Đánh giá hiệu quả sử dụng phần mềm quản lý công việc, dự án: 4 phương pháp đơn giản mà bạn cần lưu tâm

06/12/2019

Bạn đã thực sự sử dụng công cụ quản lý công việc và dự án của mình hiệu quả chưa?

Base Resources - Một hệ thống quản lý công việc và dự án yếu kém đang là “con sâu bệnh” ăn mòn từ gốc rễ nhiều doanh nghiệp, thậm chí ngay cả những tổ chức lớn và có tên tuổi. Tình trạng này xảy ra do việc đo lường những tác động của sự thiếu hiệu quả trong các hoạt động thường nhật gần như là bất khả thi. Nhưng khi nói đến bức tranh toàn cảnh, con số là thực sự đáng quan ngại:

 

  • Trong năm 2018, các tổ chức lãng phí tới 97 triệu đô la cho mỗi 1 tỉ đô la đầu tư cho các dự án (PMI).

  • 17% các dự án công nghệ thất bại thảm hại tới mức đe dọa đến sự tồn vong của doanh nghiệp (Calleam).

  • Trung bình, các dự án thường vượt quá ngân sách dự kiến 27% (Harvard Business Review).

 

Nếu bạn đang nhâm nhi một tách cà phê để khởi đầu ngày mới hứng khởi, thì rất xin lỗi vì đã kéo tuột cảm xúc của bạn bằng những thống kê tiêu cực này. Nhưng rõ ràng, bài toán tối ưu hóa tác vụ quản lý dự án, xây dựng một bộ máy vận hành hiệu quả, đang trở nên vô cùng cấp thiết với các cấp quản lý!

 

phan-men-quan-ly-1

Nhiều dự án đang không đi đúng quỹ đạo do hoạt động quản lý yếu kém

 

Trong thực tế, nhiều doanh nghiệp đã tìm ra được lời giải cho bài toán này: đặt trọn vẹn niềm tin vào một phần mềm quản lý công việc và dự án (PMS) cấp tiến! Và thành quả họ nhận được là vô cùng đáng chú ý: 

 

Theo PMI, doanh nghiệp ứng dụng thành công các phần mềm quản lý dự án có xu hướng đáp ứng tiến độ công việc, ngân sách và đưa ra kết quả then chốt tốt hơn hẳn các đơn vị còn lại.  Thậm chí, về mặt số liệu, các tổ chức có thể tiết kiệm được tới 28 lần ngân sách dự kiến khi sở hữu một quy trình quản lý, vận hành hiệu quả.

 

Đây rõ ràng là một tín hiệu tốt cho các doanh nghiệp, nhưng không vì thế mà họ được chủ quan và tùy tiện sử dụng các phần mềm vô tội vạ. Bởi những thông số đáng ngưỡng mộ trên chỉ xảy đến như là kết quả của việc sử dụng phần mềm hiệu quả! 

 

Có thể nói, đây lại là một bài toán nữa khiến không ít nhà quản lý đau đầu! Tìm được giải pháp đã khó, sử dụng hiệu quả nó đôi khi còn nan giải hơn gấp bội. Thấu hiểu điều này, Base sẽ cùng bạn tìm hiểu ngay những phương pháp đánh giá độ hiệu quả sử dụng phần mềm quản lý dự án, đồng thời hướng dẫn cụ thể cách đo lường chúng ngay trong bài viết dưới đây.

 

4 phương pháp đánh giá hiệu quả sử dụng phần mềm quản lý dự án

 

Để đánh giá mức độ hiệu quả trong việc sử dụng các phần mềm quản lý công việc, dự án, bạn sẽ cần phải quan tâm tới 4 thông số quan trọng, bao gồm:

 

  • Đánh giá hiệu quả qua bình quân số lượng dự án/ nhân sự thực hiện: giúp đánh giá năng suất và mức độ tương thích của phần mềm với nhân sự và tính chất công việc trong doanh nghiệp.

  • Đánh giá hiệu quả qua số lượng thời gian/ ngân sách được tối ưu trên từng dự án: đánh giá mức độ hiệu quả, tối ưu chi phí của phần mềm trong thực tế hoạt động.

  • Đánh giá hiệu quả qua mức độ gắn kết của nhân sự với doanh nghiệp: là một thống số đo lường gián tiếp. Thường, các phần mềm quản lý dự án sẽ đóng luôn vai trò như một công cụ công tác và hỗ trợ nhân viên tiến hành công việc suôn sẻ, qua đó nâng cao tính gắn kết của họ với nhiệm vụ, tổ chức.

  • Đánh giá hiệu quả khả năng tích hợp và tự động hóa của phần mềm: kiểm tra khả năng linh hoạt ứng dụng của công cụ, nhằm đánh giá mức độ tương thích của nó với hệ thống các phần mềm và  quy trình làm việc hiện tại của doanh nghiệp.

 

1. Đánh giá hiệu quả qua bình quân số lượng dự án/ nhân sự thực hiện

 

A. Lý do lựa chọn để đánh giá: 

 

Theo nghiên cứu của Inc, nhân viên mất tới 21.8 tiếng mỗi tuần ngụp lặn trong những mớ thông tin hỗn độn và quy trình làm việc rắc rối của dự án. Nếu giả sử mức lương cơ bản trong doanh nghiệp bạn là 10 triệu đồng, thì số tiền thực tế bạn quy đổi thành kết quả chỉ là 4, 46 triệu ---> Bạn lỗ tới hơn ½ số tiền chi ra cho nhân sự làm việc, đồng thời phải huy động nhiều người hơn nếu muốn xử lý một dự án đúng thời hạn!

 

Lúc này, các phần mềm quản lý dự án, với khả năng tích hợp các ứng dụng (qua cổng API) và thống nhất lưu trữ thông tin, dữ liệu trên một nền tảng duy nhất sẽ đóng vai trò như là quân bài tẩy hỗ trợ nhân viên tiết kiệm thời gian trong các hoạt động tìm kiếm nguồn tham khảo. 

 

phan-mem-quan-ly-2

Sử dụng phần mềm quản lý dự án hiệu quả phải tăng được năng suất lao động của nhân sự!

 

Nhưng không chỉ giúp nhân viên lấy lại được những khoảng thời gian làm việc quý báu, các PMS còn giúp doanh nghiệp hệ thống và chuẩn hóa lại các quy trình làm việc, cho phép đội nhóm hoạt động năng suất, hiệu quả hơn. Điều này đồng nghĩa với việc, khi sử dụng phần mềm thành công, các dự án sẽ cần ít thời gian và nhân sự hơn để hoàn thành. 

 

B. Cách đánh giá: 

 

Công thức so sánh:

 

(Số dự án đã hoàn thành đúng hạn trước khi sử dụng phần mềm)/ (Số nhân sự trong đội nhóm)

<=> (Số dự án có thể hoàn thành đúng hạn khi sử dụng phần mềm)/ (Số nhân sự trong đội nhóm)

 

Lấy ví dụ, một công ty trước khi sử dụng phần mềm có thể hoàn thành 50 dự án đúng hạn với 50 nhân sự. Sau đó, khi đã ứng dụng phần mềm, số lượng dự án có thể thể đáp ứng được của họ tăng lên 150, thì chỉ số so sánh này được tính như sau:

 

(50/50) = 1 < (150/50) = 3 ---> Doanh nghiệp sử dụng phần mềm hiệu quả, có mức độ tối ưu nhân lực tốt hơn 3 lần trước đây.

 

Nhìn chung, doanh nghiệp càng sử dụng ứng dụng hiệu quả bao nhiêu thì sự chênh lệch khi so sánh càng lớn bấy nhiều. Nếu mức so sánh được trả về kết quả ở ngưỡng bằng nhau thì phần mềm đang không để lại được nhiều giá trị, hay đúng hơn có thể bị đánh giá là sử dụng thất bại!

 

Ngoài ra, nếu muốn đánh giá thêm mối tương quan về tài chính và năng suất của doanh nghiệp với phần mềm, bạn hoàn toàn có thể thêm những dữ liệu về lương thưởng và tính chất dự án vào công thức. Chúng sẽ giúp bạn có thể nhiều thông tin hữu ích để cải thiện việc ứng dụng PMS vào bộ máy nhân viên và nội bộ tổ chức.

 

2. Đánh giá hiệu quả qua số lượng thời gian/ ngân sách được tối ưu trên từng dự án

 

A. Lý do lựa chọn để đánh giá: 

 

Theo khảo sát đa ngành của Wrike, việc thiếu đi các công cụ hoạch định thời gian và ngân sách hiệu quả đang là vấn nạn khiến 97% dự án thực tế rơi vào khủng hoảng trì hoãn. Và như một vòng xoáy không hồi kết, việc bị trì hoãn lại khiến thời gian và ngân sách của các dự án thêm phần sai sót!

 

Nếu sử dụng một phần mềm quản lý dự án hiệu quả, nhà quản lý sẽ có cái nhìn tổng quan về dự án, từ thời gian thực hiện tới tình trạng diễn biến, qua đó dễ dàng phát hiện các nút thắt cần được giải quyết. Nhờ vậy, nó sẽ đóng vai trò một như trợ thủ tương hỗ bạn lập kế hoạch và phân bổ nguồn lực hiệu quả hơn, qua đó tối ưu được thời gian và chi phí hoạt động.

 

phan-mem-quan-ly-3

Sử dụng phần mềm quản lý dự án hiệu quả phải tối ưu được ngân sách/ thời gian cho doanh nghiệp

 

Tương tự như chỉ số đầu tiên, việc đánh giá lại hiệu quả về thời gian/ ngân sách trên dự án cũng là một thước đo trực tiếp nhận định được tính thích hợp và hiệu quả sử dụng của PMS trong doanh nghiệp.

 

B. Cách đánh giá: 

 

Mỗi dự án đều có tính chất và mục tiêu hoàn toàn khác nhau, nên việc định giá và thời gian gần như là bất khả thi trong điều kiện thực tế. Tuy nhiên vẫn có một công thức tổng quát giúp bạn có thể tính toán được hiệu quả tối ưu từ phần mềm. Ta có:

 

  • V là số lượng nhân sự làm trong dự án

  • W là tiền lương nhân viên tính theo tuần

  • Y là thời gian lên kế hoạch dự án (tuần)

  • Z là thời gian thực hiện dự án (tuần)

 

Tổng chi phí lên kế hoạch = V x W x Y = $$$

Tổng chi phí thực hiện = V x W x Z = $$$

---> Tổng chi phí nhân sự cho dự án* = Tổng chi phí lên kế hoạch + Tổng chi phí thực hiện

 

*Do đối tượng tương tác chính với phần mềm là nhân sự nên chi phí so sánh được đưa ra dựa trên góc độ người dùng đơn thuần, không tính đến các yếu tố nguồn lực khác.

 

Bạn cần tính chi phí này trước và sau khi triển khai phần mềm, trên cùng một loại hình dự án có quy mô tương đương, sau đó so sánh để nhận ra khoản tiền (thời gian lúc này được quy đổi miễn cưỡng là đơn vị tiền) tối ưu được. 

 

Ví dụ trước khi sử dụng phần mềm, công ty A cần 10 nhân viên với lương cơ bản tương đương (3 triệu/tuần) để hoàn thành dự án có thời gian lên kế hoạch là 0,5 tuần và thời gian thực hiện 2 tuần. 

 

Ta có tổng chi phí nhân sự cho dự án = (10 x 3 x 0,5) + (10 x 3 x 2) = 75 triệu

 

Sau khi sử dụng phần mềm, vẫn với dự án có tính chất tương tự, công ty A cần 10 người để hoàn thành trong 1,2 tuần (0,2 tuần lên kế hoạch + 1 tuần thực hiện).

 

Chi phí nhân sự cho dự án lúc này là = (10 x 3 x 0,2) + (10 x 3 x 1) = 36 triệu

 

Vậy doanh nghiệp đã tối ưu được 29 triệu chi phí sau khi sử dụng phần mềm. Số chi phí tối ưu càng cao thì phần mềm càng được đánh giá là phù hợp và sử dụng có hiệu quả.

 

Đọc thêm: 21 cách tăng năng suất làm việc: Hoàn thành gấp đôi công việc chỉ với một nửa thời gian

 

3. Đánh giá hiệu quả qua mức độ gắn kết của nhân sự với doanh nghiệp

 

A. Lý do lựa chọn để đánh giá:

 

Theo một khảo sát gần đây, 97% nhân viên văn phòng thừa nhận họ từng bị stress trong công việc. Đặc biệt hơn, cứ trong 3 người thì có 1 người cho rằng tình trạng tiêu cực này xảy đến với họ thường xuyên. Điều này khiến nhân viên:

 

  • Chán nản

  • Mất động lực, sụt giảm hiệu suất làm việc

  • Truyền tải những thông điệp tiêu cực cho tập thế 

  • Nghỉ việc sớm

 

Những yếu tố này là nguyên nhân trực tiếp ảnh hưởng tới các hoạt động vận hành của dự án, khiến chúng gặp khó khăn và tắc nghẽn trong quá trình triển khai. Do vậy, không quá ngạc nhiên khi hoạt động xây dựng văn hóa lành mạnh và gắn kết nhân viên đang là mối quan tâm hàng đầu của không ít các nhà quản lý.

 

Ít ai ngờ tới, những việc sử dụng thành công một phần mềm quản lý dự án lại có thể hỗ trợ nhiệm vụ này rất hiệu quả. Chúng giúp:

 

  • Minh bạch hóa thông tin và trách nhiệm của nhân viên, hạn chế tình trạng đùn đẩy công việc gây ức chế trong nội bộ

  • Phân bổ công việc hiệu quả, giúp giảm thiểu sự chênh lệch khối lượng công việc giữa đội ngũ nhân viên, đảm bảo mọi cá nhân đều có thể hoàn thành nhiệm vụ.

  • Hỗ trợ cộng tác dễ dàng, giúp nhân viên nhận được sự hỗ trợ chính xác, kịp thời nhất khi gặp phải khúc mắc trong công việc

  • Đồng bộ hóa các công cụ, xóa bỏ tình trạng nhiễu loạn thông tin, khiến nhân viên hoang mang trong quá trình triển khai dự án

 

phan-mem-quan-ly-4

Nhân viên sẽ gắn kết hơn với công việc và doanh nghiệp khi được phần mềm hỗ trợ

 

Trong bối cảnh thực tế, theo khảo sát của Wrike, 63% người dùng PMS tỏ ra phấn chấn và gắn kết hơn với doanh nghiệp hơn khi so sánh với nhóm 34% còn lại, chưa từng sử dụng một phần mềm nào. Nhóm người dùng PMS cũng được ghi nhận không gặp tình trạng stress thường xuyên (chỉ 21%), ít mắc lỗi hơn trong công việc (26%) và gắn bó với tổ chức, doanh nghiệp (chỉ 39% có suy nghĩ nghỉ việc)  

 

B. Cách đánh giá: 

 

Do đối tượng đánh giá ở phương pháp này là con người, nên bạn sẽ không thể hình dung hóa chúng thành bất cứ công thức nào được. Lúc này, tiến hành khảo sát nhân viên của bạn sẽ là lựa chọn tối ưu nhất. Các câu hỏi khảo sát có thể sẽ được tùy biến để phù hợp với tính chất của từng doanh nghiệp, nhưng nhìn chung, chúng phải đảm bảo bao quát được các nội dung sau:

 

  • Nhân viên đánh giá về công việc hiện tại của mình

  • Nhân viên đánh giá về mức độ minh bạch của thông tin và trách nhiệm công việc trong tổ chức

  • Nhân viên đánh giá về đồng nghiệp và độ hiệu quả của các cách thức cộng tác 

 

Khảo sát những nội dung này trước và sau khi triển khai phần mềm, hoặc lúc bắt đầu sử dụng và sau 1 khoảng thời gian để đánh giá độ tương thích và hiệu quả của phần mềm khi triển khai trong doanh nghiệp.

 

Đọc thêm: 5 phương pháp tận dụng công nghệ để gắn kết nhân viên

 

4. Đánh giá hiệu quả qua khả năng tự động hóa của phần mềm

 

A. Lý do lựa chọn để đánh giá:

 

Tiêu tốn thời gian cho những công việc có tính chất lặp lại đang là vấn nạn “âm thầm” gây tổn hại tới doanh nghiệp. 

 

90% nhân viên trong doanh nghiệp đang dần cảm thấy kiệt quệ và đánh mất đi tinh thần làm việc vốn có do phải đối mặt với các công việc mang tính chất lặp lại. Đồng thời. chúng cũng âm thầm gây tổn hại tới cho doanh nghiệp, khi đánh cắp khối lượng thời gian lên tới 19 ngày làm việc/ năm của mỗi nhân viên. 

 

Các con số này đe dọa nghiêm trọng tới kết quả của các dự án, và nếu các phần mềm quản lý không thể tự động hóa các công việc thủ công, lặp lại, thì bản chất công việc lúc này sẽ trở thành gánh nặng chứ không còn là cơ hội phát triển của nhân viên, doanh nghiệp nữa! 

 

phan-mem-quan-ly-6

Sử dụng hiệu quả phần mềm quản lý dự án giúp tự động hóa các tác vụ thủ công

 

B. Cách đánh giá: 

 

Phương pháp đánh giá này tập trung chủ yếu vào mặt tính năng của phần mềm, nên bạn hoàn toàn có thể nhận định kết quả dựa trên thực tế việc áp dụng công cụ vào giải quyết các tác vụ lặp lại trong doanh nghiệp. 

 

Ubofood, đơn vị cung cấp ứng dụng bán lẻ thực phẩm sạch, trung gian kết nối trực tiếp giữa nhà cung cấp và người tiêu dùng. là một minh chứng rõ nét về cách đánh giá hiệu quả tự động hóa phần mềm trong doanh nghiệp.

 

Là startup công nghệ nhưng chưa sử dụng công cụ quản lý dự án vào các đội nhóm làm việc, nhân sự của Ubofood vẫn hoàn toàn phải hoạt động với các công cụ truyền thống như giấy tờ, bảng tính hay group chat. Điều này dẫn tới các quy trình và tác vụ có tính chất lặp lại không được hệ thống chặt chẽ và tự động hóa xử lý, gây lãng phí thời gian và nguồn nhân lực.

 

Thấu hiểu được điều này, ban lãnh đạo công ty đã quyết định lựa chọn phần mềm quản lý công việc và dự án Base Wework để định hình lại cách làm việc của tổ chức. 

 

Và kết quả được Ubofood ghi nhận là vô cùng tích cực. Theo chia sẻ của anh Hà Mạnh Hùng, phó tổng giám đốc công ty, sau một tháng, tỉ lệ active users Wework trong nội bộ đã đạt con số 70%. Nhân sự lúc này hoàn toàn có thể xâu chuỗi được luồng công việc cá nhân trên hệ thống, tự động hóa các tác vụ lặp lại như họp hành, gửi email hay tìm kiếm thông tin dự án. 

 

Được giải phóng khỏi những công cụ lạc hậu, không chỉ nhân viên được hưởng lợi, nâng cao năng suất lao động, mà ngay chính doanh nghiệp cũng tiết kiệm được không ít chi phí. Ubofood ước tính mình đã giảm thiểu được tới 80% số lượng và thời gian soạn thảo email, đồng thời là 4kg giấy tờ cần xử lý thủ công sau khi sử dụng Wework.

 

Đọc thêm: Công ty cổ phần Ubofood - "Doanh nghiệp muốn chuyển đổi số phải có lộ trình!"

 

Bạn đã sử dụng một phần mềm quản lý dự án thật sự hiệu quả chưa? 

 

Triển khai công nghệ thành công vào doanh nghiệp không chỉ là chuyện mua bán phần mềm và áp đặt chúng vào công việc một cách miễn cưỡng. Phần mềm rốt cuộc cũng chỉ là một thứ công cụ, bản thân việc áp dụng phần mềm chẳng thể đảm bảo được kết quả kinh doanh cho doanh nghiệp. Sự thành công trong việc sử dụng phần mềm phải nằm ở trong tư duy, trong cách nhân viên tiếp cận và giải quyết vấn đề hàng ngày, hàng giờ. 

 

Đối với những phần mềm quản lý dự án, do tính chất thâm nhập vào cấu trúc làm việc của doanh nghiệp vô cùng cao, việc đo lường hiệu quả sử dụng thực tế của chúng cũng vì thế mà vô cùng đa dạng. Nổi bật hơn cả, hi vọng 4 phương pháp được Base Resources đề cấp trong bài blog trên đây sẽ giúp bạn đánh giá được chính xác sự tương thích của nội bộ tổ chức và phần mềm PMS hiện tại.

 

Còn nếu chưa sở hữu cho mình một công cụ quản lý dự án và đang đánh mất dần đi lợi thế cạnh tranh trong cuộc đua kinh doanh, bạn có thể tham khảo tới phần mềm Wework được cung cấp bởi Base.vn. Là một giải pháp công nghệ chất lượng quốc tế nhưng chi phí nội địa, Wework tự hào là nền tảng đầu tiên tại Việt Nam ứng dụng tinh hoa của các mô hình quản lý nổi tiếng trên thế giới để giải quyết bài toán điều hành công việc và dự án cho doanh nghiệp. Wework kế thừa những tính năng ưu việt nhất, nhưng lại vô cùng đơn giản và dễ sử dụng.

 

Hãy đăng ký ngay tại đây để tìm hiểu và nhận tư vấn trải nghiệm phần mềm.

 

Từ khóa

Bài viết liên quan

Liệu phần mềm quản lý dự án miễn phí có thật sự miễn phí: Cái giá thật sự mà doanh nghiệp phải trả

Đôi khi, cái giá bạn phải trả cho những “miễn phí” lại không thể cân đo đong đếm được bằng tiền!

Quản lý dự án 04/12/2019
Tại sao kế hoạch của bạn thường không diễn ra như dự kiến: Cạm bẫy The Planning Fallacy chính là thủ phạm!

Lật mặt ngay “thủ phạm” khiến những dự án của bạn “lầm đường lạc lối”!

Quản lý dự án 02/12/2019
Quản trị tài nguyên trong dự án: Để thất bại không còn là nỗi lo các nhà quản lý

Hé lộ quân bài giúp các nhà quản lý giảm thiểu tối đa rủi ro thất bại trong dự án: Xây dựng một bản kế hoạch quản trị tài nguyên hiệu quả! 

Quản lý dự án 27/11/2019

Đăng ký nhận bản tin