Head of Data @Base.vn Trương Quốc Thắng: Doanh nghiệp SMEs bắt đầu với quản trị theo định hướng dữ liệu (data-driven) như thế nào?

02/07/2022

Quản trị theo định hướng dữ liệu hay data-driven management là mô hình quản trị ra quyết định dựa trên các dữ liệu cụ thể được phân tích.

 

Trong những năm trở lại đây, tầm quan trọng của việc quản trị theo định hướng dữ liệu ngày càng được khẳng định, nhất là khi công nghệ phát triển tạo bàn đạp giúp phương thức quản trị này trở nên phổ biến. Không chỉ doanh nghiệp lớn mà ở các doanh nghiệp vừa và nhỏ, các SMEs cũng đã và đang ứng dụng tích cực triết lý data-driven này trong bài toán quản trị tăng trưởng và vận hành của mình. 

 

Tuy nhiên, cũng nhiều đơn vị cho biết họ đang gặp khó khăn trong khâu triển khai quản trị theo hướng dữ liệu, hoặc đang triển khai nhưng không thấy được hiệu quả. Vậy do đâu và giải pháp như thế nào? Trong bài viết sau đây, Base.vn sẽ có cuộc trò chuyện với anh Trương Quốc Thắng - Head of Data tại Base.vn để trao đổi thêm vấn đề này.

 

Anh Thắng đã có 5 năm kinh nghiệm trong ngành dữ liệu và từng hỗ trợ xây dựng hệ thống dữ liệu từ con số 0 cho các doanh nghiệp đa dạng ngành như: Thẩm định giá, F&B, Bán lẻ, Sản xuất phần mềm, Bất động sản,... Đồng thời, anh cũng là giảng viên chính khóa học “Data System: Trang bị tư duy chuyển đổi số và xây dựng hệ thống dữ liệu” tại Tomorrow Marketers Academy. Quan điểm chính khi đào tạo và chia sẻ về quản trị theo dữ liệu của anh Thắng: Dữ liệu không bao giờ và không nên được coi là một đặc quyền mà chỉ các tập đoàn lớn mới có thể tiếp cận.

 

data driven management

 

Anh nhận định như thế nào về xu thế sử dụng data trên thế giới? Các doanh nghiệp Việt Nam đã hưởng ứng xu thế như thế nào?

 

Tôi nghĩ data là xu thế chung trên toàn thế giới và họ cũng đã chạy rất lâu rồi. Các thuật ngữ data, data warehouse, data driven đều xuất hiện từ những năm 2000 và trở nên rất phổ biến trong doanh nghiệp. Còn tại Việt Nam, xu thế này mới chỉ nổi lên trong 5 năm trở lại đây. 

 

Hầu hết đều bắt đầu khu vực tư trước và khu vực công hưởng ứng theo. Ứng dụng dữ liệu bắt đầu được thực hiện ở trong các doanh nghiệp. Sau đó ở khu vực công, các lãnh đạo bộ ngành cũng thực hiện nhiều chiến dịch chuyển đổi số, có nhiều ưu đãi dành riêng cho lĩnh vực chuyển đổi số như là giảm thuế cho các công ty phần mềm. Có thế thấy tại Việt Nam từ trên xuống dưới, đều nói chung một bức tranh là phải ứng dụng data.

 

Trong vài năm trở lại đây, data driven management - hay quản trị theo định hướng dữ liệu - được nhiều doanh nghiệp biết đến và ứng dụng phổ biến. Anh nhận định ra sao về lợi ích của phương pháp này?

 

Trước khi có data driven hay các phương thức quản trị theo định hướng dữ liệu, các tập đoàn lớn trong nước đã có rất nhiều phương pháp khác để quản trị vận hành doanh nghiệp. Họ dựa trên những kinh nghiệm để đưa ra quyết định, đó có thể là những linh cảm, mà linh cảm thì sẽ đúng hoặc sai, hoặc đúng nhưng có thể chậm.

 

Tuy nhiên sự xuất hiện của quản trị theo định hướng dữ liệu là một điều hoàn toàn khác. Không có dữ liệu thì các doanh nghiệp vẫn quản trị được, nhưng dữ liệu sẽ giúp giảm thiểu các rủi ro và tăng độ chính xác cho công việc.

 

Có thể thấy trong một bên Marketing chạy quảng cáo, một ngày do một số nguyên nhân mà ads đắt chẳng hạn, bình thường 1 ngày ads tiêu hết 10 triệu thì nay tiêu nhanh lên đến cả 100 triệu. Nếu không có báo cáo số liệu để ta thấy được những bất thường và kịp thời đưa ra giải pháp, thì công ty sẽ hao hụt một lượng chi phí rất lớn không cần thiết. 

 

Dữ liệu giúp mọi thứ rất minh bạch. Ví dụ hai bạn sale cùng tạo ra 500 triệu doanh thu, ban lãnh đạo cần phải chọn một người để thưởng. Lãnh đạo có thể dựa vào cảm tính cá nhân, có thể thích thái độ của người này hơn nên thưởng cho người này. Tuy nhiên khi có data lãnh đạo sẽ thấy rằng, tuy hai bạn cùng tạo ra 500 triệu nhưng bạn A sử dụng ít nguồn lực công ty hơn nên quyết định thưởng cho bạn A. 

 

data driven

 

Để đưa ra một quyết định chính xác thì cần phải dựa trên báo cáo số liệu cụ thể, báo cáo thì lại được tạo nên từ dữ liệu. Tôi từng có thời gian làm việc tại một công ty, họ tạo được văn hóa rất thống nhất từ sếp đến nhân viên là không bao giờ họp suông, mọi quyết định mọi ý kiến mọi bàn luận hay thậm chí tranh cãi đều phải dùng data để nói chuyện. Lãnh đạo, người đưa ra các quyết định quan trọng thì càng cần phải dựa trên data, bởi khi có tranh cãi cả bên sale và marketing đều sẽ bảo vệ kết quả công việc của họ, để đưa ra quyết định chính xác thì lãnh đạo cần đánh giá dựa trên bức tranh tổng thể, là các báo cáo với số liệu cụ thể.

 

Các doanh nghiệp đang trong thời kỳ chạy đua rất mạnh để chiếm thị trường nên họ chi rất nhiều tiền. Nếu không có các báo cáo thời gian thực với số liệu cụ thể thì rất khó để doanh nghiệp kiểm soát được chi phí. Một ngày nào đó vì lý do khách quan mà chi phí tăng lên bất thường, các báo cáo sẽ giúp doanh nghiệp kịp thời phát hiện ra vấn đề và có các biện pháp để hạn chế tổn thất hết mức có thể. Lấy một hình dung đơn giản, tôi đặt các doanh nghiệp trong một giải chạy 50km, so với các đối thủ khác thì mình có một công cụ đo lường cho biết khi nào mình cần nạp nước, nạp đồ ăn, nghỉ ngơi. Hãy thử so sánh xem ai có lợi thế hơn.

 

Data driven management là gì

 

Có ý kiến cho rằng quản trị theo định hướng dữ liệu là đặc quyền của các doanh nghiệp lớn, các SMEs doanh nghiệp vừa và nhỏ thì điều đó còn là một điều khá xa vời và không khả thi. Anh nghĩ sao về nhận định này?

 

Theo tôi thấy thì ý kiến này không hoàn toàn đúng. Quản trị theo định hướng dữ liệu không phụ thuộc vào quy mô doanh nghiệp lớn hay nhỏ mà bản chất là về khối lượng dữ liệu doanh nghiệp có.

 

Lấy ví dụ một shop thương mại điện tử thuộc top seller, hàng ngày họ đi 1000 đơn, mỗi đơn là một dòng dữ liệu, 1 tháng họ đi 30.000 đơn thì tính ra 1 tháng họ có 30.000 dòng dữ liệu để xử lý. Còn với một số doanh nghiệp B2B, mỗi tháng họ chỉ thực hiện 2 - 3 giao dịch thì cũng chỉ có 2 - 3 dòng dữ liệu.

 

Lượng dữ liệu trong mỗi doanh nghiệp sẽ khác nhau tùy đặc thù ngành hàng. Và tùy vào lượng dữ liệu lớn hay nhỏ mà sẽ có những cách quản trị và ứng dụng khác nhau.

 

Một ví dụ khác về Facebook, nền tảng này có tới 1 tỷ người dùng, mỗi cá nhân khi sử dụng facebook thực hiện rất nhiều thao tác như like, share, comment, lưu,... họ không dùng 1 lần mà dùng từ năm này qua năm khác, số lượng thông tin dữ liệu mỗi cá nhân để lại trên hệ thống facebook là rất lớn, con số đó nhân 1 tỷ người dùng là một khối lượng data khổng lồ. Để quản trị được lượng data đó thì Facebook phải có những công nghệ rất kinh khủng như big data để quản trị. 

 

Còn trong đa số doanh nghiệp nhỏ và vừa ở Việt Nam hiện nay thì chúng ta chỉ cần quan tâm chủ yếu các dữ liệu về doanh thu, chi phí hay vận hành thôi. Triển khai hệ thống data có thể thực hiện qua một số công cụ và phần mềm hiện hành. 

 

Qua những chia sẻ trên ta đều có thể thấy được lợi ích mà quản trị theo định hướng dữ liệu mang lại. Tuy nhiên, hiểu lợi ích là một chuyện, thực tế triển khai có hiệu quả hay không là một chuyện khác. Có nhiều doanh nghiệp tại Việt Nam mà chủ yếu là các SMEs đang triển khai theo hướng quản trị này nhưng không hiệu quả. Nguyên nhân của điều này là gì?

 

Theo quan điểm cá nhân của tôi, có hai nguyên nhân chủ yếu khiến doanh nghiệp triển khai không hiệu quả:

 

Một là doanh nghiệp không dùng phần mềm để số hoá. Doanh nghiệp không có phần mềm tức không có báo cáo, rất khó để đưa ra quyết định hoặc một hành động chính xác. Có 1 bài toán điển hình là cuối tháng cuối quý sếp muốn có báo cáo doanh thu, muốn có data cụ thể để  biết tình hình kinh doanh và định hướng chiến lược như thế nào. Nhưng lúc này ngã ngửa ra là dữ liệu nằm trên các giấy tờ rời rạc rất khó tổng hợp, thậm chí không hề có data. Ngược lại, nếu trong cùng trường hợp này dùng phần mềm CRM để thu thập và phân tích dữ liệu của doanh nghiệp thì sao? Thì mọi chuyện đã khác rồi.

 

Hai là doanh nghiệp có dùng phần mềm rồi nhưng đang dùng chống đối. Lãnh đạo không quyết liệt triển khai, nhân viên thực hiện không tích cực. Vấn đề xuất phát từ việc hai bên chưa hiểu hết được tầm quan trọng của phần mềm trong công việc; phần mềm giúp mọi thứ tiện lợi hơn; tiết kiệm thời gian, chi phí, nguồn lực ra sao.

 

Hướng dân quản trị theo định hướng dữ liệu

 

Với kinh nghiệm của mình, theo anh doanh nghiệp cần phải chuẩn bị những gì khi chuyển sang quản trị theo định hướng dữ liệu?

 

Doanh nghiệp muốn triển khai quản trị dựa trên dữ liệu cần chuẩn phải chuẩn bị rất nhiều thứ. Chuẩn bị về con người, về công cụ phần mềm, các văn bản hỗ trợ, kế hoạch triển khai, kế hoạch truyền thông, tài chính,... Cái này tuỳ vào thực trạng mỗi doanh nghiệp, nhu cầu của doanh nghiệp đến đâu. Như tôi đã đề cập ở trên, sự tham gia của lãnh đạo và nhân viên là rất cần thiết, với tôi thì đây là yếu tố quan trọng nhất.

 

Từ phía là ban lãnh đạo phải hiểu được phần quan trọng. Ví doanh nghiệp là cơ thể con người, chủ doanh nghiệp là bộ não, cơ thể đau lúc nào thì bộ não sẽ thực hiện các hoạt động giảm đau, như thế rất là tự phát. Data giống như máy scan, có thể theo dõi tình trạng các bộ phận cơ thể như tay chân tim phổi và gửi một báo cáo tổng thể về các vấn đề của cơ thể. Đó là cái output, để có được cái output này thì doanh nghiệp phải hiểu được sức khoẻ cơ thể rất quan trọng. 

 

Phía nhân viên phải hiểu được nghĩa vụ phải làm. Nhân viên không hiểu ý lãnh đạo, ý chí lãnh đạo bị phản đối bởi nhân viên, triển khai quản trị theo dữ liệu trong nội bộ bị đấu tranh sẽ không thể thành công.

 

Nhìn chung cả phía lãnh đạo lẫn nhân viên đều phải hiểu tầm quan trọng của quản trị định hướng dữ liệu thì những khâu khác như mua phần mềm nào, điền dữ liệu như thế nào, lấy dữ liệu ra như thế nào, làm báo cáo như thế nào đều làm rất nhanh và dễ.

 

Quản trị theo định hướng dữ liệu cần chuẩn bị gì

 

Nhiều doanh nghiệp SMEs khi bắt tay vào quản trị theo hướng dữ liệu thường gặp phải tình trạng loay hoay không biết nên bắt đầu từ đâu, vấn đề này doanh nghiệp cần giải quyết như thế nào?

 

Theo tôi doanh nghiệp có thể bắt đầu từ mô hình 4W1H để lên kế hoạch cho việc quản trị theo định hướng dữ liệu trong nội bộ của mình. Ta đặt data là tầng trên, vậy làm thế nào để có data, ai thu thập data, thu thập data bằng cách nào.

 

  • What: Trả lời câu hỏi Output của việc quản trị theo định hướng dữ liệu là gì? Output chính là dữ liệu dùng để đưa ra quyết định, là các report/báo cáo giúp mình đưa ra hành động.
  • Who: Ai thu thập? Có thể là chủ doanh nghiệp, quản lý, nhân viên hoặc chính máy móc thu thập data cho mình. Hiểu đơn giản, các bộ cảm ứng thời tiết liên tục gửi các data và độ ẩm, nhiệt độ, tốc độ gió, thời tiết về cho trung tâm khí tượng thuỷ văn; trung tâm sẽ xử lý các data đó để tạo nên báo cáo dự báo báo thời tiết. Trong doanh nghiệp thì ta có các phần mềm tự động thu thập. Còn trong giải trí hàng ngày thì các nền tảng xã hội như facebook cũng thu thập các dữ liệu mỗi hành động của chúng ta
  • When: Thu thập lúc nào? Cái này tuỳ thuộc vào mỗi doanh nghiệp, có doanh nghiệp cần lượng data realtime liên tục, một số khác thì thu thập theo tuần theo tháng. 
  • How: Thu thập bằng cách nào? Có thể thông qua giấy hoặc phần mềm. Ví dụ là phần mềm Base Wework của Base, ngoài giúp quy trình vận hành một cách trơn tru còn giúp lưu trữ các thông tin lại. Các công việc trên Base Wework sau khi được tick done, hệ thống sẽ lưu lại mốc thời gian và lưu trữ lại trên database. Cuối tháng các cấp quản lý có thể lấy số liệu đó để làm báo cáo.

 

Đó là phần kế hoạch, còn về phần triển khai tôi nghĩ dù doanh nghiệp lớn hay là SMEs đều có cùng chung các vấn đề nên quy trình sau đây các doanh nghiệp đều có thể tham khảo:

 

Đầu tiên là việc là doanh nghiệp phải hiểu, phải muốn dùng dữ liệu, không dùng cảm tính cảm nhận để quản trị nữa. Tiếp đó là tìm mua các thiết bị phần mềm để theo dõi giám sát, bởi lượng dữ liệu là rất lớn nên các công cụ sẽ hỗ trợ doanh nghiệp quản lý tốt hơn. Khi đã có phần mềm, doanh nghiệp sẽ cần nghĩ làm thế nào để các phòng ban sử dụng hiệu quả, có thể là đào tạo training, sự kiện thi đua nội bộ. Sau khi có data thì doanh nghiệp sẽ lấy data ra làm báo cáo, các báo cáo sẽ giúp doanh nghiệp ra quyết định và hành động. 

 

ke hoach data driven

 

Nếu được chọn một câu làm lời khuyên dành cho các SMEs trong quá trình quản trị theo định hướng dữ liệu, thì anh nghĩ đó là gì?

 

Lời khuyên thứ nhất là hãy làm từng phần. Ở thời kỳ đầu doanh nghiệp nên tập trung giám sát doanh thu, thời kỳ giữa tập trung về chi phí và nhân sự. Nguồn lực mỗi doanh nghiệp là hữu hạn và không thể giải quyết hết mọi vấn đề trong một thời điểm, dù là với quản thị theo hướng dữ liệu.

 

Thứ hai là phải quyết liệt từ phía lãnh đạo lẫn nhân viên. Như tôi đã đề cập là cả hai bên đều phải có chung mục đích mới đi đến đích cuối cùng được.

 

Cái cuối cùng là hãy tận dụng sức mạnh của công nghệ, các công cụ và phần mềm. Dữ liệu không nên chỉ quản lý trên giấy vì lượng dữ liệu rất lớn, dễ phân mảnh, khó quản lý, trên giấy thôi thì không thể tối ưu được.

 

Với những lời khuyên trên tôi nghĩ có thể giúp doanh nghiệp phần nào nhanh đến được đích.

 

Xin chân thành cảm ơn những chia sẻ hữu ích của Anh!

 


 

Nền tảng Base.vn đồng hành cùng 7000+ doanh nghiệp Việt trên hành trình chuyển đổi số trong "bình thường mới"

 

Base.vn - Nền Tảng Quản Trị Doanh Nghiệp Toàn Diện, tự hào đồng hành cùng +7000 khách hàng doanh nghiệp hàng đầu trong nhiều lĩnh vực như: VIB, ACB, MB, Sacombank, VPBank, Vissan, Golden Gate, Pizza Hut, Twitter Beans Coffee, Decathlon, Huy Thành Jewelry, Bamboo Airways, Ninja Van Việt Nam, Rạng Đông, Á Đông ADG, Nagakawa Group, CenLand, Địa Ốc Him Lam, Ecopark, Amber Academy, Goldsun Media Group, Urbox, Medipharco, Bệnh viện Phổi Trung Ương, Bệnh viện Gia An 115, Thái Hà Books...

 

Tìm hiểu các ứng dụng từ Base.vn giúp bạn bắt nhịp với văn hóa dữ liệu ngay từ hôm nay. Đăng ký để nhận tư vấn về Chuyển đổi số trong doanh nghiệp từ chuyên viên của chúng tôi tại đây. 

Từ khóa

Bài viết liên quan

5 yếu tố các doanh nghiệp dễ bỏ qua trong quá trình mở rộng quy mô

Mở rộng quy mô là đích đến ao ước từ ngày đầu khởi nghiệp của nhiều doanh chủ. Nhưng những mốc tăng trưởng tuyệt vời luôn đi cùng những rủi ro lớn. Doanh nghiệp có thể trở về điểm xuất phát bất cứ lúc nào nếu không chuẩn bị tốt những yếu tố này.

Chuyên gia chia sẻ về 6 bước xây dựng quy trình hiệu quả trong doanh nghiệp từ con số 0

Xây dựng quy trình là chìa khóa để doanh nghiệp rút ngắn thời gian mở rộng quy mô. Nhưng liệu doanh nghiệp của bạn đã biết cách xây dựng quy trình và làm thế nào để áp dụng quy trình hiệu quả?

Hướng dẫn quản lý hoạt động đào tạo & phát triển nhân sự trên nền tảng công nghệ (Case study tại Base.vn)

Bài toán đào tạo & phát triển (L&D) trong doanh nghiệp bao gồm 2 phần: chương trình được thiết kế như thế nào, và nhân sự sẽ tương tác lại ra sao. Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn doanh nghiệp cách quản lý tất cả yếu tố liên quan trong bài toán đó (lộ trình, quy trình và con người) - một cách khoa học và hiệu quả - trên nền tảng phần mềm Base.vn.

Đăng ký nhận bản tin