Lựa chọn phần mềm quản trị doanh nghiệp: Giải pháp toàn diện hay Phần mềm chuyên biệt hóa?

05/11/2018

Bạn chọn “chia đều rủi ro” hay “bỏ hết trứng vào một rổ”?

Base Resources - Trong xu hướng chuyển đổi số hiện nay, doanh nghiệp ngày càng có nhiều lựa chọn trong việc triển khai một giải pháp công nghệ nội bộ. Một trong những vấn đề được cân nhắc rất thường xuyên là giữa việc sử dụng một giải pháp tổng thể, gói gọn nhiều module chung trong quản trị doanh nghiệp - và với việc sử dụng một hệ thống các phần mềm chuyên biệt hóa xử lý từng bài toán đặc thù. Cùng với việc phân tích từng lựa chọn này, có thể nhìn thấy ưu nhược điểm của từng phương án, từ đó đưa ra được quyết định hợp lý cho doanh nghiệp.


Xu hướng mới trong công nghệ quản trị doanh nghiệp

 

Tại các doanh nghiệp trước đây, mỗi phòng ban sẽ sử dụng một phần mềm khác nhau, đảm nhận những nghiệp vụ riêng của phòng ban đó; ví dụ như phần mềm kế toán, phần mềm quản trị nhân sự, phần mềm quản lý đơn hàng... Tuy nhiên bộ máy làm việc của doanh nghiệp sẽ không bao giờ tách biệt độc lập mà thường xuyên có sự trao đổi, cộng tác, liên kết dữ liệu với nhau. Đơn cử như khi bộ phận sản xuất có nhu cầu đặt hàng nguyên vật liệu, họ sẽ cần gửi đề xuất lên bộ phận mua hàng, rồi làm việc với bộ phận kế toán-tài chính để được duyệt chi phí. Với từng ứng dụng riêng lẻ và thiếu tính tương thích, dữ liệu bị phân mảnh có thể cản trở khả năng tương tác giữa các bộ phận. 

 

Đó là lý do từ những năm 1990s, loại hình phần mềm Hoạch định tài nguyên doanh nghiệp (Enterprise Resources Planning - ERP) ra đời, tích hợp tất cả các phòng ban và chức năng của công ty vào chung một hệ thống máy tính duy nhất. Chữ “Enterprise” trong cái tên đã thể hiện rằng ERP là một phần mềm khổng lồ thâu tóm toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp, ở đó cơ sở dữ liệu được sử dụng chung để dễ dàng chia sẻ thông tin giữa các bộ phận. Trong suốt một thời gian dài kể từ khi ra đời, ERP vẫn luôn được coi là giải pháp duy nhất nếu như doanh nghiệp tìm kiếm một công nghệ để quản trị doanh nghiệp tổng thể. Tuy nhiên, quá trình áp dụng một giải pháp cồng kềnh như ERP truyền thống cũng gây ra không ít rào cản. 

 

phan-mem-quan-tri-doanh-nghiep-01

Giao diện của một phần mềm ERP truyền thống

 

Thời gian gần đây với sự phát triển của công nghệ trong mảng B2B, hàng loạt các đơn vị cung cấp giải pháp SaaS (phần mềm dịch vụ - Software as a Service) cho doanh nghiệp nổi lên, đem lại thêm một phương án thay thế cho các ERP truyền thống và đang dần trở thành xu hướng mới trong quản trị doanh nghiệp hiện đại. 

 

Đọc thêm: SaaS là gì? Việt Nam đã phát triển mô hình SaaS như thế nào? 

 

Do tính chất của dịch vụ, các nhà phát triển giải pháp SaaS rất chú trọng đến tính linh hoạt áp dụng sản phẩm đến đối tượng khách hàng. Bởi vậy, hầu như mọi giải pháp SaaS hiện nay đều có khả năng tích hợp gần như không giới hạn thông qua hệ thống API cho phép tự do trao đổi dữ liệu giữa các ứng dụng.

 

Nhờ khả năng tích hợp ưu việt này, thay vì dùng duy nhất 1 phần mềm ERP, một doanh nghiệp trên thế giới sử dụng trung bình 20 ứng dụng SaaS giải quyết được tốt nhất nhu cầu của họ (Theo Financesonline), và sau đó sử dụng tính năng tích hợp của các phần mềm để liên kết dữ liệu giữa chúng. 

 

Việc sử dụng từng phần mềm chuyên biệt hóa, không phải là bước lùi khi tách ERP về lại từng module cũ cho từng phòng ban bộ phận - mà trái lại, thể hiện một xu hướng tích cực về công nghệ khi đồng thời giải quyết được bài toán quản lý thống nhất của doanh nghiệp và khắc phục những nhược điểm mà phần mềm ERP thống thường gặp phải. Cách làm này đến nay đang chứng minh được hiệu quả của nó và đang ngày càng được ưa chuộng. 


Phần mềm chuyên biệt hóa và những ưu việt


Giải quyết triệt để bài toán chuyên môn

 

Dĩ nhiên, một phần mềm chuyên biệt hóa sẽ tập trung để làm tốt nhất một vấn đề duy nhất. Một phần mềm chuyên về Quản trị tuyển dụng (như các hệ thống Applicant Tracking System) hiện nay sẽ giúp doanh nghiệp giải quyết vấn đề tuyển dụng tốt hơn một phần mềm ERP tổng thể có module về quản lý nhân sự. Việc phát triển chuyên sâu cho phép đơn vị cung cấp SaaS đầu tư xây dựng các tính năng cần thiết để đáp ứng được nhu cầu doanh nghiệp.

 

phan-mem-quan-tri-doanh-nghiep-03

Giao diện của Hệ thống quản trị tuyển dụng ATS Base E-Hiring, bao gồm đầy đủ các tác vụ cần thiết cho hoạt động tuyển dụng

 

Bên cạnh đó, bản thân những sản phẩm chuyên biệt hóa đã được thiết kế để định hướng cho bạn cách quản lý hoạt động đó một cách tối ưu, bởi chúng đúc kết kiến thức và kinh nghiệm của nhà phát triển sản phẩm sau quá trình triển khai tại nhiều doanh nghiệp. Ví dụ như các hệ thống Quản trị tuyển dụng Applicant Tracking System không chỉ có giá trị lưu trữ hồ sơ ứng viên tuyển dụng, mà còn cung cấp dữ liệu tạo cho bạn thói quen đo lường và tối ưu hiệu quả tuyển dụng. Có thể nói đây mới chính là giá trị đích thực của công nghệ: không chỉ gia tăng năng suất làm việc bằng tự động hóa, mà còn định hướng cho con người cách để chuyển đổi và cải thiện quy trình. 


Linh hoạt theo độ phát triển của doanh nghiệp

 

Ở một mức độ nhất định, doanh nghiệp có thể áp dụng hình thức ERP truyền thống và vận hành ổn định dựa trên bộ khung đó. Tuy nhiên, khi doanh nghiệp phát triển vượt khỏi bộ khung ban đầu, ERP trở thành một bộ quần áo quá chật chội, thậm chí có thể kìm hãm khả năng mở rộng của doanh nghiệp. Đặc biệt, trong thị trường với ngày càng nhiều biến động, một giải pháp tổng thể như ERP trở nên quá cồng kềnh để bắt kịp thay đổi. Nếu muốn thay đổi dù chỉ một tính năng, doanh nghiệp sẽ phải tạm ngưng hoạt động và lập trình lại cả hệ thống.

 

Trái lại, các phần mềm chuyên biệt hóa do tồn tại song song và độc lập nên có thể được cập nhật liên tục mà không tạo ra ngưng trệ lớn. Ví dụ, khi doanh nghiệp đột ngột thay đổi mô hình kinh doanh và đặc biệt cần tuyển thêm nhiều nhân sự, thì có thể chủ động áp dụng mới hệ thống Quản trị tuyển dụng mới, mà không ảnh hưởng gì đến hệ thống dữ liệu chung. Tính chất của SaaS cũng phù hợp với tinh thần đổi mới liên tục - các nhà cung cấp SaaS không ngừng cải tiến và đưa ra phiên bản nâng cấp miễn phí cho khách hàng đang sử dụng.


Giảm thiểu chi phí khi triển khai công nghệ mới

 

Khi triển khai một công nghệ mới, doanh nghiệp sẽ phải cân nhắc đến rất nhiều loại chi phí khác nhau: không chỉ là chi phí tài chính phải bỏ ra khi mua phần mềm, mà còn là chi phí về thời gian chuyển đổi mô hình vận hành cho phù hợp với quy trình trong phần mềm, hay chi phí đào tạo triển khai cho nhân viên,... 

 

Với một phần mềm khổng lồ như ERP, những loại chi phí này đều rất lớn, từ vài nghìn USD trở lên dựa trên báo giá của các nhà cung cấp; trong khi thường sẽ không cần thiết sử dụng tất cả các module trong một ERP. Đôi khi một vài giải pháp ERP của nước ngoài có thể lên đến hàng chục triệu USD. 

 

Bên cạnh đó, doanh nghiệp cũng phải đối mặt với nguy cơ của việc “bỏ hết trứng vào một rổ”. Khi đã bỏ vào ERP chi phí quá lớn, bản thân doanh nghiệp cũng rất ngần ngại trong việc dỡ bỏ nó ngay cả khi phương án ERP không thực sự phù hợp. Sự thỏa hiệp này có thể để lại những hậu quả nghiêm trọng. 

 

Trong khi đó, các phần mềm chuyên biệt hóa không chỉ có chi phí rẻ hơn mà còn có thể được triển khai độc lập, phân tán được rủi ro. Khoảng thời gian bỏ ra để đưa một phần mềm chuyên biệt vào sử dụng chỉ kéo dài 1-2 tháng, trong khi đó thời gian triển khai trung bình cho một dự án ERP là 21 tháng (theo Panorama Consulting). Doanh nghiệp cũng có nhiều lựa chọn về nhà cung cấp SaaS, và có thể dễ dàng thay đổi lựa chọn của mình nếu thấy có điểm chưa hài lòng. 


Giải pháp tổng thể và Phần mềm chuyên biệt hóa: Lựa chọn nào cho doanh nghiệp?  

 

Đương nhiên, việc sử dụng phần mềm chuyên biệt hóa cũng không phải không có những nhược điểm của nó. Phải làm việc với nhiều nhà cung cấp dịch vụ phần mềm có thể gây ra những phiền toái nhất định. Quá trình tích hợp giữa các ứng dụng cũng đòi hỏi bản thân doanh nghiệp phải có đội ngũ IT mạnh để xử lý được các tình huống đòi hỏi đồng bộ dữ liệu. 

 

Hiện tại, ngoại trừ Base.vn là đơn vị đầu tiên và duy nhất tại Việt Nam cung cấp một hệ thống giải pháp SaaS chuyên biệt dành cho doanh nghiệp với chi phí hợp lý (Base đang có gần 20 ứng dụng về tuyển dụng-nhân sự, quản lý công việc, quản lý công văn giấy tờ, truyền thông nội bộ, chat nội bộ), thì cơ hội tiếp cận đến các nhà cung cấp SaaS cho doanh nghiệp Việt Nam còn khá hạn chế (chi phí các SaaS quốc tế còn khá đắt đỏ với quy mô doanh nghiệp Việt). 

 

phần-mềm-quản-trị-doanh-nghiệp-02

Giao diện trang chủ của hệ thống Base.vn - bao gồm nhiều ứng dụng chuyên biệt được kết nối trên cùng một nền tảng

 

Bởi vậy, để lựa chọn giữa việc sử dụng một giải pháp tổng thể và phần mềm chuyên biệt hóa, doanh nghiệp sẽ cần cân nhắc một số vấn đề như sau:

 

  • Định hướng chiến lược của doanh nghiệp trong thời gian tới như thế nào?
  • Doanh nghiệp đang muốn chú trọng giải quyết bài toán gì? 
  • Quy trình quản trị thay đổi của doanh nghiệp bạn như thế nào? Việc đưa một công nghệ vào áp dụng mới sẽ được doanh nghiệp của bạn đón nhận như thế nào? 
  • Ngân sách dành cho giải pháp công nghệ của doanh nghiệp bạn như thế nào? 

 

Nhìn chung, có thể tóm gọn lại so sánh giữa một Giải pháp ERP tổng thể và Phần mềm chuyên biệt hóa trong bảng như sau: 

 

  Phần mềm chuyên biệt

Giải pháp tổng thể

Chi phí (chi phí mua phần mềm, chi phí triển khai)

$ (nếu nhu cầu đơn giản)

$$$

Mức độ rủi ro trong trường hợp không phù hợp

Thấp

Cao 

Khả năng tích hợp và trao đổi dữ liệu

Có thể đạt được

Mức độ linh hoạt tính năng

Rất linh hoạt

Có thể thay đổi nhưng rất phức tạp và tốn kém

Dịch vụ chăm sóc khách hàng của nhà cung cấp

Phải làm việc với nhiều nhà cung cấp trong trường hợp dùng phần mềm của nhiều bên. Tuy nhiên thường các bên SaaS đều rất đầu tư về dịch vụ chăm sóc khách hàng.

Chỉ cần làm việc với một nhà cung cấp duy nhất. 

 

Một phần mềm doanh nghiệp tốt cũng phải giống như cách một doanh nghiệp hoạt động: minh bạch, trong sáng, linh hoạt, nhưng vẫn cần dựa trên một số nguyên tắc cố định. Sẽ không tồn tại một doanh nghiệp chỉ có duy nhất 1 phòng ban làm tất cả mọi công việc, cũng giống như không thể có một phần mềm “đa năng” có thể đồng thời làm tốt nhất tất cả mọi thứ. 

 

Việc cố gắng đưa nhiều tính năng chuyên môn phức tạp vào một phần mềm đa năng cũng chỉ giống như là cố gắng vá một chiếc áo rách. Sử dụng các phần mềm chuyên biệt hóa và tích hợp chúng trên cùng một nền tảng chia sẻ dữ liệu là cách làm tân tiến nhất hiện nay để đồng thời đáp ứng được nhu cầu quản trị doanh nghiệp hiệu quả và thống nhất.

 

Base.vn là đơn vị đầu tiên trong khu vực cung cấp một nền tảng mở và thông minh, nơi có tất cả các ứng dụng SaaS tuyệt vời nhất cho các doanh nghiệp trên khắp châu Á. Các ứng dụng trên Base.vn thuộc 5 lĩnh vực doanh nghiệp: Nhân sự, Năng suất, Quản trị, Tài chính, Sales-Marketing, được thiết kế chuyên sâu và tối ưu cho từng tác vụ cụ thể, đồng thời tích hợp với nhau trên một nền tảng chung; tạo thành bộ công cụ mạnh mẽ, hoàn chỉnh giúp các doanh nghiệp phát triển đột phá.

 

Đọc thêm về Base trên báo chí: https://base.vn/press

 

Nếu bạn quan tâm đến một giải pháp quản trị doanh nghiệp tổng thể nhưng linh hoạt và tiết kiệm chi phí; hoặc bạn có nhu cầu đối với bất kỳ dòng sản phẩm nào do Base.vn phát triển, bạn có thể đăng ký để nhận tư vấn và demo miễn phí ngay tại đây

Từ khóa

phần mềm quản trị doanh nghiệp phần mềm erp giải pháp erp saas

Bài viết liên quan

7 dấu hiệu cho thấy quy trình quản lý của bạn đang gặp vấn đề nghiêm trọng

Liệu bạn có kịp nhận ra quy trình quản lý của bạn đang bị đứt gãy hay thiếu hụt ở đâu đó?

Triển khai Công nghệ 4.0 trong doanh nghiệp: Mảnh ghép không thể thiếu cho mỗi phòng ban là gì?

Doanh nghiệp bạn đã thực sự tiếp cận tới công nghệ 4.0 chưa? Đâu là các công cụ 4.0 cần thiết nhất cho từng phòng ban của bạn?

BSC (Balanced scorecard) là gì? Áp dụng BSC như thế nào để mang lại lợi ích cho doanh nghiệp?

Bạn đã biết cách thu về lợi ích từ mô hình quản trị chiến lược BSC (Balanced scorecard)?

Đăng ký nhận bản tin