Hoạt động quản lý công nợ có thể tối ưu hơn, bảo đảm công nợ được xử lý đúng hạn và đầy đủ các bước khi doanh nghiệp ứng dụng cách sau đây.
Quản lý công nợ là một phần quan trọng trong hoạt động tài chính của doanh nghiệp. Công nợ cần xử lý đúng hạn thì doanh nghiệp mới có đủ nguồn lực tài chính để phân bổ cho các hoạt động duy trì và đầu tư. Tuy nhiên với các hình thức quản lý phổ biến như Excel và sổ sách thì tình trạng xử lý quá hạn, bỏ sót công nợ vẫn diễn ra. Bài viết sau đây sẽ gợi ý doanh nghiệp một cách quản lý tối ưu hơn.
1. Tổng quan
Nếu bạn là một giám đốc, một trưởng bộ phận, bạn có thể chưa hình dung ra được các hoạt động công nợ đang diễn ra như thế nào.
Trong quá trình hoạt động, doanh nghiệp luôn phát sinh các giao dịch mua, bán giữa doanh nghiệp và khách hàng: Các sản phẩm hàng hóa đã được giao cho khách hàng, tuy nhiên khách hàng trả chưa đủ số tiền cho doanh nghiệp; doanh nghiệp mua các thiết bị, máy móc, hàng hóa, dịch vụ,… từ những doanh nghiệp khác. Ở hai trường hợp này, nếu như doanh nghiệp thu hồi hoặc thanh toán được một phần khoản tiền giao dịch, số tiền còn lại phải chuyển sang kỳ sau mới thanh toán hoặc thu hồi thì được gọi là công nợ của doanh nghiệp.
Khó khăn khi quản lý công nợ trong doanh nghiệp
Doanh nghiệp thường đau đầu với công nợ bị xử lý quá hạn, bị quên xử lý, hoặc bị xử lý sai cách,… gây ảnh hưởng đến kế hoạch tài chính của doanh nghiệp. Nguyên nhân sâu xa đến từ:
- Thời gian xử lý công nợ quá dài: Hoạt động chi thu các khoản tiền thường kéo dài từ năm này qua năm khác.
- Hoạt động xử lý công nợ phức tạp: Doanh nghiệp làm việc với nhiều nhà thầu, dòng tiền luân chuyển nhiều thì các hoạt động công nợ càng nhiều.
Khi phải theo dõi dàn trải nhiều khoản cùng lúc, nhân viên kế toán công nợ khó tránh khỏi quên thời hạn, xử lý sót.
Hạn chế khi quản lý công nợ bằng Excel
Excel là hình thức quản lý công nợ phổ biến nhất hiện nay.
- Ưu điểm Excel: Doanh nghiệp có thể ghi nhận, sắp xếp các khoản tiền một cách khoa học, lưu trữ, đồng thời sử dụng hàm tính để tính toán chính xác.
- Nhược điểm của Excel: Chỉ ghi nhận được con số, không phản ánh được quá trình xử lý công nợ, doanh nghiệp không theo dõi được tiến độ xử lý công nợ.
Excel có thể là phương pháp tối ưu và tiết kiệm cho các doanh nghiệp nhỏ, ít giao dịch, kế toán doanh nghiệp vẫn có thể ghi nhớ và kiểm soát tình trạng xử lý công nợ. Nhưng khi doanh nghiệp tăng trưởng, số lượng giao dịch và các hợp đồng tăng lên, công nợ theo đó cũng nhiều hơn, quản lý bằng Excel tiềm ẩn những rủi ro công nợ bị xử lý sót,quên xử lý, xử lý sai.
Tại sao doanh nghiệp nên sử dụng phần mềm quy trình để quản lý công nợ?
Để quản lý công nợ tối ưu hơn, vừa ghi nhận và theo dõi sát sao được công nợ, doanh nghiệp cần bổ sung một phần mềm để theo dõi tiến độ xử lý công nợ bên cạnh Excel. Phần mềm quản lý quy trình Base Workflow là một gợi ý.
Base Workflow sẽ giúp doanh nghiệp kiểm soát được tiến độ và chất lượng quy trình xử lý công nợ, nhờ:
- Tổng hợp tiến độ của toàn bộ công nợ trên một trang duy nhất: Tình hình xử lý các khoản tiền được cập nhật một cách realtime trên phần mềm. Trên một màn hình, doanh nghiệp có thể nắm được bao nhiêu khoản nợ đã được lên kế hoạch thu hồi, bao nhiêu khoản đã xử lý xong và đang làm báo cáo,…
- Thông báo nhắc nhở tự đồng thời hạn: Ưu việt hơn Excel, khi một khoản nợ sắp đến hạn, phần mềm sẽ tự động phát thông báo nhắc nhở để kế toán biết và chủ động xử lý. Ngoài ra, phần mềm cũng đổi màu các công việc trễ hạn sang màu đỏ, kế toán sẽ thấy được ngay và kịp thời xử lý.
- Ràng buộc nhân viên xử lý đầy đủ các bước: Khi công việc nhiều thì nhân viên kế toán có thể bỏ sót một số bước như gửi email, gọi điện thoại xác minh. Việc bỏ sót có thể gây ra nhiều vấn đề, trong trường hợp này là gây hiểu lầm, xung đột với khách hàng. Với Base Workflow, công việc bắt buộc phải được xử lý đầy đủ các bước, một cách có trình tự mới đi được đến bước hoàn thành.
- Báo cáo tự động chính xác, tiết kiệm thời gian: Base Workflow tự động tạo các báo cáo biểu đồ trực quan cho thấy tổng quan tiến độ và thời hạn xử lý công nợ, giúp doanh nghiệp có một bức tranh toàn cảnh để có thể điều chỉnh kế hoạch tài chính của mình hợp lý. Ngoài ra, doanh nghiệp cũng có thể xuất trực tiếp các công nợ được xử lý trên Base Workflow thành các báo cáo Excel để phục vụ các công việc kế toán.
2. Ứng dụng phần mềm quy trình để quản lý công nợ phải thu
Hoạt động quản lý công nợ doanh nghiệp thường có hai hoạt động chính là quản lý công nợ phải thu và quản lý công nợ phải trả. Trong phạm vi bài viết, Base sẽ hướng dẫn bạn cách ứng dụng phần mềm quy trình để quản lý quy trình thu hồi công nợ. Bạn có thể áp dụng tương tự với công nợ phải trả.
Công nợ phải thu trong doanh nghiệp là các khoản:
- Doanh nghiệp bán các hàng hóa, thiết bị, máy móc, cung cấp dịch vụ, các khoản đầu tư cho khách hàng, các nhà cung cấp nhưng chưa thu được hết tiền hoặc là chưa thanh toán tiền thì phần tiền còn nợ đó là công nợ phải thu.
- Các khoản phải thu nội bộ trong doanh nghiệp như: phải thu công ty mẹ, phải thu nhân viên,…
- Các khoản tạm ứng của nhân viên của doanh nghiệp để thực hiện đi công tác, sản xuất, kinh doanh, hoặc các công việc khác được giám đốc công ty phê duyệt. Khi thực hiện xong nhiệm vụ, công việc thì nhân viên phải có trách nhiệm hoàn ứng cho khoản tạm ứng đó cho công ty.
Quy trình xử lý công nợ phải thu trong doanh nghiệp như sau:
Giải đoạn 1: Xác định khoản thu: Kế toán công nợ cần xác định các khoản thu, đây là bước đầu tiên khi tiến hành thu công nợ. Kế toán công nợ cần phân tích ngân sách kỹ để xem cần phải thu hồi công nợ là bao nhiêu để đảm bảo hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Các khoản thu cần phải xác định như sau: Công nợ dự án/ hợp đồng/ công trình, Công nợ nhà cung cấp, Công nợ doanh nghiệp, Công nợ khách hàng cá nhân.
Giai đoạn 2: Phân loại công nợ: Phân loại công nợ thành các nhóm công nợ khác nhau: Công nợ dài hạn/ ngắn hạn, Công nợ khó thu hồi. Mục tiêu: Phân loại để đưa ra phương thức thu hồi công nợ linh hoạt để đảm bảo vẫn duy trì mối quan hệ vẫn thu hồi được công nợ cho công ty.
Giai đoạn 3: Lên phương án thu hồi công nợ: Phương án gồm Thời gian và Đối tượng đi thu hồi công nợ. Lựa chọn người thích hợp để thu hồi công nợ, có khả năng thuyết phục, đàm phán & có mối quan hệ tốt với khách hàng. Triển khai kế hoạch thu hồi công nợ theo kế hoạch đã lên.
Giai đoạn 4: Nhắc nhở về hạn trả nợ: Việc khách hàng trễ hạn thanh toán diễn ra rất phổ biến, kế toán doanh nghiệp thường phải gọi điện hoặc gửi email nhiều lần để nhắc nhở khách.
Giai đoạn 5: Đàm phán/ Thương thảo: Trong trường hợp bên khách có vấn đề và không tiến hành trả nợ đúng hạn, doanh nghiệp cần đàm phán và thương thảo lại với khách để điều chỉnh thời hạn trả nợ hoặc có những biện pháp pháp lý phù hợp.
Sau khi một khoản công nợ đi qua 5 giai đoạn trên, kế toán sẽ thực hiện báo cáo kết quả thu hồi công nợ bao gồm: tên dự án/ HĐ/ công trình, số tiền thu hồi, công nợ còn lại.
Thiết lập quy trình trên Base Workflow
Quy trình có thể thiết lập trên Base Workflow với cách cụ thể như sau:
Trong quy trình này, mỗi job là một khoản công nợ cần xử lý. Sau khi thiết lập trên Workflow, quy trình sẽ có giao diện như sau:
Xuất báo cáo tiến độ xử lý công nợ từ Base Workflow
Để xem báo cáo tổng quan tiến độ xử lý các khoản công nợ trên Base Workflow, bạn có thể truy cập vào https://workflow.base.vn và chọn mục “Báo cáo” trên thanh menu.
Để xem được tổng giá trị các đơn hàng, hợp đồng đã hoàn tất thanh toán công nợ, bạn có thể vào mục “Dashboard của quy trình” và có được kết quả như hình dưới đây:
Tạm kết
Quản lý công nợ là hoạt động phức tạp và ứng dụng phần mềm quản lý quy trình Base Workflow sẽ giúp đơn giản hóa công việc và nâng cao chất lượng đầu ra cho doanh nghiệp. Ngoài ra, Base Workflow còn là giải pháp tuyệt vời giúp doanh nghiệp quản lý sát sao tiến độ và kiểm soát nhân viên thực hiện đầy đủ các bước, doanh nghiệp có thể ứng dụng rộng rãi để quản lý các quy trình khác của mình.
Base.vn – Nền Tảng Quản Trị Doanh Nghiệp Toàn Diện, tự hào đồng hành cùng +8000 khách hàng doanh nghiệp hàng đầu trong nhiều lĩnh vực như: VIB, ACB, MB, Sacombank, VPBank, Vissan, Golden Gate, Pizza Hut, Twitter Beans Coffee, Decathlon, Bamboo Airways, Ninja Van Việt Nam, Rạng Đông, Á Đông ADG, Nagakawa Group, CenLand, Địa Ốc Him Lam, Ecopark, Amber Academy, Goldsun Media Group, Urbox, Medipharco, Bệnh viện Phổi Trung Ương, Bệnh viện Gia An 115, Thái Hà Books…
Đăng ký nhận tư vấn và demo trải nghiệm Base Workflow tại đây.
