Nếu là một nhà quản lý doanh nghiệp, ắt hẳn bạn đã ít nhất một lần nghe đến câu nói: “20% khách hàng tạo ra tới 80% doanh thu”. Nghe thì giống như một câu nói vô thưởng vô phạt không có căn cứ, thế nhưng trên thực tế, câu nói ấy lại xuất phát từ một nguyên lý nổi tiếng được áp dụng phổ biến trên toàn thế giới – nguyên tắc 80/20.
Vấn đề nào cũng cần xác định nguyên nhân và giải quyết triệt để, tuy nhiên, để tiết kiệm được tối đa thời gian và nguồn lực cho việc giải quyết nó, chúng ta cần xác định được những yếu tố quan trọng cần ưu tiên xử lý trước tiên. Nguyên tắc 80/20 cùng với biểu đồ Pareto sẽ giúp cho mỗi cá nhân cũng như các doanh nghiệp “giải quyết” nhanh gọn 80% rắc rối của mình, chỉ qua việc xác định được 20% vấn đề cốt lõi nhất.
Để có khái niệm tổng quát hơn về chủ đề này, bạn hãy theo chân Base.vn để cùng tìm hiểu chi tiết bài viết dưới đây.
1. Khái niệm về biểu đồ Pareto
1.1. Biểu đồ Pareto là gì?
Biểu đồ Pareto, hay còn được gọi là biểu đồ 80/20, là một công cụ thống kê thường được sử dụng để phân tích và đánh giá tầm quan trọng của các nguyên nhân khác nhau gây ra một vấn đề hoặc kết quả cụ thể.
Nó dựa trên Nguyên lý Pareto, còn được gọi là Quy tắc 80/20, cho rằng khoảng 80% kết quả xuất phát từ khoảng 20% nguyên nhân.
Biểu đồ Pareto thường được biểu diễn dưới dạng cột, thể hiện tần suất hoặc mức độ ảnh hưởng của từng nguyên nhân, được sắp xếp theo thứ tự giảm dần từ trái sang phải. Tất cả các số liệu và đường, cột,… trên đó được hiển thị một cách trực quan, giúp nhanh chóng xác định đâu là những yếu tố quan trọng nhất cần tập trung để giải quyết vấn đề.
Biểu đồ Pareto luôn được xem là một công cụ đơn giản nhưng hữu ích trong quá trình phân tích, nghiên cứu và đưa ra chiến lược cho các doanh nghiệp.
1.2. Nguồn gốc của biểu đồ Pareto
Lý thuyết tạo nên biểu đồ Pareto bắt đầu từ năm 1897 khi Vilfredo Pareto – một nhà kinh tế người Ý đã sáng tạo nên một công thức để mô tả kết quả kiểm nghiệm rằng 80% tài sản của nước Ý thuộc quyền sở hữu của chỉ 20% dân số.
Sau này, vào năm 1954, Vilfredo mở rộng định luật này và gọi nó là Nguyên lý Pareto – hoặc cái tên khác là Nguyên tắc 80/20. Đây được coi như một quy định ngầm (không phải luật bắt buộc thực hiện) mang ý nghĩa đại đa số mọi thứ trong cuộc sống không được phân phối đều nhau: khoảng 80% kết quả là do 20% nguyên nhân gây ra.
Nguyên tắc 80/20 khá phổ biến và có thể bao hàm tất cả các nhận định sau:
- 20% công nhân tạo ra 80% kết quả
- 20% khách hàng đóng góp vào 80% doanh thu
- 20% khiếm khuyết gây ra 80% sự cố
- 20% tính năng tạo ra 80% nhu cầu sử dụng
- …
Sự phân phối điển hình này có thể được minh hoạ dễ hiểu hơn dưới dạng biểu đồ tròn – 80% kết quả được tạo thành từ 20% sự nỗ lực.
Cần lưu ý rằng các con số phân phối không phải lúc nào cũng chính xác là 20% và 80% mà có thể dao động. Điểm mấu chốt mà Nguyên tắc Pareto muốn đề cập là hầu hết mọi thứ trong cuộc sống (nỗ lực, phần thưởng, đầu ra,…) không được phân phối đồng đều – một số đóng góp nhiều hơn những thứ khác.
1.3. Các yếu tố được thể hiện trên biểu đồ Pareto
Biểu đồ Pareto bao gồm 6 thành phần khác nhau, phối hợp nhuần nhuyễn để tạo ra một bảng dữ liệu chi tiết, từ đó giúp nhà quản trị xác định được các yếu tố chính góp phần tạo ra kết quả hoặc vấn đề:
Trục hoành (X-axis)
Trục X của biểu đồ Pareto chứa danh mục các yếu tố cần được phân tích. Các yếu tố này vô cùng đa dạng, có thể là nguồn lưu lượng truy cập trang web, các thành phẩm bị lỗi, các loại lỗi sai khác nhau, các mặt hàng thiếu hụt trong kho,… hoặc bất kỳ biến số nào mà doanh nghiệp cần tham chiếu và nghiên cứu cho dự án của mình như lý do khiến doanh thu bị suy giảm, nguyên nhân khiến nhân viên giảm năng suất lao động,…
Trục tung (Y-axis)
Trục Y của biểu đồ Pareto thể hiện giá trị về số lượng hoặc tần suất của yếu tố cần phân tích.
Thanh giá trị (Vertical bars)
Các thanh dọc trong biểu đồ Pareto biểu thị cho giá trị tương ứng với từng yếu tố được liệt kê trên trục X. Chiều cao của các thanh này khi tham chiếu trên trục Y chính là độ lớn của chúng. Các thanh giá trị này thường được sắp xếp theo thứ tự giảm dần.
Đường cong tích lũy (Cumulative line)
Đường cong tích lũy – hay còn gọi là đường phần trăm tích lũy – chính là yếu tố làm nên điểm khác biệt giữa biểu đồ Pareto và các loại biểu đồ thông thường khác.
Đây là một đường cong được vẽ trên biểu đồ, biểu diễn giá trị phần trăm tích lũy của các yếu tố từ trái sang phải trên trục X. Nó giúp người đọc nhìn thấy tỷ lệ phần trăm tác động của các yếu tố này so với tổng thể. Đường cong tích lũy thường bắt đầu từ 0% ở cột đầu tiên và tăng dần lên đến 100% ở cột cuối cùng.
Trục phụ (nếu có)
Trục phụ là một trục đứng ở bên phải biểu đồ (song song với trục Y), thể hiện giá trị tỷ lệ phần trăm tích lũy của các yếu tố so với tổng thể. Để biết một yếu tố bất kỳ trên trục X có tỷ lệ phần trăm tích lũy là bao nhiêu, chỉ cần tham chiếu từ yếu tố đó lên đường cong tích lũy, và tham chiếu sang trục phụ.
Một số yếu tố khác
- Đường cơ sở (Baseline): Biểu đồ Pareto có thể một đường cơ sở ở phía dưới cùng để làm điểm tham chiếu, giúp đo chiều cao của các thanh dọc.
- Tiêu đề (Titles): Cũng giống như các loại biểu đồ nào khác, mỗi biểu đồ Pareto đều có tiêu đề mô tả, giúp người xem hiểu được về tên, giá trị, đơn vị đo,… của các dữ liệu được trình bày và đo lường.
- Chú thích (Legend): Nhiều biểu đồ Pareto hiển thị các dữ liệu từ nhiều nguồn hay các thời kỳ khác nhau, vậy nên, có thể cần tới các chú thích để phân biệt rõ các giá trị và nguồn dữ liệu.
2. Ý nghĩa của biểu đồ Pareto trong doanh nghiệp
Có thể khẳng định biểu đồ Pareto là một công cụ hữu ích cho các doanh nghiệp, khi giúp các nhà quản lý xác định được 20% yếu tố quan trọng nhất của một vấn đề và tập trung vào nó, thay vì dàn trải cả vào 80% yếu tố còn lại mà không thu lại được thành quả.
Qua đó, biểu đồ Pareto giúp sử dụng các tài nguyên một cách hiệu quả hơn. Theo dõi sự thay đổi của biểu đồ trước và sau khi xác định và giải quyết được gốc rễ của vấn đề cũng giúp đo lường được kết quả của những sự cải tiến.
2.1. Đối với từng cá nhân: Quản lý quỹ thời gian hiệu quả
Nguyên lý Pareto với nguyên tắc 80/20 thực sự phù hợp để mỗi cá nhân ứng dụng trong việc quản lý quỹ thời gian cá nhân.
20% nỗ lực của bạn sẽ nhanh chóng chiếm tới 80% thời gian của bạn, điều đó có nghĩa là cho dù bạn có bỏ qua bao nhiêu giấc ngủ hay uống bao nhiêu cà phê đi chăng nữa, bạn sẽ không bao giờ hoàn thành công việc.
Nếu bạn muốn tận dụng tối đa thời gian của mình, hãy thử giải quyết 20% nhiệm vụ quan trọng nhất trước tiên (những nhiệm vụ có thể tạo ra tới 80% kết quả làm việc của một ngày). Đừng để bị xao nhãng bởi hàng tá những nhiệm vụ còn lại, bởi chúng tuy nhiều nhưng dù làm hết cũng chỉ có thể mang lại rất ít kết quả.
Hoặc ngay trong quy trình thực hiện một công việc, hãy tập trung nhiều thời gian hơn cho công đoạn quan trọng nhất – tiền đề để bạn có thể hoàn thành toàn bộ quy trình dễ dàng và có giá trị.
Thay vì dành 1 giờ đồng hồ để loay hoay lập một bản kế hoạch truyền thông sự kiện mà bạn chưa có kinh nghiệm, hãy dành 10 phút để tìm hiểu về một bản mẫu kế hoạch hoàn chỉnh (có ví dụ minh hoạ), sau đó dành 50 phút để xây dựng nội dung cụ thể cho nó.
Hoặc thay vì dành 3 giờ để đọc thật kỹ 3 bài blog ngẫu nhiên bạn tìm được trên Google, hãy dành 1 giờ để xem qua 12 bài viết (5 phút/bài) ở một trang blog mà bạn tin cậy, và sau đó dành ra 2 giờ cho 2 bài viết hay nhất (1 giờ/bài).
2.2. Đối với quản trị năng suất doanh nghiệp
Nguyên tắc Pareto hỗ trợ đắc lực cho các quyết định kinh doanh, bằng cách cung cấp một mô hình để xác định 20% nhiệm vụ hoặc nhu cầu sẽ dẫn đến 80% các mục tiêu kinh doanh của bạn.
Cùng xem xét một số ví dụ sau.
Bạn hiểu rằng 20% khách hàng lớn đóng góp vào 80% doanh thu của công ty. Điều này giúp bạn tính toán chiến lược, thay vì áp dụng chính sách đãi ngộ như nhau với tất cả khách hàng, bạn có thể phân tách 20% khách hàng lớn thành một tệp riêng và tập trung hơn vào việc làm hài lòng họ.
Trong cung cấp sản phẩm, 20% sản phẩm hoặc dịch vụ của doanh nghiệp cần được coi là cốt lõi và xứng đáng được đầu tư nhiều công sức lao động và thời gian. Thay vì tung ra một loạt các sản phẩm theo cùng một cách, hãy tập trung nhiều nỗ lực hơn cho một số nhất định sản phẩm chính, và số còn lại có thể được bán dưới dạng đính kèm.
Thậm chí trong cùng một sản phẩm, 20% các tính năng được coi là quan trọng nhất cũng nắm giữ 80% giá trị của nó. Bộ phận sản xuất, marketing và cả đội ngũ kinh doanh của bạn đều có thể tập trung vào giới thiệu nhóm tính năng này tới khách hàng.
Tỷ lệ này cũng nên được áp dụng với các doanh nghiệp có nhiều cơ sở kinh doanh khác nhau, nếu một vài cơ sở có sự vượt trội về lợi ích kinh doanh.
Tiếp theo, khi bạn tìm kiếm nguồn vốn đầu tư cho doanh nghiệp, cho dù muốn huy động vốn để kinh doanh mạo hiểm hay chỉ để duy trì hoạt động của công ty, hãy nhớ rằng 20% nhà đầu tư nắm giữ 80% quỹ kinh doanh của bạn. Thay vì tốn nhiều thời gian để tạo ra một mạng lưới rộng và mang về các khoản đầu tư nhỏ lẻ, Nguyên tắc Pareto định hướng cho bạn về sự thân thiết với các nhà đầu tư lớn trước tiên.
Bám sát vào mô hình 80/20, bạn sẽ thấy rằng 80% khiếu nại của khách hàng và thiệt hại về kinh doanh có nguồn gốc từ 20% các khiếm khuyết nhất định. Tập trung vào sửa đổi các khiếm khuyết cấp thiết này sẽ có lợi cho doanh nghiệp.
Ở một góc nhìn khác, bạn biết rằng 20% nhân viên ưu tú đóng góp tới 80% vào kết quả chung của công ty. Việc công nhận thành tích và khen thưởng họ là một trong những cách tạo động lực hữu ích.
2.3. Case study thực tế áp dụng biểu đồ Pareto
Trong thực tế, biểu đồ Pareto đã được ứng dụng trong nhiều dự án nghiên cứu mang tầm vóc quốc gia. Một trong những case study áp dụng thành công nhất là Trường hợp phân tích 209 sự cố tràn dầu xảy ra trên toàn nước Mỹ và biết được đâu là lý do tràn dầu chính.
Cụ thể, bang Washington (Mỹ) đã thực hiện một nghiên cứu để xác định nguyên nhân xảy ra sự cố tràn dầu trên toàn quốc. Họ đã thu thập thông tin của 209 sự cố tràn dầu khác nhau, với các yếu tố tiên quyết là nguyên nhân khiến vụ việc xảy ra hoặc lỗi trong vai trò trách nhiệm của các bên liên quan.
Kết quả thu được, đã có tổng số 29 nguyên nhân được xác định, trong số xuất hiện nhiều nhất là 6 nguyên nhân sau:
- Sự không chú ý / Mất tập trung (38 trường hợp)
- Lỗi thủ tục pháp lý (31 trường hợp)
- Sai sót trong ra quyết định (26 trường hợp)
- Lỗi cơ khí (23 trường hợp)
- Lỗi kết cấu tàu (20 trường hợp)
- Nguyên nhân không xác định (11 trường hợp)
6/29 nguyên nhân được liệt kê ở trên – tuy chỉ chiếm hơn 20% số nguyên nhân được xác định – nhưng lại gây ra tới 149 trường hợp, tương đương với 71% số vụ tràn dầu xảy ra. Sau khi phân tích được điều này, bang Washington đã quyết định tập trung vào giải quyết 6 nguyên nhân hàng đầu này, và chỉ cần như vậy là đã có thể thể giảm tải được phần lớn các sự cố tràn dầu.
3. Lợi ích và hạn chế của việc sử dụng biểu đồ Pareto
Các lợi ích chính mà doanh nghiệp có thể đạt được khi tận dụng được biểu đồ Pareto có thể kể đến:
- Xác định được sự ưu tiên: Lợi ích cốt lõi mà biểu đồ Pareto mang lại là giúp nhanh chóng xác định được 20% nguyên nhân gốc rễ gây ra 80% kết quả, từ đó có kế hoạch tập trung vào xử lý 20% nguyên nhân này với mức độ ưu tiên cao nhất (sớm nhất, dành nhiều nguồn lực nhất,…)
- Khả năng giao tiếp và truyền tải thông tin: Biểu đồ Pareto có thể hỗ trợ tốt cho việc trao đổi thông tin và thuyết trình dữ liệu trong nội bộ, bởi lúc này các con số nhập nhằng và phức tạp ban đầu đã được đơn giản hoá và trực quan hoá thành các cột giá trị và đường đồ thị.
Tuy nhiên, biểu đồ Pareto cũng không hoàn hảo. Nó sở hữu những hạn chế nhất định mà các nhà nghiên cứu dữ liệu cần cân nhắc và cải thiện để có thể tối ưu được giá trị mà biểu đồ mang lại:
- Không cung cấp giải pháp cho vấn đề, chỉ tối ưu trong việc xác định nguyên nhân gốc rễ của vấn đề
- Chỉ tập trung vào dữ liệu trong quá khứ
- Chỉ có thể hiển thị các dữ liệu định tính có thể quan sát được, không có khả năng thể hiện các dữ liệu định lượng chi tiết
Một lưu ý khác, nguyên tắc Pareto không khuyên bạn chỉ cần tập trung nỗ lực cho 80% phần việc quan trọng. Có thể đúng là 80% cây cầu được xây dựng trong 20% đầu tiên của quãng thời gian, nhưng bạn vẫn cần phần hoàn thiện còn lại để cây cầu có thể hoạt động.
Nguyên tắc Pareto là một kết quả đúc rút từ thực tế, chứ không phải là quy luật tự nhiên.
Kinh nghiệm dành cho bạn: Nếu bạn đang tìm kiếm chất lượng hàng đầu, bạn cần nỗ lực cho tất cả 100%. Còn nếu bạn đang cố gắng có được kết quả tốt cho số tiền bạn bỏ ra, có thể cân nhắc tập trung vào 20% hoạt động tạo ra nhiều kết quả nhất.
4. Các bước để vẽ biểu đồ Pareto
Bước 1: Xác định các vấn đề cần giải quyết
Bước đầu tiên trong việc vẽ biểu đồ Pareto là xác định vấn đề cần giải quyết. Vấn đề đó sẽ trở thành tiêu đề cho biểu đồ của bạn, cũng như cơ sở để tìm ra các nguyên nhân cấu thành vấn đề trong bước tiếp theo.
Ví dụ, phần mềm mà doanh nghiệp bạn vận hành gần đây liên tiếp nhận được những phản hồi tiêu cực từ phía các người dùng, với rất nhiều trường hợp và lý do khác nhau thì vấn đề cần thu thập thông tin để đưa ra các phương án giải quyết chính là “Lý do khách hàng phàn nàn về phần mềm”, với các dữ liệu cần thu thập có thể là: thiếu sự hỗ trợ từ đội vận hành, đường truyền chậm, phần mềm thiếu tính năng,…
Bước 2: Thu thập dữ liệu và phân tích
Bước tiếp theo trong việc vẽ biểu đồ Pareto là trình bày rõ vấn đề mà người dùng đang phải giải quyết. Sau khi xác định được trọng tâm của biểu đồ, người dùng phải thu thập tất cả các dữ liệu liên quan đến vấn đề đó từ nhiều nguồn khác nhau. Đây là lúc kỹ năng thu thập thông tin và nghiên cứu thị trường cần được sử dụng một cách hiệu quả.
Ví dụ, nếu như bạn đang phân tích về vấn đề “Chi phí vận chuyển hàng hóa cho hoạt động vận tải đường bộ của doanh nghiệp”, các danh mục mà mà bạn cần nghiên cứu và thu thập thông tin có thể bao gồm: chi phí nhiên liệu tăng, tình trạng xe chạy không tải trọng không chở hàng, chi phí sửa chữa, bảo trì định kỳ, tình trạng giao thông, thời gian xếp/dỡ hàng,..
Bước 3: Vẽ biểu đồ Pareto
Trước tiên, phải xác định được giá trị và tần suất xuất hiện của từng vấn đề, sau đó xếp hạng chúng theo thứ tự giảm dần.
Sau khi đã sắp xếp và phân loại dữ liệu, bạn có thể xây dựng biểu đồ cột bằng cách đánh dấu các điểm ở trục X và trục Y trên biểu đồ, sau đó vẽ các thanh dọc ở vị trí tương ứng trên trục X, với chiều cao bằng với giá trị tương ứng trên trục Y.
Sau khi hoàn tất việc vẽ các cột giá trị, bước cuối cùng để hoàn thiện biểu đồ Pareto chính là tính toán phần trăm tích lũy cho từng yếu tố:
Tỷ lệ phần trăm tích lũy = Tổng tích lũy trên trục Y / Tổng của tất cả giá trị x 100%
Bước 4: Phân tích biểu đồ
Nhìn vào biểu đồ, có thể thấy những cột cao hơn tương ứng với đoạn đường cong có tần suất tích lũy tăng nhanh nhất, thể hiện lỗi sai hỏng xảy ra nhiều nhất, cần được ưu tiên giải quyết.
Ngược lại, những cột thấp hơn tương ứng với đoạn đường cong có tần suất tích lũy tăng ít hơn, thể hiện cho những lỗi sai hỏng ít quan trọng hơn, ít khi xảy ra.
5. Cách vẽ biểu đồ Pareto trong Excel (có hình minh hoạ)
Hãy cùng phân tích một trường hợp thực tế, để có thể ứng dụng được biểu đồ Pareto vào phân tích nguyên nhân và xác định vấn đề và vẽ biểu đồ Pareto trong Excel.
Sau khi phân tích dữ liệu liên quan tới “Lý do khách hàng phàn nàn về phần mềm”, doanh nghiệp có được bảng tổng hợp kết quả như sau:
| Phàn nàn | Tần suất | |
| 1 | Thiết kế UX xấu | 2 |
| 2 | Thường xuyên dừng hoạt động đột ngột | 7 |
| 3 | Chất lượng kém | 21 |
| 4 | Có nhiều lỗi | 5 |
| 5 | Giá quá cao so với chất lượng | 12 |
| 6 | Không có sự hỗ trợ công nghệ | 56 |
| 7 | Chậm | 9 |
| 8 | Không hoạt động | 78 |
| 9 | Vấn đề không được giải quyết | 2 |
| 10 | Không phản hồi | 1 |
Để tạo một biểu đồ Pareto đơn giản bằng Excel, hãy bắt đầu bằng các bước đơn giản sau:
- Chọn bảng
- Trên thanh tab Insert, chọn Charts group, chọn Recommended Charts
- Màn hình tab All Charts xuất hiện, chọn Histogram ở thanh menu bên trái và sau đó chọn Pareto
- Bấm OK để bắt đầu.
Sau khi nhập các dữ liệu cần thiết, trong bảng Excel sẽ xuất hiện biểu đồ Pareto cơ bản như sau:
Sau khi có được bảng Pareto cơ bản như trong hình, cần sắp xếp lại các dữ liệu để có thể tính đúng đường phần trăm tích lũy.
Sau đó, hãy thêm một cột nữa vào bảng dữ liệu của bạn và nhập công thức tính tổng phần trăm tích lũy vào với công thức: =SUM($B$2:B2)/SUM($B$2:$B$11)
Nhập công thức đầu tiên vào ô B2, sau đó sao chép nó xuống các cột bên dưới. Hãy định dạng % cho cột để hiển thị đúng với định dạng phần trăm bạn mong muốn.
Sau khi chỉnh sửa và sắp xếp lại các giá trị, chúng ta có được một biểu đồ Pareto hoàn chỉnh, trong đó có thể thấy được 2 nguyên nhân chính gây ra sự phàn nàn của khách hàng lần lượt là “Không hoạt động” (78) và “Không có sự hỗ trợ công nghệ” (56), chiếm đến 69% (134/193) lời phàn nàn của khách hàng.
6. Lời kết
Biểu đồ Pareto đang là một công cụ hữu ích được các cá nhân, doanh nghiệp ưa chuộng sử dụng để giải quyết vấn đề đang gặp phải với thời gian và nguồn lực được tiết kiệm tối đa.
Lời khuyên dành cho bạn: Con số 1 – 1 không phải lúc nào cũng tồn tại và cần thiết trong quản trị doanh nghiệp. Tỷ lệ 80/20 của Nguyên tắc Pareto mới là chiếc chìa khoá vàng để bạn xây dựng chiến lược trọng tâm cho doanh nghiệp. Hãy bắt đầu từ 20% đầu vào quan trọng nhất, 80% đầu ra sẽ nằm trong tay bạn!
