Số hóa để cộng tác làm việc minh bạch, hiệu quả: Câu chuyện “5 châu 4 bể” của Prospero J&J Consulting

19/03/2020

Khi những rào cản về mặt thời gian, không gian địa lý không thể làm khó được một doanh nghiệp thông minh cùng trợ thủ công nghệ đắc lực của mình! 

Base Resources - Chỉ hoạt động với quy mô 30 nhân sự nhưng lại sở hữu văn phòng đại diện đặt rải rác tại 4 thành phố - 3 châu lục, làm thế nào để một doanh nghiệp có thể giải quyết bài toán cộng tác làm việc minh bạch hiệu quả nhất? 

 

Giới thiệu về Prospero J&J Consulting

 

Được thành lập vào năm 2015 bởi hai cựu du học sinh người Việt tại Canada và Úc, Prospero J&J Consulting là đơn vị cung cấp các dịch vụ tư vấn Du học - Định cư chuyên nghiệp. 

 

Văn phòng đầu tiên - đồng thời cũng là trụ sở chính của công ty được đặt tại Ontario, Canada. Ngay sau đó, để phục vụ cho thị trường chủ lực Việt Nam, lần lượt 2 văn phòng đại diện Sài Gòn và Hà Nội được ra đời. Nước Úc rộng lớn chính là điếm đến thứ 3 mà công ty chọn, với một cơ sở tại Brisbane, bang Queensland. Trong tương lai, Prospero còn dự định sẽ khai thác thêm thị trường và mở chi nhánh tại Mỹ, Châu Âu và New Zealand.

 

Về ngành nghề và mảng dịch vụ đang hoạt động, Prospero tập trung chủ đạo vào việc cung cấp cho khách hàng các giải pháp toàn diện trong việc:

 

  • Tư vấn chọn ngành, trường khi du học

  • Tư vấn nghề nghiệp

  • Hỗ trợ cuộc sống tại nước ngoài

  • Làm hồ sơ xin visa du học 

  • Tư vấn và làm hồ sơ định cư

 

Với tầm nhìn rõ ràng, trở thành công ty dẫn đầu thị trường trong lĩnh vực tư vấn giải pháp toàn diện về học tập, hướng nghiệp và định cư dành cho người Việt, Prospero đã để lại những dấu ấn rõ nét dù mới hoạt động và phát triển trong vỏn vẹn 5 năm: Hiện nay, công ty là đại diện chính thức của hơn 300 tổ chức giáo dục, nhà cung cấp dịch vụ di cư hàng đầu tại Canada, Úc, Mỹ, New Zealand - với tỉ lệ xin visa thành công lên tới 96% cho 3500+ khách hàng.

 

tinh-minh-bach-01

 

Bài toán của Prospero: Đúng lời giải, sai công cụ 

 

Tuy là một doanh nghiệp nhỏ, nhưng với đặc thù công việc, Prospero J&J Consulting lại sở hữu mạng lưới văn phòng làm việc hiện diện tại 4 thành phố - 3 quốc gia và 3 châu lục trên toàn thế giới. CEO phải liên tục di chuyển qua lại giữa các văn phòng, đội ngũ nhân sự cũng chỉ thực sự họp mặt nhau đông đủ 1 năm 1 lần trong hoạt động du lịch - team building. Mọi công việc, thông tin trao đổi đều hoàn toàn được cập nhật trên các kênh online.

 

Bởi vậy, việc minh bạch hóa thông tin, quy trình làm việc để giao tiếp, kết nối các cơ sở, đội nhóm nhân viên lại hiệu quả hơn là vô cùng quan trọng. Và ban lãnh đạo công ty đã có cho mình một lời giải đúng đắn: tìm kiếm một nền tảng làm việc chung nhất. 

 

Công cụ để Prospero triển khai lời giải ban đầu là một phần mềm quản lý công việc được cung cấp bởi một đơn vị quốc tế có tiếng tăm. Với lợi thế sở hữu những nhân sự trẻ trung, yêu thích công nghệ, việc tiếp nhận phần mềm thời điểm ấy tương đối đơn giản, với phần đông sự hưởng ứng tích cực. 

 

Tuy nhiên, chỉ đến khi đi vào triển khai và sử dụng, họ mới nhận thấy được tính không phù hợp, thiếu hiệu quả của phần mềm này trong quá trình làm việc thực tiễn. Việc minh bạch hóa các hoạt động trong doanh nghiệp, thúc đẩy cộng tác giữa các cơ sở làm việc vẫn không có nhiều biến chuyển khi các vấn đề như:

 

  • Chưa quản lý hồ sơ của khách hàng 

  • Không theo dõi được tiến độ công việc

  • Phân công công việc chưa rõ ràng

  • Thiếu dữ kiện để đánh giá năng lực nhân viên một cách công bằng 

 

… vẫn còn tồn đọng. Vậy nên, dù khó chấp nhận, nhưng có thể nói, đây chính là thất bại đầu đời của Prospero trên con đường chuyển mình trước làn sóng số.

 

Đọc thêm: Review 5 phần mềm quản lý công việc và dự án phổ biến nhất hiện nay

 

Công tác làm việc minh bạch, hiệu quả hơn: Thành công khi đặt trọn niềm tin vào Base.vn 

 

Không nản lòng sau thất bại, Prospero vẫn miệt mài tìm kiếm những công cụ phù hợp để tối ưu và minh bạch hóa các hoạt động cộng tác trong nội bộ. Và nỗ lực của họ đã được đền đáp xứng đáng sau khi đưa ra lựa chọn Base.vn - một startup công nghệ Việt Nam -  qua lời giới thiệu của một người bạn. 

 

Theo chia sẻ của chị Jane Trần - Assistant Director tại công ty - tính đến nay, dù chỉ mới hợp tác được gần nửa năm, nhưng Prospero đã thấy những hiệu quả rõ rệt mà Base mang lại. Cụ thể, hiện tại, công ty đang sử dụng Base Wework - phần mềm quản lý công việc và Base Request - giải pháp xử lý đề xuất nội bộ để giải quyết triệt để những khúc mắc gặp phải trong khâu vận hành.

 

Base Wework là văn phòng làm việc chung hiệu quả, đồng thời cũng là công cụ minh bạch hóa hoạt động vận hành cho tập thể nhân viên

 

Trở thành nền tảng trao đổi và hoạt động làm việc chính thức của Prospero, Base Wework, với những tính năng ưu việt, đã nhanh chóng chứng tỏ được được mình.

 

Được hỗ trợ tư vấn bởi đội ngũ chuyên viên triển khai giàu kinh nghiệm, Prospero sử dụng Wework dựa trên mô hình quản lý công việc theo hồ sơ khách hàng. Lúc này, mỗi khách hàng của công ty sẽ được khởi tạo tương đương với một dự án trong phần mềm.

 

Trong mỗi dự án, quy trình dịch vụ thông thường tại Prospero sẽ được thiết lập thành các công việc con, với các bước (từ tư vấn - chốt hợp đồng - chuẩn bị chứng tự và làm giấy tờ) và người phụ trách rõ ràng. 

 

tinh-minh-bach-02

Minh họa tính năng phân chia các công việc con với nhân sự phụ trách rõ ràng trong từng dự án của phần mềm Base Wework (Bản quyền hình ảnh thuộc về Base.vn)

 

Với mô hình quản lý này, các cấp quản lý tại công ty có thể dễ dàng theo dõi tiến độ làm việc cũng từng nhân viên (đang ở bước nào, deadline ra sao, có khúc mắc gì khiến công việc chậm trễ không?). Nhờ vậy, họ sẽ sở hữu trong mình những thông tin, dữ liệu đáng tin cậy để đánh giá nhân viên chính xác, qua đó xây dựng lòng tin vững chắc trong nội bộ.

 

tinh-minh-bach-03

Minh họa tinh năng tổng hợp và báo cáo kết quả của phần mềm Base Wework (Bản quyền hình ảnh thuộc về Base.vn)

 

Ngoài ra, nhờ tính năng thảo luận bằng cách comment ngay trên từng đầu mục công việc trong dự án, nhân sự cũng sẽ dễ dàng công tác và trao đổi với nhau thuận tiện hơn. Như vậy, họ vừa nắm chắc quy trình chung vừa hiểu tình hình thực tế. Trách nhiệm của mỗi người lúc này là hoàn toàn minh bạch, rõ ràng, đảm bảo việc vận hành có thể được tiến triển trơn tru nhất.

 

tinh-minh-bach-04

Minh họa tính năng thảo luận trong từng đầu công việc của phần mềm Base Wework (Bản quyền hình ảnh thuộc về Base.vn)

 

Cuối cùng, với tính năng lưu trữ tài liệu kết quả công việc khoa học, theo từng dự án, gánh nặng quản lý hồ sơ của khách hàng cũng nhanh chóng được giải quyết. Nhân sự hay các cấp quản lý hoàn toàn có thể truy cập vào hồ sơ công việc trong tích tắc chỉ bằng việc tìm kiếm theo keyword tên khách hàng.

 

Đọc thêm: Phần mềm quản lý công việc Base Wework giúp thúc đẩy văn hoá minh bạch trong doanh nghiệp như thế nào?

 

Toàn bộ yêu cầu - đề xuất được nhanh chóng, minh bạch phê duyệt nhờ Base Request

 

Sau khi kiểm chứng được độ tương thích của phần mềm Base Wework, Prospero tiếp tục lựa chọn Base Request là công cụ tiếp theo hỗ trợ bộ máy làm việc hiệu quả và minh bạch. Là giải pháp số hóa quy trình xử lý yêu cầu - đề xuất thông minh, Request cũng để lại những dấu ấn rõ nét trong các hoạt động của công ty.

 

“Request giúp chúng tôi giảm thiểu thao tác trình ký thủ công. Bây giờ hầu hết mọi đề xuất đều làm trên ứng dụng hết rồi. Ngoài xin nghỉ phép, xin đi công tác,...thì các đề xuất liên quan tới khách hàng như hợp đồng, chứng từ hồ sơ cũng được xét duyệt trên Base Request.” - Chị Jane Trần chia sẻ. 

 

tinh-minh-bach-05

Minh họa tính năng khởi tạo yêu cầu - đề xuất của phần mềm Base Request (Bản quyền hình ảnh thuộc về Base.vn)

 

Hoạt động xử lý giấy tờ rõ ràng sẽ trở nên dễ dàng, nhanh chóng hơn rất nhiều đối với các cấp quản lý khi được số hóa toàn bộ. Đồng thời, với chế độ hiển thị và phân bố khoa học, biểu diễn được chi tiết các thành phần như người gửi đề xuất, loại yêu vâu, tờ trình, phần mềm cũng sẽ giúp hoạt động phê duyệt minh bạch và chính xác hơn nhiều lần. 

 

Công nghệ chính là trợ thủ đắc lực mà doanh nghiệp cần phải để mắt tới!

 

Với quy mô nhân sự tương đối nhỏ, nhưng là tập hợp của các thành viên lứa tuổi 8x, 9x nhiệt huyết và đầy trách nhiệm, thực tế việc vận hành của Prospero trước khi áp dụng công nghệ đã tương đối hiệu quả, minh bạch. Tuy nhiên, trước sự biến động khó lường của thị trường kinh doanh, nếu doanh nghiệp tự hài lòng, giậm chân tại chỗ thay vì đối mới sáng tạo, nó sẽ gần như bước một bước gần hơn đến bờ vực sụp đổ!

 

Hiểu được điều này, ban lãnh đạo Prospero đã vượt qua quan niệm sai lầm về việc chuyển đổi số chỉ dành cho doanh nghiệp lớn, từng bước thành công số hóa hiệu quả các hoạt động của mình. 

 

Với mindset tiếp cận đúng đắn này, ngay từ những ngày đầu áp dụng Base, tỉ lệ active user của công ty đã đạt con số tuyệt đối 100%. Mọi hoạt động dần được vận hành trơn tru và hiệu quả, các kết quả công việc cũng được đánh giá chính xác, minh bạch hơn. Đặc biệt, bộ phận Chứng từ của công ty đặc biệt hài lòng với sản phẩm, vì phần mềm đã giúp họ giảm bớt được tình trạng quá tải, nhầm lẫn giấy tờ trước đó.

 

Nhưng chưa dừng lại ở đó, chị Jane Trần cho biết, thành công với 2 ứng dụng Base Wework và Request chỉ là những bước đi đầu trong hành trình phát triển của Prospero J&J Consulting. Với tầm nhìn và mục tiêu phát triển mạnh mẽ trong tương lai, công ty cho biết chắc chắn sẽ tiếp tục thử nghiệm những công nghệ và sản phẩm mới trong hệ sinh thái ứng dụng quản trị của Base!

 

Doanh nghiệp của bạn có đang tìm kiếm cho mình một trợ thủ công nghệ để công tác làm việc minh bạch, hiệu quả hơn? Bạn có đang gặp phải các vấn đề giống như Prospero J&J Consulting và cần được tư vấn giải quyết triệt để?

 

Tìm hiểu thêm về tính năng cũng như ĐĂNG KÝ NHẬN TƯ VẤN & HỖ TRỢ DEMO TRẢI NGHIỆM Phần mềm quản lý công việc và dự án Base WeWork ngay tại đây.

 

Từ khóa

Bài viết liên quan

Nguy cơ trong giao tiếp nội bộ doanh nghiệp: Đừng nhầm lẫn giao tiếp đồng bộ và giao tiếp bất đồng bộ

Có phải bạn luôn cho rằng, giao tiếp cũng như chiến trận, đánh nhanh là có thể thắng nhanh không? Sự thật thì có thể hoàn toàn khác so với những gì bạn suy nghĩ đấy!

Đừng lên kế hoạch trước cho các cuộc họp quan trọng của bạn!

Nghe rất mâu thuẫn đúng không? Nhưng thực tế đúng là vậy, đừng vội vàng tạo sẵn agenda cho các cuộc họp quan trọng. Sẽ có cách khác hiệu quả hơn nhiều!

Phần mềm quản lý công văn Base Office giúp hiện đại hoá quy trình xử lý công văn như thế nào?

Một phần mềm quản lý công văn hiện đại sẽ xoá bỏ mọi quy trình thủ công rườm rà và đưa bạn tới gần hơn với khái niệm “doanh nghiệp 4.0” thực sự.

Đăng ký nhận bản tin