã nộp, tương quan con số giữa các phòng ban và nhóm nhân viên khác nhau, tính bình quân đầu người,... Phần mềm còn có thể so sánh chi phí trả lương với doanh thu của doanh nghiệp để tính ra các chỉ số lợi nhuận, từ đó đưa ra quyết định nhân sự cho chu kỳ tiếp theo.

 

phan-mem-cham-cong

Báo cáo tự động của Base Payroll giúp doanh nghiệp đánh giá tình trạng và ra quyết định dễ dàng hơn

 


 

Về bảng giá của bộ ứng dụng chấm công theo ca và làm thêm giờ

 

Mặc dù sở hữu nhiều tính năng chuyên biệt mang lại nhiều lợi ích thiết thực, nhưng các ứng dụng quản lý chấm công và làm thêm giờ của Base.vn có mức giá dễ chịu đối với doanh nghiệp.

 

Cụ thể, ba ứng dụng Base Schedule (Chấm công theo ca), Base Hourly (Chấm công theo giờ), Base Overtime (Quản lý làm thêm giờ) đều có chung một mức giá: 30.000đ/tài khoản sử dụng/tháng cho doanh nghiệp dưới 60 người, và 15.000đ/tháng từ tài khoản thứ 61 trở lên.

 

Đây chính là khoản đầu tư đáng giá, vì nhờ có bộ ứng dụng 4.0, quy trình xếp lịch làm việc và tính công lương nhân sự được tự động hóa và đơn giản hóa, doanh nghiệp có thể tiết kiệm được hàng chục triệu đồng thuê thêm người xử lý nghiệp vụ!

 

phan-mem-cham-cong

Bảng giá một ứng dụng đơn lẻ Base Schedule (Chấm công theo ca), Base Hourly (Chấm công theo giờ) hoặc Base Overtime (Quản lý OT)

 

Bên cạnh đó, bộ ứng dụng còn tích hợp cùng nhiều ứng dụng hữu ích khác trong Bộ giải pháp quản trị và phát triển nhân sự toàn diện Base HRM+. Chuyên viên tư vấn của Base.vn sẽ tư vấn chi tiết cho các doanh nghiệp quan tâm.

 

Tổng kết

 

Có thể nói, với bộ ứng dụng chuyên biệt dành cho quản lý chấm công theo ca và làm thêm giờ cùng một số ứng dụng bổ trợ nghiệp vụ, giờ đây bài toán công lương trong doanh nghiệp đã trở nên dễ dàng. Nhà quản lý không cần đau đầu tìm cách lên kế hoạch và quản lý nguồn lực nhân sự, chuyên viên C&B không phải rối bời trong mỗi kỳ trả lương, còn nhân viên thì luôn tin tưởng cấp trên và có động lực làm việc tốt hơn.

 

Có thể nói, công nghệ 4.0 chính là một nhân sự đa năng hàng đầu của doanh nghiệp - vừa là một lãnh đạo định hướng sáng suốt, vừa là một quản lý trực tiếp theo dõi sát sao, vừa là một chuyên viên C&B giàu kinh nghiệm. Đây cũng chính là nhân sự “đáng đồng tiền bát gạo" nhất - luôn xứng đáng cho những khoản đầu tư ban đầu bỏ ra!

 


 

Base.vn - Nền Tảng Quản Trị Doanh Nghiệp Toàn Diện, tự hào đồng hành cùng +5000 khách hàng doanh nghiệp hàng đầu trong nhiều lĩnh vực như: VIB, ACB, Sacombank, VPBank, Golden Gate, Pizza Hut, Twitter Beans Coffee, Vissan, Tân Á Đại Thành, Hoà Bình Minh, Decathlon, Huy Thành Jewelry, Bamboo Airways, Novaland Group, Phục Hưng Holdings, PCC1, Đại Học Văn Lang, Đại Học Ngoại Thương, Bệnh viện Phụ sản Hà Nội, Bệnh viện Gia An 115, Thái Hà Books,...

 

Để đặt lịch tư vấn, nhận các tài liệu, bảng giá chi tiết và trực tiếp tham gia demo trải nghiệm Bộ ứng dụng chấm công theo ca và làm thêm giờ của Base.vn, bạn vui lòng để lại thông tin đăng ký ngay tại đây.

 

Từ khóa

Bài viết liên quan

Hướng dẫn quản lý hoạt động đào tạo & phát triển nhân sự trên nền tảng công nghệ (Case study tại Base.vn)

Bài toán đào tạo & phát triển (L&D) trong doanh nghiệp bao gồm 2 phần: chương trình được thiết kế như thế nào, và nhân sự sẽ tương tác lại ra sao. Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn doanh nghiệp cách quản lý tất cả yếu tố liên quan trong bài toán đó (lộ trình, quy trình và con người) - một cách khoa học và hiệu quả - trên nền tảng phần mềm Base.vn.

Top 40 công cụ giúp bạn “hack” năng suất thành công trong năm mới 2021

Hãy khởi động một năm mới thật thành công bằng việc “hack năng suất” của chính bạn nhờ Top 40 ứng dụng hữu ích dưới đây.

Review Phần mềm quản lý đề xuất dưới dạng biểu mẫu điện tử (e-form) Base Request

Bạn là một CEO, C-level, Manager đang cảm thấy mệt mỏi vì phải căng não xử lý nhiều loại đơn từ, đề xuất mỗi ngày. Bạn nhìn rộng ra toàn doanh nghiệp, các nhà quản lý khác cũng đang gặp tình trạng tương tự. Thậm chí chính nhân viên là người tạo ra đề xuất cũng bất lực vì không biết phải tìm tới ai để xin ký duyệt hoặc phải chờ bao lâu để được sếp ký duyệt cho.

Bạn đang muốn tìm một công cụ thông minh giúp bạn số hoá tất cả những thứ này lên hệ thống. Và bạn đang tìm hiểu về một phần mềm quản lý đề xuất dưới dạng biểu mẫu điện tử (e-form) mới tình cờ biết tới, có tên Base Request.

Đăng ký nhận bản tin