Có thể bạn chưa biết: Không gian văn phòng và hiệu quả làm việc là hai yếu tố có quan hệ mật thiết với nhau: Càng bừa bộn bao nhiêu, năng suất lao động của bạn càng dễ dàng sụt giảm bấy nhiêu!
Dưới góc độ suy luận logic thông thường, khẳng định này hoàn toàn có lý: Khi bàn làm việc của bạn không được sắp xếp ngăn nắp, chỉ riêng chuyện tìm kiếm giấy tờ và vật dụng cũng sẽ khiến bạn tiêu tốn cả núi thời gian. Minh chứng dưới dạng số liệu, khảo sát trên toàn cầu của IDC đã chỉ ra rằng, nhiều nhân viên văn phòng dành tới 2 tiếng 1 tuần chỉ cho việc tìm kiếm tài liệu (cả bản cứng và mềm)
Không dừng lại ở đó, sự lộn xộn tại nơi công sở cũng để lại nhiều tác động gián tiếp khác. Theo nghiên cứu của tiến sĩ tâm lý học Libby Sander, thuộc đại học Bond, môi trường vật lý ảnh hưởng đáng kể tới nhận thức, cảm xúc và hành vi của một nhân viên văn phòng. Các hội chứng tâm lý tiêu cực như stress hay lo lắng quá độ một phần xảy đến bởi sự bừa bộn; Chúng góp phần khiến bạn mất đi khả năng tập trung vốn có, làm việc với phong độ yếu kém và gây lãng phí tới 190 tỷ đô mỗi năm cho các doanh nghiệp!
Văn phòng làm việc bừa bộn đang tiêu tốn hàng tỉ đô la của các doanh nghiệp
Đã đến lúc bạn nhận ra mặt trái của sự bừa bộn trong cuộc sống công việc của mình và bắt tay vào dọn dẹp chúng ngay lập tức!
1. Để làm việc hiệu quả, hãy gọn gàng như người Nhật
Nhận thấy được mặt trái của việc bố trí môi trường làm việc thiếu hợp lý, các tổ chức Nhật Bản, vốn đã nổi tiếng với sự chỉn chu của mình, quyết tâm dành thời gian để nghiên cứu các phương pháp chỉnh đốn lại không gian hoạt động trong doanh nghiệp.
Nổi bật hơn cả, phương pháp 5S, với phương châm: “Ngay cả những cải tiến nhỏ cũng có thể mang lại tác động tích cực đến năng suất tổng thể” đang được nhiều doanh nghiệp ứng dụng trong việc tái bố trí khu vực làm việc.
Vậy 5S là gì?
5S là một trong những hệ thống quản lý chất lượng được áp dụng trong tất cả các nhà máy của Toyota. Hệ thống nguyên tắc này giúp khởi tạo và duy trì một không gian làm việc gọn gàng – ngăn nắp – sạch sẽ.
Nhưng không chỉ dừng lại ở không gian làm việc, duy trì nguyên tắc 5S đã giúp nhân viên của hãng xây dựng được thói quen làm việc một cách có nguyên tắc. Hai yếu tố không gian trật tự và làm việc theo nguyên tắc được các lãnh đạo của Toyota coi là nền tảng căn bản để tăng hiệu suất lao động đồng thời giảm thiểu đến mức thấp nhất các tai nạn lao động.
Ngày nay, trong các doanh nghiệp hiện đại, 5S ra đời với vai trò là công cụ sắp xếp và tinh giản không gian khoa học, giúp làm giảm lãng phí và nâng cao năng suất trong bất kỳ không gian làm việc nào – dù là văn phòng nhỏ, bàn làm việc cá nhân, hay cơ sở sản xuất khổng lồ. Bởi vậy, dù ban đầu 5S được sử dụng chủ yếu cho môi trường sản xuất, sau này, việc ứng dụng chúng trở nên rộng rãi hơn rất nhiều.
2. Quy trình tiến hành phương pháp 5S
5S là viết tắt của 5 từ trong tiếng Nhật (tương ứng với quy trình 5 bước):
- Seiri – “Sàng lọc”
- Seiton – “Sắp xếp”
- Seiso – “Sạch sẽ”
- Seiketsu – “Săn sóc”
- Shitsuke – “Sẵn sàng”
Quy trình hoạt động của phương pháp 5S
Trong đó:
Bước 1: Seiri – Sàng lọc
Đây có lẽ là bước khó khăn nhất trong phương pháp 5S, khi bạn cần phải học cách loại bỏ bất cứ thứ gì không cần thiết trong không gian làm việc của mình. Đó có thể là công cụ, tài liệu hay vật dụng cá nhân. Nếu bạn đã không đoái hoài tới những món đồ này trong vòng từ 1 tới 2 tháng, hay chúng không phục vụ trực tiếp cho nhiệm vụ hiện tại của bạn, hãy đặt quyết tâm tạm biệt chúng ngay lập tức.
Đem tái chế (hoặc loại bỏ) tất cả những đồ vật dù là nhỏ nhất nhưng không được sử dụng đến sẽ làm cho không gian làm việc được thông thoáng, đồng thời tăng tính hiệu quả cho bước thứ 2.
Bước 2: Seiton – Sắp xếp
Sakichi Toyoda, ông chủ của hãng Toyota đã rất tâm đắc với một câu nói nổi tiếng của nhà văn Anh Samuel Smile “Đồ vật nào cũng có vị trí của riêng nó”. Đây cũng chính là tinh thần của bước thứ hai trong hệ thống 5S.
Sau khi đã sàng lọc và quyết định giữ lại những món đồ thật sự cần thiết, bạn phải sắp xếp chúng trong không gian làm việc của mình thật khoa học, dễ nhớ dễ tìm. Mục tiêu của bước Sắp xếp là đảm bảo dòng chảy lao động của một cá nhân được diễn ra trơn tru, hiệu quả.
Một điều quan trọng khác, tất cả các dụng cụ lao động sẽ được bày xếp một cách công khai ở khu vực làm việc. Điều này thuộc về nguyên tắc quản lý bằng nhận thức thị giác (visual management). Nó sẽ giúp những người làm việc xung quanh khu vực đó dễ nhận biết, dễ lấy, dễ nhớ và dễ trả lại những dụng cụ mà họ cần.
Bạn có thể tham khảo thêm một vài nguyên tắc sắp xếp khu vực làm việc cơ bản của người Nhật dưới đây:
- Khu vực trung tâm của bàn làm việc nên để trống. Lý do bởi đây là khu vực bạn sử dụng nhiều nhất. Bạn không nên để vật gì cố định làm vướng víu bạn khi giải quyết công việc.
- Bạn nên để máy tính tại góc trái bàn làm việc của mình (người thuận tay trái thì ngược lại). Để máy tính theo hướng ngồi thuận giúp bạn dễ dàng thao tác khi làm việc hơn, đồng thời tránh tình trạng mỏi lưng, cổ thường xuyên diễn ra với dân văn phòng.
- Đồ dùng được sử dụng thường xuyên thì để gần phạm vi sải tay để dễ bề tiếp cận, số còn lại có thể được sắp xếp ở khu vực xa hơn, tránh hạn chế tầm mắt quan sát.
- Mọi đồ vật phải có “địa chỉ” cố định, sau khi sử dụng xong phải trở về đúng vị trí đó, tránh tình trạng dùng đâu đặt đấy.
- Đối với những giấy tờ, chứng từ không thể số hóa được, hãy đánh dấu chúng bằng màu sắc và con số để dễ dàng tìm kiếm và sử dụng trong trường hợp cần thiết. Chẳng hạn, với hợp đồng bán hàng, bạn có thể để trong 1 ngăn tủ có gắn nhãn đỏ, được phân chia thành từng tệp lưu trữ có đánh số thứ tự theo doanh thu tháng.
Bước 3: Seiso – Sạch sẽ
Ngoài khía cạnh sắp xếp khoa học, một khu làm vực làm việc tiêu chuẩn trong 5S cũng cần phải được giữ vệ sinh sạch sẽ. Việc đảm bảo mỹ quan cho môi trường giúp nhân viên có tâm lý tươi mới và thoải mái hơn khi bắt tay vào làm việc.
Để giữ vệ sinh trong khu vực làm việc hiệu quả, hãy tập cho mình thói quen thu gọn rác thải sau khi sử dụng và lập tức loại bỏ chúng. Đồng thời, hãy lên lịch dọn dẹp định kỳ, đầu ngày từ 3-5 phút để thu vén và chỉnh đốn lại không gian cá nhân, tránh để xảy ra tình trạng lộn xộn trước khi làm việc.
Bước 4: Seiketsu – Săn sóc
Bước săn sóc được hiểu là việc duy trì định kỳ và chuẩn hóa 3 bước đầu tiên của phương pháp 5S theo hệ thống. Để đảm bảo phương pháp 5S được vận hành có hiệu quả, doanh nghiệp cần thiết lập những quy chuẩn nêu rõ phạm vi, trách nhiệm của mỗi cá nhân, cách thức và tần suất triển khai 5S tại từng vị trí.
Việc miễn cưỡng tiếp nhận trách nhiệm có thể để lại những hệ quả xấu, vậy nên 5S chỉ thực sự được coi là thành công khi ý thức tuân thủ của nhân viên được rèn giũa và phát triển quá bước 4.
Bước 5: Shitake – Sẵn sàng
Đây là yếu tố cốt lõi của hệ thống 5S, nó là bước cuối cùng nhưng sẽ không bao giờ kết thúc. Bởi hiểu theo một cách nào đó Shitsuke chính là động lực để duy trì sự vận hành ổn định của hệ thống 5S. Đây cũng là bước thể hiện rõ nhất tinh thần kỷ luật cá nhân của người Nhật.
Ở bước này, các nhà quản lý sẽ giúp nhân viên của mình hiểu rõ giá trị của những nguyên tắc 5S thông qua những buổi trao đổi dành riêng cho chủ đề này. Qua trao đổi, mỗi nhân viên có thể tìm thấy cho mình động lực để tự thúc đẩy bản thân duy trì sự cố gắng tuân thủ và giữ gìn trật tự nơi làm việc một cách liên tục.Từ đó, tạo ra cho mình một phong cách làm việc có nề nếp và tính trách nhiệm cao.
>>> Bạn đang quản lý một doanh nghiệp sản xuất? Tham khảo ngay ấn phẩm đặc biệt về kinh nghiệm cải tiến và tăng trưởng "người thật việc thật" tại một doanh nghiệp sản xuất điển hình <<<
2. 5S có thể đem lại những lợi ích gì cho bạn?
Nhờ tính chất dễ hiểu, dễ nhớ, có tính hệ thống cao phương pháp 5S, bạn hoàn toàn có thể áp dụng nó một cách sáng tạo trong cuộc sống. 5S sẽ không chỉ giúp bạn diệt trừ sự bừa bộn thường nhật, làm việc hiệu quả hơn mà còn giúp bạn hình thành nhiều thói quen đáng quý ngay trong cuộc sống hàng ngày.
Đối với nhân viên văn phòng, nguyên tắc vàng này giúp sắp xếp và duy trì một không gian làm việc gọn gàng – sạch sẽ – thông thoáng. Những ý tưởng hay chỉ có thể đến khi tâm trí bạn tĩnh lặng, vậy nên hãy nhớ ngoại cảnh phản ánh nội tâm của bạn. Áp dụng 5S để sắp xếp không gian làm việc trên máy tính và bàn làm việc là một cách để bạn nhìn lại toàn bộ công việc của mình, sắp xếp lại thế giới bên trong, từ đó tạo nên một trật tự mới, hiệu quả và rõ ràng hơn.
Nếu bạn là chủ một doanh nghiệp non trẻ, nhất thiết nên dành thời gian quý báu của mình để nghiên cứu hệ thống quản lý này. Việc áp dụng 5S vào việc quản lý công việc sẽ giúp bạn xây dựng được một tập thể những nhân viên làm việc có nguyên tắc và trách nhiệm. Không có gì quý hơn với một doanh nghiệp là đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp. 5S sẽ giúp bạn đào tạo nhân viên của mình một cách thiết thực ngay từ trong những hoạt động nhỏ nhất hàng ngày.
5S giúp nhân viên: tiết kiệm thời gian, khai thông đầu óc và cải thiện năng suất
Giả dụ, bạn đang sở hữu một cửa hàng dịch vụ, 5S sẽ càng phát huy tác dụng của nó. Sự ngăn nắp – gọn gàng- trật tự – sạch sẽ được duy trì lâu dài trước nhất sẽ tạo ra những ấn tượng thực sự tốt đối với khách hàng khi bước vào. Bởi ai cũng hiểu rằng ở đâu có sự trật tự, ở đó có tính kỷ luật và trách nhiệm. Bên cạnh đó, 5S còn giúp bạn tối ưu hóa việc quản lý trang thiết bị, hàng hóa và giảm thiểu tối đa sự lãng phí trong cửa hàng. Đồng thời, đây cũng là cách hữu hiệu để tập cho nhân viên của bạn thói quen trung thực và tác phong làm việc có nề nếp.
Tạm kết
Sự đột phá vĩ đại có thể đến từ những chi tiết nhỏ bé nhất, và câu chuyện giữa năng suất lao động và môi trường làm việc cũng tương tự như vật. Bằng việc ứng dụng phương pháp 5S cho bản thân trước tiên, và doanh nghiệp sau này, biết đâu, sẽ có một ngày doanh nghiệp của bạn trở nên thành công như Toyota sau này?
Base.vn – Nền Tảng Quản Trị Doanh Nghiệp Toàn Diện, tự hào đồng hành cùng +8000 khách hàng doanh nghiệp hàng đầu trong nhiều lĩnh vực như: VIB, ACB, MB, Sacombank, VPBank, Vissan, Golden Gate, Pizza Hut, Twitter Beans Coffee, Decathlon, Bamboo Airways, Ninja Van Việt Nam, Rạng Đông, Á Đông ADG, Nagakawa Group, CenLand, Địa Ốc Him Lam, Ecopark, Amber Academy, Goldsun Media Group, Urbox, Medipharco, Bệnh viện Phổi Trung Ương, Bệnh viện Gia An 115, Thái Hà Books…
Download miễn phí combo 5 tài liệu tuyển dụng-nhân sự chỉ với 1 click tại đây.
