Quản lý đa tác vụ (Multitask): Những điều bạn có thể chưa biết?

22/10/2017

Sự cám dỗ của Multitask luôn hiện hữu ở tất cả mọi nơi, dù cho bạn có đang ở văn phòng công ty hay làm việc ở nhà. Vậy làm thế nào để có thể đối phó với tình trạng “đa tác vụ” này?

Base Resources - Từ điện thoại, Email cho đến thông báo từ mạng xã hội, bất cứ thứ gì cũng có thể khiến cho bạn trở nên mất tập trung với dòng chảy công việc của hiện tại. Dù trong thâm tâm của bạn có đang cố gắng để hoàn thành càng nhiều công việc càng tốt, thế nhưng mỗi khi bạn cố gắng để triển khai Multitask, bạn cũng chẳng giải quyết được nhiều vấn đề hơn.

 

Thực tế khi rơi vào tình trạng đa tác vụ (đa nhiệm), bạn chỉ đang cố gắng ép não bộ của mình làm việc hết công suất, làm việc ở cường độ cao hơn với một mức độ thấp hơn về chất lượng công việc. Và đó cũng chính là một trong những nguyên nhân khiến cho sức mạnh tinh thần của bạn ngày càng trở nên kiệt quệ và hiệu quả làm việc bị giảm sút.



Chúng ta làm việc đa tác vụ theo rất nhiều cách khác nhau, nhưng bất kể đó là hình thức nào, chi phí của nó vẫn thực sự to lớn. Diệt trừ con quái vật Multitask dường như là điều không thể, thế nhưng nếu chúng ta hiểu rõ hơn về bản chất của đa nhiệm cũng như cách thức mà nó ảnh hưởng đến hiệu quả làm việc, chúng ta có thể hạn chế bớt những tác động tai hại của nó.

 

Vậy có những loại Multitask nào?

 

Theo nghiên cứu của Hiệp hội Tâm lý học Hoa Kỳ, có tổng cộng 3 loại đa tác vụ phổ biến:

 

1. Thực hiện hai hay nhiều tác vụ cùng lúc: Vừa làm việc vừa Online Facebook hay trả lời Email khách hàng trong khi đang diễn ra cuộc họp chính là những ví dụ tiêu biểu nhất của loại hình Multitask này.
 

2. Chuyển từ tác vụ này qua tác vụ khác trong khi chưa hoàn thành tác vụ đầu tiên (Task-Switching): Đây không phải là trường hợp hiếm gặp khi bạn đang cố gắng tập trung làm việc đúng theo kế hoạch thì một công việc bất ngờ ập tới khiến bạn phải dành hết sự quan tâm cho nó. Đây là loại hình Multitask mà bạn khó có thể tránh khỏi nhất.
 

3. Thực hiện hai hay nhiều tác vụ liên tiếp trong một khoảng thời gian ngắn: Đây là loại hình đa tác vụ phổ biến thứ ba. Nhìn bề ngoài thì có vẻ như nó không được giống Multitask cho lắm, tuy nhiên trên thực tế để có thể tối ưu được hiệu quả làm việc, trí não bạn cần phải có một quảng nghỉ hợp lý trước khi bắt đầu một công việc khác.

 

Trong cả 3 loại hình đa tác vụ, không tồn tại thứ gọi là tệ hơn so với những loại hình còn lại. Tất cả đều mang lại những ảnh hưởng xấu nhất định, khiến tinh thần của bạn mệt mỏi và hiệu quả làm việc bị giảm sút. Chính vì thế bạn cần phải luôn cảnh giác với cả ba loại hình Multitask này để có thể lấy lại sự tập trung vốn có của mình.

 

Kỹ năng quản lý đa tác vụ: Chỉ là một truyền thuyết?

 

Theo một nghiên cứu của Đại học Utah, chỉ có 2% số người trên thế giới thông thạo về kỹ năng quản lý đa tác vụ, nhưng trớ trêu thay, họ dường như lại là những người ít khi thực hiện Multitask nhất. Vấn đề ở chỗ chúng ta vẫn luôn nghĩ rằng chúng ta nằm trong số 2% này và lấy đó làm lý do cho việc triển khai đa nhiệm một cách thường xuyên và liên tục.

 

Thực tế, một số nghiên cứu gần đây đã chỉ ra rằng Multitask thường đem lại sự kém hiệu quả hơn. Chính vì thế, thay vì cứ tiếp tục giả định mình là một phần của 2%, chúng ta nên dành sự tập trung cho một tác vụ duy nhất trong một khoảng thời gian nhất định nếu đó không phải trường hợp bất khả kháng.

 

quan-ly-da-tac-vu-multi-task

Quản lý đa tác vụ chưa bao giờ là một việc đơn giản

 

Tại sao nên là đơn tác vụ (Single-Task)?

 

Việc chuyển đi chuyển lại giữa các tác vụ khác nhau không tốn quá nhiều thời gian của chúng ta trong ngắn hạn, nhưng về dài hạn nó sẽ gia tăng một cách đáng kể và nhanh chóng.

 

Theo Hiệp hội Tâm lý học Hoa Kỳ: “Mặc dù chi phí chuyển đổi tác vụ (Switch cost) có thể tương đối nhỏ, chỉ bằng vài phần mười giây cho mỗi lần nhảy cóc, thế nhưng nó sẽ trở thành một con số khổng lồ nếu mọi người cứ lặp đi lặp lại quá trình chuyển đổi đó. Multitask trông có thể hữu ích trên bề mặt, thế nhưng đến cuối cùng nó sẽ tiêu tốn nhiều thời gian hơn, dễ phát sinh lỗi hơn và giết chết 40% hiệu quả làm việc của ai đó”.

 

Bạn không muốn lấy lại 40% hiệu quả làm việc của bản thân sao? Đứng trên góc độ một nhà quản lý, nó còn là 40% hiệu quả làm việc của doanh nghiệp, là sự tiết kiệm 16 tiếng mỗi tuần trên mỗi cá nhân. Đó quả nhiên là con số đáng giá cho việc giữ điện thoại ở chế độ im lặng khi làm việc đấy!

 

4 kiểu người dễ rơi vào tình trạng đa tác vụ nhất

 

Sự thật là có một vài người khó có thể tránh khỏi Multitask hơn so với những người khác. Nghiên cứu gần đây của đại học Utah chỉ ra có 4 trường hợp, tương ứng với 4 kiểu người dễ rơi vào tình trạng đa tác vụ nhất, đó là:

 

1. Bạn đang nhắm tới một mục tiêu to lớn trước mắt: Đó quả nhiên là một miếng mồi hấp dẫn khiến bạn có thể từ bỏ đi nguyên tắc làm việc đơn tác vụ để có thể đạt được một mục tiêu lớn lao hơn.

 

2. Bạn không chịu được những công việc lặp đi lặp lại và nhàm chán: Bạn tìm kiếm nguồn cảm hứng trong công việc bằng cách nhảy sang một tác vụ mới khi chưa hoàn thành tác vụ trước đó.
 

3. Bạn nghĩ rằng bạn là một phần của 2%: Những người nhận định bản thân họ có thể kiểm soát đa nhiệm tốt thường có xu hướng Multitask nhiều hơn so với những người nghĩ rằng bản thân mình chưa thực tốt. Nhưng như chúng ta đã thấy, những nhận định về bản thân này lại thường không chính xác cho lắm.
 

4. Bạn gặp vấn đề về việc tập trung: Nếu bạn dễ bị phân tâm hoặc gặp rắc rối trong việc ngăn chặn các kích thích từ bên ngoài, thì việc bạn dễ bị cám dỗ bởi Multitask cũng không phải là điều quá khó để giải thích.

 

Nếu bạn thực sự là một trong 4 kiểu người trên thì cũng đừng nên quá thất vọng. Bạn vẫn luôn có thể nâng cao kỹ năng quản lý đa tác vụ và lấy lại 20% khoảng thời gian làm việc đã mất.

 

Bắt đầu với quản lý đa tác vụ

 

Điều đầu tiên bạn cần phải nhớ đó chính là bạn không thể loại bỏ các thao tác đa nhiệm một cách hoàn toàn - ít nhất là không phải ngay lập tức. Thứ tốt nhất mà bạn có thể làm bây giờ đó chính là hạn chế triển khai Multitask vào một số khung giờ nhất định trong ngày.

 

Để bắt đầu, hãy tạo ra một môi trường nơi bạn cảm thấy khó khăn trong việc thực hiện đa tác vụ. Bạn có thể thực hiện song song hai chiến lược dưới đây để thu về nhiều hơn thời gian làm việc hiệu quả trong ngày.

 

1. Xử lý đơn tác vụ với các đầu việc phức tạp

 

Hãy tìm hiểu xem trong đống công việc mà bạn vẫn đang triển khai thường xuyên đâu là công việc mà bạn cảm thấy khó khăn nhất, sau đó hãy tạo ra một khoảng thời gian và không gian riêng dành cho nó. Điều này cũng rất phù hợp khi bạn bắt đầu một công việc mới.

 

Theo Hiệp hội Tâm lý học Hoa Kỳ, những công việc càng mới lạ và phức tạp thì càng tiêu tốn của bạn nhiều thời gian khi dịch chuyển qua lại giữa chúng. Bởi thế thay vì việc triển khai đa nhiệm những đầu việc , bạn hãy tiết kiệm thật nhiều thời gian (và sức mạnh trí óc) để có thể giải quyết dứt điểm những đầu việc khó khăn này chỉ trong “một đòn”.

 

2. Xử lý đa tác vụ với những đầu việc dễ dàng và mang tính thường nhật

 

Trên thực tế, sẽ có những khoảng thời gian và không gian khiến cho bạn dễ rơi vào tình trạng đa tác vụ hơn. Khi những tình huống như vậy xảy ra, hãy cố gắng tập trung vào những đầu việc đơn giản và quen thuộc. Điều này sẽ giúp giảm tải được chi phí chuyển đổi tác vụ, giúp bạn giải tỏa bớt căng thẳng khi phải làm việc quá tập trung và tạo điều kiện để bạn có thể “tận hưởng” một chút xu hướng làm việc đa nhiệm tự nhiên của mình.

 

Tạo ra một không gian nơi các hành vi đa tác vụ được cho phép thực sự rất quan trọng nếu bạn là một trong bốn kiểu người ở trên. Chắc hẳn bạn đã có một khoảng thời gian rất khó khăn khi cần phải cố gắng tập trung năng lượng cho những công việc khó, bởi vậy việc cho phép triển khai Multitask vào những khoảng thời gian còn lại sẽ khiến cho quy trình làm việc của bạn trở nên dễ dàng hơn.

 

3. Ứng dụng một công cụ quản lý công việc toàn diện

 

Khi khối lượng tác vụ của bạn nhiều lên đến một mức nào đó, việc quản lý tổng quát theo những cách thức truyền thống và thủ công sẽ dần trở nên kém hiệu quả hay thậm chí là bất khả thi. Thay vào đó, việc ứng dụng một công cụ quản lý công việc toàn diện sẽ không chỉ hỗ trợ bạn trong việc xây dựng kế hoạch làm việc khoa học mà còn giúp bạn tối ưu được những nguồn lực hiện hữu, điều phối tiến độ hiệu quả và quản lý đa tác vụ thời gian thực. 

 

Đặt trong bối cảnh bài toán quản lý công việc và dự án của doanh nghiệp, giải pháp tối ưu trong thời điểm hiện tại đó chính là ứng dụng một nền tảng E-management tân tiến, giúp giải quyết hầu hết các vẫn đề phát sinh trong công tác quản lý khi các cách thức và công cụ truyền thống không còn khả năng đáp ứng.   

 

wework-vn-e-management-multitask

Một ví dụ điển hình trong quản lý đa tác vụ cùng với E-management

 

 

Đọc thêm bài viết: E-management - Nền tảng quản lý công việc của thời đại 4.0

 

 

Vậy bạn có thể khôi phục được bao nhiêu thời gian?

 

Hãy xác định các tình huống nơi chi phí của làm việc đa tác vụ là lớn nhất:

 

  • Bạn có đang nhắm đến một mục tiêu mà điều kiện của nó là “hoàn thành càng nhiều công việc càng tốt”?
  • Tiếng thông báo từ điện thoại hay Email có ngay lập tức thu hút sự chú ý của bạn?
  • Bạn có cảm thấy lo lắng khi bỏ lỡ một câu truyện nóng hổi trên mạng xã hội hay không?

 

Dù cho bạn có đang rơi vào tình huống nào, thì việc tự vấn bản thân bằng những câu hỏi như trên sẽ có thể giúp bạn xác định lại đâu mới là thứ quan trọng hàng đầu, nhận ra được tác hại của các hành vi đa nhiệm và có thể lấy lại được sự tập trung vốn có cho những tác vụ phức tạp hơn. Hiểu rõ về con quái vật Multitask có ý nghĩa rất to lớn trong việc hạn chế những tác động tiêu cực của nó đến hiệu quả làm việc của bản thân bạn.

 

Đó là đứng trên góc độ cá nhân. Còn đứng trên góc độ của một nhà quản lý, nghĩ thử xem bạn có thể tiết kiệm được bao nhiêu thời gian cho doanh nghiệp của mình?

 

Tìm hiểu thêm về cách thức quản lý hiệu quả thông qua cuốn ebook: “Bộ phương pháp quản lý công việc và dự án dành cho doanh nghiệp 4.0”.

 

bo-phuong-phap-quan-ly-cong-viec-va-du-an-danh-cho-doanh-nghiep-4-0

 

Từ khóa

Quản lý đa tác vụ Quản lý đa dự án Phần mềm quản lý công việc Phần mềm quản lý dự án Multitask

Bài viết liên quan

Phần mềm quản lý công văn Base Office giúp hiện đại hoá quy trình xử lý công văn như thế nào?

Một phần mềm quản lý công văn hiện đại sẽ xoá bỏ mọi quy trình thủ công rườm rà và đưa bạn tới gần hơn với khái niệm “doanh nghiệp 4.0” thực sự.

Tiêu chí lựa chọn phần mềm quản lý hồ sơ tốt nhất cho doanh nghiệp

Bạn đang tìm kiếm một phần mềm hỗ trợ từ A-Z việc tạo lập, lưu trữ và ban hành văn bản trong doanh nghiệp? Bài viết này sẽ giúp ích cho bạn.

SaaS là gì? Việt Nam đã phát triển mô hình SaaS như thế nào?

Bài viết sau đây sẽ giúp bạn có một cái nhìn toàn diện về SaaS - loại hình phần mềm đang dẫn đầu xu hướng công nghệ toàn cầu.

Đăng ký nhận bản tin